Revision af arkivbestemmelser for København

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Borgerrepræsentationen skal tage stilling til et forslag om reviderede arkivbestemmelser for Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at de reviderede arkivbestemmelser for Københavns Kommune, jf. bilag 1, godkendes.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

De nuværende arkivbestemmelser for Københavns Kommune er vedtaget af Borgerrepræsentationen i 2004. Arkivbestemmelserne regulerer Stadsarkivets virksomhed og arbejdsdelingen og kompetenceforholdet mellem Stadsarkivet og forvaltningerne.

Siden godkendelsen af de nuværende arkivbestemmelser er digitaliseringen af forvaltningerne steget i stort omfang, og som følge heraf sker arkivering i altovervejende grad digitalt. Hertil kommer, at Persondataforordningen stiller nye krav til sikkerheden, ligesom der er behov for en regulering af ansvarsfordelingen mellem Stadsarkivet og forvaltningerne.

Der er derfor behov for, at arkivbestemmelserne revideres.

Løsning

Indledning

Udkast til reviderede arkivbestemmelser fremgår af bilag 1. Bilaget er en tabel, der indeholder en gennemgang af de konkrete ændringer. Af venstre kolonne fremgår bestemmelsens nuværende ordlyd. Herefter følger forslag til ny ordlyd af bestemmelsen. Højre kolonne indeholder kommentarer mv., der bl.a. forklarer baggrunden for ændringerne.

Bilag 2 er en "ren" udgave af de reviderede bestemmelser.

Med hensyn til de foreslåede, konkrete ændringer til arkivbestemmelserne henvises til bilag 1. I det følgende er anført de hovedhensyn, der har ligget til grund for ændringerne.

Krav om sikkerhed

Persondataforordningen (GDPR) stiller nye krav til sikkerhed. Dette indebærer, at Stadsarkivet løbende skal tilpasse sine sikkerhedsbestemmelser og sikre arkivaliernes fortrolighed. Dette krav er indarbejdet i udkast til nye arkivbestemmelser.

Regulering af ansvarsfordeling mellem arkiv og forvaltninger

I 2014 samlede Kultur- og Fritidsforvaltningen de dele af forvaltningen, der beskæftiger sig med historie, arkiv og udstilling af kunst, i enheden Historie & Kunst. I den forbindelse blev Stadsarkivets vedtægt erstattet af en samlet vedtægt for Historie & Kunst. Vedtægten for Historie & Kunst henviser til arkivbestemmelserne. Der er imidlertid behov for at enkelte væsentlige punkter, der regulerer ansvars- og kompetencefordelingen mellem arkivet og forvaltningerne, indarbejdes i arkivbestemmelserne. Disse punkter er indarbejdet i udkast til reviderede arkivbestemmelser.

Det gælder primært kravet om, at Stadsarkivet er udpeget som selvstændig dataansvarlig i forhold til de enkelte forvaltningsenheder, fordi arkivering i databeskyttelsesmæssig sammenhæng udgør et alternativ til sletning i henhold til databeskyttelsesloven. Borgerrepræsentationen har tidligere truffet beslutning herom, hvilket fremgik af den tidligere vedtægt for Stadsarkivet, og der er således ikke tale om en ny beslutning. De reviderede arkivbestemmelser indeholder derfor nu en bestemmelse om, at Stadsarkivet (af Borgerrepræsentationen) er udpeget som selvstændig dataansvarlig i forhold til de forvaltningsenheder, som arkivet modtager data fra.

Endelig har Revisionsdirektoratet i Revisionsprotokollat nr. 11/ 2008 påpeget, at det organisatoriske ansvar for arkivering ikke var præcist fordelt i kommunens styrelsesvedtægts § 14 og 15. En præcisering af ansvarsfordelingen mellem arkiv og forvaltninger er derfor indarbejdet i de nye arkivbestemmelser.

Ændringerne har været i høring i samtlige forvaltninger.  

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, vil de reviderede arkivbestemmelser blive implementeret.

Mette Touborg                                    /Marius Hansteen

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at de reviderede arkivbestemmelser for Københavns Kommune, jf. bilag 1, godkendes

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. februar 2020

Indstillingen blev godkendt i forbindelse med dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).

Dagsordenspunkt 20: Revision af arkivbestemmelser for København (2018-0300112)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 26. maj 2020

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.