Justering af Whistleblowerordningen i Københavns Kommune med henblik på at undgå parallelle undersøgelsesforløb i forbindelse med sager, der behandles betryggende i andet regi

Der skal tages stilling til behovet for en klausul om, at whistleblowerordningen ikke skal behandle sager, der samtidig tages op i medierne.

Borgerrådgiverudvalget har godkendt,

1. at udvalget indstiller til Borgerrepræsentationen – efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at godkende forslag til ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren til ikrafttræden straks ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Borgerrådgiverudvalget budgetramme.

 

Problemstilling

Ved notat af 22. januar 2015 samlede Borgerrådgiveren op på Borgerrådgiverudvalgets ønsker om uddybende orientering om blandt andet en case, som beskriver behovet for en klausul om, at whistleblowerordningen ikke skal behandle sager, der samtidig tages op i medierne og en nærmere beskrivelse af en sådan klausul. Notatet er vedhæftet som bilag 1.

Borgerrådgiveren oplyste, at Borgerrådgiveren ville fremsætte forslag om tilføjelse af den ovennævnte klausul, såfremt ordningen blev forlænget efter 2015. Denne forlængelse er nu en konsekvens af budget 2016, og Borgerrådgiveren fremsætter derfor forslaget.

Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at sager behandlet under whistleblowerordningen til forskel fra sager, der bringes op af medarbejderne gennem pressen, bidrager til at skabe større tryghed for de involverede samtidig med, at ordningen giver mere fagligt forankrede og mindre ressourcekrævende processer ved mistanke om eventuelle uregelmæssigheder.

Nogle sager er blevet offentliggjort i pressen samtidig med indberetningen til whistleblowerordningen eller kort herefter. Det er Borgerrådgiverens observation, at disse sager er langt mere tidskrævende og udvikler sig meget mere ustruktureret end sager, der i første omgang håndteres internt under ordningen. Behandlingen foregår i disse situationer ineffektivt i to parallelle, men ikke koordinerede forløb.

For at styrke en enstrenget behandling af sager under whistleblowerordningen foreslår Borgerrådgiveren, at whistleblowerordningen ikke skal behandle sager, der tages op i medierne eller i øvrigt behandles politisk.

En klausul, hvorefter whistleblowerordningen skal afvise eller træde ud af sager, der samtidig behandles i medierne eller i øvrigt behandles politisk, skal naturligvis sikre, at de mulige ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder, som er kommet frem, undersøges på betryggende vis, og at der træffes passende foranstaltninger, hvis oplysningerne bekræftes.

Klausulen skal ligeledes beskytte imod spekulation i, at sagens bevidst lækkes til pressen med det formål at undgå whistleblowerfunktionens involvering.

Løsning

Det foreslås, at indsætte følgende bestemmelse som en ny § 24d i vedtægt for Borgerrådgiveren:

”§ 24d. Borgerrådgiveren kan afvise at behandle henvendelser til whistleblowerordningen, hvis forholdene på baggrund af politisk eller mediemæssig bevågenhed i alt væsentlighed allerede på betryggende vis er taget under behandling af den pågældende forvaltning.

Stk. 2. Såfremt Borgerrådgiveren afviser at behandle en sag efter stk. 1, skal forvaltningen orientere Borgerrådgiveren om udfaldet af undersøgelserne, herunder med angivelse af hvordan sagen er undersøgt, hvad forvaltningens konklusion er, samt eventuelle tiltag som undersøgelsen har givet anledning til. Borgerrådgiveren orienterer snarest Borgerrådgiverudvalget om sin beslutning om ikke at behandle sagen og om forvaltningens redegørelse, når den foreligger.

Stk. 3. Uanset om en sag afvises efter stk. 1, registreres sagen under whistleblowerordningen.”

Bestemmelsen tager udgangspunkt i, at en forvaltning, som modtager oplysninger om ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder på forvaltningens område, under alle omstændigheder er forpligtet til at iværksætte relevante undersøgelser for at be- eller afkræfte oplysningerne.

Bestemmelsen er tiltænkt de tilfælde, hvor politisk bevågenhed eller offentlig omtale i medierne yderligere tilskynder forvaltningen til en betryggende undersøgelse.

Beslutningen om at afvise behandlingen under whistleblowerordningen træffes af Borgerrådgiveren, som administrerer ordningen, og beslutningen kan kun træffes, hvis forvaltningen efter Borgerrådgiverens vurdering vil udføre en betryggende undersøgelse, hvis kvalitet kan kontrolleres ved forvaltningens efterfølgende fremsendelse af en redegørelse til Borgerrådgiveren. Redegørelsen undergives også politisk kontrol gennem orienteringen af Borgerrådgiverudvalget, ligesom det sikres, at sagen registreres og dokumenteres som en whistleblowersag hos Borgerrådgiveren.

Såfremt Borgerrådgiverudvalgets medlemmer herefter – eventuelt efter konsultation af Borgerrådgiveren – finder behov for yderligere sagsoplysning, kan de i fællesskab eller enkeltvis rejse sagen i Borgerrepræsentationen som en forespørgsel til borgmesteren.

Det vurderes på baggrund af de hidtidige erfaringer med ordningen, at bestemmelsen vil blive relevant at overveje i højest 2-3 sager årligt.

Vedtægtens nuværende § 24d bliver herefter til § 24e, § 24e bliver til § 24f, § 24f bliver til § 24g og § 24g bliver til § 24h. Vedtægten som den vil se ud efter en vedtagelse af denne indstilling, er vedlagt som bilag 2.

Det foreslås, at den nye bestemmelse træder i kraft ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

 

Økonomi

Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forslaget skal, hvis det vedtages, forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget.

Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget,

1. at udvalget indstiller til Borgerrepræsentationen – efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget – at godkende forslag til ændring af vedtægt for Borgerrådgiveren til ikrafttræden straks ved vedtagelsen i Borgerrepræsentationen.

Borgerrådgiverudvalgets beslutning i møde den 20. november 2015
Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at udvalget i ultimo 2017 ønsker at få en status på den vedtaget vedtægtsændring og de eventuelle sager, som er udtaget i henhold til bestemmelsen med henblik på at evaluere vedtægtsændringen.

Dagsordenspunkt 10: Justering af Whistleblowerordningen i Københavns Kommune med henblik på at undgå parallelle undersøgelsesforløb i forbindelse med sager, der behandles betryggende i andet regi (2015-0232289)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 27. januar 2016

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.