Deloittes Direktionsnotater vedr. revision af regnskabet for 2012 for Økonomiforvaltningen

Økonomiudvalget skal godkende forvaltningens besvarelse til kommunens eksterne revisor, Deloitte, vedrørende revisionens bemærkninger og anbefalinger til årsregnskabet for 2012.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at bilag 1, som indeholder Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til Deloittes Direktionsnotat af juni 2013 vedrørende revision af årsregnskabet 2012 for Økonomiforvaltningen, tages til efterretning.
at bilag 2, som indeholder Koncernservices kommentarer og tiltag til Deloittes direktionsnotat af juni 2013 vedrørende revision af årsregnskabet 2012 for Koncernservice, tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har medio juni 2013 fremsendt udkast til Direktionsnotater vedrørende revision af regnskabet for 2012 til Økonomiforvaltningen (ØKF) og Koncernservice (KS). ØKF og KS kommentarer og tiltag i forhold til Deloittes bemærkninger og anbefalinger til deres revision fremgår af Deloittes Direktionsnotat af juni 2013, som ses i henholdsvis bilag 1 og 2.

Løsning

Direktionsnotatet for Økonomiforvaltningen

Deloitte har i alt tre revisionsbemærkninger. En vedrører Deloittes revision af årsregnskabet for 2012, og de øvrige to er videreført fra tidligere år. Derudover har Deloitte fem observationer fra årsregnskabsrevisionen for 2012.

For bemærkningen, der vedrører revisionen af årsregnskabet, vurderer Deloitte, at området ”Bevillingskontrol af kommunens samlede regnskab” er ”mindre betryggende”. Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til denne revisionsbemærkning fremgår af tabel 1.

Tabel 1: Revisionsbemærkning vedrørende revisionen af årsregnskabet for 2012

Bevillingskontrol af kommunens samlede regnskab	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Bevillingsafvigelser vedr. finansposter Der er risiko for væsentlige afvigelser mellem bevilling og regnskab, såfremt der ikke ved budgetlægningen og budgetopfølgningen er den fornødne opmærksomhed på de finansielle poster. Kommunens regnskabspraksis for indskud i Landsbyggefonden Vi har observeret væsentlige afvigelser på funktion 8.32, Forskydninger i langfristet tilgodehavender, som vedrører forsinkelse i indbetaling af indskud i Landsbyggefonden.	Mindre betryggende	Finansposter: ØKF vil igangsætte tiltag til at opdatere bevillingsregler, cirkulæret for budgetopfølgning, samt regnskabscirkulæret, så der kommer klarere rammer om reglerne for budgetlægning, budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse på finansposter. Landsbyggefonden: ØKF enig i, at udgifter skal konteres efter transaktionsprincippet. ØKF vil gå i dialog med forvaltningerne og sikre, at der kommer ens praksis på tværs af kommunen og have fokus på indskud i landsbyggefonden ifm. controlling af regnskabet.

For de to revisionsbemærkninger, der er overført fra tidligere år er både området ”Lønadministration – revisionsbemærkning nr. 1 fra 2011” og ”Generel forbedring af processer og rutiner vedrørende årsregnskabets balance – revisionsbemærkning nr. 8 fra 2011” vurderet som ”mindre betryggende”. Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til de to bemærkninger fremgår af tabel 2.

Tabel 2: Revisionsområder, der videreført fra tidligere år, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil.

Lønadministration samlet set for kommunen	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
I 2011 anbefalede vi, at Økonomiudvalget sikrer, at alle forvaltninger lever op til kommunens retningslinjer for lønforretningsgange, samt at der etableres kontroller til sikring af, at der ikke fremover forekommer lignende fejlagtige lønsager. Det er vores vurdering, at der fortsat er behov for forøget fokus på området, men vi kan også konstatere, at der er sket betydelige fremskridt.	Mindre betryggende	Lønindberetning og kontrol af samme har med sammenlægningen af de løn- og personaleadministrative opgaver fra juni 2013 påbegyndt en systemunderstøttet ensretning af arbejdsgangene. Der er udarbejdet en række forretningsgange. KS vil påbegynde ajourføring af ”obligatoriske retningslinjer for løn- og personaleområder i Københavns Kommune”. Forbrugsrapporterne på ”Min Lederside” forventes at forbedre forvaltningernes betingelser for at opfylde kravene til ledelsestilsyn.
Generel forbedring af processer og rutiner vedrørende årsregnskabets balance	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Med baggrund i IRs rapport ”Revision af årsregnskabet 2012” er det vores vurdering, at der fortsat er behov for fokus på området, men vi kan også konstatere, at der er sket fremskridt.	Mindre betryggende	ØKF vurderer løbende, om der er behov for ændringer i regelsættet, herunder om der skal ske præciseringer i regi af regnskabscirkulæret. Såfremt der er problemstillinger på tværs af kommunen, vil ØKF koordinere en fælles løsning og ellers bistå forvaltningerne, såfremt der er behov for dette.

For de fem revisionsområder, der vedrører observationer fra årsregnskabsrevisionen for 2012 er to områder vurderet som ”mindre betryggende”. Dette er ”Ledelseskontrol og systemafstemning på statsrefusionsområdet, der hører under økonomiforvaltningen” og ”Kommunens omkostningsbaserede regnskabsresultat”. Områderne ”Bevillingskontrol af økonomiudvalgets regnskab” og ”Momsberigtigelse for tidligere år” vurderes som ”relativt betryggende”. Området ”Gennemgang af personsager på statsrefusionsområdet, der hører under Økonomiforvaltningen” er vurderet som ”betryggende”, og Økonomiforvaltningen har derfor ikke nogen bemærkninger hertil. De øvrige fire områder samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil er vist i tabel 3.

Tabel 3: Observationer fra årsregnskabsrevisionen, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil.

Ledelseskontrol og systemafstemning på statsrefusionsområdet, der hører under Økonomiforvaltningen	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Ledelsestilsyn: På tidspunktet for gennemgangen af boligindskudslåneområdet var der endnu ikke udført ledelsestilsyn for 2012. Derudover er det konstateret, at der for området folkepension og helbredstillæg kun er gennemført ledelsestilsyn for 1. kvartal 2012. Boliglån: Der er ikke foretaget afstemning mellem ydelsessystemet og KØR, og der er en uafklaret difference vedr. tab på lån. Pensionssystemet: Der er endnu ikke foretaget en afstemning af pensionssystemet.	Mindre betryggende	Ledelsestilsyn: Ledelsestilsynet for boligindskudslåneområdet er nu gennemført omfattende til og med andet kvartal 2013. Ift. området for folkepension og helbredstillæg er forventes ledelsestilsynet igangsat i løbet af 2013. Boliglån: Differencen mellem det nye lånesystem og KØR vedr. tab skyldes, at tidligere afskrevne sager ikke er overført til det nye lånesystem. Det er aftalt med IR, at oprydningen afsluttes i 2013. Saldoen i KØR skyldes især afskrevne sager, der burde være udposteret til hovedkonto 9. Pensionssystemet: KBS er i samarbejde med systemejer og KMD i gang med at finde frem til årsagen til differencerne via uddata fra pensionssystemet. Afstemningen forventes afsluttet i tredje kvartal 2013.
Kommunens omkostningsbaserede regnskabsresultat	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
IR har observeret, at regulering af primoværdier fejlagtigt sker over egenkapitalen mod rettelig den omkostningsbaserede resultatopgørelse. Fejlen påvirker alene den frivillige omkostningsbaserede resultatopgørelse, og således ikke det udgiftsbaserede bevillingsregnskab.	Mindre betryggende	ØKF anerkender, at der er sket en fejl på 1,3 mia. kr. i den frivillige del af OBR regnskabet, som efterfølgende er blevet rettet. ØKF vil sørge for, at der udføres en central kvalitetssikring ifm. bogføringen og ved udarbejdelsen af OBR regnskabet.
Momsberigtigelse for tidligere år	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Observationen henfører under Børne- og Ungdomsforvaltningens ansvarsområde. Da korrektionen vedrører tidligere år, er den bogført under funktion 7.65.87, som regnskabsforklares af ØKF. Fejlen kunne/burde være blevet opdaget ifm. ØKF´s budget- og bevillingskontrol.	Relativt betryggende	ØKF er enig i, at afvigelsen skulle have været forklaret i regnskabet. ØKF vil fremadrettet sikre, at afvigelser på finansposter forklares i regnskabet, jf. ovenfor om forøget fokus på finanspostområdet under tabel 1.
Bevillingskontrol af økonomiudvalgets regnskab	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Merforbrug på bevillingen til Fælles forsikringer, anlæg: Økonomistyringen af denne bevilling har ikke været tilfredsstillende, da der afholdes udgifter uden bevillingsmæssig hjemmel. Manglende rapportering af aktiviteter og ydelser: Kravene vedrører KS, som heller ikke sidste år var opmærksom på rapporteringskravene.	Relativt betryggende	Fælles forsikringer, anlæg: På alle områder er merforbruget søgt overført til 2013, hvor der er bevilling til at dække udgiften. Det er ØKFs opfattelse, at der derfor reelt er tale om en periodiseringsudfordring mellem 2012 og 2013. Manglende rapportering af aktiviteter og ydelser: Da der ikke er blevet styret gennem enhedspriskataloget for KS, er det fra budget 2013 besluttet, at KS ikke fremadrettet skal indgå med enhedspriser.

Direktionsnotatet for Koncernservice

Deloitte har én revisionsbemærkning for Koncernservice vedrørende regnskab 2012, som er ”Manglende forsikring af Sydhavnens Skole”, som vurderes at være ”ikke betryggende”. Herudover indeholder direktionsnotatet tre observationer fra årsregnskabsrevisionen for 2012, der alle vurderes at være ”relativt betryggende”. Koncernservice kommentarer og tiltag hertil fremgår af tabel 4. Se endvidere bilag 2.

Tabel 4: Revisionsbemærkning og observationer fra årsregnskabsrevisionen, samt Koncernservices kommentarer og tiltag hertil.

Manglende forsikring af Sydhavnens Skole	Vurdering	Koncernservices kommentarer og tiltag
I 2012 brændte Sydhavnens Skole. Skaderne vurderes at løbe op i ca. 120 mio. kr. Efter at kommunen 1. april 2012 skiftede forsikringsselskab, er der opstået en tvist mellem kommunens forsikringsmægler og kommunen om gyldigheden af brandtillægget, som kommunen har tegnet.	Ikke betryggende	KS´ kommentarer og tiltag fremgår af bilag 2. Oplysningerne i bilaget er fortrolige af hensyn til den videre behandling af sagen.
Omkostningsdisponering og udbetalinger	Vurdering	Koncernservices kommentarer og tiltag
Der mangler fortsat systemunderstøttelse i Workflow vedrørende kravet om to godkendere. IR anbefaler, Workflow ændres, så systemet kræver to godkendere før en E-faktura frigives til betaling, hvis fakturaens størrelse lokalt eller centralt kræver dette.	Relativt betryggende	KS er enig i IRs anbefaling om en systemændring i Workflow. KS forventer, at Workflow fra ultimo 2014 kan systemunderstøtte to godkendere forinden en E-faktura frigives til betaling. KS vil desuden undersøge, om det er muligt at lave en systemunderstøttelse, der viser, om der er foretaget kontrol af omkostningen i et forsystem til økonomisystemet.
Generelle it-kontroller	Vurdering	Koncernservices kommentarer og tiltag
Vi har i år alene identificeret, at udviklere har uovervåget adgang til TMF-Navision produktionsmiljø. Dette medfører risiko for, at fejl eller ændringer utilsigtet introduceres i produktionsmiljøet.	Relativt betryggende	KS deler revisionens anbefaling om uovervåget adgang til produktionsmiljøet. Der er indført kontroller, der skal sikre, at der ikke er uovervåget adgang til produktionsmiljøet. KS vil udarbejde en proces for kontrol af ”udviklernes” adgange og aktiviteter i produktionsmiljøet senest november 2013.
KMD-outsourcing af generelle it-kontroller hos servicelevenrandør	Vurdering	Koncernservices kommentarer og tiltag
Vi kan konstatere, at ud af de 8 væsentlige kontrolmangler, som blev rapporteret sidste år, er de 6 lukket og de øvrige 2 er nedprioriteret fra "prioritet 1" til "prioritet 2".	Relativt betryggende	KMD har tilkendegivet overfor Koncernservice at de resterende væsentlige kontrolmangler er udbedret ultimo juli 2013.

Herudover indeholder direktionsnotatet fem områder, hvor revisionsopgaven er udført af Intern Revision. Af disse områder er der et område, som vurderes som ”mindre betryggende”. Koncernservice kommentarer og tiltag hertil fremgår af tabel 5.

Tabel 5: Revisionsbemærkning fra årsregnskabsrevisionen, samt Koncernservices kommentarer og tiltag hertil.

Periodiseringsfejl af lønrefusion – revisionsbemærkning nr. 4 fra 2010	Vurdering	Koncernservices kommentarer og tiltag
I 2012 er der konstateret en periodiseringsfejl af lønrefusion på 70 mio. kr. Periodiseringsproblemstillingen består således fortsat i regnskabsåret 2012 og forventes løst i 2013 i forbindelse med, at bogføring af lønrefusioner under alle kommunens udvalg samles i KS, samtidig med at der udarbejdes en fælles bogføringspraksis.	Mindre betryggende	KS kan tilslutte sig IRs anbefaling for observationsområdet. Af den manglende indtægtsføring er 30 mio. kr. allerede bogført i 2013. KS arbejder på, at alle udestående refusioner er periodiseret ved årets udgang, således at disse medtages i regnskab 2013. KS vil udarbejde arbejdsgange for periodiseringen af endnu ikke modtagne refusioner, således forvaltningerne følger samme kriterier for periodisering.

Videre proces

Deloitte har den 7. august 2013 fremsendt den samlede beretning om revision for Københavns Kommune til behandling i Borgerrepræsentationen.

Claus Juhl /Bjarne Winge

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 27. august 2013

Indstillingen blev taget til efterretning.