Særlig undersøgelse - Regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport om Regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller i Kultur- og Fritidsforvaltningen samt Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner hertil, jf. bilag 1 og 3, til efterretning.

Problemstilling

I revisionsrapporten ’Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022’, der blev lavet som led i Københavns Kommunes regnskab 2022, blev der givet en rød revisionsbemærkning vedr. bilagskontrol. I rapporten gav revisionen kritik af Kultur- og Fritidsforvaltningens bilagshåndtering, ligesom der blev konstateret udgifter, der er atypiske i forhold til kommunal virksomhed. På den baggrund har Intern Revision foretaget en særlig undersøgelse rettet mod ’Regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller’ i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Intern Revision har i rapporten konkluderet:

• at Kultur- og Fritidsforvaltningens indsats mod fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for regnskabsmæssige registreringer ikke i tilstrækkelig høj grad har virket,
• at der for en række bilag er væsentlig tvivl, om udgiften har et kommunalt formål, eller om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler, eller om den afholdte udgift er inden for kommunens regler,
• at der er flere væsentlige forhold i Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskabsføring, som bør forbedres gennem handleplaner.

Sagen forelægges Økonomiudvalget af hensyn til udvalgets mulighed for indseende med økonomiske og administrative forhold i hele kommunen, jf. § 18 stk. 2 i Loven om Kommunernes Styrelse, jf. bilag 4.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet en handleplan til den særlige undersøgelse, jf. bilag 3. Handleplanen adresserer Intern Revisions henstillinger, og at Kultur- og Fritidsforvaltningen vil sikre, at der er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer, at der er klare regler og tilsyn med regeloverholdelse inden for særlige typer af udgifter, samt undgå regnskabsmæssige fejl og mangler.

Økonomi

Sagen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af den løbende revision udarbejder revisionen en revisionsrapport, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Økonomiforvaltningen vil i 2. halvår 2023 på baggrund af rapporten vedrørende den særlige undersøgelse vedr. Kultur- og Fritidsforvaltningen og som opfølgning på Økonomiforvaltningens egen handleplan vedr. bilagskontrol, der blev behandlet af Økonomiudvalget på mødet den 29. august 2023, tage en opfølgning på forvaltningernes kommunikationsindsatser vedr. bilagsdokumentation og overholdelse af de fælleskommunale regler.

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen