Der skal tages stilling til Økonomiforvaltningens tiltag på baggrund af bemærkningerne i revisionsrapporten.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at revisionsrapporten vedr. revision af vederlag m.v. til politikere i 2015 tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens tiltag på baggrund af bemærkningerne i revisionsrapporten godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen modtog den 4. januar 2016 Intern Revisions rapport vedr. vederlag m.v. til politikere. Revisionen har omfattet kontrol af, at der foreligger et dokumenteret grundlag for udbetalingen af lønninger og vederlag m.v., samt at der er overensstemmelse mellem dokumentationen og registreringerne i lønsystemet for at påse validitet og nøjagtighed i udbetalingen.

Revisionen har ved sagsgennemgangen konstateret enkelte fejl, som viser, at de udførte kontroller ikke har fungeret efter hensigten og ikke fuldt ud har medvirket til at forebygge eller opdage utilsigtede fejl. Revisionen henstiller, at der udarbejdes en revideret forretningsgang og tilrettelægges mere effektive interne kontroller, der kan medvirke til at sikre mod fejlagtige udbetalinger. Revisionens henstilling giver anledning til en prioritet 1 markering (risici, der anses for kritiske), og dermed skal rapporten forelægges Økonomiudvalget på dagsordenen, jf. Revisionsrapportering (BR 27-11-2014).

Løsning

Tiltag i forhold til fejlagtig udbetalt vederlag

Det fremgår af revisionsrapporten, at der er konstateret følgende fejl ved gennemgangen:

- I fire sager er der udbetalt for meget i særlig feriegodtgørelse. Se punkt 1 og 2 nedenfor for tiltag.

- I en sag er der uberettiget udbetalt tillægsvederlag for hjemmeboende barn under 10 år. Se punkt 3 nedenfor for tiltag.

1. Ved gennemgangen af vederlag m.v. har revisionen konstateret, at der i to tilfælde er udbetalt 5.376,35 kr. for meget i særlig feriegodtgørelse. Koncernservice oplyser, at fejlen skyldes en beregningsfejl i KMD. Forholdet har ikke været gældende i 2014.
   
   Tiltag: De to borgerrepræsentanter fik modregnet det for meget udbetalte feriegodtgørelse med deres vederlag for november 2015. KMD har beklaget deres fejl, og har rettet de to i deres feriekode således, at det ikke bør kunne ske igen. Forholdene er således bragt i orden.  

2. I to tilfælde er der udbetalt 626,70 kr. for meget i særlig feriegodtgørelse. Fejlen kan henføres til, at særlig feriegodtgørelse er beregnet med 1,95 % mod rettelig 1,5 %. Forholdet har ikke været gældende i 2014.
   
   Tiltag: Koncernservice fremsender i de to ovenstående tilfælde brev til de to borgerrepræsentanter, hvoraf det fremgår, at der ved en fejl er udbetalt for meget i særlig feriegodtgørelse og at der med lønkørslen for januar 2016 vil ske modregning for det for meget udbetalte. Forholdene forventes således bragt i orden med udgangen af januar 2016.

3. Ved gennemgangen af særlige tillæg for hjemmeboende børn under 10 år, er det konstateret, at der i ét tilfælde er udbetalt for meget for perioden 1. april 2013 til 30. oktober 2015.
   
   Tiltag: Udbetalingen af særligt tillæg for hjemmeboende barn er bragt til ophør med udgangen af januar 2016. Koncernservice fremsender i dette tilfælde brev til borgerrepræsentanten, hvoraf det fremgår, at der ved en fejl er udbetalt for meget i særligt tillæg for hjemmeboende barn i perioden 1. april 2013 til 31. januar 2016. Medlemmet vil blive tilbudt en afdragsordning. Forholdet forventes således bragt i orden med udgangen af januar 2016. 

Tiltag i forhold til interne kontroller og forretningsgange

Som det fremgår af revisionsrapporten, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat i samarbejde med Koncernservice og i samråd med Intern Revision udarbejde en revideret forretningsgang og tilrettelægge mere effektive interne kontroller, der kan medvirke til at sikre mod fejl og mangler.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har haft et indledende møde med Koncernservice om dette arbejde, og der er til brug for arbejdet indhentet oplysninger fra KMD.

Dette arbejde afsluttes 1. april 2016.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen opdaterer forretningsgangen for vederlag m.v. frem mod den 1. april 2016.

 

 

Mikkel Hemmingsen / Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 6: Revision af vederlag m.v. til politikere 2015 (2015-0283502)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 27. januar 2016

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning, og indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.