Opfølgning på budgetanalyse af sikring og vagttjeneste

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 26. oktober 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 338/2004

 

 

1.                   Opfølgning på budgetanalyse af sikring og vagttjeneste

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller:

·        at Økonomiudvalget tager opfølgningen på budgetanalysen af sikring og vagttjeneste til efterretning

 

 

RESUME

Økonomiforvaltningen gennemførte i 2003 "Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste" i Københavns Kommune. Økonomiudvalget behandlede den 23. september 2003 (ØU 298/2003) analysen og besluttede at anmode udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov.

 

Den samlede vurdering af sikringsbehovene i form af denne indstilling forelægges hermed Økonomiudvalget. Indstillingen har været drøftet med forvaltningerne.

 

Kommunens sikringsgruppe, der består af repræsentanter fra alle forvaltninger, har behandlet udvalgenes indberetninger af sikringsniveau. På baggrund af sikringsgruppens undersøgelser og faglige vurderinger har gruppen givet en anbefaling til, hvilken sikring forskellige typer af institutioner bør have. Sikringsniveauet er fastsat under hensyntagen til risikoen for indbrud m.m.

Vurderingen viser, at hovedparten af institutionerne i dag har den fornødne sikring. Budgetanalysen viste et besparelsespotentiale på mellem 4,5 og 6 mill.kr., hvis der skete en tilpasning af sikringsniveauet til det anbefalede standardniveau. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at forvaltningerne har høstet besparelsespotentialet, i forbindelse med den seneste gennemførte revurdering af institutionernes sikringsbehov.

 

Opfølgningen på analysen har bekræftet, at der er et besparelsespotentiale ved at genforhandle de kontrakter, som kommunens institutioner i dag har med leverandører af vagt- og sikringsydelser. Det anbefales derfor, at det overlades til kommunens indkøbsenhed at optage forhandlinger med leverandører, kommunens egne såvel som eksterne, af vagt- og sikringsydelser med henblik på at indgå en fælles indkøbsaftale, der omfatter alle kommunens institutioner, herunder de selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til de gældende driftsoverenskomster. De fælles indkøbsaftaler er obligatoriske, og skal dermed benyttes ved alle kommunens indkøb på aftaleområderne, jf. kommunens indkøbspolitik.

 

Besparelsen, der opnås ved en tilpasning af sikringsniveauerne og ved genforhandling af kontrakterne, kan indgå som en del af forvaltningernes bestræbelser på at tilvejebringe omstillingsbidraget.

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

I henhold til Økonomiudvalgets beslutning vedr. behandling af budgetanalyser (ØU 231/2004) forelægges budgetanalysens resultat med henblik på en redegørelse om analysen og de heraf afledte anbefalinger.

 

Økonomiforvaltningen gennemførte i 2003 "Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste" i Københavns Kommune. Økonomiudvalget behandlede den 23. september 2003 (ØU 298/2003) analysen og besluttede at anmode udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der blev foreslået igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov.

 

Udvalgene er herefter blevet anmodet om deres kommentarer. Der blev samtidig igangsat et arbejde i kommunens sikringsgruppe, der består af repræsentanter fra alle forvaltninger, med det formål at skabe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov. I dette arbejde er udvalgenes kommentarer og vurderinger lagt til grund for arbejdet.

 

Sikringsgruppen har behandlet udvalgenes indberetninger af sikringsniveau. På baggrund af sikringsgruppens undersøgelser og faglige vurderinger har gruppen givet anbefalinger til, hvilken sikring forskellige typer af institutioner bør have. Sikringsniveauet er fastsat under hensyntagen til risikoen for indbrud m.m. Gruppen anbefaler som udgangspunkt, at en institution sikres med lås og tyverialarm (sikringsniveau 2). Undtaget herfra er forsyningsvirksomheder, hvor der anbefales et højere sikringsniveau grundet lovgivningsmæssige krav og hensynet til forsyningssikkerheden.

 

Den tidligere gennemførte budgetanalyse fremhævede et besparelsespotentiale ved, at institutioner med et højere sikringsniveau blev omplaceret til et lavere sikringsniveau. Dette specielt med det formål at reducere antallet af institutioner, der anvender runderinger/vægtervagt, da denne foranstaltning er relativ dyr for kommunen i forhold til genvinsten herved.

 

Opgørelsen fra sikringsgruppen viser, at kun 6 pct. af kommunens institutioner i dag anvender rundering/vægtervagt. I budgetanalysen viste stikprøven, at 20 pct. af kommunens institutioner anvendte rundering/vægtervagt.

 

Budgetanalysen anbefalede, at der blev gennemført en halvering af antallet af institutioner, der anvender rundering/vægtervagt. Dette mål synes at være nået. Det i budgetanalysen opgjorte potentiale på mellem 3 og 6 mill. kr. ved en ændring af sikringsniveauet synes dermed at være høstet. En besparelse, der kan indgå i tilvejebringelsen af forvaltningernes omstillingsbidrag.

 

Det anbefales, at der i forbindelse med en genforhandling af priser på kommunens vagt og sikring lægges som forudsætning, at de institutioner, som sikringsgruppen har opgjort anvender rundering/vægtervagt, som udgangspunkt kan fortsætte med dette.

 

Det anbefales endvidere, at forvaltningerne fortsætter med kritisk at gennemgå deres sikringsbehov på baggrund af de i sikringsgruppen anbefalede sikringsniveauer for kommunens institutioner.  Det endelige besparelsespotentiale ved en tilpasning af sikringsniveauet afhænger af, at forvaltningerne løbende vurderer institutionernes sikringsbehov med kritiske øjne.

 

Opfølgningen har endvidere vist, at der er et potentiale på mellem 10 og 20 pct. af udgifterne ved at genforhandle kommunens aftaler om vagt- og sikringsydelser. Der kan bl.a. være besparelser ved at anvende kommunens betjentservice til udrykning til alarmer (1 mill kr.), ved at anvende kommunens telenet til transmission af alarmer (2 mill. kr.) og ved at lade Brandvæsnet varetage overvågning af alarmer. En omlægning af kommunens alarmer vil kræve en engangsinvestering for hver institution, der modsvares af besparelser de efterfølgende år. Investeringsudgiften ventes indtjent inden for 3 år.

 

Det anbefales derfor, at det overlades til kommunens indkøbsenhed at optage forhandlinger med leverandører, interne såvel som eksterne, af vagt- og sikringsydelser med henblik på at indgå en fælles indkøbsaftale, der omfatter alle kommunens institutioner, herunder de selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til de gældende driftsoverenskomster. De fælles indkøbsaftaler er obligatoriske, og skal dermed benyttes ved alle kommunens indkøb på aftaleområderne, jf. kommunens indkøbspolitik.

 

Københavns Brandvæsen og Betjentservice kan i den forbindelse byde på dele af opgaven eller hele opgaven på samme vilkår som andre selskaber. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at en fælles indkøbsaftale for vagt- og sikringsydelser vil medføre en årlig besparelse for kommunen på minimum 3 mill. kr.

 

 

ØKONOMI

De mulige besparelser kan indgå i forvaltningernes tilvejebringelse af omstillingsbidraget.

 

MILJØVURDERING

 

ANDRE KONSEKVENSER

 

HØRING

Sagen har været i udvalgshøring. Høringssvarene har efterfølgende været drøftet med forvaltningerne. Svarene vedlægges til orientering.

Forvaltningerne er positive overfor de nye tiltag på vagt- og sikringsområdet. Forvaltningerne støtter endvidere, at der gennemføres et udbud af de ydelser, der anvendes på området med henblik på, at der indgås en rammeaftale. Forvaltningerne hæfter sig ved, at der i analysen anbefales, at institutionerne sikres med lås og alarmanlæg (sikringsniveau 2).  I den forbindelse understreger flere forvaltninger, at niveauet kun bør være vejledende, således at der kan tages individuelle hensyn til den enkelte institutions behov. 

 

Økonomiforvaltningen har inddraget forvaltningernes kommentarer i det videre arbejde, der har ledt frem til denne indstilling. Økonomiforvaltningen er enig i, at det anbefalede sikringsniveau kun er vejledende, og at lokale forhold i sidste ende afgøre, hvilken sikring den enkelte institution skal have.

 

BILAG

Forvaltningernes høringssvar (placeres på aflæggerbordet)

 

 

Erik Jacobsen

 

 

/ Bjarne Winge