Besvarelse af Revisionsprotokollat nr. 25/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. august 2001

Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender efterfølgende sagsbeskrivelse over besvarelse af revisionsprotokollat nr. 25/2000 om revisionen af årsregnskabet for 2000 vedrørende Økonomiforvaltningen.

Revisionsdirektoratet har leveret revisionsprotokollat nr. 25/2000 om Økonomiforvaltningens årsregnskab 2000.

Økonomiforvaltningen har følgende bemærkninger til de enkelte punkter i Revisionsdirektoratets protokollat:

Økonomiforvaltningen har, den 26. juni, tilsendt Revisionsdirektoratet det resterende afstemningsmateriale, og vil fremover sørge for, at der fremover bliver udarbejdet de ønskede afstemninger/specifikationer.

Revisionsdirektoratet anmoder om oplysning om, hvorvidt Økonomiudvalgets regnskab og de specielle bemærkninger har været forelagt Økonomiudvalget.

Ifølge kommunens regnskabscirkulære skal udvalgene godkende specielle og generelle bemærkninger til udvalgets regnskab.

Bemærkningerne til Økonomiudvalgets regnskab blev - på linie med proceduren for de kvartalsvise regnskabsprognoser - forelagt udvalget i forbindelse med forelæggelsen af kommunens samlede regnskab den 22. maj 2001.

Revisionsdirektoratet anbefaler at Økonomiforvaltningen i Budget- og Regnskabshåndbogen udarbejder overordnede retningslinjer til støtte for forvaltningernes administration af modtagne tilskud.

Økonomiforvaltningen udarbejder, som led i forvaltningens revidering af Københavns Kommunes Budget- og regnskabshåndbog, et materiale om tilskudsforvaltning, der kan understøtte forvaltningerne i administrationen af de kommunale tilskudsordninger, jf. nedenfor.

Økonomiforvaltningen vil overveje, om materialet kan udvides til at omfatte såvel de tilskud, som kommunen yder, som forvaltningen af de tilskud kommunen selv modtager.

Revisionsdirektoratet udbeder sig med henblik på orientering af Revisionsudvalget, en redegørelse for Økonomiforvaltningens overvejelser vedrørende ekstern og intern repræsentation.

De af Borgerrepræsentationen tiltrådte bevillinger, herunder bevillingen til intern og ekstern repræsentation, omfatter udover et beløb også de forbehold, betingelser og forudsætninger, der knytter sig til bevillingens udnyttelse, således som bl.a. beskrevet i budgetbemærkningerne.

Det er således op til den enkelte forvaltning løbende at vurdere, hvad der er rimelige repræsentationsudgifter generelt og i den konkrete situation.

I overensstemmelse med principperne i Københavns Kommunes Værdigrundlag er der ikke udarbejdet retningslinjer for repræsentationsudgifter. Det er den enkelte forvaltning, der udstikker retningslinjerne for brug af repræsentation

Revisionsdirektoratet udbeder sig en orientering om resultatet af Økonomiudvalgets overvejelser.

Sagen om merforbruget i Uddannelses- og Ungdomsudvalget henviser til to problemstillinger.

Den ene problemstilling vedrører det forhold, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i 1999 valgte ikke at indstille til Uddannelses- og Ungdomsudvalget at søge Borgerrepræsentationen om interne omflytninger i forbindelse med et merforbrug på 11 mill. kr. af en samlet bevilling på 314 mill. kr. til ungdomsuddannelser. Uddannelses- og Ungdomsudvalget havde i regnskab 1999 et samlet mindreforbrug på 36 mill. kr. på de rammebelagte områder.

I den konkrete sag fandt Revisionsdirektoratet merudgiften væsentlig og udbad sig en redegørelse for, hvorfor der – uanset, at der for andre bevillinger under udvalget forventedes mindreforbrug – ikke blev søgt om tillægsbevilling i Borgerrepræsentationen.

Københavns Kommunes regler vedrørende tillægsbevilling, herunder interne omflytninger, fremgår af Budget- og regnskabshåndbogens afsnit om budgetopfølgning. Reglerne er, at væsentlige merudgifter i forhold til en rammestyret bevilling m.v. kun kan afholdes efter at der forudgående er indhentet tillægsbevilling.

Ved vurderingen af, om en afvigelse er væsentlig, bør såvel den absolutte som den relative afvigelse tages i betragtning, ligesom det må vurderes om afvigelsen vil have haft betydning for Borgerrepræsentationens beslutning. Vurderingen afhænger således af den aktuelle sag, og der kan derfor ikke angives præcise kriterier for, hvornår en afvigelse er væsentlig.

Den anden problemstilling vedrører et spørgsmål om, hvorvidt afvigelser i regnskab 1999 mellem det forventede og det faktiske personaleforbrug på bevillingerne: Folkeskoleområdet, Ungdomsuddannelser samt Fritidshjem og –klubber var af en sådan karakter, at der krævedes godkendelse af Borgerrepræsentationen.

I henhold til bevillingsreglerne er bemærkningerne til bevillingerne samt personaleforudsætningerne af "bevillingsbindende karakter". Personaleforudsætningerne behandles hermed på linie med de øvrige tekstbemærkninger som f.eks. budgettets aktivitetsforudsætninger.

Med "bevillingsbindende karakter" forstås, at større og principielle afvigelser kræver en godkendelse af Borgerrepræsentationen. Øvrige afvigelser redegøres der for i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Som ved bevillingsoverskridelser kan der ikke gives præcise kriterier for, hvornår en afvigelse er større/principiel, idet det beror på en vurdering fra sag til sag.

Generelt skal nævnes, at Københavns Kommune anvender mål- og rammestyring. I den løbende opfølgning i forhold til udvalgene fokuseres på udvalgets samlede ramme og ikke på personaleforbrug. Økonomiforvaltningen vurderer, at der ikke er behov for yderligere præcisering af bevillingsreglerne, da der kan ageres inden for det nuværende regelsæt.

Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med en revidering af kommunens budget- og regnskabshåndbog gengive de to sager, som Revisionsdirektoratet har rejst vedrørende merforbrugene.

Økonomiforvaltningen har senest henledt udvalgenes opmærksomhed på muligheden for at fremsætte tillægsbevillingsforslag i form af omplaceringer i forbindelse med indkaldelsen af bidraget til regnskabsprognoserne pr. juli måned 2001. Det sker især for at sikre et så korrekt styringsgrundlag som muligt i forhold til det budget, som Borgerrepræsentationen vedtog i oktober 2001. Med udvalgsstyret er det fagudvalgenes ansvar at den samlede ramme overholdes, og at der prioriteres inden for rammen.

Revisionsdirektoratet anmoder om en redegørelse om resultatet af overvejelserne i den nye arbejdsgruppe, som skal foretage en gennemgang af, hvilke regler der gælder for kommunens deltagelse i de enkelte selskaber mv., herunder om deltagelsen er omfattet af offentligretlig eller privatretlig regulering.

Økonomiforvaltningen har iværksat udarbejdelse af en samlet redegørelse om gældende ret på området. Redegørelsen forventes forelagt den nye arbejdsgruppe primo oktober 2001 med henblik på udarbejdelse af endelig indstilling herom til Økonomiudvalget.

Revisionsudvalget fandt det i Revisionsbetænkningen for 1999 stærkt påkrævet, at der sker en opstramning af kommunens styring af anlægsområdet. Revisionsdirektoratet udbeder sig en redegørelse vedrørende Økonomiforvaltningens tiltag vedrørende anlægsregnskaber.

Af Økonomiudvalgets besvarelse af revisionsprotokollatet vedrørende regnskab 1999 fremgår, at Økonomiforvaltningen vil overveje, hvordan styringen af anlægsområdet kan forbedres. I arbejdet vil der indgå overvejelser om muligheden for at understøtte forvaltningernes styring af anlægsprojekter.

Økonomiforvaltningen har igangsat arbejdet som et led i forvaltningens revidering af Københavns Kommunes Budget- og regnskabshåndbog. Arbejdet forventes færdiggjort inden årets udgang.

Revisionsdirektoratet stiller en række spørgsmål i forbindelse med undersøgelse af Københavns Kommunes generelle IT-forhold. Disse spørgsmål omfatter primært en række spørgsmål vedrørende liste over administrative- og økonomisystemer, disse systemers systemansvarlige, systemernes græseflader til andre systemer samt hvorvidt de enkelte systemer er registreret i datatilsynet. Endvidere anmoder Revisonsdirektoratet om dokumentation af ejendomsret til hardware og software i Økonomiforvaltningen. Desuden anbefaler Revisionsdirektoratet at der udarbejdes en egentlig IT-katastrofeplan.

Økonomiforvaltningen vil snarest muligt tilsende Revisionsdirektoratet materiale vedrørende de stillede spørgsmål vedrørende de generelle IT-forhold i Økonomiforvaltningen.

Revisionsdirektoratet udbeder sig en orientering om, hvad der er sket med hensyn til afvikling af de hensatte beløb i Barselsfonden.

Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen har aftalt en afviklingsform af de hensatte beløb. Afviklingsformen er - jf. drøftelser med Revisionsdirektoratet - kædet sammen med dokumentationen for 2000, som nu er ved at blive gennemgået. Økonomiforvaltningen har på nuværende tidspunkt modtaget og gennemgået 25 % af anmodningerne. Denne gennemgang viser, at Sundhedsforvaltningen er i stand til at opfylde de dokumentationskrav, som Økonomiforvaltningen stiller. Det forventes, at den endelige afvikling vil være på plads inden udgangen af 2001.

Revisionsdirektoratet udbeder sig en redegørelse vedrørende opfølgning på Tryghedsbankens virksomhed.

En indstilling om ændret organisering af genplaceringsindsatsen har været forelagt Økonomiudvalget den 26. juni 2001.

Revisionsdirektoratet vil i overensstemmelse med sædvanlig praksis blive orienteret samtidig med, at forvaltninger og bydele informeres.

Som bekendt har Økonomiforvaltningen flere gange kontaktet Finansstyrelsen, nu Personalestyrelsen, med henblik på at få optaget forhandling af spørgsmålet. Personalestyrelsen har nu oplyst, at man af ressourcemæssige årsager ikke har haft mulighed for at optage forhandlingen. Personalestyrelsen oplyser samtidig, at man snarest efter sommerferien vil tage initiativ til en indkaldelse til en forhandling.

Revisionsdirektoratet udbeder sig en orientering om, hvorpå udarbejdelsen af materialet beror.

Udarbejdelsen af materialet er desværre blevet forsinket. Økonomiforvaltningen forventer, at arbejdet er færdiggjort inden årets udgang.

-

-

-

Revisionsprotokollat 25/2000 vedrørende årsregnskab 2000 for Økonomiforvaltningen er fremlagt i sekretariatet.

Erik Jacobsen

/Louise Schønau