Status på implementering af Socialforvaltningens handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen
Indstilling og beslutning
Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget og Økonomiudvalget,
1. at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,
2. at tage Deloittes og Intern Revisions afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2,
3. at godkende, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger status på implementeringen og effekterne af handleplanen (fra september 2011) for udvalgene ultimo 2013, herunder revisionens vurdering af, om handleplanen er blevet forankret i den normale drift, baseret på en stikprøvevis gennemgang.
Socialforvaltningen indstiller til Socialudvalget,
4. at godkende handleplan fase 2, jf. bilag 3,
5. at godkende, at Socialforvaltningen fremlægger status til udvalget på implementering af handleplan fase 2 kvartalsvis i 2013.
Problemstilling
Revisionsfirmaet Deloitte og Intern Revision (herefter revisionen) har i direktionsnotater og rapporter i 2011 haft en række bemærkninger til økonomistyringen og kvaliteten i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen. Økonomiudvalget godkendte i august 2011, at Socialforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionen skulle fremlægge en handleplan for udvalgene. Udvalgene godkendte i september 2011 handleplanen, og ved opfølgning på implementering af handleplanen i juni 2012 besluttede udvalgene, at revisionens vurdering heraf ligeledes skal indhentes i forbindelse med forelæggelse af status for implementering af handleplanen november 2012.
Løsning
Handleplanen består af 85 initiativer. Revisionen er bedt om at vurdere fremdriften på 65 punkter. Ud af de 85 punkter er 73 punkter afsluttet i forhold til handleplanens ordlyd.
Bilag 1 indeholder en samlet skematisk oversigt over status på de enkelte initiativer i handleplanen. Socialforvaltningens vurdering af status fremgår af kolonnen "SOF Status oktober 2012". Revisionens vurdering af status fremgår af kolonnen "Revisionens vurdering".
Revisionen har redegjort for sin samlede vurdering af status pr. oktober 2012 i det vedlagte bilag 2. Heraf fremgår bl.a. følgende:
”Vi har foretaget en vurdering af fremdriften i handleplanens enkelte indsatsområder.
Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret kritiske forhold i form af 5 punkter markeret med rødt i efterfølgende oversigt, hvor der er mindre fremdrift eller kvalitet i leverancen, som kræver opmærksomhed og korrigerende handlinger fra ledelsens side (2 af de 5 punkter afventer tilbagemelding fra Social- og Integrationsministeriet).
Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret, at direktionen har planlagt/iværksat korrigerende handlinger og/eller stillet forslag til ny ajourført slutdato for disse punkter.
Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen anmodede os i forbindelse med vores vurdering i maj 2012 om en samlet vurdering af fremdriften i handleplanen. Det var vores generelle vurdering, at der i det hidtidige forløb havde været arbejdet målrettet og struktureret med opfølgningen på handleplanen. Under henvisning til de mange udestående punkter måtte vi konstatere, at denne indsats ikke havde været tilstrækkelig og fremadrettet burde styrkes snarest med henblik på at sikre opfyldelsen af de kritiske leverancekrav.
På baggrund af revisionens anbefalinger har Socialforvaltningen yderligere styrket den opfølgende indsats, herunder den ledelsesmæssige involvering, for at sikre opfyldelsen af de udestående punkter.
Der blev nedsat dels et opfølgningssekretariat med en kontorchef og to erfarne medarbejde med indsigt i Socialforvaltningens organisation, dels en intern styregruppe ledet af et direktionsmedlem og bistået af myndighedschefer og kontorchefer med dagligt ansvar for implementeringen af de mest kritiske punkter i handleplanen. Socialudvalget er blevet orienteret månedligt om fremdriften i handle-planen baseret på styregruppens drøftelser.
Ved vurderingen pr. oktober 2012 er det vores generelle opfattelse, at Socialforvaltningens supplerende organisatoriske tiltag har haft en særdeles positiv effekt på implementeringen af handleplanen."
Revisionens samlede gennemgang af status er vedlagt som bilag 2.
Tabel 1. Revisionens vurdering af status i hhv. maj 2012 og oktober 2012
Udover de punkter, der indgår i tabel 1 ovenfor har revisionen markeret tre punkter med blåt (som betegner, at fristen endnu ikke er indtruffet, og at status derfor ikke er vurderet).
Det fremgår af revisions tabel at 5 punkter vurderes som røde.
Tabel 2 - 5 røde punkter fordelt efter årsag til forsinkelse.
|
Årsag |
Antal punkter |
Punkt |
Korrigerende handling |
|
Afventer ministeriets tilbagemelding |
2 |
Gennemgang af ældre afgørelser (§100) - omkonteringer og berigtigelser (1.1.1.1B)
Kontrol med medicinafregning (1.2.5.6) |
Ingen korrigerende handling. Ministeriets svar vedr. hhv en skønsmæssig model for berigtigelser og en afklaring af kontrolansvar på apotekerområdet afventes. Der rykkes jævnligt for svar. |
|
Kræver særlig bevågenhed fra ledelsen i SOF |
3 |
SOFUS fase 1 (2.1.3.1)
SOFUS fase 2a: IT-understøttelse af MY-niveau & overordnet budgetansvarlige og udbredelse af aktivitetsstyring og afrapportering til alle niveauer(2.4.1.1) Gennemgang af ældre afgørelser (§§41,42) (1.1.2.2.A) |
KS har anbefalet en række ændringer i systemets opbygning med henblik på at sikre driftsstabilitet. Det skal på den baggrund besluttes, hvorvidt fase 2 skal implementeres. Implementeringen af alle 3 punkter har fortsat stor ledelsesmæssig bevågenhed, i form af jævnlige styregruppemøder ledet af en direktør. |
Udover de initiativer, som revisionen har vurderet, omfatter handleplanen 20 initiativer, som Socialforvaltningen vurderer, heraf 3 uafsluttede punkter. Heraf er ét punkt - Min Lederside - forsinket i forhold til den oprindelige tidsplan, derved rød, men forventes afsluttet inden for korrigeret tidsplan. De 2 sidste punkter følger den oprindelige tidsplan, og fremdriften er tilfredsstillende.
Opfølgning på afsluttede punkter i handleplanen:
De initiativer, der er afsluttede i forhold til handleplanens ordlyd, har stadig Socialforvaltningens bevågenhed, da der skal følges op på implementeringen af initiativerne. Revisionen anbefaler, at revisionen ultimo 2013 på stikprøvebasis gennemgår og vurderer aktiviteterne i den aktuelle handleplan (af september 2011) med henblik på at vurdere effekten af implementeringen af aktiviteterne. Revisionen anbefaler videre, at gennemgangen af aktiviteterne forelægges for Socialudvalget og Økonomiudvalget.
Handleplan for kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring - fase 2:
Socialforvaltningen har iværksat en meget stor indsats for at gennemføre handleplanen. Det er derfor afgørende for forvaltningen at fastholde de opnåede resultater ved at forankre dem i den normale drift. Socialforvaltningen har gennemført en række organisatoriske tiltag med det formål, jf. bilag 3.
Herudover er der fortsat behov for ledelsesmæssigt og organisatorisk fokus på at få implementeret de tilbageværende punkter i handleplanen fra september 2011, jf. ovenfor.
Endelig vil Socialforvaltningen gerne bruge det organisatoriske momentum, der er skabt i forvaltningen gennem arbejdet med handleplanen, til at sætte fremadrettet fokus på yderligt en række områder, hvor der er potentiale for et kvalitetsløft i sagsbehandlingen og i den interne økonomistyring. De nærmere tiltag er beskrevet i bilag 4.
Socialforvaltningen har forelagt et udkast til forvaltningens handleplan fase 2 for revisionen, som har vurderet initiativet således, jf. bilag 2:
"Vi finder det vigtigt, at Socialforvaltningen fremadrettet sørger for at fastholde de opnåede resultater ved at forankre dem i den normale drift i forvaltningen.
Vi tilslutter os derfor, at Socialforvaltningen af denne grund og for at fastholde det ledelsesmæssige og organisatoriske fokus på at få implementeret de tilbageværende punkter i den oprindelige handleplan fra september 2011 (vurderet af revisionen første gang i november 2011) har udarbejdet en ny handleplan – Handleplan for kvalitet i sagsbehandlingen og sikker økonomistyring – Fase 2. ”
Økonomi
Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.
Udgifterne til de udestående berigtigelser af statsrefusion i sager efter servicelovens §§ 41-42 og 100 er skønsmæssigt opgjort til i alt ca. 45 mio.kr. vedrørende årene 2010-2012 og ca. 3 mio.kr. i 2013. De forventede berigtigelser i 2013 skal ses i sammenhæng med, at genopretningen af sager efter §§ 41-42 først vil være tilendebragt i løbet af 2013. Udgifterne forventes at kunne afholdes inden for Socialudvalgets ramme. Socialforvaltningen har i dialog med Deloitte udarbejdet en model for skønsmæssige berigtigelser på området, som er forelagt Social- og Integrationsministeriet i juni 2012, og forvaltningen afventer ministeriets svar.
Videre proces
Hvis 3. at bliver godkendt af udvalgene, vil Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen fremlægge status på implementeringen og effekten af handleplanen med revisionens vurdering ultimo 2013.
Hvis 5. at bliver godkendt, vil Socialforvaltningen fremlægge status for Socialudvalget vedrørende implementering og fremdrift på handleplan fase 2 kvartalsvis i 2013 første gang i april 2013.
Anette Laigaard / Claus Juhl
Oversigt over politisk behandling
Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget og Økonomiudvalget,
1. at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,
2. at tage Deloittes og Intern Revisions afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2,
3. at godkende, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen forelægger status på implementeringen og effekterne af handleplanen (fra september 2011) for udvalgene ultimo 2013, herunder revisionens vurdering af, om handleplanen er blevet forankret i den normale drift, baseret på en stikprøvevis gennemgang.
Socialforvaltningen indstiller til Socialudvalget,
4. at godkende handleplan fase 2, jf. bilag 3,
5. at godkende, at Socialforvaltningen fremlægger status til udvalget på implementering af handleplan fase 2 kvartalsvis i 2013.
Socialudvalgets beslutning i mødet den 21. november 2012 Kontorchef Kasper Håkansson, partner hos Deloitte Lynge Skovgaard og revisionschef Kurt Wagner fra Intern revision overværede punktets behandling. Indstillingen blev godkendt.
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning den 27. november 2012
Lynge Skovgaard, Deloitte, Kurt Wagner, Intern Revision og Anette Laigaard, Socialforvaltningen deltog under punktets behandling.
1. - 2. at-punkt blev taget til efterretning og 3. at-punkt blev godkendt.