Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 11/2001

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 27. august 2002

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender efterfølgende sagsbeskrivelse over besvarelse af Revisionsprotokollat nr. 11/2001 vedrørende Økonomiforvaltningen.

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr. 11/2001 om Økonomiforvaltningens årsregnskab 2001.

Revisionen anmoder i revisionsprotokollat nr. 11/2001 om Økonomiforvaltningens bemærkninger til følgende:

Revisionsdirektoratet har noteret sig den afvigende regnskabspraksis i forbindelse med bogføringen af de ekstraordinære indtægter i forbindelse med frikøb på 1,7 mia. kr. og bemærker følgende: "Af hensyn til kontinuitetsprincippet, herunder muligheden for vurdering af kommunens regnskab og sammenligninger mellem årene, skal det henstilles, at den anvendte regnskabspraksis kun undtagelsesvis ændres og alene efter en konkret beslutning, hvor der redegøres for valget af regnskabspraksis og konsekvenserne herfor."

Baggrunden for konteringen af de ekstraordinære indtægter på 1,7 mia. i 2001 på fkt. 0.10 var et behov for at kunne udskille og dermed synliggøre denne post klart i kommunens regnskab for 2001 af hensyn til senere opfølgning mv.

Økonomiforvaltningen har noteret sig Revisionsdirektoratets henstilling om, at den anvendte regnskabspraksis kun i konkrete begrundede tilfælde bør ændres.

Funktion 9.01, kontante beholdninger, konto 0880151150 på 184.218 kr. Der foreligger ikke dokumentation for kontoens udvisende.

Økonomiforvaltningen har undersøgt kontoens udvisende. Den store saldo skyldes at tre måneders forbrug ikke har været bogført i 2001.Når de er bogført udarbejdes en ny afstemning som sendes til Revisionsdirektoratet. Samtidigt bliver kontoen, efter aftale med Revisionsdirektoratet, overført fra IM-konto 08.01.5.1 til IM-konto 08.16.5.1. Når undersøgelsen er endeligt afsluttet vil Revisionsdirektoratet blive underrettet.

Revisionsdirektoratet udbeder sig en redegørelse vedrørende den manglende afviklingen af tilgodehavendet på i alt 190.774.425 kr. vedrørende org. 11000 funktion 9.13. Økonomiforvaltningen er ved at undersøge dette. Arbejdet forventes afsluttet inden udgangen af september. Revisionsdirektoratet vil blive underrettet. snarest herefter.

Funktion 9.14, tilgodehavender i betalingskontrol, (konto 99100) på - 448.320 kr. Kontoen er ikke forelagt specificeret ved udgangen af 2001.

Økonomiforvaltningen er ved at undersøge kontoen. Undersøgelsen forventes afsluttet inden udgangen af september. Revisionsdirektoratet vil snarest herefter blive underrettet om resultatet.

Revisionsdirektoratet har bemærket, at en række udsendte fakturarer fra lokalbladet Holmblad indeholder udgående moms uanset, at lokalavisen ikke er momsregistreret. Revisionsdirektoratet henstiller, at spørgsmålet om momsregistrering løses hurtigst muligt, da den anvendte praksis umiddelbart anses som værende i strid med gældende lovgivning.

Økonomiforvaltningen har søgt Told og Skat om at Holmbladet bliver momsregistreret. Dette forhold forventes bragt i orden inden udgangen af september. Revisionsdirektoratet vil blive informeret, når dette har fundet sted.

Revisionsdirektoratet udbeder sig en oversigt over det reelle indhold vedrørendefunktion 9.15, andre tilgodehavender.

Økonomiforvaltningen er ved at udarbejde en sådan oversigt. Oversigten forventes færdig inden årets udgang. Revisionsdirektoratet vil få tilsendt en kopi, når oversigten foreligger.

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at en række forudbetalte poster vedrørende tidligere år for Bruxelleskontoret endnu ikke er afviklet.

Økonomiforvaltningen har udgiftsført de forudbetalte poster i 2002, som derved påvirker regnskab 2002.

Revisionsdirektoratet bemærker sig, at der på konto 0880151130, andre tilgodehavender står et beløb på 1.920.873 kr. Dette beløb burde have været afviklet via intern handel inden afslutningen af regnskabsåret.

Kuursuscentret havde ved udgangen af 2001 et samlet tilgodehavende beløb på 1,9 mio.kr. Kun en del af beløbet var forfaldent til betaling. Københavns Kommunes Kursuscenter har eget faktureringssystem som er integreret med systemet for deltagerregistrering. Der udarbejdes rykkerskrivelser på baggrund af restancelister, som Kursuscentret modtager fra Økonomiforvaltningen. Der er pr. august 2002 ingen udestående restancer for Kursuscentrets vedkommende.

Revisionsdirektoratet skriver at det lån Københavns Kommune har haft i fonden Symbion på 4.050.000 kr. er konverteret til egenkapital i følge Borgerrepræsentationens beslutning (BR 153/01). Derfor skal det tidligere lån ikke længere indgå i fondens fremmedkapital.

Økonomiforvaltningen er opmærksom på dette forhold og vil tage højde for dette i forbindelse med den fremtidige regnskabsrapportering.

Revisionsdirektoratet har tidligere på året i brev til Økonomiforvaltningen henstillet at fremtidige saldoopgørelser vedrørende momsrefusion ikke indeholder a conto moms.

Økonomiforvaltningen er enig i, at der efter reglerne ikke bør fremgå a conto moms i den endelig årsrapport for et regnskabsår. Imidlertid vurderer Økonomiforvaltningen, at den nuværende rapport er hensigtsmæssig at fastholde. Revisionsdirektoratet vil i løbet af efteråret blive inviteret til en nærmere drøftelse heraf.

Endvidere henstillede Revisionsdirektoratet, at kommunens rapport til opgørelse af købsmoms ændres, så den indeholder funktioner og arter som krævet i bekendtgørelse om momsudligning. Konkret er der tale om, at der i opgørelsen for 2001 indgår et beløb på art 7.2, der ikke skal medregnes i saldoopgørelsen.

Økonomiforvaltningen vil justere sine forretningsgange således, at forvaltningen løbende tilser, at forvaltningerne ikke opretter konti og konterer moms på ikke-momsbærende arter.

Endelig henstillede Revisoonsdirektoratet, at der etableres et transaktionsspor for manuelle posteringer på konti for udgifter til købsmoms.

Der findes allerede et transaktionsspor for manuelle posteringer, og Økonomiforvaltningen vil med henblik på regnskabet for 2002 påse, at der udarbejdes en vejledning på kommunens intranet (KOR-info), som forvaltningerne kan anvende til specifikation af manuelle posteringer.

Revisionsdirektoratet har i samarbejde med Økonomiforvaltningen og KMD deltaget i arbejde om specifikation af betalinger/afregninger for hovedaftalesystemerne i henhold til outsourcingaftalen mellem KMD og Københavns Kommune. Revisionsdirektoratet har i den forbindelse tilsendt Økonomiforvaltningen et notat af 15. oktober 2001 om deres synspunkter i forbindelse hermed.

Københavns Kommune indgik den 5. april 2002 nye aftaler vedrørende drift af alt centralt programmel samt vedligehold af Københavns Kommunes programmel. Disse aftaler, der er tiltrådt af Borgerrepræsentationen træder i kraft den 15. september, når outsourcingkontrakten med KMD udløber. Københavns Kommune har endvidere den 6. maj 2002 indgået rammeaftaler om rådgivning, udvikling m.v.

Revisionsdirektoratets krav til specifikation og dokumentation er indarbejdet i ovennævnte aftaler.

Revisonsdirektorate har gennemgået Økonomiforvaltningens udkast til udbudsaftale om Københavns Kommunes IT-drift. I den forbindelse har Revisionsdirektoratet præciseret, at der bør stilles krav om adgang til oplysninger hos leverandøren til brug for vurdering af dennes opfyldelse af kontrakten. Endvidere bør der være krav om revisorerklæringer for driftsleverandørens generelle IT-kontroller, herunder IT-sikkerheden og særskilte erklæringer for de programmerede kontroller i forbindelse med nyudvikling og vedligeholdelse af programmer.

Økonomiforvaltningen har indarbejdet Revisionsdirektoratets krav til adgang til oplysninger samt om revisorerklæringer m.v. fra driftsleverandøren, i udbudsmaterialet om Københavns Kommunes IT-drift.

Revisionsdirektoratet finder det påkrævet, at der sker en stramning på anlægsområdet, så bla. reglerne for regnskabsaflæggelse overholdes, og merforbrug undgås.

I forbindelse med opstramning af styringen på anlægsområdet har Revisionsdirektoratet efterlyst præciseringer til det eksisterende regelsæt samt konkrete rapporter til støtte for styringen af anlægsprojekter.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et udkast til paradigme om styring af anlægsbevillinger og –regnskaber. Udkastet har afventet et udvalgsarbejde i Indenrigsministeriets regi om evt. overgang til et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem. Evt. indførelse af et omkostningsbaseret system er af væsentlig betydning for udformningen af et paradigme for anlægsstyring i kommunen.

Der foreligger nu en endelig afklaring af spørgsmålet fra Indenrigsministeriet. Økonomiforvaltningen har derfor udarbejdet et paradigme til drøftelse med forvaltningerne og Revisionsdirektoratet. Udkastet udsendes til forvaltningerne og Revisionsdirektoratet inden udgangen af august.

Pr. 1. januar 2002 blev kommunens nye økonomisystem, KØR2, taget i brug. KØR2 omfatter nye og forbedrede faciliteter til understøttelse af anlægsstyring, herunder rapporter samt muligheder for projektstyring.

Herudover har Økonomiforvaltningen gjort flere rapporter til opfølgning mv. på anlægsbevillinger tilgængelig for forvaltningerne i kommunens datawarehouse.

Revisionsdirektoratet udbeder sig oplysning om, hvordan det går med udarbejdelsen af de retningslinjer for tilskud til selvejende institutioner, som Økonomiforvaltningen havde forventet færdig inden udgangen af 2001.

Revisionsdirektoratet efterlyser uddybende materiale for god tilskudsforvaltning samt retningslinier for håndtering af EU-tilskud.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et materiale om god tilskudsforvaltning, herunder EU-tilskud, som ventes at indgå i kommunens budget- og regnskabshåndbog. Materialet skal drøftes færdig med forvaltningerne og Revisionsdirektoratet og ventes indarbejdet i budget- og regnskabshåndbogen i løbet af september måned.

Revisionsdirektoratet har anmodet om oplysning om, hvad der er sket i sagen vedrørende fastsættelse af en nærmere alder for deling af udgifterne til tjenestemandspension mellem H:S og Staten, Københavns og Frederiksberg kommuner.

Det skal herom oplyses, at Økonomiforvaltningen senest ved skrivelse af 26. juni 2002 til Personalestyrelsen har erindret styrelsen om det givne tilsagn om at ville tage initiativ til at optage forhandling om en fastsættelse af en aldersgrænse.

Revisionsdirektoratet har anmodet om en oversigt over Økonomiforvaltningens systemansvarlige fordelt på it-systemer.

Økonomiforvaltningen udarbejder en oversigt over systemansvarlige i Økonomiforvaltningen, og sender den til Revisionsdirektoratet inden udgangen af oktober måned 2002.

Revisionsdirektoratet henstiller, at Økonomiforvaltningens 11. kontor snarest igangsætter et arbejde med standarder for dokumentation af forvaltningernes egenudviklede IT-systemer, så der generelt sikres et ensartet niveau. Disse standarder skal herefter indarbejdes i kommunens overordnede IT-vejledning.

I forbindelse med klargøringen af KMD's systemer til driftsafvikling hos tredjepart, har Københavns Kommune løbende arbejdet på, at dokumentationen blev udfærdiget i en form, der kan anvendes af andre end KMD. Københavns Kommune har den 26. juni 2002 indgået aftale med KMD om fremtidig brugsret m.v. til KMD's programmel. Aftalen der blev tiltrådt af Økonomiudvalget den 25. juni 2002, er indgået med forbehold for Borgerrepræsentationens tiltrædelse.

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at der med denne aftale, samt med aftalen om vedligeholdelse af Københavns Kommunes programmel er sikret et ensartet niveau for dokumentation m.v. Hertil kommer at rammeaftalerne, som kan anvendes af alle forvaltninger i Københavns Kommune sikrer, at der sker en ensartet dokumentation af fremtidige udviklings- og vedligeholdelsesaktiviteter.

Orientering om aftalerne vil blive indarbejdet i den overordnede IT-vejledning, der er under revision.

Revisionsdirektoratet henstiller at Københavns Kommune sikrer altid at kunne dokumentere ejendomsretten til software og hardware.

Økonomiforvaltningen indarbejder kravene til dokumentation af ejendomsret af software og hardware i den overordnede IT-vejledning. denne vejledning er under revision.

Revisionsdirektoratet henstiller at Økonomiforvaltningen fastsætter overordnede retningslinjer for den fysiske sikring, herunder katastrofeplanlægning.

Økonomiforvaltningen har i forbindelse med ovennævnte driftsaftale sikret, at der ved outsourcingkontraktens udløb den 15. september 2002 er implementeret et nyt katastrofeberedskab. Når dette beredskab er på plads, vil der i samarbejde med forvaltningerne blive taget initiativ til at fastsætte overordnede retningslinier for den fysiske sikring.

-

-

-

Erik Jacobsen