Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 29. april 2003

J.nr. ØU 124/2003

5. Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget kan tilslutte sig de bemærkninger som forvaltningen har afgivet i revisionsberetningen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter (beretningens punkt 73),

at Økonomiudvalget tager revisionsberetningens bemærkninger i øvrigt til efterretning for den del der vedrører Økonomiudvalgets forvaltning.

RESUME

Overborgmesteren anmodede den 8. august 2002 Revisionsdirektoratet om bl.a. at foretage en gennemgang af sine udgifter til repræsentation med henblik på at vurdere de kritikpunkter, der blev fremført i Ekstra Bladet den 8. august 2002.

Revisionsudvalget bad på denne baggrund Revisionsdirektoratet om at afgive en særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns kommunes repræsentationsudgifter.

Den 20. marts 2003 afgav revisionsdirektoratet således en særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter, hvori Økonomiforvaltningen efter revisionsdirektoratets anmodning allerede har afgivet en bemærkning til beretningens konklusioner og anbefalinger (beretningens punkt 73).

Revisionsdirektoratet har imidlertid i forbindelse med fremsendelsen af beretningen til Borgerrepræsentationen udbedt sig Økonomiudvalget og de stående udvalgs stillingtagen til den del af beretningen, der angår de respektive udvalgs forvaltning af dette udgiftsområde.

Svaret skal senest den 24. april 2003 afgives til Revisionsdirektoratet, der oversender de modtagne svar til behandling i Revisionsudvalget, hvorefter beretningen skal behandles i Økonomiudvalget og efterfølgende i Borgerrepræsentationen.

Da Økonomiudvalgsmødet afholdes efter Revisionens fastsatte frist, har forvaltningen oversendt den foreliggende indstilling til Revisionen med forbehold for Økonomiudvalgets behandling af sagen den 29. april 2003.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsudvalget behandlede på et møde den 22. august 2002 overborgmesterens anmodning.

Revisionsudvalget anmodede på denne baggrund Revisionsdirektoratet om at afgive en særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns kommunes repræsentationsudgifter og med følgende kommissorium for undersøgelsen:

· En revisionsmæssig undersøgelse som ønsket af overborgmesteren i brevet af 8. august 2002.

· Af hensyn til kommunens fremtidige styring af repræsentationsområdet foretages der en kortlægning af kommunens øvrige repræsentationsudgifter afholdt i relation til overborgmester-embedet samt udgifterne afholdt af kommunens Økonomiudvalg, de stående udvalg og de 6 øvrige borgmestre. Kortlægningen omfatter disses samlede repræsentationsudgifter (også her uanset konteringen i kommunens regnskab).

· Undersøgelsen omfatter ikke forvaltningens repræsentationsudgifter, idet der henvises til Økonomiforvaltningens skrivelse af 12. april 2002 om "Overordnede rammer for afholdelse af udgifter til repræsentation mv.", da rammerne er vejledende for de beslutninger om forretningsgange og praksis, der skal træffes i de enkelte forvaltninger.

Revisionsdirektoratet har afgivet særberetningen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter den 20. marts 2003.

Særberetningen var derfor sat på dagsordenen for Borgerrepræsentationens møde torsdag den 10. april 2003. På dette møde blev særberetningen oversendt til Økonomiudvalget, jf. § 2, stk. 1 i Borgerrepræsentationens retningslinier for behandlingen af Revisionsdirektoratets revisionsberetninger.

Sideløbende har Revisionsdirektoratet udbedt sig Økonomiudvalget og de stående udvalgs stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning. Svaret skal senest den 24. april 2003 afgives til Revisionsdirektoratet, der vil videresende det til Revisionsudvalget.

Når Revisionsudvalget har gennemgået udvalgenes besvarelser, udarbejder Revisionsudvalget sine afgivelsesbemærkninger. Disse afgivelsesbemærkninger behandles i Økonomiudvalget. Herefter behandles sagen på ny i Borgerrepræsentationen.

Da fristen for udvalgenes bemærkninger var fastsat af revisionsdirektoratet til den 24. april, har Økonomiforvaltningen oversendt den foreliggende indstilling til Revisionen med forbehold for Økonomiudvalgets behandling af sagen den 29. april 2003.

Økonomiforvaltningens bemærkninger til beretningens konklusioner og anbefalinger fremgår af det følgende:

Økonomiforvaltningen noterer med tilfredshed, at Revisionsdirektoratet i sin undersøgelse (Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter, punkt 37) ikke finder anledning til at anledning til at stille spørgsmålstegn ved de oplysninger, som forvaltningen fremlagde i Økonomiudvalget i august 2002 på baggrund af en række artikler i Ekstra Bladet.

Økonomiforvaltningen noterer ligeledes med tilfredshed, at Revisionsdirektoratet i undersøgelsen (punkt 37) konkluderer: "at udgifterne har været afholdt i kommunens interesse", samt: "at der udvist den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler. Der er mange aktiviteter, men udgifterne er afholdt på et beskedent niveau".

Økonomiforvaltningen tager samtidig Revisionsdirektoratets kritik af forvaltningens administration af dette udgiftsområde til efterretning. Økonomiforvaltningen er naturligvis enig i, at gældende bestemmelser jævnfør rammebilagene skal overholdes.

Særligt hvad angår kravet om oplysninger om udgifternes formål og deltagerkreds i udgiftsafholdelsen, skal Økonomiforvaltningen bemærke, at der kan være situationer, hvor det ikke vil være i kommunens interesse at oplyse om udgiftens specifikke formål og deltagerkreds. Dette kan f.eks. skyldes hensyn til efterfølgende politiske forhandlinger, aftaleindgåelser, ansættelser o.lign.. Dog bør der i alle tilfælde noteres en beskrivelse på udgiftsbilag, der så præcist som muligt beskriver deltagerkreds og formål med udgiften. Beskrivelsen kan være en henvisning til en officiel kalender, med de fornødne oplysninger.

Revisionsdirektoratet har anført, at udgifter til politisk repræsentation normalt ikke bør omfatte udgifter til partipolitiske formål. Revisionsdirektoratets undersøgelse giver ikke anledning til at præcisere de kommunalretlige grundsætninger på dette område.

Økonomiforvaltningen kan videre tilslutte sig Revisionsdirektoratets hovedsynspunkt om (punkt 64), at opmærksomheden omkring offentlige myndigheders udgifter til repræsentation langt overstiger den gennemsnitlige opmærksomhed og interesse for kommunens øvrige udgifter. Den fremtidige styring af dette relativt beskedne udgiftsområde må derfor tage højde for følgende hovedprincipper:

o Det skal være overskueligt og enkelt at administrere. Herunder bør der tages højde for, at det skal være muligt hurtigt at kunne behandle og besvare aktindsigtsanmodninger.

o De definitioner, der ligger til grund for registreringen af repræsentationsudgifterne, skal give et korrekt billede af, hvad udgiften vedrører.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets synspunkt om, at Indenrigsministeriets regler ikke i særlig grad uddyber begrebet repræsentation, ligesom de ikke i særlig grad definerer funktionerne 6.40 (fælles formål og 6.41 (politiske formål) i sammenligning med den relativt udførlige beskrivelse, der knytter sig til funktion 6.51 (administrative formål). Derfor vil der ofte være tale om et vist element af skøn i forbinde lse med registreringen af om en udgift er repræsentation eller andet og om en udgift er politisk eller administrativ. Uanset dette forhold bør der dog kunne formuleres ensartede kriterier, der kan ligge til grund for den skønsmæssige vurdering, som kan sikre en gennemsigtighed og en sammenlignelighed på tværs af Københavns kommunes forvaltninger.

Revisionsdirektoratet har i undersøgelsen dokumenteret, at konteringen mv. er uensartet i forvaltningerne, blandt andet fordi der mangler en ensartet og entydig definition af begrebet repræsentation, ligesom der ikke findes særlige vejledninger eller kontoplaner, der understøtter en ensartet kontering.

Økonomiforvaltningen vil på den baggrund inddrage Revisionsdirektoratets anbefalinger om en fælles standardkontoplan, vejledninger mv. i en fremtidig justering af kommunens rammebilag, retningslinier mv. for definition, registrering og kontering af forskellige udgifter.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at en definition af begrebet repræsentation tager udgangspunkt i følgende kriterier:

1. Formålet med udgiften er rettet mod eksterne personer.

2. Udgiften afholdes som følge af et politisk initiativ og omfatter intern politisk deltagelse.

3. Ud fra et væsentlighedskriterie skal der kunne sondres mellem kommunale møder, arrangementer og besøg mv. med borgmesternes/politisk deltagelse og borgmesterens/BR-medlemmets personlige politiske repræsentation.

Herudover har Økonomiforvaltningen følgende kommentarer til Revisionsdirektoratets anbefalinger:

o Formålet med udgiftsafholdelsen og deltagerkreds bør som udgangspunkt altid fremgå af de konkrete bilag.

o Hvis der er politisk ønske herom fremlægges en årlig oversigt over politisk repræsentation for Økonomiudvalget.

o Der bør budgetteres med repræsentation på funktion 6.41 (politisk formål).

o Og endelig vil forvaltningen overveje om der i de fremtidige rammer for repræsentationsudgifter på nogle punkter kan fastsættes mere specifikke bestemmelser end tilfældet er i dag.

ØKONOMI

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

"Økonomiforvaltningens overordnede rammer for afholdelse af udgifter til repræsentationen mv.", 4. kontor, 12. april 2002.

Erik Jakobsen

Jesper Rønnow Simonsen

Til top