Forlængelse af aftale om betalingsformidling

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Københavns Kommune meddeler Økonomistyrelsen, at kommunen ønsker at forlænge aftalen med staten om betalingsformidling frem til 1. april 2025.

Problemstilling

Københavns Kommune har tilsluttet sig statens aftale om betalingsformidlingsydelser via udvidet anvendelse af Offentligt Betalingssystem (udvidet OBS). Tilslutning til statens aftale indebærer lavere gebyrer og en administrativ lettelse for kommunen.

Aftalen omfatter alene betalingsformidling, dvs. alle kommunens ind- og udbetalinger og tilknyttede Dankort. Der er endvidere en tillægsaftale med staten om Eurocard, hvor SEB er leverandør.  Aftalen omfatter ikke Mobilepay, der håndteres uafhængigt af den valgte bank. Aftalen omfatter heller ikke kapitalforvaltning eller kommunens kassekredit på 4 mia. kr., der håndteres ved separat udbud.

Staten valgte efter udbud i 2018 Danske Bank som leverandør. Danske Bank var den eneste tilbudsgiver ved udbuddet. Økonomiudvalget besluttede den 20. november 2018, at Københavns Kommune skulle tilslutte sig en ny aftale med staten med Danske Bank som leverandør, og godkendte den 19. marts 2019 de endelige vilkår i aftalen.

Den nuværende aftale om betalingsformidling er for fire år og løber fra den 1. april 2019 til den 1. april 2023. Aftalen giver mulighed for, at staten kan forlænge aftalen med yderligere to år, og staten har valgt at benytte denne mulighed.

Københavns Kommune skal beslutte, om kommunen også ønsker at forlænge aftalen i to år.

Løsning

Såfremt Københavns Kommune fortsat ønsker at tilslutte sig statens aftale, vil det ske på uændrede vilkår og være gældende frem til den 1. april 2025. Såfremt Københavns Kommune beslutter ikke at være med i en statslig aftaleforlængelse, skal kommunen selv foretage et udbud af betalingsformidling, da det er en udbudspligtig ydelse.

En forlængelse af aftalen vil ske med uændrede aftalte vilkår, herunder også i forhold til eventuel opsigelse af aftalen.

I den nuværende aftale indgår klausuler vedr. opsigelse, som indebærer, at staten kan benytte sig af opsigelsesvarsel på 9 måneder, såfremt Danske Bank dømmes for hvidvask. Endvidere kan Københavns Kommune bringe aftalen til ophør med 12 måneders varsel. Københavns Kommune kan herunder bringe aftalen til ophør, såfremt leverandøren eller dennes underleverandører har begået handlinger, der har ført til endelig dom eller har vedtaget bødeforlæg for overtrædelse af hvidvaskreglerne inden for det område, hvor leverandøren udøver sit erhverv.

Status i forhold til Danske Banks estiske hvidvask-sag er, at sigtelser mod ledende medarbejdere er frafaldet. Banken som juridisk enhed er fortsat sigtet, men der er ikke faldet dom eller vedtaget endeligt bødeforlæg.

Det skal bemærkes, at selv i tilfælde, hvor banken evt. modtager dom eller vedtager endeligt bødeforlæg vedr. hvidvask-sagen, kan banken efter de gældende udbudsregler ikke udelukkes fra et nyt udbud, såfremt den har foretaget ”self cleaning”, dvs. banken selv ”rydder op” bl.a. ved at afvikle aktiviteter, der er i strid med reglerne, indfører effektive kontroller og foretager nødvendige ændringer i ledelsen.

De områder i kommunen, der beskæftiger sig med kommunens ind- og udbetalinger, er generelt tilfredse med den nuværende løsning og den funktionalitet og service, der leveres fra Danske Bank.

I 2021 udgjorde kommunens udgifter ifm. aftalen 569 t.kr. Tilslutning til statens aftale vil fortsat indebære uændrede lave gebyrer og en administrativ lettelse for kommunen. Statens ind- og udbetalinger har en stor volumen, der gør, at der er stordriftsfordele, som udmøntes i forventede lavere priser på gebyrer mv. og evt. bedre service / funktionalitet. En forlængelse af den nuværende aftale vil ikke medføre omkostninger.

Såfremt Københavns Kommune ikke ønsker at tilslutte sig statens forlængelse af den nuværende aftale, skal kommunen selv foretage et udbud forud for udløb af den nuværende aftale den 1. april 2023, da betalingsformidling er en udbudspligtig ydelse for kommunen. Ved kommunens eventuelle eget udbud bør der stilles krav om, at tilbudsgiver skal være udpeget som systemisk vigtig (SIFI). Danske Bank, Jyske Bank, Sydbank, Spar Nord og Arbejderens Landsbank er alle af de danske myndigheder udpeget som systemisk vigtige. Hertil kommer tre realkreditinstitutter. Desuden er Nordea er udpeget som systemisk vigtig i Finland, hvor banken er hjemmehørende.

Ved kommunens eventuelle eget udbud er det forventningen, at prisen i form af gebyrer m.m. vil være højere, end hvis kommunen fortsat tilslutter sig statens aftale.

Omkostninger forbundet med eget udbud skønnes at udgøre ca. 2 mio. kr., hvoraf ca. 1,6 mio. kr. udgøres af omkostninger til projektarbejde og -ledelse. Økonomiforvaltningen undersøgte på foranledning af Økonomiudvalget i 2019 mulighederne for at reducere udbudsprocessen fra de da anslåede 12 til 9 måneder, hvilket kan ske ved, at der bl.a. udarbejdes en kravspecifikation på forhånd. En sådan kravspecifikation blev udarbejdet i 2019. Den skal dog skal opdateres, såfremt kommunen selv vælger at foretage et udbud.

Såfremt en anden bank end Danske Bank vinder opgaven, vil det medføre yderligere omkostninger på ca. 2,7 mio. kr., altså i alt ca. 5 mio. kr. Ud over opdatering og udbudsmateriale m.v. vil der således være omkostninger forbundet med et større administrativt arbejde med at ændre flere tusinde bankkonti og udskifte Dankort m.m. Dette arbejde skønnes at koste ca. 1,7 mio. kr. Der skal desuden ske en række tilretninger i kommunens økonomisystem, hvor inddragelse af ekstern bistand og IT-ændringer skønnes at koste ca. 1,0 mio. kr.

Hovedparten af arbejdet ved kommunens eventuelle eget udbud vil ligge i Koncernservice (Økonomiforvaltningen), men medarbejdere i de øvrige forvaltninger må også påregne at skulle afsætte en del ressourcer til opgaven: Til hver bankkonto i økonomisystemet skal der ske tilretninger ift. autokontering i driften, MobilePay, Safepay, Nets, Visa Dankort og debitornumre m.m. Desuden vil der være arbejde forbundet med udskiftning af Dankort og Eurocard samt oprette se-adgange til konti til brugerne.

Det forventes, at kun få banker vil være interesseret i at afgive tilbud, hvis Københavns Kommune vælger selv at foretage et udbud.

Økonomi

De løbende udgifter til gebyrer vil være uændrede, såfremt kommunen tilslutter sig en forlængelse af aftalen om betalingsformidling. Såfremt kommunen i stedet vælger selv at foretage et udbud, vil der være udgifter forbundet med selve udbuddet, og de løbende udgifter må forventes at blive højere end under den nuværende aftale.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget godkender denne indstilling, vil Økonomiforvaltningen meddele Økonomistyrelsen, at Københavns Kommune ønsker at deltage i en forlængelse af aftale om betalingsformidling i yderligere to år frem til den 1. april 2025.