Besvarelse af Revisionsprotokollat nr. 5/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. august 2001

Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender efterfølgende sagsbeskrivelse over besvarelse af revisionsprotokollat nr. 5/2000 om Kontraktledelse i Københavns Kommune.

Revisionsdirektoratet har leveret revisionsprotokollat nr. 5/2000 om Kontraktledelse i Københavns Kommune.

Hermed afgives Økonomiforvaltningens kommentarer til Revisionsdirektoratets protokollat nr. 5/2000 om kontraktledelse i Københavns Kommune.

Indledningsvis skal Økonomiforvaltningen bemærke, at forvaltningen i sommeren 2000 besluttede at udarbejde et nyt tilpasset kontraktkoncept for de 4 kontraktenheder under Økonomiudvalget. Konceptet er udarbejdet i et samarbejde mellem kontraktcheferne for de fire kontraktenheder og Intern Service i Økonomiforvaltningen.

Formålet med tilpasningen var at videreudvikle konceptet til at have karakter af en rammekontrakt med mulighed for fleksibel løbende udvikling af kontrakten og med vægt på formulering af klare mål og målinger.

Kontraktforhandlingerne er netop afsluttede og den 26. juni 2001 tiltrådte Økonomiudvalget kontrakter for henholdsvis Københavns Kommunes Kursuscenter, Løn- og Pensionsanvisningen samt Københavns Skatte- og Registerforvaltning. Kontrakterne er vedlagt til orientering.

Generelt om kontraktstyring i Københavns Kommune

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at kontraktstyring er ét blandt en række redskaber, der i dialog mellem forvaltninger og kontraktenheder skal forbedre og til stadighed udvikle den kommunale økonomistyring i bred forstand.

Ud over kontraktstyring foregår økonomistyringen parallelt i budgetudarbejdelsen, budgetopfølgningen og regnskabsaflæggelsen på baggrund af de krav der generelt er i kommunen og de krav, som de enkelte forvaltninger supplerende måtte have fastlagt. Det betyder, at mange elementer i økonomistyringen håndteres andre steder end i kontrakterne og en af kontrakternes vigtigste målsætninger er derfor at fastholde virksomhederne i en strategisk udvikling.

Økonomiforvaltningen stiller sig endvidere noget forundret overfor det foreliggende protokollat, hvor der er foretaget revision af om vejledningen "Kontraktledelse i Københavns Kommune" fra 1998 er blevet overholdt fuldt ud.

Økonomiforvaltningen har ikke tænkt vejledningen som havende karakter af en retsforskrift over for de øvrige forvaltninger, men må på baggrund af revisionens undersøgelse konstatere, at tiden er kommet til at foretage en større gennemgang af den eksisterende vejledning med henblik på at sikre. at en ny revideret udgave giver den fleksibilitet og mulighed for dynamisk tilpasning. som er nødvendig i en kommune baseret på værdigrundlag, værdiledelse og dialog.

Opbygningen med en standarddisposition i den gældende vejledning har haft til formål at sikre et vist kvalitets- og sammenligningsniveau i indholdet af de første kontrakter. Et hensyn der også vil blive taget højde for i den kommende revision af vejledningen.

Revisionsdirektoratet anfører, at styring ved mål og resultatkrav indebærer risiko for ensidig fokusering.

Økonomiforvaltningen er enig i, at det er vigtigt, at de opsatte mål er dækkende for hele virksomhedsområdet. Omvendt bør dette dog ikke forhindre, at der er mulighed for at skævvride det ledelses- og opgavemæssige fokus i en virksomhed for en nærmere bestemt periode, hvis der er dele af virksomheden, hvorom der er enighed mellem aftaleparterne om, at der bør ske en bestemt udvikling. Denne fokusering er efter Økonomiforvaltningens opfattelse i nogle tilfælde nødvendig og udtryk for en bevidst prioritering af virksomhedens opgaver og ressourcer, som er et af hovedformålene bag kontraktstyringen.

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at dialogen under kontraktforhandlingerne netop har til formål, at eliminere asymmetrien i informationen mellem forvaltningen og virksomheden.

Revisionsdirektoratet anfører, at der en risiko for, at kontraktindgåelse vil medføre modvilje hos medarbejderne.

Revisionens påstand kan ikke afvises, og Økonomiforvaltningen lægger naturligvis vægt på at der er medarbejderinddragelse i forbindelse med kontraktformuleringen. Imidlertid er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at det er den lokale ledelses ansvar i den enkelte kontraktvirksomhed, at medarbejderinddragelsen foregår på en måde, som passer til den lokale virksomhedskultur.

Revisionsdirektoratet anfører, at der i de enkelte kontrakter bør fastlægges individuelle rammer for, hvilke forhold der kan betinge en ændring af kontraktens vilkår. Revisionen anfører endvidere, at den faktiske administration stort set bør foregå efter de vilkår, der gælder for en sædvanlig kontrakt.

Først og fremmest skal Økonomiforvaltningen understrege at der ikke er tale om kontrakter i almindelig juridisk bindende forstand, jf. de almindelige og generelle forbehold for indgåelse af kontrakterne.

For så vidt angår muligheden for at ændre i kontrakten i løbet af en kontraktperiode skal Økonomiforvaltningen bemærke, at i en kontrakt for en 4-årig periode, kan der selvfølgelig opstå situationer, der ændrer de forudsætninger, som kontrakten er indgået på (typisk ift. de politiske målsætninger, de økonomiske rammer eller i forhold til udviklingen på et teknisk område – f.eks. IT). Det er Økonomiforvaltningens opfattelse/erfaring, at det er vigtigt, at der er mulighed for at tilpasse kontrakten, så den afspejler de ændrede forudsætninger, således at der til stadighed er overensstemmelse mellem den aftalte økonomi og de opstillede opgavekrav samt mellem de politiske forventninger og virksomhedens faktiske resultater. Ellers er der risiko for, at parterne mister tilliden til kontrakternes validitet.

Økonomiforvaltningen er derfor ikke enig i, at ændringer i kontrakten skal ske i begrænset omfang. Det skal være muligt at ændre i kontrakten i det omfang, det er nødvendigt.

Revisionsdirektoratet anfører, at det ikke fremgår af virksomhedskontrakterne, hvilke sanktioner, der vil finde anvendelse i tilfælde af manglende målopfyldelse.

Økonomiforvaltningen har i forhold til sanktionsproblematikken ikke ønsket at fastlåse mulighederne. Virksomhedskontrakterne bygger på gensidig tillid og ledelsesmæssige frihedsgrader, men der vil naturligvis være fokus på, om virksomhederne opfylder de aftalte krav. Er dette ikke tilfældet, må konsekvenserne vurderes på forvaltningsniveau, og er der tale om væsentlige mangler i målopfyldelsen, vil det i sidste ende være et politisk spørgsmål, hvilket omfang sanktionerne skal have.

Økonomiforvaltningen er samtidig af den opfattelse, at positive sanktioner (eksempelvis i form af en direktør- og medarbejderkontrakt med indbygget løn-bonus) kan have en langt større effekt end nedskrevne negative sanktionstrusler.

Endelig er det efter Økonomiforvaltningen opfattelse helt centralt, at målfastsættelsen bliver så ambitiøs som muligt. En meget firkantet sanktionsfastsættelse kan betyde, at virksomheden ikke vil fastsætte målene på et tilstrækkeligt ambitiøst grundlag.

Revisionen forudsætter i dette afsnit, at der i alle tilfælde etableres et målhieraki fra institutions- til medarbejderniveau.

Økonomiforvaltningen mener ikke, at etableringen af et sammenhængende målhieraki er en selvstændig målsætning for kontraktstyringen. Det er kun hensigtsmæssigt, hvor den overordnede kontrakt og virksomhedens produktion og interne styringsforhold gør det muligt.

Revisionen nævner, at kontrakterne bør indeholde mål om eksempelvis regnskabsføring og budgetoverholdelse m.v.

Som nævnt under Økonomiforvaltningens generelle bemærkninger er en af de vigtigste målsætninger med kontrakten at fastholde virksomheden i en strategisk udvikling. Mål for regnskabsføring og budgetoverholdelse mv. håndteres derfor som udgangspunkt i den økonomistyring, som fastlægges i de krav, der generelt er stillet til kommunens forvaltninger. Derfor bør sådanne krav være overflødige i kontrakten (med mindre virksomheden er meget nødlidende på økonomistyringsområdet).

Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at der med fordel i højere grad kan anvendes nye former for generelle regnskabs- og rapporteringssystemer, som kan bidrage til en styrkelse af den interne økonomistyring mellem forvaltningen og kontraktvirksomheden.

Det er tillige Revisionsdirektoratets opfattelse, at den årlige opfølgning bør omfatte opfølgning på de kvalitetsmæssige aspekter.

Dette er Økonomiforvaltningen enig i, og i forbindelse med den kommende revision af kontraktkonceptet vil Økonomiforvaltningen overveje, om der med fordel kan indføres et afrapporteringsredskab i lighed med det koncept, der ligger til grund for den statslige virksomhedsregnskabsordning. Det er Økonomiforvaltningens håb, at Revisionsdirektoratet i givet fald vil forhold sig positivt til et sådant redskab og indgå i et nærmere samarbejde om udformningen af de konkrete rammer for dette.

Afslutning

Økonomiforvaltningen lægger vægt på, at kontraktstyring er et vigtigt redskab i forbedringen og udviklingen i kommunens økonomistyring i bred forstand. Derfor er det også en målsætning for forvaltningen, at der skal ske en fortsat udbygning både antals- og indholdsmæssigt. Revisionsprotokollatet er et værdifuldt bidrag hertil og vil som sådan indgå i den kommende revision af kommunens vejledning om kontraktstyring og i forbindelse med udformningen af nye kontrakter.

Som nævnt betragter Økonomiforvaltningen kontrakter som ét blandt en række redskaber, der understøtter økonomistyringen i kommunen. Af yderligere initiativer skal nævnes, at forvaltningen har igangsat et arbejde med at opstille et Balanced Scorecard for Københavns Kommune, og at forvaltningen løbende arbejder med krav til opstilling af mål og målinger i budgetter, budgetopfølgning og regnskab. Disse redskaber suppleres med en række initiativer og udvikling af værktøjer inden for ledelse, personale, organisation, service, kompetencer, kvalitetsudvikling, kvalitets(pris)model m.v.

-

-

-

Revisionsprotokollat 5/2000 om Kontraktledelse i Københavns Kommune ligger til gennemsyn i sekretariatet.

Erik Jacobsen

/Louise Schønau