Besvarelse af Revisionsprotokollat nr. 33/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. august 2001

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender de nedenfor anførte bemærkninger til Revisionsdirektoratets protokollat nr. 33/2000 om revisionen af årsregnskabet for 2000 vedrørende Løn- og Pensionsanvisningen.

Revisionen har på 5 hovedområder henstillet til eller ønsket redegørelse fra Løn- og Pensionsanvisningen:

En henstilling om, at Løn- og Pensionsanvisningen øger bestræbelserne for at udarbejde forretningsgange.

En henstilling om, at Løn- og Pensionsanvisningen øger bestræbelserne for at ajourføre de generelle retningslinier.

En henstilling vedrørende efterlevelse/ajourføring af forretningsgangen for anvendelsen af Kommunedatas pensionsmodul vedrørende H:S.

En redegørelse for status vedrørende afklaring af en række statuskonti.

En redegørelse fra Løn- og Pensionsanvisningen i tilknytning til Revisionens afgivelse af revisorerklæring vedrørende

regnskabsopgørelser for sociale medarbejderpensioner

opgørelse over statens tilskud til lærerpensioner

Revisionen anmoder i revisionsprotokollat nr. 33/2000 vedrørende Løn- og Pensionsanvisningen om en udtalelse/redegørelse eller retter henstilling vedrørende enkelte af protokollatets punkter.

Revisionsdirektoratet har angivet en status for udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser, jfr, Kasse- og Regnskabs-regulativet. Samtidig anmoder Revisionsdirektoratet om at Løn- og Pensionsanvisningen øger bestræbelserne på at udarbejde forretningsgange for området.

I Revisionsdirektoratets redegørelse for 'Modernisering af Københavns Komunes budget- og regnskabsvæsen' blev Løn- og Pensionsanvisningen anmodet om at fremsende visse konkrete forretningsgangsbeskrivelser.

Løn- og Pensionsanvisningen fremsendte herefter udkast til disse forretningsgange den 27. juli 1999 til Revisionsdirektoratet til godkendelse.

I det efterfølgende revisionsprotokollat nr. 9/1999 er anført, at Revisionsdirektoratet snarest ville tage initiativ til konkrete drøftelser om forretningsgangsbeskrivelsen.

På grundlag af denne drøftelse, som har fundet sted i tilslutning til Revisionsdirektoratets redegørelse af 9. april 2001, vil Løn- og Pensionsanvisningen tage initiativ til at udarbejde supplerende forretningsgange vedrørende administrationen af kommunens 'Kasse- og Regnskabsregulativ'.

Revisionsdirektoratet henstiller at Løn- og Pensionsanvisningen øger bestræbelserne på at udarbejde forretningsgange for området.

Efter flere drøftelser af indhold og udformning af de generelle retningslinier for anvendelse af Københavns Kommunes Personaleadministrative System har Løn- og Pensions-anvisningen fremsendt revideret udkast til Revisionsdirektoratet den 24. maj 2000.

Efter modtagelsen af Revisionsdirektoratets bemærkninger i redegørelse af 9. april 2001 har Løn- og Pensionsanvisningen nu iværksat revision af det tidligere udkast, bl.a. indeholdende kontrolprocedurer samt en opgave- og ansvarsfordeling mellem Løn- og Pensionsanvisningen og forvaltninger/institutioner.

En ajourføring af lønkonsulenternes opgave- og ansvarsfordeling i relation til Kommunedata A/S er ligeledes under udarbejdelse.

Revisionsdirektoratet stiller en række spørgsmål i forbindelse med lønberegning mm.

Løn- og Pensionsanvisningen har taget initiativ til udarbejdelse af ny forretningsgangsbeskrivelse for lønforvaltningen internt.

Forretningsgangen vil blive tilpasset de endelige generelle retningslinier for anvendelse af kommunens Personale-administrative System.

Udbetalingen af honorar til 5 medarbejdere er sket primo 2000, beroende på en intern beslutning med forventet efterfølgende godkendelse af de faglige organisationer i forbindelse med de kommende decentrale lønforhandlinger.

Disse forhandlinger blev dog først gennemført ultimo 2000, i hvilken forbindelse den tidligere udbetaling af honorarerne blev glemt.

Der ligger således kun en ledelsesbeslutning til grund for udbetalingen, der kan betragtes som et enkeltstående tilfælde, idet tilsvarende udbetalinger efterfølgende er aftalt med de faglige organisationer, som også er blevet orienteret om de manglende aftaler vedrørende den anførte udbetaling.

Revisionsdirektoratets bemærkninger vedrørende udbetaling af over- og merarbejde er taget til efterretning.

Revisionsdirektoratet henstiller at Løn- og Pensionsanvisningen efterlever forforretningsgangen vedrørende tilskud og overførsler. Samt at forretningsgangen ajourføres, når det besluttes at procedurerne skal ændres.

En ændret forretningsgang er under udarbejdelse, hvor der blandt

andet vil blive indarbejdet en tilpasning i forhold til de specielle forhold for anvendelsen af Kommunedatas pensionsmodul vedrørende H:S.

Revisionsdirektoratet har i protokollatet fremkommet med bemærkning om, at underskriften på oplysningsskemaerne i enkelte sager ikke var i overensstemmelse med forvaltningernes oversigter over underskriftsberettigede.

Pensionsanvisningen skal i den anledning oplyse, at man i de senere år generelt har haft vanskeligheder ved at fremskaffe ajourførte underskriftsoversigter fra forvaltningerne, idet der til stadighed sker strukturændringer, herunder uddelegering af kompetence til mindre enheder, således at der herved ofte sker ændringer i den personkreds, der udfylder og underskriver oplysningsskemaer til Pensionsanvisningen.

Pensionsanvisningen påtænker derfor at ændre den generelle forretningsgang, således at det ikke længere skal være et krav til forvaltningerne, at der skal indsendes oversigter over underskriftsberettigede.

Det vil herefter være Pensionsanvisningens synspunkt, at det er den enkelte forvaltnings ansvar, at oplysningsskemaerne er udfyldt og underskrevet af personer, der internt i forvaltningen er bemyndiget til dette.

Revisionsdirektoratet har i protokollatet endvidere fremkommet med bemærkning om, at Pensionsanvisningen i enkelte tilfælde har foretaget ændring af pengeinstitutoplysninger på grundlag af telefonisk henvendelse og uden, at der forelå en anmodning forsynet med pensionistens underskrift. Revisionsdirektoratet giver endvidere udtryk for, at man finder at dokumentation for ændring af væsentlige stamdata bør opbevares i personalesagen.

Pensionsanvisningen skal i den anledning oplyse, at man som hovedregel altid sørger for at meddelelser om ændringer af pengeinstitutoplysninger sker skriftligt, enten fra pensionisten selv, eller eventuelt fra pengeinstituttet i tilfælde hvor ændringen er begrundet i omlægning af kontonumre eller ændringer i kundeforholdet mellem pengeinstituttet og pensionisten.

Man må dog fortsat påregne, at der undtagelsesvis vil kunne forekomme tilfælde, hvor Pensionsanvisningen af konduitemæssige årsager fortager ændringer, uden at der nødvendigvis foreligger skriftlig dokumentation. Dette kan fx være tilfældet, når der fra Pensionsanvisningens side er sket fejlindtastninger og lignende, eller såfremt man gennem samtale med pensionisten får det klare indtryk , at det vil være forbundet med uforholdsmæssig store vanskeligheder for den pågældende at indsende skriftlig dokumentation.

Med hensyn til Revisionsdirektoratets bemærkning om principperne for arkivering af dokumentation for ændring af pengeinstitutoplysninger, skal man fra Pensionsanvisningens side tilkendegive, at man - af personaleressourcemæssige og pladsmæssige årsager - ikke vil foretage arkivering i personalesagerne, men i stedet foretage månedsvis arkivering, således at man opbevarer dokumentationen i mindst 3 år.

Øvrige punkter er taget til efterretning.

Revisionsdirektoratet beder om oplysning om hvorvidt en række posteringskæder er oprettet i KØR.

De omtalte posteringskæder er nu oprettet i KØR og virker fra regnskabsåret 2001.

Revisionsdirektoratet anmoder om en redegørelse for iværksatte tiltag med henblik på en snarlig udarbejdelse af en række afstemninger/specifikationer samt oplysning om hvornår materialet er til disposition for Revisionsdirektoratet.

Økonomiforvaltningen har tilsendt Revisionsdirektoratet afstemninger for 21 af de 24 konti Revisionsdirektoratet har anmodet om afstemninger/specifikationer for. Med hensyn til de sidste tre konti forventer Økonomiforvaltningen at have afstemninger/specifikationer udarbejdet snarest, hvorefter de sendes til Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratets opgørelse over manglende afstemninger/ specifikationer for regnskabsår 2000 indeholder enkeltstående meget væsentlige beløb vedrørende pensionsforpligtigelser i forbindelse med den regnskabsmæssige udskillelse af Københavns Energi.

Løn- og Pensionsanvisningen har ikke været opmærksom på at redegøre for disse beløb, da posteringerne er bogført centralt på nyoprettede konti i Løn- og Pensionsanvisningens regi ultimo 2000.

Manglende afstemninger/specifikationer for statuskonti vedrørende regnskabsår 2000 skyldes i øvrigt, for flere kontis vedkommende, uafklarede differencer fra tidligere år.

Selv om de uafklarede differencebeløb løbende er blevet minimeret, er opgaven meget ressourcekrævende, og flere uafklarede differencer må nu forventes afskrevet.

Løn- og Pensionsanvisningen vil dog inden udgangen af august 2001 fremsende en hel del af de manglende specifikationer til Revisionsdirektoratet.

De ikke specificerede saldi vedrørende H:S og udposteringen af 1,2 mio. kr. søges afskrevet sammen med andre uopløselige saldi.

De lønrelaterede statuskonti til brug ved administrationen af Bygge- og Teknikforvaltningen blev medio 2000 overført til Løn- og Pensionsanvisningens regnskab, mens de tilsvarende konti vedrørende Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er overført med virkning fra indeværende regnskabsårs begyndelse.

Det er i øvrigt planen, at også statuskonti vedrørende Løn- og Pensionsanvisningens administration af Kultur- og Fritids-forvaltningen overføres i løbet af 2001, mens de tilsvarende konti vedrørende lønadministrationen af Sundhedsforvaltningen tidligst forventes overført i 2002.

Overførsel af statuskonti til Løn- og Pensionsanvisningens regi, og opfølgning på efterfølgende maskinelle posteringer på de tidligere konti, er en omfattende og tidskrævende opgave.

For at sikre det bedst mulige forløb har Løn- og Pensionsanvisningen valgt at overføre kontiene successivt.

Revisionsdirektorattet henstiller at forretningsgangen vedrørende anvendelsen af Kommunedatas Pensionsmodul ajourføres og at de gældende regler indskærpes overfor forvaltningerne.

Der vil blive uarbejdet forretningsgang i overensstemmelse med Revisionsdirektoratets bemærkninger.

Revisionsdirektoratet anmoder om status for en redegørelse vedrørende medarbejderpensioner.

Løn- og Pensionsanvisningen har med henblik på besvarelse til ministeriet erindret Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens 2. kontor om sagen ved skrivelse af 12.2.2001.

Den 6.7.2001 har man på ny rettet henvendelse til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med anmodning om oplysning om, hvorpå sagen beror.

Revisionsdirektoratet anmoder om en status vedrørende opgørelse over tilskud til lærerpensioner.

Økonomiforvaltningens 4. kontor er i færd med – i samarbejde med Finansministeriet – at udarbejde et administrationsgrundlag. Revisionsdirektoratet vil blive underrettet om status for dette arbejde.

-

-

-

Revisionsprotokollat 14/2000 vedrørende årsregnskab 2000 for Løn- og Pensionsanvisningen ligger til gennemsyn i sekretariatet.

Erik Jacobsen

/Louise Schønau