Ændring af den organisatoriske placering for Københavns Ejendomme og Københavns Borgerservice

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der sker en overflytning af Københavns Ejendomme fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget og overflytning af Københavns Borgerservice fra Økonomiudvalget til Kultur- og Fritidsudvalget,
2. at Borgerrepræsentationen godkender ændringerne i Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt som angivet i bilag 1,
3. at 2. at-punkt oversendes til 2. behandling i Borgerrepræsentationen, jf. den kommunale styrelseslov § 2, stk. 2, med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014,
4. at overborgmesteren - i perioden mellem Borgerrepræsentationens 1. og 2. behandling af ændringerne til styrelsesvedtægten - retter henvendelse til Økonomi- og Indenrigsministeren om godkendelse af den ændrede midlertidige bestemmelse § 25 med virkning fra 1. januar 2014,
5. at samtlige bevillingsposter vedr. Københavns Ejendomme overføres til Økonomiudvalget og at samtlige bevillingsposter vedr. Københavns Borgerservices overføres til Kultur- og Fritidsudvalget pr. 1. januar 2014. Den samlede overflytning af bevillinger og finansposter fremgår af bilag 2.

Økonomiudvalget godkendte afrapporteringen på analysearbejdet vedrørende ”Placering af kommunens tværgående enheder” på mødet den 18. juni 2013 (2013-89647). Analysearbejdet var en opfølgning på Strukturudvalgets afrapportering til Borgerrepræsentationen d. 13. december 2012.

I afrapporteringen på analysearbejdet vedrørende ”Placering af kommunens tværgående enheder” blev fordele og ulemper ved alternative udvalgsplaceringer for Københavns Ejendomme (KEjd) og Københavns Borgerservice (KBS) vurderet. Vurderingen skete med udgangspunkt i en analyse af enhedens opgaveløsning og de visioner, der vurderes at være relevante for enheden.

Omdrejningspunktet for analysearbejdet har været, at en ændret organisatorisk placering af KEjd og KBS skal være begrundet i hensynet til en styrkelse af de tværgående enheders opgaveløsning.

Samlet set vurderes der at være væsentlige fordele i opgavevaretagelsen for både KEjd og KBS ved at bytte udvalg. Fordelene opvejer således de ulemper, der er beskrevet i analyse-arbejdet. En ændret organisatorisk placering vil således bidrage til

• Styrkelse af de faglige synergier og sammenhænge i opgaveløsningen,
• Højnelse af kvaliteten i opgaveløsningen samt
• Øget effektivitet og eksekvering

Fordele ved en placering af KEjd under ØU:

I afrapporteringen på analysearbejdet var der enighed om én samlet visionsretning for KEjd. Visionsretningen sætter fokus på:

• Forbedringer i KEjds basisdrift i form af overblik over ejendomsporteføljen og bedre dataunderstøttelse, så arealanvendelsen kan forbedres
• Bedre anlægseksekvering ved at KEjds bygge-faglige kompetencer bliver inddraget tidligere,
• Samling af ejendomsdriftsopgaver (Facility Management-opgaver) med henblik på at skabe sammenhæng for slutbrugerne og at opnå effektiviseringer.

Med budget 2014 tages der med ”Ejendomspakke 2014” hul på håndtering af de udfordringer, der er identificeret i relation til KEjds basisdrift, og ambitionen om at forbedre arealanvendelsen i KK gennem bl.a. samlokalisering på tværs af kommunens forvaltninger.

I relation til KEjds udvalgsplacering peger analysearbejdet overordnet på, at ØU med sit tværgående fokus og rolle i kommunens overordnede økonomiske planlægning vil kunne understøtte de udviklingstrin, der er formuleret i visionsretningen for KEjd.

Der vurderes i forlængelse heraf at være en række fordele ved at placere KEjd under ØU:

• Samlet fokus på pleje af kommunens aktiver (formue-forvaltning, vedligehold/helhedsrenovering og køb/salg).
• Understøttelse af investeringstilgang til kommunens bygninger, der vil kunne forbedre de kommunale bygningers vedligeholdelsesstand.
• Gode forudsætninger for at kunne drive tværgående indsatser og realisere effektiviseringsgevinster gennem eksempelvis samlokaliseringer og Facility Management organisation.
• Bedre anlægsstyring og -eksekvering, bl.a. gennem færre udvalgsbehandlinger og understøttelse af en mere hensigts-mæssig relation mellem forvaltningerne som bestiller og KEjd som udfører (rettidig inddragelse af KEjd i byggeprocessen).
• Da grundarealet i København bliver mindre og mindre vil der være synergier ift. arealanvendelsen ved større nærhed til planområdet i ØKF.

Fordele ved en placering af KBS under KFU:

I afrapporteringen på analysearbejdet vedr. de tværgående enheder vurderes det, at KBS samlet set har et modenhedsniveau, der betyder, at kerneopgaven fungerer tilfredsstillende. KBS er i den forstand klar til at rykke videre til en alternativ udvalgsplacering uden at miste det tværgående perspektiv på borgerbetjeningen, der har præget KBS i den periode, enheden har været placeret under ØU. En placering af KBS under et af kommunens fagudvalg vurderes således at kunne bidrage til at udvikle og styrke borgerbetjeningen gennem en tættere kobling til kommunens borgertilbud og aktiviteter.

På den baggrund blev der identificeret en række fordele ved at placere KBS under KFU. Visionen går overordnet set ud på at skabe én digital indgang for borgerservice, som primært møder borgerne dér, hvor de befinder sig i hverdagen, fx på biblioteket. Visionen skal styrke sammenhængen i borgeradgangen, udvide borgernes service på eksisterende indgange og markant øge borgernes fortrolighed med de digitale løsninger.  

Baggrunden herfor er bl.a., at det klassiske borgerservicecenter er under hastig forandring, hvilket bl.a. skyldes at en række ydelsesopgaver (pension, boligstøtte og børnefamilieydelser) er overflyttet til Udbetaling Danmark. Det giver mulighed for at styrke den digitale profil og etablere flere fleksible løsninger tættere på borgerne, bl.a. til gavn for borgere med særlige behov og som har vanskeligt ved at benytte de digitale indgange..

Borgerservicemedarbejdere i Borgerservice KVIK på biblioteker er i dag overflyttet til KFF, hvormed KFF allerede arbejder med borgerserviceopgaver. KFF har også fra tidligere erfaring med tværgående borgerservice.

Dispensation fra Økonomi- og indenrigsministeren

Overflytningen af de to enheder skal gælde pr 1. januar 2014. Udover at en ændring af styrelsesvedtægten skal undergå to behandlinger (1. behandling den 28. november og 2. behandling den 12. december 2013) i BR inden da, kræves yderligere en dispensationen fra Økonomi- og Indenrigsministeren til at det samlede administrative ledelsesansvar for KBS kan overflyttes fra Overborgmesteren til borgmesteren for det udvalg, hvorunder Københavns Borgerservice er henlagt. Denne dispensation skal ligeledes foreligge pr 1. januar 2014. Overborgmesteren vil mellem 1. og 2. behandlingen af styrelses-vedtægtsændringen rette henvendelse til Økonomi- og Indenrigs-minister Margrethe Vestager, jf. vedlagte brevudkast (bilag 3).

Organisatoriske konsekvenser

De to enheder overflyttes i deres nuværende form til de respektive udvalg. Der vil efterfølgende blive igangsat et arbejde for at vurdere behovet for evt. justeringer af opgavesnit og organisatorisk setup, både indenfor det enkelte udvalgsområde og mellem udvalgene. Evt. ændringer mellem udvalgene vil blive fremlagt til politisk beslutning.

Indstillingen indebærer en overflytning af samtlige bevillinger vedr. KEjd fra KFU til ØU og en overflytning af samtlige bevillinger vedr. KBS fra ØU til KFU pr. 1. januar 2014. Derudover vil der være en række finansposter på KBS’ område, som overføres til KFU. Den samlede overflytning af bevillinger og finansposter fremgår af bilag 2.

Som beskrevet ovenfor træffes der i denne indstilling ikke beslutning om reelle ændringer i forhold til de berørte enheders økonomi eller organisation. Der kan efterfølgende fremlægges forslag til bevillings-mæssige korrektioner mellem udvalgene, hvis det vurderes, at enkelte mindre områder mest hensigtsmæssigt bør forblive under et af udvalgene.  

Efter 1. behandling i Borgerrepræsentationen den 28. november 2013 oversendes indstillingen til 2. behandling den 12. december 2013. I perioden mellem 1. og 2. behandlingen anmoder Overborgmesteren Økonomi- og Indenrigsministeren om godkendelse af den ændrede midlertidige bestemmelse i KKSTV § 25 med virkning fra 1. januar 2014.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 3: Ændring af den organisatoriske placering for Københavns Ejendomme og Københavns Borgerservice

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 26. november 2013

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.