Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status på opfølgningen på revisionsbemærkningerne tages til efterretning.

Problemstilling

Med denne indstilling gives en status på revisionsbemærkningerne til regnskab 2014, samt opmærksomhedspunkter i forhold til revisionen af regnskab 2015.

Antallet af revisionsbemærkninger er steget fra 5 bemærkninger på det finansielle område i revisionsberetningen for regnskab 2013 til 20 i revisionen af regnskab 2014. Økonomiforvaltningen har løbende fulgt op på forvaltningernes arbejde i forlængelse af revisionsbemærkningerne og giver med denne indstilling (bilag 1) en status herpå.

Ved afslutningen af regnskabet for 2015 har Økonomiforvaltningen i samarbejde med de relevante forvaltninger vurderet, at 11 ud af de 20 bemærkninger har en status, hvor de betragtes som afsluttede, mens ni forhold stadig udestår. Status er som følger:

Årsregnskabet:

Socialrevisionen:

Nedenstående kategorier anvendes til vurderingen af status.

• Rød – Forholdene er endnu ikke afdækket og/eller der er ikke en endelig afklaring af løsningen.

• Gul – arbejdet er igangsat, men endnu ikke afsluttet. De handlinger, der skønnes nødvendige er igangsat, bemærkningen vil kunne optræde igen.

• Grøn – arbejdet med punktet er afsluttet, og problemstillingen er løst. Økonomiforvaltningen forventer ikke, at bemærkningen optræder igen.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om ovenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Årsregnskabet

Af de forhold, der udestår vedrørende årsregnskabet, er seks forankret i Økonomiforvaltningen, mens to vedrører Teknik- og Miljøforvaltningen. Disse gennemgås i det følgende.

Økonomiforvaltningen

Forholdene, der vedrører Økonomiforvaltningen, er alle forankret i Koncernservice, da det drejer sig om systemer, der anvendes på tværs af hele Københavns Kommune.

Der er for alle fire forhold igangsat et arbejde, der sigter mod at løse problemerne hurtigst muligt.

• 1. Systemansvarlige udbetalings- og faktureringssystemer
  Jf. Økonomiudvalgets handlingsplan til sikring af betryggende processer arbejdes der med informationskampagner rettet mod systemejere i Københavns Kommune med henblik på at sikre større viden om systemejerrollen og systemejers ansvar og opgaver, herunder at sikre at der findes forretningsgange for alle relevante processer. Derudover er der igangsat et sundhedstjek af de systemer, som Koncernservice har ansvar for. En status på handlingsplanen for indstasen blev forelagt Økonomiudvalget den 12. april 2016, herunder et oplæg til sundhedstjek af kommunens øvrige systemer, hvor systemejerskabet er forankret i forvaltningerne.

• 6. Brugerrettigheder – periodiske revurdering
  Koncernservice har etableret en periodisk kontrol mellem brugere i brugersystemet og økonomisystemet, som sikrer, at brugere, der ikke længere er oprettet i brugersystemet, ikke har en autorisation til økonomisystemet.

• 7. Lønafstemninger
  Økonomiforvaltningen har i november 2015 udarbejdet afstemning af E-indkomst for 2013. Der afventes pt. en formel godkendelse fra Intern Revision. Data til brug for afstemning af E-indkomst for 2014 er stort set tilvejebragt og bearbejdet. Der udestår enkelte fejlrettelser. Den reviderede tidsfrist 1. april 2016 forventes at blive overholdt.

• 8. Koncernservice-kontroller - lønadministration
  Efterslæbet på lønsager er afviklet. Koncernservice har i 2015 igangsat et lønkontrolprojekt, som skal opdatere forretningsgangen for lønkontrol og sikre at der implementeres effektive kontroller. Forretningsgangen forventes at være implementeret senest den 15. august 2016.

• 9. Manglende refusionshjemtagelse
  Økonomiforvaltningen har igangsat en række konkrete tiltag til at minimere tab af refusionshjemtagelsen. Der er implementeret en ny forretningsgang for området pr. 1. maj 2015. I forhold til det bagudrettede arbejde har Økonomiforvaltningen foreløbigt undersøgt alle negative differencer ned til og med ca. 37.000 og korrigeret disse for i alt ca. 21 mio. kr. Beløbsmæssigt er Økonomiforvaltningen nået langt, men set i forhold til mængden af sagerne er blot ca. 20 % udfærdiget. I et igangværende projekt foretages en afklaring af den fremadrettede håndtering af opgaven og en samlet løsning for det bagudrettede, hvori udeståender vedr. 2012 og særligt 2013 håndteres. Løsningen forventes fremlagt inden sommeren 2016.

• 11. Brugeradgange til bogføring direkte i økonomisystemet
  Jf. Økonomiudvalgets handlingsplan har Koncernservice reduceret antallet af kritiske KØR (Københavns kommunes økonomisystem) adgange i Koncernservice drift til et minimum. Der er udarbejdet fælles obligatoriske forretningsgange, der sikrer design af manuelle opdagende kontroller med de manuelle adgange i KØR. Opdagende kontrol er designet og implementeret i Koncernservice. Implementering i forvaltningerne pågår.

Teknik- og Miljøforvaltningen

Der udestår to revisionsbemærkninger vedrørende Teknik- og Miljøforvaltningen:

• 2. Administration af anlægsudgifter/-regnskaber
  Der er løbende blevet aflagt anlægsregnskaber for Teknik- og Miljøforvaltningens projekter, hvorfor mængden af udestående anlægsregnskaber er nedbragt væsentligt. Forvaltningen forventer at opgaven med de resterende anlægsregnskaber vil være afsluttet medio 2016.

• 3. Byfornyelse
  Teknik- og Miljøforvaltningen er i dialog med staten om den endelige afregningsmodel for salgsprovenuet fra byfornyelsesejendomme. En aftale om dette forventes i løbet af 1. halvår 2016. Når den endelige afregningsmodel er på plads vil Teknik- og Miljøforvaltningen færdiggøre den udarbejdede forretningsgang for, at tilbagebetaling af tilskud administreres i overensstemmelse med lov om byfornyelse og udvikling af byer.

Socialrevisionen

Tre underpunkter til revisionsbemærkningen vedrørende ledelsestilsyn og interne kontroller er gule. Her er status som følger:

• 15. Design af kontrol af alternativ modtager
  Socialforvaltningen er i gang med en stikprøve på 30 sager for 2015 efter aftale med revisionen. I 2016 implementeres en ny forretningsgang.

• 15. Uledsagede flygtningebørn med 100 % statsrefusion
  Socialforvaltningen har bedt Udlændingestyrelsen om hjælp til at fremskaffe den nødvendige dokumentation for det enkelte barns flygtningestatus, da det kun er Udlændingestyrelsen, der har disse oplysninger. Dokumentationen forventes derfor at være til stede inden der ansøges om refusion for 2015.

• 15. Aconto udbetalinger vedrørende tabt arbejdsfortjeneste
  Socialforvaltningen undersøger pt. systemsammenhængene sammen med Deloitte. For beløb, som er medtaget dobbelt i 2012-2015, vil refusionen blive betalt tilbage til staten i forbindelse med opgørelsen for 2015.

Decisionsskrivelse fra Ankestyrelsen

Københavns Kommune modtog den 19. februar 2016 decisionsskrivelse fra Ankestyrelsen vedrørende revisionen af Københavns Kommune for regnskabsåret 2014 på Social- og Indenrigsministeriets område (Vedlagt som bilag 2). I skrivelsen gennemgår Ankestyrelsen regnskabsbemærkningerne vedrørende socialrevisionen. Ankestyrelsen finder generelt de indsatser, der er igangsat positive. I forhold til bemærkningerne Ledelsestilsyn og interne kontroller og Manglende kvalitetssikring af refusionsopgørelser, anmodes kommunens revisor om en opfølgning i forbindelse med revisionsberetningen for 2015, herunder om de nødvendige tiltag er gennemført. Ankestyrelsen betragter de øvrige punkter som afsluttede.

Opmærksomhedspunkter – Regnskab 2015

På nuværende tidspunkt har Økonomiforvaltningen kendskab til en række forhold, der indebærer en risiko for at kunne medføre revisionsbemærkninger til regnskabet for 2015. Det drejer sig om følgende:

• Indberetning af kommunens solcelleanlæg, hvor kommunen ikke rettidigt har selskabsgjort de solcelleanlæg, hvor der er lovkrav herom.

• Ikke tinglyste rettigheder på ejendomme, hvor der ikke på nuværende tidspunkt er et tilstrækkeligt overblik over de økonomiske forhold, der kan påvirke kommunens økonomi.

• Styringen på flere af kommunens anlægsbevillinger har ikke været tilfredsstillende, hvilket har medført store mer- og mindreforbrug inden for året.

• Kommunens administration på momsområdet er ikke tilfredsstillende. Der er konkrete udfordringer i forhold til tilbagebetaling af refusion af købsmoms og en generel udfordring i forhold til manglende momskontrol for at sandsynliggøre, at momsen håndteres korrekt.

• Styringen af indskud i Landsbyggefonden har ikke været tilfredsstillende, hvilket har medført et stort merforbrug på området.

• Der er i regnskab 2015 en ubalance på kommunens interne handel.

• Kontrolmiljøet på indkøbsområdet ved fakturagodkendelse har været mangelfuld, hvilket har medført besvigelsesrisiko på området.

• Der udestår en tilstrækkelig implementering af den nye forretningsgang for intern faktura, som trådte i kraft pr. 1. september 2015.

• Der foregår ikke en tilstrækkelig kontrol i kommunen for at sikre korrekte bilag og konteringstekster ved posteringer.

• Der har på det takstfinansierede område ikke været et præcist nok budget vedrørende administrationsudgifter til at kunne danne grundlag for takstberegningen.

Økonomiforvaltningen er sammen med de relevante forvaltninger i gang med et arbejde i forhold til at løse de ovennævnte problemstillinger, men forventer ikke at kunne have fuldstændige løsninger på plads inden revisionen af regnskab 2015.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Mikkel Hemmingsen                                        /Bjarne Winge