Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2018

Økonomiudvalget skal tage stilling til oversendelse af revisionsberetningen vedr. årsregnskabet for 2018, samt udvalgenes besvarelser heraf, til Revisionsudvalget.

Kommunens eksterne revisor Deloitte godkender med beretningen Københavns Kommunes regnskab for 2018 uden forbehold, men fremhæver dog, at der forsat er knyttet en betydelig usikkerhed til kommunens tilgodehavender og, at det er kritisk, at disse ikke er afstemt. Økonomiforvaltningen arbejder målrettet på at afstemme kommunens tilgodehavender og forventer, at dette arbejde er afsluttet inden årsregnskabet for 2019.

Med denne indstilling præsenteres revisionsbemærkningerne til regnskabet for 2018 og forvaltningernes handleplaner hertil. Der er afgivet 18 revisionsbemærkninger til regnskabet for 2018, mod 22 til regnskabet for 2017. På baggrund af de udarbejdede handleplaner og deraf følgende indsatser, vurderes det på nuværende tidspunkt, at 14 af de 18 bemærkninger kan lukkes med regnskabet for 2019. Revisionen konstaterer, at der er sket forbedringer på en række områder, men at kommunens også skal sikre, at indsatserne kommer helt i mål.

Efter Økonomiudvalgets behandling oversendes revisionsberetningen og alle handleplaner til revisionsudvalget, der på denne baggrund udarbejder deres betænkning vedrørende beretningen og de tilhørende handleplaner. Betænkningen forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen ultimo oktober, og med denne indstilling forelægges årsregnskabet for 2018 til endelig godkendelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens handleplaner på baggrund af revisionsberetningen for 2018 godkendes,
2. at det godkendes, at Revisionsberetningen og udvalgenes besvarelser heraf oversendes til Revisionsudvalget.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2019 revisionsberetningen til regnskab 2018. På baggrund heraf har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde. Disse godkendes på de respektive udvalg i løbet af august 2019.

Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at

• ·Økonomiudvalget har efter styrelsesloven til opgave at foranledige, at der sker besvarelse af revisionens bemærkninger til årsregnskabet – både for så vidt angår bemærkninger til forvaltningen under Økonomiudvalget som under de stående udvalg.

Økonomiudvalget forelægges derfor med denne indstilling samtlige revisionsbemærkninger og handleplanerne hertil.

Baggrund

Med revisionsberetningen giver kommunens eksterne revision sin vurdering af regnskabsaflæggelsen og det løbende arbejde med regnskabet og godkender her kommunens årsregnskab uden forbehold. Den samlede revisionsberetning er vedlagt som bilag 2.

Kommunens revisor godkender med beretningen Københavns Kommunes regnskab for 2018 uden forbehold og skriver følgende: ”Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.”

Revisionen konkluderer dog samtidigt, at påtegningen er sket ”med fremhævelse af forhold vedrørende regnskabet om den betydelige usikkerhed der er knyttet til den manglende afstemning af kommunens tilgodehavender, herunder usikkerhed for at kommunens indtægter ikke er indregnet korrekt i regnskabet, samt at det potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet. Tilsvarende er der kritisk bemærkning til den udførte forvaltningsrevision vedrørende mangler i økonomistyringen som følge af den manglende afstemning af kommunens tilgodehavende.”

Revisionen afgiver i revisionsberetningen sine bemærkninger til regnskabet; disse gives til områder, hvor revisor anbefaler, at kommunen forbedrer sine indsatser i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Det fremgår af beretningen, at der på alle områder, der påpeges i revisionsbemærkningerne, er iværksat tiltag, der skal løse forholdene.

Alle forhold, der påtales i bemærkningerne, er tidligere blevet påtalt i den løbende revision, hvor revisionen i en række rapporter har redegjort for de fejl og risici man har fundet. Der er udarbejdet handleplaner i forlængelse af de modtagne rapporter, hvorfor dele af de forhold, der bemærkes i beretningen, er løst.

Debitorområdet - Kommunens tilgodehavender

Ved Økonomiudvalgets behandling af regnskab 2018 på mødet 2. april 2019 fremgik særskilt af sagen, at der ved lukning af regnskab 2018 ikke lå en fuld afstemning af Københavns Kommunes tilgodehavender i debitorsystemet (KMD Opus Debitor). Dette indebærer en risiko for, at ikke alle kommunens indtægter fremgår korrekt i regnskabet samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret. Det medfører endvidere, at der i forbindelse med afstemningsproces vil fremkomme ældre forhold, som vil skulle opkræves hos borgere og virksomheder.

Kommunens eksterne revision udtaler i revisionsberetningen kritik af, at kommunens tilgodehavender ikke er afstemt, da dette medfører en risiko for, at kommunens indtægter og tab ikke er korrekte.

Økonomiforvaltningen har nedsat en projektgruppe med deltagelse af KMD, der arbejder med proceskortlægning og afstemning af KMD Opus Debitor og Kvantum med henblik på at sikre en retvisende debitormasse ved regnskabsaflæggelse i 2019; eventuel afskrivning vil ske i henhold til gælder regler. Økonomiforvaltningens direktion holder løbende møder med kommunens revision, hvor fremdriften i arbejdet følges tæt. Økonomiudvalget vil blive orienteret om den økonomiske effekt, når alle konti er udredt og afstemt.

Beretningen indeholder i alt 18 revisionsbemærkninger årsregnskabet, forvaltningsrevisionen og det sociale område. Der er samlet set sket et fald på fire bemærkninger i forhold til regnskabet for 2017, hvor der blev afgivet i alt 22 bemærkninger. Faldet kan primært henføres til socialrevisionen, hvor syv bemærkninger er lukket, med denne beretning gives samlet fem nye bemærkninger. Tabel 1 giver et overblik over udviklingen i revisionsbemærkninger fra 2017 til 2018. Der er siden 2017 blevet lukket 9 revisionsbemærkninger, samt 2 delbemærkninger.

Tabel 1 - Oversigt over udviklingen i revisionsbemærkninger 2017-2018

Nedenstående tabel 2 indeholder en oversigt over revisionsbemærkningerne til regnskabet for 2018 og hvornår handleplanerne hertil forventes afsluttet. Alle revisionsbemærkninger og handleplanerne hertil gennemgås efter tabellen.

Tabel 2 - Oversigt over revisionsbemærkninger for 2018

Det forventes på baggrund af handleplanerne, at 14 bemærkninger lukkes med regnskab 2019, samt at 4 bemærkninger videreføres som følge af at handleplanerne strækker sig ind i 2020.

Intern Revision og Deloitte har overfor Økonomiforvaltningen tilkendegivet, at de handleplaner, der er udarbejdet af forvaltningerne, virker rimelige for at komme i mål, men at den faktiske implementering og udførelse er afgørende. Dette kan først vurderes, når revisionsberetningen for 2019 udarbejdes.

Der er til regnskabet for 2018 afgivet 18 revisionsbemærkninger, disse gennemgås herunder.

Nr. 1 - Systemansvarlige for udbetalingssystemer - (Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen – Omtalt 2014-18)
Revisionen påtaler kommunens håndtering af systemejerrollen vedrørende fakturerings- og udbetalingssystemer. For 24 ud af 28 systemer er der udarbejdet de nødvendige forretningsgangsbeskrivelser. Der er fortsat udestående i forhold til forretningsgange mv. for tre systemer i Økonomiforvaltningen og tre systemer i Kultur- og Fritidsforvaltningen, mens arbejdet i de øvrige forvaltninger er afsluttet. På baggrund af handleplanerne forventes det, at der foreligger forretningsgange, risikoafdækning mv. for alle systemerne inden regnskabet for 2019.

Nr. 2 – Regnskabsafslutningsprocessen (Alle forvaltninger – Omtalt 2017-18)
Revisionen påtaler kvaliteten af kommunens arbejde i regnskabsafslutningsprocessen, herunder håndtering af fakturapuljen og kvalitetssikring i processen. Det konstateres, at regnskabsaflæggelsen generelt er forbedret siden 2017, men er der forsat er udestående på konkrete områder, disse fremgår af revisionsbemærkningerne nr. 3, 4, 5 og 7. Der er iværksat handleplaner i alle forvaltninger, der skal imødekomme forholdene, herunder opdaterede processer, kompetenceudvikling og systemafstemning. På den baggrund vurderes det, at bemærkningen kan lukkes med regnskabet for 2019.

Nr. 3 – Revision af balancen (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2014-18)
Revisionen påtaler kvaliteten af kommunens balanceposter og kontrollen heraf. Revisionen kvitterer for, at kvaliteten i arbejdet med afstemningerne af kommunens konti er forbedret, men at der forsat forestår et oprydningsarbejde. Økonomiforvaltningen arbejder målrettet med at forbedre kvaliteten på kommunens balance, blandt andet gennem kompetenceudvikling og etablering af en præciseret governance på området. Arbejdet forventes afsluttet inden regnskabet for 2019.

Nr. 4 – Debitorområdet (Økonomiforvaltningen - Ny)
Revisionen omtaler i beretningen debitorområdet, som den største enkeltstående risiko og understreger, at der forsat er knyttet en betydelig usikkerhed til kommunens tilgodehavender, og at det er kritisk, at disse ikke er afstemt. Økonomiforvaltningen har nedsat en projektgruppe med deltagelse af KMD, der skal sikre afstemning af tilgodehavender mellem KMD Opus Debitor og Kvantum for 2018 og 2019, med det formål at sikre en retvisende debitormasse ved regnskabsaflæggelsen for 2019. I arbejdet indgår at afklare eventuelle konsekvenser for borgere og virksomheder, samt kommunens kassebeholdning. Arbejdet følges tæt af Økonomiforvaltningens direktion, og revisionen orienteres løbende om fremdriften. Økonomiudvalget vil blive præsenteret for resultaterne af arbejdet.

Nr. 5 – Anlægsregnskaber (Økonomiforvaltningen - Ny)
Revisionen påtaler, at kommunens praksis for aflæggelse af anlægsregnskaber ikke er fuldt systemunderstøttet, samt at regnskaberne aflægges i indeværende års priser, dvs. et fremregnet niveau. Økonomiforvaltningen har tilpasset kommunens regler på området i overensstemmelse med revisionens bemærkninger, og forventer desuden, at data for alle anlægsprojekter er indlæst i Kvantum inden udgangen af 2019, således at der fra 1. januar 2020 kan udarbejdes anlægsregnskaber baseret på data alene fra Kvantum.

Nr. 6 – Lønadministration (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2016-18)
Revisionen påtaler kommunens lønadministration i revisionsberetningerne, de to forhold, der omtales i beretningen vedrørende sagsgennemgang og lønadministration på en selvejende institution, er løst. På denne baggrund forventes bemærkningen lukket med årsregnskabet for 2019.

Nr. 7 - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2017-18)
Revisionen påtaler kommunens blandt andet, at der i 2018 forsat udestod enkelte forretningsgange til Kvantum, samt at nogle medarbejdere har haft forkerte adgange til systemet. Tre af de seks omtalte forhold er løst. De øvrige forhold, herunder administration af autorisationer, stikprøvekontrol og kontrol af B-indkomst forventes løst senest 1. november 2019. På denne baggrund forventes bemærkningen lukket med årsregnskabet for 2019.

Nr. 8 - Kontrol med overholdelse af reglerne om Skatmoms (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2015-18)
Revisionen konstaterer, at forretningsgangen for moms er færdig og implementeret primo 2019, men at der udestår endelig opgørelse af kommunens tilgodehavende energiafgifter, samt en fremadrettet proces. Økonomiforvaltningen har i 2019 implementeret en forretningsgang for moms og er i dialog med Skattestyrelsen om korrekt hjemtagelse af refusion for energiudgifter. Revisionen konstaterer, at forretningsgang for moms er færdig og implementeret primo 2019. Den endelige indberetning til Skattestyrelsen af kommunens tilgodehavender forventes at ske i tredje kvartal 2019, hvorefter kommunen vil modtage den udestående refusion på 37 mio. kr. På denne baggrund forventes bemærkningen lukket med årsregnskabet for 2019.

Nr. 9 – Kommunens regler for indkøb (Alle forvaltninger – Omtalt 2014-18)
Revisionen påtaler kommunens regler og processer på indkøbsområdet, hvor kommunens anvendelse af indkøbsaftalerne forsat er for lav, hvilket kan betyde, at kommunen betaler en højere pris for varerne end nødvendigt. Alle forvaltninger arbejder forsat med at sikre højere compliance på indkøbsområdet, samtidig med at Økonomiforvaltningen forsat arbejder med at sikre den bedst mulige systemunderstøttelse på området. Bemærkningen forventes videreført i beretningen for 2019.

Nr. 10 – Manglende refusionshjemtagelse (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2012-18 - Lukket)
Revisionen har gennem flere år på, at kommunen ikke i tilstrækkelig grad fik hjemtaget den refusion, man var berettiget til, når medarbejdere fx var på barsel eller syge. Tabet vedrørende manglende refusionshjemtagelse er nedbragt markant i forhold til tidligere år og bemærkningen lukkes dermed med revisionen af årsregnskabet for 2018. For at sikre korrekt refusion fremadrettet, har Økonomiforvaltningen i dialog med Intern Revision udarbejdet ledelsesinformation herom til de relevante ledere.

Nr. 11 -Takster i Teknik- og Miljøforvaltningen (Teknik- og Miljøforvaltningen - Ny)
Revisionen påtaler, at forvaltningens eksterne og interne takster skal være lovlige, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag. Dermed opkræves der alene for de udgifterne kommunen har afholdt på det enkelte område, og der sker ikke krydsfinansiering mellem de takst- og skattefinansierede områder. Teknik- og Miljøforvaltningen forelægger Teknik- og Miljøudvalget en særskilt sag i september 2019 med opdaterede, genberegnede takster, hvilket forventes at medføre, at bemærkningen kan lukkes med regnskab 2019.

Nr. 12 – Tilskudsadministration (Kultur- og Fritidsforvaltningen – Omtalt 2017-18)
Revisionen påtaler Kultur- og Fritidsforvaltningens administration af tilskudsområdet, hvor man i løbet af 2018 har gennemført genopretningsplanen for tilskudsadministration som planlagt, men ikke indført den nye praksis for tre sager. Forvaltningen vil inden udgangen af 2019 forelægge udvalget tre sager med implementeringen af den korrekte praksis på de tre udestående forhold. På denne baggrund forventes bemærkningen lukket med årsregnskabet for 2019.

Nr. 13 - Mellemkommunal refusioner (Økonomiforvaltningen – Omtalt 2017-18)
Revisionen påtaler kommunens processer for hjemtagelse og berigtigelse af mellemkommunale refusioner. Det drejer sig her om refusioner for borgere med forhold i flere kommuner, hvor kommunerne afregner afholdte udgifter hos hinanden. Det bagudrettede arbejde forventes afsluttes inden udgangen af august 2019, mens den fredrettede proces forsat forventes fuldt implementeret i 2020, hvorfor bemærkningen forventes videreført i beretningen for 2019.

Nr. 14 - Smarte investeringer i kernevelfærden (Økonomiforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen - Ny)
Revisionen påtalte i den løbende revision, at forvaltningerne ikke i tilstrækkelig grad har implementeret regler og retningslinjer vedr. investeringscases. Hertil kommer konkrete cases i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor revisionen ikke finder, at der har været tilstrækkelig dokumentation. Økonomiforvaltningen har implementeret de opdaterede krav til de investeringscases, der fremlægges til budget 2020. Der pågår pt. et arbejde for at lave tværgående model for overheadberegning for hele kommunen. Teknik- og Miljøforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen er i gang med at gennemgå de påtalte cases og tilpasser procedurerne herefter. Bemærkningen forventes lukket med årsregnskabet for 2019.

Nr. 15 - Cybersecurity og persondata (Økonomiforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen – Omtalt 2017-18)
Revisionen påtaler kommunens arbejde med sikkerhed på it-området. Bemærkningerne for 2018 drejer sig primært om styring af brugerrettigheder og systemadgange. Både Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen er i gang med at implementere adgangsstyring, der sikrer funktionsadskillelse og arbejdet forventes afsluttet inden udgangen af 2019.

Nr. 16 – Min plan (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen – Omtalt 2017-18)
Revisionen har konstateret fejl og mangler i kvaliteten i anvendelsen af administrationssystemet Min Plan i forhold til blandt andet kontanthjælp, uddannelseshjælp, ydelser til ledige og sygedagpenge. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har iværksat initiativer i forhold til øget faglig ledelse, publicering af Min Plan, målrettet kompetenceudvikling og et intensiveret ledelsestilsyn. Forvaltningen vurderer, at de iværksatte initiativer har den ønskede effekt, om end forvaltningen ikke er i mål endnu. Bemærkningen vil kunne blive videreført i beretningen for 2019.

Nr. 17 – Ledighedsydelse (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen - Ny)
Der er afgivet en ny bemærkning vedrørende Ledighedsydelse (manglende rettighed, kvalitet samt kontering), idet revisionen har konstateret væsentlige fejl og mangler i sagsbehandlingen på området. Revisionen har konstateret en forbedring i kvaliteten i udarbejdelse og anvendelse af Min plan i sagsbehandlingen. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har implementeret øget opfølgning og et skærpet ledelsestilsyn på området, forvaltningen vurderer dog, at bemærkningen vil kunne blive videreført i beretningen for 2019.

Nr. 18 - System- og statusafstemninger (mangelfulde afstemninger) (Økonomiforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen – 2017-18)
Revisionen konstaterer, at der ikke har været tilrettelagt betryggende procedurer for løbende kontrol og afstemning mellem systemerne på det sociale område og kommunens regnskab. Økonomiforvaltningen i er i dialog med Kultur- og Fritidsforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen om afstemningen af KMD Aktiv, KMD Sygedagpenge og KMD Social Pension for at sikre en fuld afstemning. Arbejdet forventes afsluttet inden årsregnskabet for 2019.

De samlede handleplaner til Revisionsberetningen for regnskab 2018 er vedlagt som bilag 1, mens selve beretningen, herunder beretningerne vedrørende det sociale område og byfornyelse, er vedlagt som bilag 2.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Efter behandlingen i Økonomiudvalget oversendes handleplanerne til Revisionsudvalget, der herefter udarbejder revisionsbetænkningen. Revisionsbetænkningen er revisionsudvalgets betænkning over årsregnskabet og revisionen heraf og danner grundlag for Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet.

Betænkningen behandles på Revisionsudvalget i løbet af september 2019, hvorefter betænkningen, beretningen og årsregnskabet forelægges til endelig godkendelse i Økonomiudvalget den 22. oktober 2019 og så Borgerrepræsentationen den 31. oktober 2019.

Økonomiudvalget vil på mødet den 10. december 2019 modtage opfølgning på de enkelte handleplaner, ligesom revisionen i 4. kvartal vil udarbejde løbende revisionsrapporter for blandt andet løn, regnskabsføring, it-kontroller og øvrige forhold, som Revisionsudvalget ønsker belyst.

Peter Stensgaard Mørch               /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 2: Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2018 (2019-0205201)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 27. august 2019

Lars Kronow og Keld Østerdal fra Deloitte og chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Enhedslisten, Alternativet, SF, Venstre og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Vi har noteret os, at ekstern revisor skriver, at der forsat er knyttet en betydelig usikkerhed til kommunens tilgodehavender og, at det er kritisk, at disse ikke er afstemt.”