Annullering og omdisponering af projektet KØR snitflader

Nærværende indstilling behandler i) forslag om annullering af projektet vedrørende standardisering af KØR snitflader ii) forslag om omdisponeringen af overskydne midler fra standardisering af KØR snitflader til Købehavns Ejendomme projekt- og økonomistyrings system (KØPS) iii) forslag om omdisponeringen af overskydne midler fra standardisering af KØR snitflader til fuldautomatiseret lønafstemning.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler at godkende,

1.      at projektet vedr. standardisering af KØR snitflader annulleres,

2.      at der i 2012 gives et rådighedsbeløb og en anlægsbevilling på 5 mio. kr. (2012 p/l) til projektet KØPS på Økonomiudvalgets bevilling, Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3, rådighedsbeløbet finansieres af de resterende midler fra projektet KØR snitflader på samme bevilling og funktion,

3.      at der i 2012 gives et rådighedsbeløb og anlægsbevilling på 2,5 mio. kr. (2012 p/l) til fuldautomatiseret lønafstemning på Økonomiudvalgets bevilling, Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3., rådighedsbeløbet finansieres af de resterende midler fra projektet KØR snitflader på samme bevilling og funktion,

4.      at det resterende rådighedsbeløb i 2012 på 5,89 mio. kr. (2012 p/l) fra projektet KØR snitflader på Økonomiudvalgets bevilling, Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 tilfalder Økonomiudvalgets bevilling, finansposter, funktion 8.22.05.5 (Kassen).

Borgerrepræsentationen besluttede i forbindelse med budgetaftalen for 2011 at gennemføre et forslag om at standardisere KØR snitflader i et samlet Oracle-miljø. I forbindelse med budgetforslaget afsatte Borgerrepræsentationen 15,1 mio. kr. (2011 p/l) i anlægsmidler til systemet og udmøntede en effektivisering på 6,4 mio. kr. i 2012 stigende frem mod 2014 til 6,7 mio. kr. årligt på tværs af forvaltningerne.

Økonomiforvaltningens Koncernservice (KS) har sammen med en uvildig ekstern rådgiver efterfølgende foretaget en revidering og kvalificering af effektiviseringsforslaget med udgangspunkt i anskaffelse af en standard platform til håndtering af grænsesnit mellem fagsystemer og KØR. En revidering af forslaget viser, at en standardisering af KØR-grænsesnit til et samlet Oracle-miljø vil koste 6 mio. kr. mere end budgettet på 15,1 mio.kr. Endvidere viser analysen, at de forventede besparelser vil udgøre ca. 3,3 mio. kr mindre årligt end de tidligere antaget 6,7 mio. kr.

Som følge af, at forudsætningerne for standardisering af KØR snitflader har vist sig ikke at kunne realiseres, anbefaler KS, at projektet annulleres. De frie midler, som udgør 13,39 mio. kr. (2012 p/l), foreslås omdisponeret til de to nedenstående projekter samt at de resterende midler (5,89 mio. kr.) tilfalder kommunens kasse.
 

KØPS

Københavns Ejendomme har ønsket implementeret ny systemfunktionalitet til at understøtte arbejdsgange i afdelingerne Projekt og Bygherre og Drift og Service. Projekt og Bygherre skal anvende løsningen til styring af anlægsprojekter og økonomistyring heraf.

For Drift og Services vedkommende understøtter løsningen arbejdsgange i forbindelse med bestilling af vedligehold på kommunens ejendomme samt økonomistyring og aflæggelse af ejendomsregnskaber.

Løsningerne består af to Oracle moduler ”Project” og ”EAM” som har været udviklet af en ekstern applikationsleverandør. Modulerne vil fremad være en integreret del af kommunens økonomisystem (KØR). Koncernservice har bistået med projektledelse i et samlet projektforløb, der har gået under navnet KØPS. KØPS var senest berammet til at skulle gå i drift i juni 2011.

I forbindelse med tests der blev afsluttet i oktober 2011 viste det sig, at der var problemer med at få systemet til at virke i overensstemmelse med KEjds forretningsbehov. Årsagen til dette skyldes problemer med snitfladen mellem den eksisterende KØR løsning og opsætningen af KØPS, herunder hvordan løsningen skulle håndtere moms. Forsinkelsen har bevirket, at det ikke er muligt at gennemføre projektet indenfor den bevilligede ramme på 10 mio. kr. (BR 10.03.2011).

En uvildig rådgiver (Herbert Nathan & Co) har udarbejdet et review af KØPS løsningen og vurderet, at løsningen til Projekt og Bygherre virker som den skal, men at der udestår gennemførslen af en række projektaktiviteter for at løsningen understøtter KEjds behov. I forhold til løsningen for Drift og Service er vurderingen, at der bør gennemføres yderligere analyser for at kunne vurdere om løsningen kan imødekomme KEjds behov.

På baggrund af Herbert Nathans vurdering er KS og KEjd enige om, at det vil være hensigtsmæssigt at færdiggøre implementeringen af Projekt og Bygherre inden for en tidsmæssig ramme på 2 måneder, samt en økonomisk ramme på 1,3 mio. kr.

KS og KEjd er enige om, at det efter implementeringen af Projekt og Bygherre vil være hensigtsmæssigt at gennemføre analysen af løsningen for Drift og Service. Måtte analysen vise, at løsningen kan færdiggøres foreslås det, at der allerede nu reserveres midler hertil. Analyse af udeståender for Drift og Service er estimeret til 0,7 mio. kr. mens implementering af udeståender forventes at udgøre 3,0 mio. kr.

Det indstilles derfor, at 5 mio. kr. omdisponeres fra standardisering af KØR snitflader til KØPS til finansiering af den resterende del af projektet.

Borgerrepræsentationen vedtog med budgettet for 2012 at afsætte 1,5 mio. kr. i 2012 til at implementere Projekt og Bygherre løsningen i de øvrige forvaltninger for at øge kvaliteten i anlægsstyringen.  Koncernservice forventer ikke, at forsinkelsen i implementeringen i KEjd får betydning for udrulningsplanen i de øvrige forvaltninger.

Fuldautomatiseret lønafstemning

Borgerrepræsentationen besluttede med budgettet for 2012 at etablere en central lønafstemningsenhed i Økonomiforvaltningens Koncernservice til at følge op på de udeståender og revisionsbemærkninger i forhold til bl.a. afstemningen mellem kommunens lønsystem og økonomisystem. Enheden blev finansieret indenfor den økonomi, der allerede eksisterer til at afholde udgifterne til kommunens lønsystem. Enheden er allerede etableret og løser pr. 1. januar afstemningsopgaven på vegne af alle forvaltninger. Opgaveløsningen har allerede vist, at der et potentiale i både kvalitetsmæssigt og økonomisk at indkøbe en standardapplikation til opfølgning og afstemning af lønrelaterede transaktioner i forbindelse med Københavns Kommunes løndrift.

Tilkøbet af applikationen gøre det muligt at gennemføre fuldautomatiserede afstemninger på lønområdet, som vil minimere risikoen for evt. fejl, da hverken KMD eller KK herefter manuelt skal indlæse data i afstemningsprocessen.

Effektiviseringspotentialet vil blive estimeret i løbet af foråret 2012 og indgå i budgetforhandlingerne for 2013.

Der blev i 2011 afsat 15,1 mio. kr. (2011 p/l) til projektet vedr. standardisering af KØR snitflader. I 2011 er der anvendt 2,1 mio. kr. (2011 p/l) på projektet vedr. Standardisering af KØR snitflader, heraf 0,5 mio. kr. til KS’ projektdeltagelse og 1,6 mio. kr. i konsulentbistand fra Herbert Nathan & Co. De resterende midler på 13,0 mio. kr. (2011 p/l) er overført til 2012 i forbindelse med de tidlige anlægsoverførsler.

Tabel 1 viser, hvordan effektiviseringen vedr. standardisering af KØR snitflader er indarbejdet i udvalgenes budgetrammer fra 2011 og frem. Det skal dog bemærkes, at effektiviseringen i Økonomiudvalget er placeret i Koncernservice og ikke udmøntet til den øvrige del af forvaltningen.

Tabel 1. Effektivisering fordelt pr. udvalg jf. budget 2011

Den effektivisering, som er indarbejdet som følge af KØR snitflade projektet, indhentes dels af øgede effektiviseringer på andre områder (jf. oversigten i bilag 1). Derudover er det Koncernservice, som primært rammes af den manglende effektivisering. KS vil tage højde herfor i forbindelse med aflevering af nye effektiviseringsforslag til budgetforhandlingerne for 2013.

KØPS

Det indstilles, at der gives et rådighedsbeløb og en anlægsbevilling på 5 mio. kr.(2012 p/l) til færdiggørelsen af KØPS. Midlerne finansieres af frie midler fra standardisering af KØR snitflader.

Fuldautomatiseret lønafstemning

Det indstilles, at der gives et rådighedsbeløb og en anlægsbevilling på 2,50 mio. kr. (2012 p/l) til fuldautomatiseret lønafstemning. Midlerne finansieres af frie midler fra standardisering af KØR snitflader.

Det indstilles at de resterende midler fra standardisering af KØR snitflader på 5,89 mio. kr. (2012 p/l) tilfalder kommunes kassen.

Høring

Indstillingen har været administrativt forelagt og drøftet med Kultur- og Fritidsforvaltningen, som er enig i indstillingen.

Økonomiudvalgets beslutning den 28. februar 2012

Indstillingen blev anbefalet.