Besvarelse af Revisionsprotokollat nr. 14/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. august 2001

Økonomiforvaltninger indstiller,

at Økonomiudvalget godkender nedenfor anførte bemærkninger til Revisionsdirektoratets protokollat nr. 14/2000 om revisionen af årsregnskabet for 2000 vedrørende Skatte- og Registerforvaltningen.

Revisionsdirektoratet har den 21. juni 2001 leveret revisionsprotokollat nr. 14/2000 om Skatte- og Registerforvaltningens årsregnskab 2000.

Revisionsprotokollatet kommenteres for de punkter, hvor Revisionsdirektoratet har anført forhold, som bør besvares.

Revisionsdirektoratet har gennemgået Skatte- og Registerforvaltningens forretningsgangsbeskrivelser i henhold til Kasse- og Regnskabsregulativet. Det er konstateret, at der for afstemningsproceduren mellem KMD Debitor og Københavns Kommunes Ressource- og Økonomistyringssystem (KØR) kun findes arbejdsvejledninger men ikke forretningsgangsbeskrivelser.

Skatte- og Registerforvaltningen har nu udarbejdet den ønskede forretningsgangsbeskrivelse, der vedlægges som bilag.

Revisionsdirektoratet har i forbindelse med den løbende revision fortsat en indledende vurdering af Skatte- og Registerforvaltningens IT-anvendelse med henblik på revision af generelle IT-kontroller vedrørende områderne

• driftssikkerhed

• applikationsrevision

Revisionsdirektoratet anfører, at en strømafbrydelse har forårsaget tab af data fra Skatte- og Registerforvaltningens lokale netværk. Fremstillingen kan beklageligvis misforstås således, at strømafbrydelser kan forårsage tab af lagrede data fra forvaltningens netværk/servere. Den omtalte situation skyldes håndværkers uanmeldte afbrydelse af strøm til underskrydsfelter i netværket. Når dette sker, kan enkelte nyskrevne worddokumenter gå tabt, hvis de forsøges lagret i de 30-60 sekunder netværket skal bruge for at retablere alternative adgangsveje på grund af strømafbrydelse. Forvaltningens netværk/servere har ikke mistet data, men enkelte ikke-lagrede dokumenter har måttet genskrives.

De nye kommunikationsforbindelser, som Revisionsdirektoratet oplyser at Skatte- og Registerforvaltningen er ved at etablere, fordi de tidligere ikke kunne anses for stabile, har ingen forbindelse med det ovenanførte dokumentproblem, men skyldes andre årsager.

Skatte- og Registerforvaltningen har til Revisionsdirektoratets bemærkninger til tidsregistreringen følgende bemærkninger:

Tidsregistreringssystemet er ikke sammenlagt med flexskemasystemet. Det er fortsat 2 selvstændige systemer, som kan bruges uafhængigt af hinanden, men der er udviklet en snitflade mellem de 2 systemer, således at data/registreringer i det ene system kan have samspil med/foretage dataoverførsler til det andet system.

Revisionsdirektoratets bemærkning vedrørende en sags afslutningstidspunkt, der kan fremdateres med èn dag, har Skatte- og Registerforvaltningen taget til efterretning. Kontrollen i systemet er nu ændret, således at en ny sag ikke kan oprettes før den tidligere sags afslutningsdato er passeret.

Til Revisionsdirektoratets bemærkning om, at en afsluttet sag kan oprettes på ny med risiko for, at indrapporteringen til Told- og Skattestyrelsens systemer kan blive mangelfulde, kan Skatte- og Registerforvaltningen oplyse følgende:

Såfremt en sag oprettes på ny skyldes det nye forhold. Der er derfor i realiteten sket 2 sagsbehandlinger/afslutninger. Told- og Skattestyrelsen har imidlertid vedtaget, at en person/juridisk person pr. indkomstår kun pr. definition kan have èn sag. Dette skyldes, at Told- og Skattestyrelsens statistiksystemer kun optæller den af de foretagne skatteansættelsesindberetninger med den højeste kontrolform. Selskabsbeskatningens afrapportering tager højde for problemstillingen, dels ved at tidsregistreringssystemet finder eventuelt flere sager på en juridisk person pr. indkomstår, og dels ved at der foretages en afstemning med Told- og Skattestyrelsens statistik.

Endelig skal Skatte- og Registerforvaltningen til Revisionsdirektoratets bemærkning om, at tidsregistreringssystemet ikke opgør det totale antal fordelte minutter på endnu ikke afsluttede sager i det kalendeår, hvor arbejdsindsatsen præsteres, oplyse at systemet opgør tidsforbruget på endnu ikke afsluttede sager i overensstemmelse med den afrapporteringsforpligtelse som forvaltningen har over for Told- og Skattestyrelsen.

Revisionsdirektoratet har konstateret, at Personaleafdelingen for så vidt angår procedurerne for godkendelse af udbetaling af overarbejde til ledende medarbejdere ikke har a`jourført forretningsgangen for det pågældende område.

Skatte- og Registerforvaltningen har nu beskrevet forretningsgangen vedrørende behandlingen af overarbejdslister og procedurerne for godkendelse af udbetaling af overarbejde til ledende medarbejdere. Revisionsdirektoratet vil snarest få forretningsgangen tilsendt.

Revisionsdirektoratet påpeger, at Skatte- og Registerforvaltningen i henhold til rammebilaget har status som kommunens opkrævningsafdeling og som sådan skal forestå opkrævning af alle kommunens restanceforhold.

Revisionsdirektoratet fandt ved revisionen af regnskabet for 1999, at Skatte- og Registerforvaltningen skulle foranledige en afklaring internt i Økonomiforvaltningen af rammebilaget, så dette tydeliggjorde kommunens opgavefordeling med hensyn til opkrævning af kommunale restancer. Skatte- og Registerforvaltningen skal hertil oplyse, at der er taget initiativ til en afklaring af rammebilaget med henblik på at sikre, at teksten i rammebilaget svarer til de faktiske forhold på sagsområdet. Forhandlingerne er endnu ikke afsluttet.

-

-

-

Revisionsdirektoratets protokollat 14/2000 vedrørende årsregnskab 2000 for Skatte- og Registerforvaltningen er fremlagt i sekretariatet.

Forretningsbeskrivelse for afstemning mellem KMD Debitor og KØR er fremlagt sekretariatet.

Erik Jacobsen

/Louise Schønau