Godkendelse af årsregnskabet 2020

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Videreførte revisionsbemærkninger

Revisionsudvalget noterer sig, antallet af revisionsbemærkninger samlet set er faldende, men også at der er enkelte bemærkninger, der har været videreført i flere år.

o Indkøb – siden 2014

o Balancens poster – siden 2015

o Bilagskontrol – siden 2017

o Tilskudsadministration (Kultur- og Fritidsforvaltningen) – siden 2017

Revisionsudvalget er af den opfattelse, at revisionsbemærkninger som hovedregel bør lukkes i det efterfølgende regnskabsår. Der henstilles derfor til, at fagudvalgene indskærper, at direktionen i de enkelte forvaltninger sikrer, at de forhold, der er anført i bemærkningerne, der har været videreført i flere år, håndteres snarest muligt således, at de risici, der er forbundet hermed, minimeres.

Forvaltningen arbejder løbende med at følge op på de afgivne revisionsbemærkninger og handleplanerne hertil. Fremadrettet vil der være fokus på, at alle handleplaner som udgangspunkt skal afsluttes inden for indeværende regnskabsår.

Der rapporteres til Økonomiudvalget to gange årligt.

Debitorområdet

Revisionsudvalget finder det helt overordnet utilfredsstillende, at der er usikkerhed omkring kommunens tilgodehavender og dermed en risiko for, at kommunens indtægter ikke er korrekt indregnet i regnskabet, samt at der er tab/afskrivninger, som endnu ikke er identificeret i regnskabet.

Revisionsudvalget noterer med tilfredshed, at afstemningsproblematikken nu er løst, og at arbejdet med driftsstabilisering af debitorområdet forløber planmæssigt.

Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer en systematisk, effektiv og forebyggende indsats overfor borgere og andre samarbejdspartnere, der ikke betaler for de ydelser, som kommunen leverer. Økonomiforvaltningen bør derfor sikre, at forvaltningerne orienteres løbende om skyldnere og vejledes i, hvordan de i videst muligt omfang sikrer, at borgere og andre samarbejdspartnere ikke oparbejder en gæld til kommunen.

Der gennemføres en successiv oprydning af kommunens restance i en rækkefølge, der er prioriteret efter væsentlighed. I oprydningen sker der sagsbehandling og stillingtagen til de enkelte krav, hvor de enten bringes i rette opfølgningsproces eller afskrives.

Opkrævningsprocessen, det vil sige fakturering, rykning og oversendelse til inddrivelse i Gældsstyrelsen, er i drift. Der etableres end-to-end opfølgningsprocesser, hvor det sikres, at den samlede debitormasse løbende overvåges og håndteres, så der ikke opstår risici for økonomisk tab som følge af manglende opfølgning.

Til brug herfor udarbejder Økonomiforvaltningen ledelsesinformation til forvaltningerne vedr. debitorer, ligeledes prioriteret efter væsentlighed. Første version rettet mod mellemkommunale og interne krav er i driftsat primo oktober 2021. Øvrige restancetyper vil indgå fra udgangen af 1. kvartal 2022. Færdig, automatisk rapporteringsløsning er implementeret med udgangen af 2. kvartal 2022. Ledelsesinformationen vil give det nødvendige grundlag for den løbende opfølgning i forvaltningerne, der skal sikre at borgerne og virksomheder ikke oparbejder gæld til kommunen.

Indkøb

Revisionsudvalget bemærker, at revisor i lighed med tidligere år anfører, at kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser ikke foretages således, at gældende regler for konkurrenceudsættelse og de politisk fastsatte krav til de kommunale indkøb overholdes. Endvidere påpeges det, at kommunen ikke får realiseret de økonomiske gevinster gennem konkurrenceudsættelse.

Revisionsudvalget noterer sig, at brugen af indkøbsordrer i Kvantum er steget gennem 2020, og at compliance målt i procent på antal fakturaer med ind-købsordrenummer i marts 2021 er målt til 49,6%, hvilket er det højeste nogensinde. Det er dog værd at bemærke, at målingen foretages på antallet af fakturaer og ikke på omfanget i kroner.

Revisionsudvalget noterer med tilfredshed, at et nyt målbillede Aftalecompliance, implementeres i oktober 2021. Herefter vil det være synligt, hvor stor en del af den skønnede baseline på ca. 5,2 mia.kr., der målt i kroner, viser kommunens evne til at købe konkurrenceudsatte varer/tjenesteydelser hos den rigtige leverandør, som lever op til de politisk fastsatte krav.

Revisionsudvalget henstiller, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i Økonomiforvaltningen sikrer, at det bliver lettere for indkøberne at ”købe rigtigt ind”. Henstillingen skal ses i lyset af, at der forventes realiseret effektiviseringer på ca. 57 mio.kr. i 2022 på indkøbsområdet, og at de politisk fastsatte krav til de kommunale indkøb skal overholdes.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet første udkast til rapportering på aftalecompliance, og igangsætter en dialog med Intern Revision og Forvaltningerne mhp. kvalitetssikring af rapporterne, således at opgørelsen kan vise om varerne/ydelserne er indkøbt på kommunens kontrakter, samt at der er en fælles opfattelse af, hvad rapporterne indeholder. Kvalitetssikringen forventes at pågå til slutning af 3. kvartal / starten af 4. kvartal 2021. Udviklingen og optimering af rapporterne må dog forventes at pågå i dialog med forvaltningerne i en længere periode herefter.

Økonomiforvaltningen forsætter arbejdet med at forbedre tilgængeligheden af indkøbsaftalerne i Kvantum. F.eks. er Kvantum blevet tilpasset således at køb af tjenesteydelser lettere kan bestilles direkte fra webkataloget ligesom der er udarbejdet en omfattende e-læring.

Der arbejdes løbende med at tilpasse sortiment i Kvantum, skabe bedre information og udvikle uddannelsestilbud og support. Der er udviklet e-læring til brugerne og arbejdes kontinuerligt med at understøtte brugerne i brugen af systemet. Initiativerne er iværksat på baggrund af en undersøgelse gennemført i samarbejde med forvaltningerne, hvis formål var at afdække barrierer for brug af indkøbsaftaler.