Slutrapportering på forvaltningernes arbejde med arbejdsfællesskaber

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at slutrapportering på forankring af Charter for arbejdsfællesskaber tages til efterretning,
2. at den nye samling i Borgerrepræsentationen genbekræfter Charter for arbejdsfællesskaber, jf. bilag 1,
3. at det tages til efterretning, at forvaltningerne fortsætter indsatsen med forankringen af charteret som led i arbejdet med tillidsdagsordenen.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog i august 2019 Charter for arbejdsfællesskaber (bilag 1), og der blev efterfølgende i budgetaftalen for 2020 afsat 5 mio. kr. til fordeling mellem forvaltningerne til at understøtte forankringen af charteret.

Det har været forvaltningernes ansvar at forankre charteret på den måde, det giver bedst mening i de enkelte forvaltninger og inden for de rammer, der fremgår af det af Borgerrepræsentationen godkendte Charter for arbejdsfællesskaber.

Til brug for nærværende slutrapportering har alle forvaltninger forholdt sig til følgende: 1) Hvordan er midlerne anvendt? 2) Hvordan har processen været for forankringen, herunder hvordan er MED-udvalg/faglige organisationer blevet inddraget? 3) Hvilke positive erfaringer er der gjort ifm. forankringen? 4) Hvilke udfordringer har der været ifm. forankringen, og hvordan er de blevet håndteret? Og 5) Hvilken effekt har arbejdet med charteret medført?

Løsning

Forvaltningernes bidrag til slutrapporteringen fremgår i deres fulde længde af bilag 2. Opsummerende kan det nævnes, at:

Ad 1. Hvordan er midlerne anvendt?

Alle forvaltninger har gennemført en bred vifte af aktiviteter, der har haft til formål at forankre charteret i forvaltningen, fx: Temadage og -møder; seminarer og pædagogiske dage; frikøb af medarbejdere; ekstra personalemøder og ekstra møder i TRIO-samarbejdet mellem ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter; eksterne oplæg og kursusaktiviteter; kompetenceudvikling mhp. at understøtte arbejdet med sygefravær og arbejdsmiljøet; workshops og webinarer om arbejdsfællesskabsmodellen, om en bedre forståelse af kerneopgaven og mhp. at kunne sætte ind overfor udfordrede arbejdspladser m.fl.

Deltagerne har bl.a. været ledere, medarbejdere, MED-repræsentanter, HR-medarbejdere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsmiljøledere. I flere forvaltninger har Arbejdsmiljø København været involveret i forankringsaktiviteterne.

Ad 2. Hvordan har processen været for forankringen af Charter for arbejdsfællesskaber, herunder hvordan er MED-udvalg/faglige organisationer blevet inddraget?

Alle forvaltninger har inddraget deres MED-udvalg i processen, herunder både Hoved-MED og lokale MED-udvalg. Det gælder i udformningen af aktiviteter, forankringen heraf og opfølgningen herpå.

Ad 3. Hvilke positive erfaringer er der gjort ifm. forankringen af Charter for arbejdsfællesskaber?

Alle forvaltninger angiver, at der er gjort en række positive erfaringer i forbindelse med forankringen af charteret. Fælles er, at arbejdet med charteret og arbejdsfællesskabsmodellen har bidraget til et stærkt fokus på arbejdsfællesskaberne i forvaltningen samt skabt bevidsthed om, hvordan disse skabes og styrkes. Forankringsarbejdet har også bidraget til en forståelse for, at stærke arbejdsfællesskaber er en grundlæggende forudsætning ift. trivsel, motivation samt god og effektiv opgaveløsning.

Ad 4. Hvilke udfordringer har der været ifm. forankringen af Charter for arbejdsfællesskaber, og hvordan er de blevet håndteret?

På trods af Corona, som naturligt har været en stor udfordring for forvaltningernes forankring, viser forvaltningernes bidrag, at stort set alle de planlagte forankringsaktiviteter er blevet gennemført. Hjemsendelsen af medarbejderne i store dele af 2020 og 2021 pga. Corona vanskeliggjorde i en periode forankringsarbejdet, hvilket også var årsagen til, at Økonomiudvalget udsatte slutrapporteringen, der oprindeligt skulle have været forelagt Økonomiudvalget primo 2021. Udskydelsen af nærværende afrapportering har givet forvaltningerne bedre mulighed for at færdiggøre de planlagte aktiviteter indenfor den reviderede tidsplan.

Ad 5. Hvilken effekt har arbejdet med Charter for arbejdsfællesskaber medført?

Flere forvaltninger angiver, at det er for tidligt at konkludere entydigt på effekterne af forankringsaktiviteterne. Samtidig peger en række forvaltninger på, at de gennemførte aktiviteter har haft positive effekter ift.: trivslen; at opnå en bedre forståelse for kerneopgaven; samarbejdet internt og eksternt; den organisatoriske sammenhængskraft mv. Det angives bl.a., at der med charteret er skabt en øget bevidsthed om, hvad de fire dimensioner i arbejdsfællesskabsmodellen kan bidrage med ift. løsningen af kerneopgaven. Det angives også, at forankringsaktiviteterne har bidraget til, at der er en platform og et vidensniveau om arbejdsfællesskaber, som kan bruges lokalt i forbindelse med udviklingen og styrkelsen af arbejdsfællesskaberne fremadrettet.

Tværgående forankring af Charter for arbejdsfællesskaber

Som en tværgående forankringsaktivitet blev charteret i 2020 integreret i Københavns Kommunes (KK) fælles lederprogram ”Sammen om ledelse” i modulet KK-lederskab, som handler om tværgående strategiske dagsordener i København. Modulet er obligatorisk for alle ledere i Københavns Kommune, og som forberedelse til modulet skal lederne orientere sig i charteret og den politiske intention bag. På selve kursusdagene forholder lederne sig konkret til pejlemærkerne ved at oversætte, hvad de betyder i deres eget lederskab.

Også i et nyt lederonboardingforløb for alle nye ledere i Københavns Kommune (tilgængeligt fra foråret 2022), er der fokus på charteret. Under tillidsdagsordenen introduceres nye ledere i Københavns Kommune i en række e-læringsmoduler for charteret og de fire forskellige arbejdsfællesskabstyper.

I forlængelse af forvaltningernes arbejde med charteret foreslås det, at den nye samling i Borgerrepræsentationen med denne sag tilslutter sig Charter for arbejdsfællesskaber og dermed genbekræfter det. Genbekræftelsen indebærer, at det nye BR bakker op om forvaltningernes videre arbejde med charteret, der, i tråd med Københavns Kommunes tillidsdagsorden, udstikker den fælles ramme for forvaltningernes særskilte indsats for stærke arbejdsfællesskaber gennem ni pejlemærker indenfor hhv. det organisatoriske, opgaverettede, faglige og kollegiale arbejdsfællesskab.

Forvaltningernes arbejde med charteret de sidste to år har tilvejebragt en solid platform for det fremtidige arbejde med at sikre stærke arbejdsfællesskaber i forvaltningerne. I tråd med tillidsdagsordenen lægges ansvaret for det videre arbejde med at styrke og videreudvikle både de lokale og tværgående arbejdsfællesskaber i de enkelte forvaltninger og de lokale enheder. Dette mhp. at give de lokale ledere de bedste rammer for, hvordan det i egen enhed bedst giver mening at styrke arbejdsfællesskabet.

Processen for nærværende afrapportering samt den videre håndtering af forvaltningernes arbejde med Charter for arbejdsfællesskaber er drøftet og afklaret med formandskabet i Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation, som også varetager næstformandsposten i Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO).

Endvidere orienterede de administrerende direktører den 10. juni 2021 mundtligt CSO om fremdriften på forvaltningernes forankring af Charter for arbejdsfællesskaber.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces