Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 29. april 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 123/2003

 

 

4.                   Forsikrings- og sikringspolitik for Københavns Kommune

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller at Økonomiudvalget:

·        godkender nærværende forslag til forsikrings- og sikringspolitik.

·        godkender at der fortages EU-udbud efter foranledning med foregående offentliggørelse af forsikringsporteføljen.

 

 

RESUME

Den 5. maj 1998 vedtog Økonomiudvalget en forsikrings- og sikringspolitik, der dannede grundlag for et EU-udbud af kommunens forsikringsportefølje for perioden 1. januar 1999 til og med 31. december 2003 (Ø119/98).

Primo 2003 reviderede Økonomiforvaltningen forsikrings- og sikringspolitikken og havde den til debat og godkendelse i forsikrings- og sikringsgruppen[1].

Den reviderede forsikrings- og sikringspolitik skal danne grundlag for et EU-udbud i 2003 af kommunens forsikringsportefølje.

Forsikrings- og sikringspolitikkens overordnede formål er at kommunen skal sikre sig frem for at forsikre sig. Københavns Kommune skal således kun forsikre sig, når det ikke er muligt eller økonomisk hensigtsmæssigt at sikre sig.

Økonomiforvaltningen foreslår at Københavns Kommune viderefører princippet om at være selvforsikret, fordi det er Økonomiforvaltningens vurdering at denne løsning er den økonomisk mest hensigtsmæssige.

I forsikrings- og sikringspolitikken beskrives en række krav til forsikringsaftalen, som skal sikre at kommunen får tilbud på dækning af kommunens samlede aktiver og værdier for i alt 35 mia. kr. (eksklusiv leasede motorkøretøjer og selvejende institutioner). 

Forsikringsaftalen skal ligesom den nuværende være en 'Stop Loss kontrakt', der dækker i tilfælde af en katastrofalt stor eller mange skader på kommunens bygninger og løsøre. Endvidere skal aftalen indeholde en rejseforsikring, en bestyrelsesansvarsforsikring og en ansvarsforsikring for skader hvor kommunen har pådraget sig ansvar overfor tredje mand.

For at gøre forsikrings- og sikringspolitikken mere operationel har Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne (repræsenteret ved forsikrings- og sikringsgruppen) fundet frem til, at forsikringsaftalen bør udvides med følgende områder:

·        Årsforsikring i forbindelse med udenlandskørsel.

·        Leasede motorkøretøjer ønskes omfattet af den interne forsikringsordning.

·        Selvejende institutioner, der varetager opgaver for kommunen, skal kunne tilslutte sig forsikringsordningen for bygning og løsøre på lige vilkår med de kommunale institutioner.

·        Rejseforsikring udvides med en afbestillingsforsikring.

·        Der indhentes tilbud på forsikring af skader på skjulte rør, samt på forsikring for svamp og insekt, således at forvaltningerne kan foretage tilvalg af dette område.

Kommunen skal med en sådan aftale være i stand til (hvis nødvendigt), at bære en selvrisiko svarende til selv at dække skader for mellem 20 – 40 millioner årligt. I dag udgør kommunens selvbehold 25 mio. kr.

Københavns Kommunes sikringstiltag og -planer fremgår af 'Handlingsplan for Københavns Kommunes sikrings- og forsikringsområde 2002 – 2006', der blev vedtaget af Økonomiudvalget på mødet den 26. november 2002 (ØU303/2002).

Handlingsplanen beskriver og analyserer de nuværende forhold omkring forsikring og sikring, og danner samtidig grundlag for den overordnede strategi og peger på indsatsområder, der er i fokus for at opfylde strategien i de kommende år.

Forsikrings- og sikringspolitikken har været til høring i forvaltningerne.

 

SAGSBESKRIVELSE

Indledning

Den 5. maj 1998 vedtog Økonomiudvalget den nuværende forsikrings- og sikringspolitik, der dannede grundlag for et EU-udbud af kommunens forsikringsportefølje for perioden 1. januar 1999 til og med 31. december 2003 (Ø119/98).

Der skal derfor gennemføres et nyt udbud af kommunens forsikringsportefølje, fordi den nuværende ikke kan videreføres. Den nye aftale vil være gældende fra 1. januar 2004.

Økonomiforvaltningen anbefaler at princippet om at være selvforsikret videreføres for så vidt angår skader på ejendomme, løsøre og motorkøretøjer, fordi den nuværende ordning vurderes som værende økonomisk hensigtsmæssig, jf. nedenfor.

Inden udbudet kan iværksættes skal Økonomiudvalget godkende den reviderede forsikrings- og sikringspolitik.

For at gøre forsikrings- og sikringspolitikken mere operationel har Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne (repræsenteret ved forsikrings- og sikringsgruppen) fundet frem til at forsikrings- og sikringspolitikken bør udvides til også at omfatte; en årsforsikring i forbindelse med udenlandskørsel, leasede motorkøretøjer, afbestillingsforsikring i forbindelse med rejser til udlandet, svamp og insektskader, samt at de selvejende institutioner, der varetager opgaver for kommunen, kan tilslutte sig forsikringsordningen på lige vilkår med de kommunale institutioner.

Vedlagt som bilag 1 og 2 er forvaltningernes oplæg til forsikrings- og sikringspolitikken samt forsikringsprincipperne for Københavns Kommune.

 

Forsikrings- og sikringspolitik

Forsikrings- og sikringspolitikken indeholder en beskrivelse af Københavns Kommunes generelle holdning til forsikring og sikring. Forsikrings- og sikringspolitikken beskriver således:

1.      Kommunes formål med forsikring og sikring.

2.      Hvad kommunen ønsker at forsikre

3.      Omfanget af forsikringen

4.      Ansvarsfordeling omkring forsikrings- og sikringsforhold.

 

Ad. 1) Formål

Formål med forsikring

Formålet med sikring

 

Ad. 2) Hvad der forsikres

Københavns Kommune ønsker fremover at forsikre på samme vilkår som i den nuværende politik. Det vil sige at kommunen er forsikret via en Stop Loss kontrakt, der dækker i tilfælde katastrofalt store eller mange skader på kommunens bygninger, løsøre og motorkøretøjer. Endvidere skal den nye aftale indeholde en rejseforsikring, en bestyrelsesansvarsforsikring og en ansvarsforsikring for skader hvor kommunen har pådraget sig ansvar overfor tredje mand. Derudover foreslås der en udvidelse af  forsikrings- og sikringspolitikken med de følgende punkter:

·        Årsforsikring i forbindelse med udenlandskørsel.

·        Leasede motorkøretøjer ønskes omfattet af den interne forsikringsordning.

·        Selvejende institutioner, der varetager opgaver for kommunen, skal kunne tilslutte sig forsikringsordningen for bygning og løsøre på lige vilkår med de kommunale institutioner.

·        Rejseforsikring udvides med en afbestillingsforsikring.

·        Der indhentes tilbud på forsikring af skader på skjulte rør, samt på forsikring for svamp og insekt, således at forvaltningerne kan foretage tilvalg af dette område.

Bilaget 'Forsikringsprincipper' indeholder en mere detaljeret beskrivelse af kravene til forsikringsaftalens omfang.

 

Ad. 3) Dækningsomfang

Forsikringsaftalen gælder for alle kommunes forvaltninger og forvaltningsområder.

Aftalen vil blive etableret med virkning fra 1. januar 2004. Varigheden vil afhænge af, hvilket tilbud Økonomiforvaltningen og kommunens forsikringsmægler vurderer som værende det økonomisk og forsikringsmæssigt mest fordelagtigt. Der indhentes tilbud på 1-årige og 3-årige kontrakter med option for forlængelse i 2 gange 1 år. Erfaringsmæssigt er de 3-årige kontrakter med option for forlængelse i 2 gange 1 år er de billigste.

Udbudet omfatter kommunens samlede værdier, der fordeler sig således:

Bygninger	28,3 mia.
Løsøre	6,9 mia.
Motorkøretøjer	0,2 mia.
I alt	35,4 mia.

 

Ad. 4) Ansvarsfordeling

Økonomiudvalget har det overordnede ansvar for fastlæggelse af kommunens forsikrings politik. Derfor skal ændringer i politikken vedtages af Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen har ansvaret for de eksterne forhold, og derfor for at forsikringsaftalen er i overensstemmelse med forsikrings- og sikringspolitikken.

Forvaltningerne har ansvaret for, at den daglige administration sker i overensstemmelse med forsikrings- og sikringspolitikken, herunder ansvaret for straks at indberette alle skader i forsikringssystemet.

Forsikringsmægleren er forpligtet til at sikre, at udbudet sker i henhold til EU's gældende udbudsregler på de respektive områder. Endvidere er forsikringsmælgeren forpligtet til at rådgive kommunen samt i øvrigt at varetage kommunens interesser overfor forsikringsselskaberne.

 

Status for sikringsarbejdet

I løbet af 2001 forelå der en samlet rapport for sikringsstandarden for et repræsentativt udsnit af kommunens institutioner. I denne rapport blev der peget på en række områder, hvor der skal tages stilling til en sikringsindsats.

I november 2002 blev  'Handlingsplan for Københavns Kommunes sikrings- og forsikringsområde 2002 – 2006' vedtaget i Økonomiudvalget (ØU303/2002).

Handlingsplanen beskriver og analyserer de nuværende forhold omkring forsikring og sikring, samt fastlægger den overordnede strategi og peger på indsatsområder, der er i fokus for at opfylde strategien.

P.t. er der fokus på skadesregistrering og forebyggelse af brand.

 

UDBUDET

Udbudsformen er 'EU-udbud efter forhandling med forudgående offentliggørelse'.

Udbudet forventes i overordnede træk at forløbe efter følgende plan:

Maj	Udkast til udbudsbekendtgørelse
Juni	Prækvalifikation af interesserede bydere
Juli	Økonomiforvaltningen godkender udbudsmateriale
Sep.	Forsikringstilbud modtages *
Okt./Nov.	Økonomiforvaltningen forlægger Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen en indstilling om godkendelse af en ny forsikringsaftale.

* Økonomiforvaltningen modtager tilbud på 1-årige og 3-årige kontrakter med option for forlængelse i 2 gange 1 år. Erfaringsmæssigt er de 3-årige kontrakter med option for forlængelse i 2 gange 1 år er de billigste.

Det forudsættes, at de indkomne tilbud økonomisk ikke overstiger den nuværende betaling på sammenlagt 5,8 mill. kr. til de eksterne forsikringer. Imidlertid skal det bemærkes, at der p.t. hersker en vis usikkerhed på forsikringsmarkedet som følge af terrorhandlingerne den 11. september 2001 og krigen i Irak.

Dette har medført, at de danske forsikringsselskabers genforsikringskontrakter hos de internationale selskaber er blevet dyrere. Det er dog uvist, om det betyder højere priser for Københavns Kommune, da der er relativ stor konkurrence på forsikringsmarkedet i Danmark og da den Stop Loss kontrakt, som udbudet omfatter, vurderes at være mindre prisfølsom end en aftale med lavere selvrisiko.

Udbudet skal forelægges Borgerrepræsentationen i efteråret.

 

 

ØKONOMI

Økonomiforvaltningen vurderer at Københavns Kommune kan bære et selvbehold på mellem 20 – 40 mill. kr. Den nuværende aftale er etableret med et selvbehold på 25 mill. Selvbeholdet gav sammen med en selvrisiko på 100.000 kroner pr. skade (undtaget brandskader) en økonomisk overkommelig forsikringsaftale på 5,8 mill.

Kommunen har hertil etableret en intern ordning der er indtægtsdækket, dvs. den finansieres af præmiebetalinger fra forvaltningerne. Præmien udgør i 2003 0,45 promille af kommunens værdier svarende til 15,9 mill. kr. årligt.

Der er derfor i budget 2003 afsat 15,9 mill. kr. til refusion af skader og betaling af forsikringspræmier, samt til det koordinerende sikringsarbejde. Udgifterne er fordelt med 2 mill. til den koordinerende indsats og sikring, 5,8 mill. til betaling af eksterne forsikringspræmier og 8,1 mill. til refusion af skader via den interne forsikringsordning.

Der er i beregningen af den interne forsikringspræmie taget hensyn til at forvaltningerne har tilkendegivet, at de bakker o p om de sikringsforbedrende aktiviteter, der er beskrevet i 'Handlingsplanen for Københavns Kommunes sikrings- og forsikringsområde 2002 – 2006' (ØU303/2002).

Den interne forsikringsordning (i mill. kr.)

	Regnskab 2001	Regnskab 2002	Budget 2003
Indtægter (opkrævet)	10,9	12,0	15,9
Udgifter	13,2	10,9	15,9
Total	-2,3	1,1	0,0

 

 

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser.

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Nærværende forsikrings- og sikringspolitik har været til høring i forvaltningerne. Forvaltningernes høringssvar er vedlagt som bilag 3.

Generelt anfører forvaltningerne at de er positive overfor og støtter op om kommunens forsikrings- og sikringspolitik samt de t ilhørende forsikringsprincipper.

Økonomiforvaltningen har vendt følgende bemærkninger med de pågældende forvaltninger:

Uddannelse og Ungdomsforvaltningen: "Forvaltningen påpeger, at den ansvarsfordeling som udkastet lægger op til i relation til forsikringsmægleren, er en centraliseret opgaveløsning, som ikke umiddelbart går i spænd med den vedtagne politik om øget decentralisering af beslutningskompetence på skole- og fritidsinstitutionsområderne."

Kommunen har indgået aftale med et forsikringsmæglerfirma (Willis) om professionel rådgivning af kommunen i forsikringsforhold, herunder at varetage kommunens interesser i forhold forsikringsselskaberne. Det er korrekt, at der i forhold til kontakten til mægleren er tale om en centraliseret opgaveløsning, som alene varetages af Økonomiforvaltningen, der har ansvaret for at koordinere forvaltningernes behov. Denne opgavefordeling er vurderet hensigtsmæssig og billigere end en aftale, hvor mægleren direkte skal kunne understøtte enkeltinstitutioner i forvaltningerne. I øvrigt bemærkes det, at forsikringsmægleraftalen ikke er omfattet af udbuddet.

Hvad angår en samlet udbud af kommunens forsikringsaftaler vurderes kommunens model med en fælles intern ordning kombineret med ekstern dækning for større skader, økonomisk set at være langt mere fordelagtig, end hvis hver enkelt forvaltning eller institution skulle indgå selvstændige forsikringsaftaler. Flere amter og kommuner er i øvrigt ved at indføre lignende ordninger efter inspiration fra Københavns Kommunes ordning.

Efter Økonomiforvaltningens opfattelse er kommunens interne ordning i stand til at understøtte en decentraliseret beslutningskompetence på f.eks. skole- og fritidsinstitutionsområderne. Den enkelte forvaltning kan frit vælge at decentralisere opgaveansvaret (f.eks. at registrere skader og søge erstatning) og at etablere forvaltningsinterne ordninger. Det samme gælder ansvaret for initiativer på sikringsområdet i den enkelte forvaltning.

Forvaltningerne har i øvrigt mulighed for at oprette en sideløbende interne forsikringspuljeordninger, så der bliver afsat penge til tilbagebetalinger internt i forvaltningerne. Dette kan fx være en god idé i forhold til motorkøretøjer, hvor der p.t. er et selvbehold  på 1 mill. kr. pr. skade.

Desuden kan det nævnes at selve sikringsarbejdets succes i høj grad afhænger af de decentrale initiativer som stadig sker på området. Det er så sikrings- og forsikringsgruppens opgave at opsamle, dele og videregive de forskellige erfaringer, som forvaltningerne gør sig omkring det forebyggende arbejde.

Miljø og Forsyningsforvaltningen: "Det er Miljø- og Forsyningsforvaltningens opfattelse, at den enkelte institution eller forvaltning i særlige tilfælde kan ønske, at der indhentes tilbud fra et forsikringsselskab, som forsikringsmægleren ikke har indgået aftale med. I denne situation bør det stå den enkelte institution frit at indhente tilbud på alternative forsikringsordninger med henblik på, at tilbuddet kan gennemgås af forsikringsmægleren."

I forsikrings- og sikringspolitikken står der, at alle kommunens forvaltninger med alle kommunale institutioner er omfattet af forsikringsordningen. De skal derfor anvende forsikringsordningen på de områder som udbudet omfatter.

Det gælder som udgangspunkt også KE, hvor under der dog er en række aktieselskaber som ikke nødvendigvis skal være omfattet af kommunens forsikringsordning.

Ønsker forvaltningerne forsikringer på områder som ikke er omfattet af udbudet skal forvaltninger som udgangspunkt kontakte kommunens forsikringsmægler, der har den nødvendige ekspertise på området. Forsikringsmægleren undersøger markedet og finder det billigste tilbud. Baggrunden herfor er at kommunen herved opnår den bedste og billigste forsikringsløsning.

Kun undtagelsesvis kan forvaltningerne selv indhente tilbud på områder, der ikke er omfattet af forsikringsordningen. Forvaltningen skal dog vende tilbudet med kommunens forsikringsmægler, for at sikre at man har fundet den bedste og billigste løsning.

Herudover har høringen ikke givet anledning til bemærkninger fra forvaltningerne. Enkelte forvaltningerne har haft afklarende spørgsmål under høringen. De rejste spørgsmål er blevet drøftet og afklaret med de respektive forvaltninger.

 

 

BILAG

1.      Forsikrings- og sikringspolitik

2.      Forsikringsprincipper

3.      Høringssvar

 

 

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge