Optagelse af internt lån til IT-løsninger i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Udbudslovens retningslinjer og kommunens forretningsbehov medfører, at der er behov for reinvesteringer i forvaltningens it-løsninger. Udbud, indkøb samt evt. tilpasning og videreudvikling af it-løsninger medfører væsentlige omkostninger i de første år, som bør finansieres ved et internt lån, så systemet afskrives i takt med, at det anvendes. Modellen for refinansiering af it-systemer via interne lån, følger af økonomiforvaltningens praksis på området.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indkøber og implementerer to systemer, som afløser to ældre forretningskritiske it-systemer. Det ene system er KFF kalender, der skal erstatte den digitale platform brugbyen.nu. Det er en digital platform, der viser Kultur- og Fritidsforvaltningens aktiviteter til borgere. Det andet system er Adgangs- og betalingsløsning til svømmehaller og fitnesscenter. Dette system bruges til at købe billetter til svømmehaller og andre kulturinstitutioner i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Begge systemer er genudbudt som følge af kontraktudløb og krav i udbudsloven og systemerne er forretningskritiske i henhold til at opretholde serviceniveauet for borgerne. Forvaltningen anbefaler, at der optages interne lån til håndtering af finansieringen, da dette følger praksis på området og på grund af at udgifterne ikke forventes at kunne håndteres inden for den eksisterende serviceramme jf. Kultur- og Fritidsforvaltningens første kvartalsprognose 2024. Samtidig er begge projekter på nuværende tidspunkt i implementeringsfasen og forvaltningen er forpligtet til at afholde udgifterne til leverandørerne.

Løsning

Indkøb og implementering af disse to systemer foreslås finansieret gennem optagelse af interne lån. Kultur- og Fritidsforvaltningen ansøger derfor Kultur- og Fritidsudvalget om godkendelse til at optage interne lån til finansiering af indkøb af systemerne i 2024.

De to lån vil være på hhv. 700 og 2.300 t.kr. i 2024. Lånene vil dække indkøb og tilpasning af de nye it-løsninger inkl.:

• Omkostninger til eksterne leverandører
• Omkostninger til integration i Københavns Kommunes it-infrastruktur

Det interne lån optages af Kultur- og Fritidsforvaltningen, og afdragene vil blive finansieret af driften i de efterfølgende år. Denne omkostning er indarbejdet i budgettet, og derfor ikke vil påvirke forvaltningens øvrige aktiviteter. Af tabel 1 og 2 ses oversigt over udgifter til udbud, indkøb samt evt. tilpasning og udvikling af de to it-løsninger.

De interne lån tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til hhv. 185 og 608 t.kr. årligt. Tilbagebetalingsbeløbet er lidt højre end anskaffelsessummen, da der tillægges interne renter på 3,8 pct. på lån i kommunen. Det er forvaltningens vurdering, at 4 år er en passende tilbagebetalingsperiode for it-systemer.

Baggrund

I 700Kultur- og Fritidsudvalgets første kvartalsprognose i april blev indkøbet af de to it-løsninger estimeret til hhv. 600 og 1.800 t.kr. Estimaterne er opjusteret ved denne sag. Dette skyldes primært:

• Højere omkostninger end estimeret til integration i Københavns Kommunes it-infrastruktur.
• Option om implementering af billetløsning i ny svømmehal, Ørestad Svømmehal, medtages i projektet.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 2. Afdraget vil blive afholdt indenfor udvalgets bevilling.

Tabel 2. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser

Tabel 3. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil sagen blive videresendt til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med henblik på dennes godkendelse i forbindelse med 2. sag om bevillingsmæssige ændringer ultimo august 2024.