Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med opkrævning og inddrivelse (debitorsystemet).

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 28. august 2001

Økonomiforvaltningen indstiller

at Økonomiudvalget godkender at, der i forbindelse med opkrævning og inddrivelse kan ske behandling af personoplysninger.

at Økonomiudvalget godkender, at der kan foretages anmeldelse til Datatilsynet

I henhold til §6 sk. 1 i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune¨og bydelene" skal beslutning om behandling af personoplysninger træffes af vedkommende udvalg.

Der skal forinden iværksættelsen foretages anmeldelse og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet jf. §§ 43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger. Da behandlingerne kan omfatte følsomme oplysninger om menneskers rent private forhold skal der forinden iværksættelsen tillige indhentes udtalelse fra Datatilsynet jf. §§ 43 og 45 i lov om behandling af personoplysninger.

Behandlingerne har været anvendt før Persondatalovens ikrafttræden efter Registerlovgivningens forskrifter. Indstillingen drejer sig således om allerede eksisterende behandlinger og er alene forårsaget af reglerne i den nye Persondatalov.

Debitorsystemet anvendes i forbindelse med udsendelse af regninger, betalingskontrol og inddrivelse af gæld hos borgere og virksomheder. I forbindelse med dette kan der anvendes forskellige former for tvang, herunder udlæg, lønindeholdelse, begæring af konkurs osv. Systemet anvendes til sagsstyring ved opkrævnings- og inddrivelsesopgaven. Der behandles følsomme oplysninger, hvor det er påkrævet for at kunne vurdere om skyldner har krav på henstand med betalingen. Derudover udarbejdes der statistik, analyser, ressourceplanlægning, prioritetsstyring og inkassoplaner på baggrund af de oplysninger, som er tilgængelige for sagsbehandlingen.

I forbindelse med iværksættelsen af opkrævning og inddrivelse, som indebærer behandling af personoplysninger, vil det være nødvendigt at foretage følgende typer af behandlinger:

Udsendelse af opkrævninger og regninger m.v. til borgere og virksomheder m.v. og kontrol af, om betaling finder sted inden for den fastsatte betalingsfrist samt evt. efterfølgende udsendelse af rykkere og udlægstilsigelser. For udestående fordringer, der ikke betales, kan der indgås en frivillig betalingsordning, og kommunen, herunder pantefogeden, har i visse tilfælde mulighed for at anvende tvangsmidler, f.eks. udlæg, lønindeholdelse, modregning og indtræden i krav, som skyldner har imod staten, begæring om konkurs, skyldners pligt til at oplyse om sine økonomiske og personlige forhold, skyldners pligt til personligt fremmøde, skyldners arbejdsgivers pligt til at afgive oplysninger. Sagsstyring i forbindelse med opkrævnings- og inddrivelsesopgaven. Sikringsakter og inddrivelse i forbindelse ved opfølgning af foretagne udlæg. I forbindelse med disse opgaver påløber gebyrer, renter o g afgifter, som normalt skal betales af skyldneren. Kommunen kan eftergive en fordring, meddele henstand eller foretage indstilling til anden myndighed herom. Opgørelse af betalingsevnen ved fastsættelse af afdrag mv på grundlag af bl.a.skyldnerens og husstandens indkomstoplysninger, herunder udbetalte sociale /offentlige ydelser, boligstøtte, boligudgifter, samt boligens og husstandens størrelse. Aftaleoplysninger kan, efter skyldnerens indberetning, indgå fra Elektronisk Borgerservice.

Kommunen forestår inddrivelse af en række restancer på statens vegne samt opkrævning og inddrivelse af en række fordringer og restancer på egne vegne og i visse tilfælde også på private borgeres vegne. Skyldners tidligere bopælskommune( r ) kan anmode om inddrivelse af en fordring. Hertil kommer udenlandske skattekrav. Pantefogden kan foretage udlæg for amtskommunale krav, der er tillagt udpantningsret. De statslige krav omfatter f.eks. personlige skatter, arbejdsmarkedsbidrag, særlig pensionsopsparing og ejendomsværdiskat. De øvrige krav omfatter fortrinsvis:

1. Underholdsbidrag
2. Tilbagebetalingspligtig kontanthjælp
3. Forbrugsafgifter
4. Boligindskudslån
5. Boligstøtte
6. Motorkøretøjer (invalidebiler)
7. Daginstitutioner.
8. Parkeringsafgift
9. Biblioteksafgift
10. Ejendomskat.

I forbindelse med sagsbehandlingen indberettes data og notater til de anvendte registre, og der udarbejdes dokumenter i et tekstbehandlingssystem. Modtagne dokumenter kan scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes som dokumentation for sagsbehandlingen. Der udarbejdes statistik, analyser, ressourceplanlægning, prioritetsstyring, samt inkassoplaner for opgavens varetagelse. Helbredsoplysninger og oplysninger om væsentlige sociale problemer må kun behandles, hvis dette er nødvendigt for at afgøre, om skyldneren har krav på henstand eller lign. Oplysninger om strafbare forhold må ikke omfatte oplysninger om årsagen til frihedsberøvelsen, medmindre sådanne oplysninger er offentlig tilgængelige. Der indgår data fra:

1. Told og Skat: debitors og ægtefællens indkomst, fradrag, formue og andre skattemæssige oplysninger, samt fordringsoplysninger fra Det centrale Fordringsregister
2. Told og Skat vedr. identifikation af virksomheder, den indeholdelsespligtiges indberetning af A-indkomst, påligning, restancer og modregning
3. Finansstyrelsen vedr. lønindeholdelse
4. Andre kommuner, se anmeldelsen afsnit 5
5. Betalingsformidling, f.eks. PBS, Girobank og Det fælles indbetalingssystem (pengeinstitutternes bogføringscentraler) ved oprettelse af formidlingsaftale og indbetaling
6. Kreditoplysningsbureau (kvittering for indberetninger)
7. Det centrale personregister og Det Centrale Virksomhedsregister

Behandlingerne har følgende formål:

Påligning, opkrævning og betalingskontrol vedr. offentlige og private krav, der administreres af kommunen/amtet. Inddrivelse af fordringer, herunder anvendelse af tvangsmidler samt den kommunale pantefogeds udlægsforretninger.

I henhold til § 6, stk. 1 i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" er det vedkommende udvalg – i den konkrete sag Økonomiudvalget – der træffer beslutning om behandling af personoplysninger, samt afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen skal evt. indgå i den løbende statistikproduktion, der foretages i Københavns Statistiske Kontor og i revisionsopgaver der varetages i Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

KMD-Debitor indgår helt/delvis i behandlingen. Økonomiforvaltningen er systemansvarlig for KMD-debitor.

Da behandlingerne kan omfatte følsomme oplysninger om menneskers rent private forhold skal der forinden iværksættelsen udover anmeldelse tillige indhentes en udtalelse fra Datatilsynet jf. §§ 43 og 45 i lov om behandling af personoplysninger.

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet vedlægges til orientering. Såfremt Datatilsynet har væsentlige bemærkninger til anmeldelsen, vil Økonomiudvalget få genforelagt sagen.

Behandlingen anmeldes efter de øvrige anmeldelser (dvs. efter Datatilsynets anmeldelsesfrist), da fællesanmeldelsen fra Kommunernes Landsforening, som ligger til grund for denne anmeldelse, ikke var godkendt af Datatilsynet inden Datatilsynets tidsfrist for anmeldelser udløb. Behandlingerne af data har pågået inden denne anmeldelse, da varetagelsen af opkrævning og gældsinddrivelse ikke har kunnet afvente at den endelige fællesanmeldelse var færdig. Behandlingen har fulgt de registerforskrifter, der er udarbejdet efter registerlovgivningen. Et stop for behandlingerne ville få konsekvenser i form af en ophobning af sager, overskridelse af frister og et betydeligt arbejdspres for de involverede medarbejdere. I forhold til Datatilsynet er det i tilsynets interesse at få ensrettet anmeldelserne, og man er derfor formentlig også villig til at acceptere at fællesanmeldelsen på dette område er forsinket.

-

Udkast til anmeldelse til Datatilsynet.

Fællesanmeldelse af behandling i forbindelse med opkrævning og inddrivelse fra Kommunernes Landsforening

Notat vedr. behandling af oplysninger om personfølsomme data i forbindelse med opkrævning og inddrivelse

Erik Jacobsen

/ Lise Bindel