Godkendelse af indsamling og videregivelse af personoplysninger i forbindelse med kommunalreformen på skatte og inddrivelsesområdet

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 26. april 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 168/2005

 

 

3.                   Godkendelse af indsamling og videregivelse af personoplysninger i forbindelse med kommunalreformen på skatte og inddrivelsesområdet

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at Økonomiforvaltningen indsamler personoplysninger og afsender dem til staten i forbindelse med kommunalreformen på skatte- og inddrivelsesområdet

 

 

RESUME

Skatteministeren har kontaktet landets kommuner med en opfordring til, at kommunerne beder medarbejdere, der arbejder med områder, som er omfattet af kommunalreformen på skatte- og inddrivelsesområdet, udfylde et spørgeskema om deres arbejdsopgaver.

 

De besvarede spørgeskemaer indgår i forhandlingerne om, hvilke af Københavns Kommunes medarbejdere, staten skal overtage fra d. 1/11 2005, hvor opgaven skifter hænder, jf. den seneste udmeldte tidsplan.

 

Spørgeskemaet vedrører personoplysninger, og beslutning om indsamling og videregivelse af sådanne skal jf. Københavns Kommunes sikkerhedsregulativ § 47 træffes af fagudvalget, i dette tilfælde Øko nomiudvalget.

 

SAGSBESKRIVELSE

Skatteministeren har kontaktet landets kommuner med en opfordring til, at kommunerne beder medarbejdere, der arbejder med områder, som er omfattet af kommunalreformen på skatte- og inddrivelsesområdet, udfylde et spørgeskema om deres arbejdsopgaver.

 

Medarbejderne i Skatte- og Registerforvaltningen vil i april måned blive bedt om at udfylde spørgeskemaet. Oplysningerne skal dels bruges som grundlag for forhandlingerne om overførsel af personale, dels forberede placering, lønstyring og personaleadministration for personalet.

 

Skemaerne planlægges afsendt til staten i to omgange:

 

1.      Ultimo april afsendes skemaerne vedrørende de medarbejdere, som med helt overvejende sandsynlighed skal overføres til staten.

2.      Efter afslutningen af DUT-forhandlingerne vil de resterende skemaer blive afsendt. Disse vedrører den gruppe medarbejdere, der primært arbejder med støttefunktioner og/eller hvor der er berettet tvivl om, hvorvidt personens arbejdsfunktioner skal forblive i kommunen eller overføres til staten.

 

Skatte- og Registerforvaltningen oplyser, at medarbejdere der udfylder spørgeskemaet forinden orienteres om, hvad skemaet skal bruges til, og at de udfyldte skemaer planlægges overdraget til statens Fusionsorganisation. Både indsamling af oplysninger og overdragelsen heraf, er betinget af medarbejdernes accept.

 

Skatte- og Registerforvaltningen oplyser, at medarbejderne informeres skriftlig om, at de ikke skal udfylde spørgsmål 23, som berører potentielt personretslige følsomme oplysninger, men i stedet lade feltet stå blankt. Der behandles som følge heraf ikke oplysninger i spørgeskemaet, som stiller særlige krav til den elektroniske database, oplysningerne indtastes i.

 

En underskreven erklæring foreligger til dokumentation af, at samtykket til behandling af spørgeskemaets oplysninger foreligger.

 

Skatte- og Registerforvaltningens Personale og Uddannelsesafdeling oplyser, at alle indsamlede oplysninger destrueres umiddelbart efter en endelig aftale er indgået med staten om personaleoverdragelsen.

 

Økonomiforvaltningen vurderer, på baggrund af ovenstående, samt overvejelserne i vedlagte juridiske notat, at der er persondataretlig hjemmel til, at Københavns Kommune indsamler og videregiver de personoplysninger, som fremkommer ved udfyldelsen af spørgeskemaet.

 

 

BILAG

1) Spørgeskema vedr. løn og personaleoplysninger

2) Juridisk notat vedr. behandling af personoplysninger i forbindelse med "spørgeskema vedrørende løn og personaleoplysninger"

 

 

Erik Jacobsen                    /

                                                                  Bjarne Winge