Regnskabscirkulære 2013

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at regnskabscirkulære 2013 godkendes som Københavns Kommunes retningslinjer for aflæggelsen af regnskab 2013, jf. bilag 1-4,
2. at ændringerne i rammebilaget ”Regnskab i årets løb” godkendes.

I denne sag fremlægges retningslinjer for afslutningen af kommunens regnskab for 2013. Processen for aflæggelsen af regnskab 2013 starter med Økonomiudvalgets godkendelse af regnskabscirkulæret og afsluttes ved Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet hhv. den 1. april og 10. april 2014. Når regnskabet er godkendt af Borgerrepræsentationen, oversendes det til revisionen. Den endelige godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2013 inkl. revisionens bemærkninger forventes at ske i oktober 2014.

Regnskabscirkulæret består af 4 dele. Del I indeholder de generelle retningslinjer for regnskabsaflæggelsen i forbindelse med regnskab 2013 samt en kort beskrivelse af relevante fokusområder. Del II indeholder tidsplaner for de forskellige faser i regnskabsprocessen. Del III indeholder vejledning til udarbejdelse af regnskabsforklaringer samt en gennemgang af de obligatoriske oversigter til regnskabet. Del IV indeholder de aktiviteter og enhedspriser, som forvaltningerne skal inddrage i regnskabsforklaringerne (del IV er identisk med enhedspriskataloget i vedtaget budget).

Regnskabscirkulæret har været i høring i forvaltningerne, Intern Revision og Økonomikredsen. Forvaltningernes bemærkninger er i videst muligt omfang indarbejdet i cirkulæret.

Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinjer skal Københavns Kommunes regnskab for 2013 overgives til revision senest den 1. juni 2014. I nedenstående tabel 1 fremgår de vigtigste tidsfrister for regnskabsafslutningen for regnskab 2013.

Tabel 1 Vigtige tidsfrister for regnskabsafslutningen 2013

I forhold til regnskabscirkulære 2012 er der sket følgende væsentlige ændringer:

• Samlingen af administrative opgaver (SAO) har haft betydning for opgavesnittet mellem forvaltningerne og Koncernservice (KS), og dette vil være i fokus i processen for regnskab 13. Som følge heraf henvises i cirkulæret til information om den nærmere opgavefordeling mellem forvaltningerne og KS. Desuden fremgår det af cirkulæret, at KS vil være behjælpelige i forhold til konklusionsnotaterne i de forvaltninger, hvor SAO har medført medarbejderovergang til KS.
• OBR-kontrollen (kontrol af det omkostningsbaserede regnskab) har fået et større fokus på baggrund af fejlen på 1,3 mia. kr. i regnskab 2012. Fejlen opstod i KEjd ved en forkert håndtering af værdiforøgelsen af kommunens nye anlæg under opførelse, der svarer til de afholdte anlægsudgifter. I stedet for kun at registrere årets værditilvækst, blev anlæggenes samlede værdi indregnet i det omkostningsbaserede driftsregnskabs, dvs. inkl. tidligere års anlægsudgifter, hvilket medførte en overvurdering af overskuddet i OBR-regnskabet. Økonomiforvaltningen har på den baggrund dels genindført anlægsnoten samt indført et større fokus på kvalitetssikring i forbindelse med de afsluttede posteringer. Herudover er der oprettet et OBR-kursus som led i den fælles økonomiuddannelse. Økonomiforvaltningen holder desuden løbende møder med OBR-gruppen med henblik på at skabe et fælles forum til erfaringsudveksling og drøftelse af evt. udfordringer, samt for at holde en løbende kontakt til forvaltningerne på området.
• Personaleoversigten er ændret, således at indmeldingen af årsværk bliver mere ensartet på tværs af forvaltninger. Økonomiforvaltningen vil fremover udsende en skabelon, som indeholder lønudgifter i vedtaget- og korrigeret budget samt regnskab og antal årsværk i regnskabet
• Opfølgningen på finansposter er på baggrund af revisionsbemærkninger for regnskab 2012 præciseret, så det fremgår hvorledes henholdsvis HK 7 (skatter, tilskud og udligning), langfristede balanceposter og øvrige balanceposter skal regnskabsforklares på en ensartet måde på tværs af forvaltninger.
• Der er tilføjet en sidste deadline for direkte posteringer i forbindelse med regnskabslukningen, hvilket vil lette forvaltningernes arbejde i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Hertil kommer en opdatering af bilaget ”Regnskab i årets løb”. Rettelserne handler primært om specifikke konti samt det forhold, at KS nu udfører visse bogføringsopgaver for de forvaltninger, der er overgået til KS med ”SAO”.

Regnskabscirkulære 2013 udsendes til forvaltningerne og lægges på Økonomiportalen efter Økonomiudvalgets godkendelse.

Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen primo 2014 vil forelægge sag for Økonomiudvalget, der fastlægger fristerne for processen omkring revisionsberetningerne, så det sikres, at tidsplanen for revisionsrapporteringen overholdes. Udgangspunktet for tidsplanen vil dog være som angivet i cirkulærets del II.

Dagsordenspunkt 5: Regnskabscirkulære 2013

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 26. november 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.