Revisionsrapport Takster i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager Intern Revisions rapport om takster i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens handleplaner hertil til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2021 gennemført en revision af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens beregning af takster, herunder både borgerrettede takster, mellemkommunale og interne takster.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har beregnet 32 forskellige borgerettede takster for 2022. Taksterne fremgår af takstkataloget, som vedtages årligt i forbindelse med budgetvedtagelsen. Der beregnes i alt 86 mellemkommunale takster, mellemkommunale takster beregnes med henblik på at få refusion for udgifter til borgere fra andre kommuner, som modtager ydelser fra Københavns Kommune. Gennemgangen af mellemkommunale takster har omfattet taksterne for 2021. Der beregnes tre interne takster. Ved interne takster forstås priser på intern handel/afregning (varer og tjenesteydelser, intern husleje m.v.) der udveksles mellem forvaltningerne i Københavns Kommune og internt i forvaltningen mellem styringsområder (service og anlæg).

Den enkelte forvaltning skal i henhold til kommunens fælles retningslinjer udarbejde en forvaltningsspecifik vejledning om takstberegning og -fastsættelse til internt brug og den budgetansvarlige skal sikre, at der på ethvert tidspunkt foreligger et dokumenteret grundlag for prissætningen. Revisionens stikprøver har vist, at vejledningerne ikke i tilstrækkelig grad er designet således, at de medvirker til at forebygge eller opdage utilsigtede fejl og mangler i de enkelte takstberegninger. Der er i stikprøvekontrollen konstateret flere fejl og mangler, der kan henføres beregningsfejl og utilstrækkelig dokumentation i de udvalgte takstberegninger.

Revisionen henstiller, at der udarbejdes og implementeres en forvaltningsspecifik vejledning om takstberegning og -fastsættelse til internt brug i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, og at ledelsen fremover sikrer, at der på ethvert tidspunkt foreligger et dokumenteret grundlag for prissætningen. Ledelsestilsynet med takstområdet bør skærpes, og alle takster for 2023 bør genberegnes og kvalitetssikres i overensstemmelse med gældende regler.

I forhold til de borgerrettede takster, så bemærker revisionen, at foranstaltninger, der vil medføre indtægter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, ikke må iværksættes, før kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Det henstilles, at der sikres den fornødne bevilling såfremt aktiviteten fortsættes.

Løsning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) har udarbejdet en handleplan, der fremgår af revisionsrapporten. Handleplanen adresserer Intern Revisions henstillinger og som SUF vil indarbejde i en genberegning af taksterne for 2023.

Forretningsgang

Intern Revision bemærker, at SUF har udarbejdet takstvejledninger, som har mere karakter af arbejdsbeskrivelser og som ikke i tilstrækkelig grad er designet, således at de medvirker til at forebygge eller opdage utilsigtede fejl og mangler.

SUF vil gennemarbejde den foreliggende vejledning, således at vejledningen i højere grad medvirker til at forebygge utilsigtede fejl i de enkelte takstberegninger. Herunder tilpasses vejledningen, så den i højere grad sikrer, at der kan foretages et skærpet ledelsestilsyn af de beregnede takster.

Borgerrettede takster

Intern Revision bemærker, at SUF på et enkelt plejehjem opkræver takster, som ikke er godkendt af Borgerrepræsentationen, hvilket ikke er tilladt. Herudover har stikprøvegennemgangen vist at der i flere tilfælde mangler dokumentation for anvendte fordelingsnøgler mv., samt er sket fejlagtig indregning af tidligere års over-/underskud i nye takster. Desuden undrer revisionen sig over, at taksten for vask af privat linned tre år i træk er dyrere end taksten for vask og leje af linned.

SUF har noteret sig bemærkningen om anvendelse af skøn i takstberegningerne. SUF kan oplyse, at de anvendte fordelingsnøgler er fastsat ved seneste revision af takstområdet i 2019, amt at der altid vil være et vist skøn forbundet med at opgørelsen. SUF har igangsat et arbejde, som efterser, at samtlige enheder i SUF administrerer den nævnte vasketakst i overensstemmelse med de gældende retningslinjer.

SUF vil til takstkataloget for 2023 foretaget de nødvendige tilpasninger hvormed tidligere års under-/overskud indregnes i overensstemmelse med retningslinjerne. SUF oplyser, at taksten for ’Vask og leje af linned’ har været lavere end taksten for ’Vask af privat linned’ i perioden 2020-2022. Dette er et resultat af et stort overskud for ’Vask og leje af linned’, i tidligere år.

Mellemkommunale takster

Revisionens stikprøvegennemgang af udvalgte takster har givet anledning til en række observationer. De tre udvalgte takster i stikprøven er ikke beregnet efter en ensartet metode, for to heraf gælder, at det indregnede overhead ikke er opgjort korrekt. Det er konstateret, at samme forhold gør sig gældende for en række andre takster. I taksten for vedligeholdende tilbud på aktivitetscentre tages ikke stilling til eventuel efterregulering af taksten, som følge af en eventuel forskel mellem budgetterede og faktiske omkostninger.

SUF vil fremadrettet styrke praksis omkring beregningen af mellemkommunale takster. SUF oplyser, at det siden 2013 har været gængs praksis at opkræve en fast overhead, som aftalt i tværkommunalt regi. SUF er i færd med at beregne en ny sats for overhead på de mellemkommunale takster, som tager udgangspunkt i de faktiske omkostninger til overhead og indgå i en videre dialog med Intern Revision herom. Taksten vil fremover være fordelt mellem plejehjem og aktivitetscentre i overensstemmelse med revisionens anbefalinger, herunder foretages en evt. efterregulering. SUF vil opnormere ressourcerne til den generelle styring af takstområdet med henblik på at opfylde de oplistede bemærkninger mv.

Økonomi

Sagen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revision af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres. Da nærværende rapport indeholder en rød revisionsbemærkning, vil den kunne indgå i revisionsberetningen.