Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 26. november 2002

 

 

 

J.nr.             ØU 303/2002

 

 

7.                   Handlingsplan for sikringsarbejdet

 

 

INDSTILLING

[s1] Økonomiforvaltningen indstiller, at:

at Økonomiudvalget tager nærværende handlingsplan til efterretning

 

 

RESUME

[s2] Den 5. maj 1998 vedtog Økonomiudvalget en forsikrings- og sikringspolitik, der dannede grundlag for et EU-udbud af kommunens forsikringsportefølje for perioden 1. januar 1999 til og med 31. december 2003.

I den vedtagne forsikrings- og sikringspolitik forpligtigede Økonomiudvalget kommunens forvaltninger til at lave skadesforebyggende arbejde. Samtidig vedtog Økonomiudvalget, at der skulle iværksættes et tværgående sikringsarbejde i forvaltningerne med Økonomiforvaltningen som koordinator.

En  tværgående sikringsgruppe blev dannet i foråret 2001, hvor der ligeledes blev gennemført en analyse af sikringsstandarden på 50 tilfældigt udvalgte institutioner.

Sikringsgruppen har drøftet analysen og indsatsområder for kommunens sikringsarbejde. Gruppen anbefaler på den baggrund vedlagte handlingsplan og aktivitetsoversigten for perioden 2002 til 2006.

Handlingsplanen har til formål at beskrive og analysere de nuværende forhold omkring forsikring og sikring, at fastlægge den overordnede strategi og pege på indsatsområder, der er i fokus for at opfylde strategien.

En status for sikringsarbejdet viser blandt andet, at:

·        kommunen har væsentlige omkostninger forbundet med skader

·        arbejdet med at registrere, skabe overblik og rapportere på området kan forbedres yderligere

·        der er grundlag for at forbedre forvaltningernes interne styring af området

·        der i første omgang er behov for at arbejde med holdnings- og adfærdsændringer

 

Strategien i handlingsplanen sigter mod dels at nedbringe det samlede antal skader i Københavns Kommune, dels at nedbringe kommunens omkostninger ved skader.

Det skønnes, at der afholdes udgifter på mindst 28 mill. kr. årligt i kommunen til udbedring af skader. Kommunens omkostninger ved skader vurderes at kunne nedbringes gennem forskellige investeringer i forebyggende sikringsarbejde.

 

SAGSBESKRIVELSE

[s3] Indledning

I forsikrings- og sikringspolitikken, der blev vedtaget af Økonomiudvalget den 5. maj 1998 (Ø119/98), forpligtede Økonomiudvalget alle forvaltninger til at opprioritere det forebyggende sikringsarbejde.

Københavns Kommune har ud fra en samlet afvejning valgt at være selvforsikret for så vidt angår skader på ejendomme, løsøre og motorkøretøjer. Kommunen har dog indgået aftale om en genforsikring i tilfælde af, at kommunen får meget store skader (katastrofeforsikring).

Til den overordnede styring af forsikringsområdet er der i kommunen etableret en intern forsikringsordning. Kommunens interne forsikringsordning refunderer skader over et vist beløb afhængig af skadetype. Ved opståede skader skal forvaltningerne dermed selv afholde de udgifter, der er omfattet af forvaltningernes selvrisiko for den pågældende skadetype.

Økonomiforvaltningen vurderer, at der afholdes udgifter for mindst 28 mill. kr. årligt til dækning af udgifter til forsikringsskader totalt set i kommunen.

Med nærværende indstilling og vedlagte handlingsplan øges fokus på kommunens tværgående sikringsarbejde, ligesom der sættes øget fokus på de enkelte forvaltningers og arbejdspladsers sikringsarbejde.

Status for sikringsarbejdet

I 2001 blev der ansat en projektleder, der sammen med et privat firma skulle gennemgå 50 tilfældigt udvalgte institutioner, for på basis af disse analyser at opsamle erfaringer til brug for en handlingsplan for det fremtidige sikringsarbejde.

I løbet af 2001 forelå der en samlet rapport for sikringsstandarden for et repræsentative udsnit af kommunens institutioner. I denne rapport blev der peget på en række områder, hvor der skal tages stilling til en sikringsindsats.

Handlingsplanens analyser viser i øvrigt, at der er er behov for fremadrettet at styrke registreringsarbejdet samt at skabe bedre overblik og større sammenhæng i de registrerede data.

Desuden kan statistikkerne og rapporteringen på området forbedres yderligere.

Samtidig viser analysen, at forvaltningernes interne styring af området er meget forskelligartet, og at der er behov for at forvaltningerne evaluerer deres interne styring af forsikrings- og sikringsområdet.

Det lokale sikringsarbejde

Det er den enkelte forvaltning, der har ansvaret for sikringsarbejdet. Forvaltningerne anvender i dag flere forskellige indfaldsvinkler til sikringsarbejdet.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har gennem en årrække arbejdet systematisk med styringen af forsikrings- og sikringsarbejdet. Forvaltningen foretager blandt andet en grundig registrering af skader og arbejder relativt målrettet på forebyggelse med henblik på at nedbringe antallet af skader.

Det vurderes samlet set, at der i alle forvaltninger er grundlag for at forbedre sikringsindsatsen, herunder den interne styring af forsikrings- og sikringsområdet i forvaltningerne.

Tværgående koordinering

Med henblik på at der sker en koordinering af sikringsindsatsen i kommunen, således den enkelte forvaltning initiativer bliver koordineret  med initiativer i andre forvaltninger, er der etableret et sikringssekretariat under Økonomiforvaltningen. Sikringssekretariatet har blandt andet til opgave at tilse, at tiltag der gennemføres i de enkelte forvaltninger for det første kommer til de andre forvaltningers kendskab og for det andet at der iværksættes tværgående tiltag, således at kommunens samlede sikringsindsats optimeres.

Der er derfor udarbejdet vedlagte handlingsplan, der udpeger hvilke områder, der skal arbejdes videre med, og der er udarbejdet en aktivitetsoversigt, der beskriver konkrete aktiviteter i det kommende arbejde i sikringsgruppens regi.

Under arbejdet med handlingsplanen er tidligere erfaringer i kommunen inddraget, ligesom andre (amts)kommuners erfaringer er indhentet. Endvidere er der taget kontakt til statens Slots- og Ejendomsstyrelsen, der p.t. er i udbud med statens ejendomme, ligesom DSB og Kirkeministeriet er kontaktet for at høre deres erfaringer og initiativer på forsikrings- og sikringsområdet.

Målet med sikringsarbejdet

Handlingsplanen beskriver og analysere de nuværende forhold omkring forsikring og sikring samt beskriver den overordnede strategi og de indsatsområder, der er i fokus for at opfylde strategien.

I handlingsplanen er uddybet baggrunden for valget af disse strategier og af de indsatsområder, der er udpeget for at nå planens formål. Baggrundsmaterialet for dette er ligeledes beskrevet i handlingsplanen.

Udgangspunkt for strategien

Sikringsgruppens drøftelse af strategi mv. har blandt andet taget udgangspunkt i følgende parametre:

·        En sikringsrapport, der viser at kommunens generelle sikringsniveau kan forbedres for kommunens institutioner, ejendomme mv.

·        At kommunens omkostninger i forbindelse med skader er for høje.

·        At det ofte er bedre at sikre end forsikre.

·        At erfaringerne viser, at en forebyggende indsats kan hjælpe.

·        At der er behov for øget opmærksomhed på sikring, herunder årsager til skaderne og hvordan man forhindre kommende skader.

·        At forvaltningernes interne styring af forsikrings- og sikringsområdet evalueres.

·        At der er behov for øget information og vidensdeling – blandt andet i form af undervisning i brug og udvikling af kommunens forsikringssystem.

Strategi og indsatsområder

Strategien på sikringsområdet er formuleret som nedbringelse af det samlede antal skader i Københavns Kommune og nedbringelse af kommunens omkostninger i form af udgifter, servicesvigt og utryghed, der er forbundet med skader.

For at opfylde strategien har sikringsgruppen valgt at fokusere på følgende indsatsområder for de næste 2 år:

·        Forbedring af data- og beslutningsgrundlag

·        Holdnings- og adfærdsændringer hos medarbejderne i kommunen

Handlingsplanen er herudover suppleret med en aktivitetsoversigt, der beskriver igangværende og kommende konkrete aktiviteter, der skal gennemføres i sikringsgruppens regi. Aktivitetsoversigten omfatter blandt andet følgende aktiviteter:

·        Udarbejdelse af informationsmateriale om sikringsråd og løsninger, herunder oprettelse af hjemmeside og udsendelse af nyhedsbreve

·        Undersøgelse af behovet for afholdelse af køretekniske kurser

·        Uddannelse af sikringsledere fra forvaltningerne

Sikringsgruppen ventes ultimo året at udarbejde en statusrapport, der belyser, hvilke områder der er arbejdet med i det forløbne år. Rapporten omfatter både tværgående initiativer som initiativer gennemført de enkelte forvaltninger.

Statusrapporten ventes forelagt Økonomiudvalget primo året efter.

 

ØKONOMI

I budgettet er der under Økonomiudvalget afsat kr. 2 mill. pr. år til koordinerende og tværgående tiltag i forbindelse med kommunens sikringsarbejde. Herudover er der afsat 13 mill. kr. til refusion af skader og betaling af genforsikringspræmie.

Ordningen er indtægtsdækket, dvs. den finansieres af præmiebetalinger fra forvaltningerne.

 

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser.

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Handlingsplanen har været til høring i forvaltningerne. Høringssvar er vedlagt som bilag 3.

 

BILAG

1.      Handlingsplan.

2.      Aktivitetsoversigt.

3.      Høringssvar (Omdeles på Økonomiudvalgets møde den 26. november 2002).

 

 

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge