Status for implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen

Indstilling

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget

1.      at tage status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 1,

2.      at tage Deloittes og Intern Revisons afrapportering af status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen til efterretning, jf. bilag 2.

Problemstilling

Revisionsfirmaet Deloitte og Intern Revision (herefter revisionen) har i direktionsnotater og rapporter i 2011 haft en række bemærkninger til økonomistyringen i Socialforvaltningen. Økonomiudvalget godkendte i august 2011, at Socialforvaltningen  i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionen skulle fremlægge en handleplan for udvalgene. Udvalgene godkendte i september 2011 handlepanen, og ved opfølgning på implementering af handleplanen i december besluttede udvalgene, at revisionens vurdering heraf ligeledes skal indhentes i forbindelse med forelæggelse af status for implementering af handleplanen i marts og juni 2012.

Løsning

• Handleplanen består af 86 initiativer. Heraf adresserer de 65 initiativer direkte eller indirekte bemærkninger fra revisionen. Revisionen er blevet bedt om at vurdere fremdriften i implementeringen af disse initiativer på baggrund af dokumentation fra Socialforvaltningen. Socialforvaltningen har vurderet staus for de resterende 21 initiativer. Af de 65 initiativer, som revisionen skal vurdere, er tidsfristen for leverancen for 5 af initiativerne ikke indtrådt, og de er derfor ikke vurderet.

Socialforvaltningens vurdering af status fremgår af kolonnen "Status februar 2012" i bilag 1. Revisionens vurdering fremgår af kolonnen "Revisionens vurdering". Revisionen har endvidere udarbejdet et notat med en overordnet vurdering af status for implementering af handleplanen, jf. bilag 2.

Nedenstående tabel sammenfatter revisionens vurdering af de enkelte indsatsområder.

	˜ Rød: (Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres. Der er for målepunktet behov for korrigerende handlinger)		˜ Gul: (Fremdrift med mindre afvigelser/overskridelser af tidsplan og/eller kvalitet i leverancen – kræver opmærksomhed og eventuelt forebyggende handlinger)		˜ Grøn: (Tilfredsstillende fremdrift og kvalitet i leverancen)		˜ Blå: (Uden for bedømmelse, da tidsfrist er efter nærværende rapporterings deadline)		˜ Grå: (Uden for bedømmelse, da området ikke er relateret til rapporter fra revisionen)		I alt
Tema/indsats	Nov.	Feb.	Nov.	Feb.	Nov.	Feb.	Nov.	Feb.	Nov.	Feb.	Nov.	Feb.
Sikker økonomistyring	2	0	7	7	28	34	4	0	1	3	42	44
Bedre understøttelse af decentrale ledere	1			1	4	4			1	1	6	6
Systematisk controlling			2	2	7	8	1				10	10
Kvalitet i registreringen			1		5	5	1			2	7	7
Standardisering af praksis og processer på tværs	1		2	3	7	9					10	12
Meningsfulde aktiviteter (herunder tidssvarende kontoplan)			2	1	5	8	2				9	9
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	1	5	8	9	10	9	5	18	18	42	42
Genopretning af ældre afgørelser		1			3	2	2	2			5	5
Sikker og effektiv drift	1		5	8	6	8	7	3	5	5	24	24
Bunkeafvikling									4	4	4	4
Klar besked – forventningsafstemning									9	9	9	9
I alt	3	1	12	15	37	44	13	5	19	21	84	86
I procent	6%	2%	23%	25%	71%	73%

Blandt de 21 initiativer, der ikke er vurderet af revisionen (grå markering i tabellen ovenfor), vurderer Socialforvaltningen, at 3 er forsinkede i forhold til tidsplanen (markeret med gult), jf. bilag 1, mens fremdriften er tilfredsstillende for de øvrige.

Revisionen vurderer generelt, at forvaltningen fortsat arbejder målrettet og struktureret med opfølgningen på handleplanen. Samtidig vurderes, at der er forhold, hvor der mindre fremdrift eller kvalitet i leverancen, som kræver opmærksomhed og korrigerende handlinger fra ledelsens side.

For nogle initiativers vedkommende har forvaltningen i samråd med revisionen justeret slutleverancetidspunktet i handleplanen på grund af forsinkelser i forhold til den oprindelige tidsplan eller for at give tid til at øge kvaliteten i leverancen. Dette er i handleplanen markeret med den oprindelige dato i parantes og den aftalte dato uden parantes, jf. bilag 1. Revisionen bemærker i den forbindelse, at især i forhold til punktet vedrørende ajourføring af forretningsgange i SOFIA, jf. nærmere herunder, er der tale om en meget ressourcekrævende opgave, som indebærer risiko for en yderligere forsinkelse af den praktiske implementering i forvaltningen, jf. bilag 2.

Ved afrapporteringen af status i november 2011 var tre initiativer markeret med rødt (utilfredsstillende fremdrift og behov for korrigerende handlinger). Status for disse pr. februar 2012 er følgende:

• Dokumentation for ledelsestilsyn vedr. servicelovens §§ 109 og110 (krisecentre og herberger) (punkt 1.2.5.5): Forretningsgang for ledelsestilsyn foreligger. Socialforvaltningen har gennemført og dokumenteret ledelsestilsyn for målgruppe og målrettet indsats samt dokumenteret egenkontrol af belægningslister. Punktet er på den baggrund markeret med grøn farve.
• SOFUS fase 1 (punkt 2.1.3.1): De tekniske udeståender i KØR er nu løst, og der er i februar 2012 indlæst budgetter i SOFUS, således at systemet kan anvendes til aprilprognose. Punktet er markeret med gul farve. 
• Ajourføring af forretningsgange i SOFIA (punkt 2.4.6.1): Socialforvaltningen har i dialog med Deloitte udarbejdet et nyt styringskoncept for udarbejdelse af forretningsgange på budget- og regnskabsområdet samt en procesplan for ajourføring. Punktet er efter anbefaling fra Deloitte opdelt i tre underpunkter, hvoraf første punkt (styringskoncept) pr. februar 2012 nu er markeret med grønt og de to næste (ajourføring og implementering) er markeret med gult.

Pr. februar 2012 er ét punkt i handleplanen markeret med rød farve (utilfredssstillende fremdrift) svarende til Socailforvaltningens vurdering heraf ved afrapporteringen om status til Socialudvalget i januar og februar 2012:

• Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens §§41 og 42) (punkt. 1.1.2.2.A): Det er revisionens vurdering, at de nye afgørelser i de gennemgåede sager afspejler de nye forretningsgange på området, at sagerne er tilstrækkeligt dokumenterede, og at der er korrekt grundlag for udbetalinger fremadrettet. Implementeringen af genopretningen er imidlertid forsinket, idet Socialforvaltningen ikke har nået de opstillede delmål: Pr. 1. februar 2012 var således gennemgået og truffet afgørelser i 75 sager mod en målsætning på 150 sager pr. 1. januar 2012 og 650 sager pr. 1. april 2012.

Den overordnede tendens i de hidtil trufne nye afgørelser er, at genopretningen medfører en reduktion i udgifterne til ydelser efter §§ 41 og 42, fordi nogle borgere får reduceret eller frakendt deres hidtidige ydelse. Hvis denne tendens også gør sig gældende i de udestående sager, medfører forsinkelsen af genopretningen alt andet lige, at reduktionen af de kommunale nettoudgifter til området i 2012 bliver mindre, end den ellers ville være blevet, i og med at de berørte borgere vil fortsætte med deres nuværende ydelser i en længere periode end ellers.

Socialudvalget har på udvalgets møde den 29. februar 2012 taget til efterretning, at Socialforvaltningen på den baggrund udarbejder en selvstændig plan for forvaltningens håndtering af dette punkt, herunder en revideret tidsplan, som forelægges Socialudvalget den 21. marts 2012 (på samme møde som nærværende indstilling).  

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen vil i april 2012 forelægge månedarapportering om implementering af handleplanen for Socialudvalget.
Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen vil forelægge ny status for implementering af handleplanen med Deloittes og Intern Revisions vurdering for Socialudvalget og Økonomiudvalget i juni 2012.