Borgerrepræsentationen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens udkast til Københavns Kommunes svar til Ankestyrelse på styrelsens brev af 13. september 2017 til Borgerrepræsentationen med anmodning om en udtalelse til brug for styrelsens vurdering af, om der bør rejses en tilsynssag.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at Københavns Kommune besvarer Ankestyrelsens anmodning om en udtalelse om udlån af lokaler på Københavns Rådhus til medlemmer af Borgerrepræsentationen som anført i vedlagte udkast til svar til Ankestyrelsen (Bilag 1).

Problemstilling

Ankestyrelsen har ved vedlagte brev af 13. september 2017 (Bilag 2) rettet henvendelse til Borgerrepræsentationen i Københavns Kommune i anledning af den i pressen omtalte sag om vederlagsfri udlån af Rådhushallen til en bryllupsreception i august i 2017 til et medlem af Borgerrepræsentationen og - til brug for Ankestyrelsens vurdering af, om der bør rejses en tilsynssag - anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse.

Ankestyrelsen anmoder om, at der i udtalelsen gøres rede for

1. om kommunen har retningslinjer på området og i givet fald hvilke,
2. om at få oplyst, om kommunen i alle tilfælde har fulgt retningslinjerne, eller om der er sket fravigelse fra disse, og i givet fald hvorfor, herunder
3. om retningslinjerne er fraveget i forbindelse med den konkrete sag om en bryllupsreception i august 2017.
4. Endvidere anmodes om en udtalelse om, hvorvidt retningslinjerne og en eventuel fravigelse af disse efter kommunens opfattelse er lovlige, herunder i relation til reglerne om vederlæggelse af medlemmer af kommunalbestyrelsen.

Løsning

Den konkrete sag har givet anledning til en nærmere undersøgelse og vurdering af den i forbindelse med sagen oplyste administrative praksis i Borgerrepræsentationens Sekretariat for udlån af lokaler til medlemmer af Borgerrepræsentationen, herunder i forhold til de af Borgerrepræsentationen vedtagne retningslinjer herfor.

Ved vurderingen heraf har Økonomiforvaltningen drøftet resultatet af undersøgelsen med Horten Advokater. 

Undersøgelsen og vurderingen har resulteret i, at det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der dels ved den administrative praksis er sket en fravigelse af de af Borgerrepræsentationen vedtagne retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus, dels at kommunalfuldmagtsreglerne om overkapacitet ikke giver tilstrækkelig hjemmel til vederlagsfri udlån af Rådhusbiblioteket, Festsalen og Rådhushallen til private arrangementer af den oplyste karakter, idet det vil indebære konkurrenceforvridning i forhold til private, der udlejer lokaler til tilsvarende arrangementer.  

Undersøgelsen og vurderingen har videre resulteret i en indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om opdatering og præcisering af retningslinjerne for udlån af lokaler på Rådhuset, herunder en præcisering af ansvars – og rollefordelingen på området.

Der henvises til Økonomiforvaltningens vedlagte indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ”Præcisering og opdatering af retningslinjerne for udlån af lokaler på Rådhuset”, som forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen samtidig hermed.

Det er endelig Økonomiforvaltningens vurdering, at der – under henvisning til det, der er anført under afsnit 4.6 i udkastet til svaret til Ankestyrelsen - ikke har været hjemmel i de i henhold til den kommunale styrelseslov fastsatte regler om vederlæggelse af medlemmer af Borgerrepræsentationen til at stille de nævnte lokaler vederlagsfrit til rådighed for de berørte medlemmer og dermed indirekte dække deres udgifter til leje af de pågældende lokaler til de nævnte arrangementer, der alene har været af privat karakter.

Under henvisning til ovenstående indstilles det, at Københavns Kommune svarer Ankestyrelsen som anført i vedlagte udkast til svar til Ankestyrelsen.

Økonomi

Borgerrepræsentationen vil – efter modtagelse af Ankestyrelsens endelige svar på denne udtalelse – vurdere og tage stilling til de videre konsekvenser af sagen, herunder om der under henvisning til bestemmelserne i vederlagsbekendtgørelsen og sagens forløb er juridisk grundlag for – i de tilfælde, hvor lejen ikke allerede er indbetalt til kommunen - at kræve, at de pågældende medlemmer indbetaler markedsprisen for lejen af de pågældende lokaler til de nævnte arrangementer til kommunen.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil umiddelbart efter Borgerrepræsentationens tiltrædelse af indstillingen sende udtalelsen til Ankestyrelsen sammen med sagens akter og snarest muligt eftersende protokollerne vedr. Borgerrepræsentationens beslutninger i denne sag samt i sagen vedr. opdatering og præcisering af retningslinjerne for udlån af lokaler på Københavns Rådhus.

Peter Stensgaard Mørch                           /Søren Tegen Pedersen

Dagsordenspunkt 2: Udtalelse til Ankestyrelsen om udlån af lokaler på Københavns Rådhus til medlemmer af Borgerrepræsentationen (2017-0319322)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 28. november 2017

Advokat Rikke Søgaard Berth, Horten, og chefjurist i Økonomiforvaltningen, Vibeke Iversen var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet med henblik på sagens oplysning.

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning med bemærkning om, at udkastet til udtalelsen til Ankestyrelsen frem mod behandling i Borgerrepræsentationen skal opdateres med en sproglig præcisering af hændelsesforløbet, således at det tydeligere fremgår, at Borgerrepræsentationens Sekretariat godkendte anmodningen fra tidligere borgmester Anna Mee Allerslev om vederlagsfri lån af Rådhushallen til hendes bryllupsreception på Rådhuset, idet Borgerrepræsentationens Sekretariat henviste til, at det var indenfor gældende praksis.

Liberal Alliance afgav følgende protokolbemærkning:

”LA er glade for, at der nu er klare retningslinje for, at BR medlemmer ikke må bruge Rådhusets lokaler, medmindre de betaler på lige fod med borgerne.