Behandling af personoplysninger vedrørende voksne udlændinge
Behandling af personoplysninger vedrørende voksne udlændinge
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 28. oktober 2003
J.nr. ØU 324/2003
4. Behandling af personoplysninger vedrørende voksne udlændinge
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller,
at
Økonomiudvalget godkender en udvidelse af elektronisk sagsbehandling i forhold
til personoplysninger vedrørende voksne udlændinge
RESUME
I henhold til § 47, stk. 2, i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, træffes af Økonomiudvalget.
"Indvandrersystemet", der anvendes af kommunens sprogcentre og af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen til administration af danskundervisningen for voksne udlændinge m.fl., er senest godkendt af Uddannelses- og Ungdomsudvalget den 21. marts 2001 i forbindelse med ikrafttrædelsen af Persondataloven.
Sagen forelægges nu Økonomiudvalget, fordi Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ønsker at få elektronisk adgang til oplysningerne i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens version af "Indvandrersystemet" (forvaltningsmodulet) samt kopi af oplysningerne i de såkaldte "dags dato-indberetninger" fra undervisningsinstitutionerne (via Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen) – med henblik på at styrke forvaltningens opgavevaretagelse i forhold til personer, der er omfattet af Integrationsloven, og i forhold til kontanthjælpsmodtagere.
Det kan i øvrigt bemærkes, at Revisionsdirektoratet har vurderet, at det kan forenkle sagsgangene, såfremt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen får adgang til "Indvandrersystemet", jf. Revisionsprotokollat nr. 12/2002.
Uddannelses-
og Ungdomsforvaltningen ønsker ved samme lejlighed at få revideret anmeldelsen
til Datatilsynet, så den bliver mere præcis og så vidt muligt tager højde for
de ændringer, der følger af den ny lov om danskuddannelse, der træder i kraft
1. januar 2004.
Inden iværksættelse af nye behandlinger af personoplysninger skal der foretages anmeldelse til og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. Persondatalovens §§ 43 og 45.
SAGSBESKRIVELSE
Danskundervisningen for udlændinge varetages i dag af syv sprogcentre, hvoraf de fem er private og tilknyttet Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, mens de to sidste er kommunale og tilknyttet henholdsvis Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.
Alle sprogcentrene anvender det administrative system "Indvandrersystemet" til at registrere oplysninger om undervisningen og kursisterne. "Indvandrersystemet" anvendes i forbindelse med sprogcentrenes indberetninger om de enkelte kursister til de henvisende myndigheder, herunder til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, og indberetninger om undervisningen generelt til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. "Indvandrersystemet" kan desuden anvendes internt på sprogcentret til styring af undervisningsaktiviteter og lærernes arbejdstid.
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen er systemansvarlig for "Indvandrersystemet". Uddannelses- og Ungdomsudvalget har senest godkendt "Indvandrersystemet" den 21. marts 2001 i forbindelse med ikrafttrædelsen af Persondataloven.
Sprogcentrenes indberetninger om kursisterne til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen foregår i dag på papir. Sprogcentrenes indberetninger om undervisningen til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foregår elektronisk – og indlæses i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens forvaltningsversion af "Indvandrersystemet" (det såkaldte "forvaltningsmodul").
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vurderer, at en række oplysninger i "Indvandrersystemet" vil kunne bidrage positivt til forvaltningens opgavevaretagelse i forhold til personer, der er omfattet af Integrationsloven, og i forhold til kontanthjælpsmodtagere. Det kan desuden bemærkes, at Revisionsdirektoratet har vurderet, at det kan forenkle sagsgangene, såfremt Familie- og Arbejdsforvaltningen får adgang til "Indvandrersystemet", jf. Revisionsprotokollat nr. 12/2002.
I henhold til § 47, stk. 2, i "Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, træffes af Økonomiudvalget.
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har derfor anmodet Økonomiforvaltningen om at indstille til Økonomiudvalget, at det godkendes, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (mod tageenheden og centralforvaltningen) til brug for sagsbehandlingen får adgang til en kopi af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens version af "Indvandrersystemet" (forvaltningsmodulet), og at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens modtageenhed og centralforvaltning (via Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen) får en kopi af oplysningerne i de såkaldte "dags dato-indberetninger" fra undervisningsinstitutionerne.
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ønsker ved samme lejlighed at revidere anmeldelsen til Datatilsynet, så den bliver mere præcis og så vidt muligt tager højde for de ændringer, der følger af den ny lov om danskuddannelse, der træder i kraft 1. januar 2004, samt udlændingelovgivningen i øvrigt.
Inden iværksættelsen af nye behandlinger af personoplysninger skal der foretages anmeldelse til og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. Persondatalovens §§ 43 og 45.
ØKONOMI
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen finansierer de udgifter, der er forbundet med, at Indvandrersystemet (forvaltningsmodulet) flyttes til en server, hvorfra der regelmæssigt kan overføres en kopi til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen finansierer udgifter til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens anvendelse af systemet, herunder licenser til firmaet Pacer Data, der ejer systemet.
MILJØVURDERING
Indstillingen har ikke miljømæssige konsekvenser.
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Der er ikke foretaget høring.
BILAG
Bilag 1: Udkast til anmeldelse til Datatilsynet
Bilag 2: Uddybning af indstillingen
Erik Jacobsen
/Flemming Dubgaard Hansen