Tilslutning til kommunale forpligtende indkøbsaftaler

Økonomiudvalget skal tage stilling til, om Københavns Kommune skal tilslutte sig de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på forbrugsartikler, kontormøbler og computere i regi af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice).

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1.      at Københavns Kommune tilslutter sig de forpligtende indkøbsaftaler på forbrugsartikler, kontormøbler og computere.

SKI er som led i aftalen om kommunernes økonomi 2012 blevet pålagt af KL og regeringen at etablere 15-20 forpligtende kommunale indkøbsaftaler frem mod 2015. Økonomiudvalget skal træffe beslutning om, hvorvidt Københavns Kommune skal tilslutte sig de forpligtende indkøbsaftaler på forbrugsartikler, kontormøbler og computere. Københavns Kommune har tilsluttet sig den første aftale vedr. kopi og print, jf. ØU 8.11.2011 punkt 4.

De effektiviseringer, som de forpligtende indkøbsaftaler frigør i kommunerne, skal ikke afleveres til staten, men kan anvendes til velfærd i kommunerne. Aftalerne indgås på standardiserbare indkøbsområder, der erfaringsmæssigt har resulteret i store effektiviseringer.

Københavns Kommune har deltaget i projektgrupperne hos SKI, og bidraget til udformningen af de forpligtende rammeaftaler. Københavns Kommune er desuden repræsenteret i styregruppen for de forpligtende kommunale indkøbsaftaler. Herigennem har Københavns Kommune arbejdet for at inddrage alle ønsker og krav fra forvaltningerne til de enkelte udbud.

Hovedprincipperne for de tre indkøbsaftaler er følgende:

·         Indkøbsaftalerne på forbrugsartikler og kontormøbler indgås med én leverandør hver med henblik på at opnå gode priser. Computeraftalen indgås med tre leverandører med mulighed for løbende konkurrenceudsættelse,

·         Kommunen forpligter sig til at købe indkøbsaftalens produkter hos den vindende leverandør. Såfremt kommunen alligevel køber ind uden for aftale starter der efter omstændighederne en dialogprocedure, hvorefter kommunen skal rette op på sine indkøb uden for aftale,

·         Kommunen forpligtes til at udarbejde en strategi for at sikre overholdelse af aftaleforpligtelsen og udbredelse af kendskabet til aftalen hos centrale og decentrale enheder,

·         Kommunen skal tilslutte sig aftalerne inden offentliggørelse af udbuddene. Kommunerne vælger selv tiltrædelsesdatoen, så evt. eksisterende aftaler kan udfases. Selvejende institutioner kan tilsluttes af kommunen samtidig med kommunens tilslutning til aftalerne, men ikke efterfølgende. Økonomiforvaltningen har via fagforvaltningerne spurgt de selvejende institutioner, hvorvidt de ønsker at deltage på aftalerne.

Økonomiforvaltningen vurderer, at Københavns Kommune bør tilslutte sig aftalerne. Dels forventes aftalerne at give mulighed for at opnå gode priser, dels kan kommunen ved at bakke op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler arbejde for en udvikling, hvor de administrative omkostninger ved at foretage udbud og lave indkøbsaftaler på sigt reduceres, da opgaverne i stedet løftes af SKI.

Det er forvaltningerne, der hver især har ansvaret for, at der ikke købes ind udenfor aftalen i deres respektive forvaltning. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne præsentere den tværgående Økonomikreds for en statusoversigt over kommunens egen aftaleoverholdelse.

Såfremt indstillingen tiltrædes, vil Økonomiforvaltningen på Københavns Kommunes vegne tiltræde SKIs rammeaftaler på forbrugsartikler, kontormøbler og computere.

På indkøbsområdet kopi og print er udbud hos SKI igangværende. Aftalen forventes at træde i kraft primo maj 2012, efter en kortere fristforlængelse i tilbudsfristens spørgsmål - svar periode.

I vedhæftede bilag findes en bruttoliste over de øvrige områder, som SKI overvejer at udbyde som forpligtende kommunale indkøbsaftaler.

Claus Juhl

                                                                  /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 28. februar 2012

Sagen blev udsat ved mødets start.