Aflæggelse af anlægsregnskaber og oprettelse af over- / underskudsmodel

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Anlægsregnskaber skal fremlægges til godkendelse i Børne- og Ungdomsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, når anlægssagerne er afsluttet. Med denne indstilling aflægges der regnskaber for udvalgets andel af anlægsbevillinger for 18 anlægssager. Derudover indstilles det, at forvaltningen går i dialog med Økonomiforvaltningen om oprettelse af en permanent overskuds-/underskudsmodel på bygningsrelateret anlæg. Modellen skal sikre en bedre styring og planlægning på tværs af projekter og regnskabsår, så man undgår at standse anlægssager og søge om tillægsbevillinger, som kan være fordyrende og forsinke projekterne.

Børne- og Ungdomsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at anlægsregnskaberne vedr. anlægsprojekter godkendes, jf. bilag 1.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen, afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetrammer.

Problemstilling

Aflæggelse af anlægsregnskaber

Der skal aflægges anlægsregnskab for anlægsprojekter, når regnskabet er afsluttet - senest i forbindelse med årsregnskabet. Dette skal ske jf. Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget og Regnskabssystem for kommuner. Aflæggelsen af anlægsregnskaber skal ske senest ved udgangen af det regnskabsår, projektet er færdiggjort, jf. Budget- og regnskabssystem for kommuner. Når flere anlægsregnskaber er afsluttet, samles de og sendes til godkendelse i Børne- og Ungdomsudvalget.

Overskuds-/underskudsmodel

Den generelle usikkerhed ved anlægsprojekter og afhængigheden til ByK og KEID medfører, at Børne- og Ungdomsforvaltningens (BUF) projekter ofte ender med enten et mer- eller mindreforbrug. Regnskaberne i denne indstilling afleveres i henhold til gældende praksis, hvor anlægssagernes samlede netto mindreforbrug opgøres og føres tilbage til kassen. Intern Revision har præciseret, at der ikke må være merforbrug på anlægsprojekter. Og hvis der forventes et merforbrug, skal der søges om en tillægsbevilling. For fremover at undgå sager med merforbrug og sikre rettidig eksekvering af byggesagerne er der behov for et aktivt redskab, der gør det muligt at styre og planlægge på tværs af projekter med over-/underskud, så et mindreforbrug på nogle sager kan dække merforbrug i andre. BUF foreslår derfor, at forvaltningen går i dialog med Økonomiforvaltningen (ØKF) om at oprette en permanent overskuds-/underskudsmodel og dermed ændre bevillingsreglerne.

Løsning

Overskuds-/underskudsmodel

Langt hovedparten af BUF’s anlægsmidler er afsat til montering i need-to projekter med direkte afhængighed til udviklingen i de større anlægsprojekter i Byggeri København (ByK) og Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID), og der er usikkerheder forbundet med budgetterne.

BUF foreslår, at forvaltningen går i dialog med ØKF om at oprette en permanent overskuds-/underskudsmodel på bygningsrelateret anlæg, hvor der er afhængigheder til ByK- og KEID-projekter, så et samlet mindreforbrug i ét år kan tages med videre til efterfølgende år og dække eventuelt merforbrug på andre sager - såfremt der ikke er tale om væsentlige budgetoverskridelser.

Puljer til eksempelvis uderum og kapacitetsafhjælpende foranstaltninger vil ikke være en del af modellen. Det gælder i forvejen, at merforbrug på nogle puljeprojekter kan dækkes af mindreforbrug på andre. Desuden har projekter under puljer en kortere tidshorisont, og ofte er de af mindre størrelse. Anlægsregnskaberne vedr. f.eks.  Fremtidens fritidstilbud, Ekstraarbejder og Afhjælpende foranstaltninger vil dermed ikke indgå i modellen i BUF.

Med modellen kan forvaltningen styre og planlægge på tværs af projekter med over-/underskud. Modellen vil lede til øget fleksibilitet, mere smidig eksekvering af anlægssagerne og styrkelse af økonomistyringen i BUF´s anlægsportefølje. Modellen vil være i tråd med de modeller, der gælder for Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) og ByK. ByK har siden deres oprettelse anvendt modellen for at sikre eksekvering og styrket styring af anlægsøkonomien. Ved brug af modellen kan det i større grad undgås at standse anlægssager og søge om tillægsbevillinger, som kan fordyre og forsinke anlægssagerne.

Ændring af bevillingsreglerne vil ske i forbindelse med en selvstændig sag, som ØKF vil forelægge Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) omkring marts i 2022.

Aflæggelse af anlægsregnskaber

I BUF anvendes budgettet til en given anlægssag typisk til rådgivning, indvendig vedligeholdelse, montering og inventar, mens ØKF står for selve byggeriet. I nogle tilfælde står BUF også for at afholde udgifter til leje og udearealer. Investeringer i IT-projekter er en anden type anlægssager, hvor der skal aflægges regnskab, når investeringen er afsluttet.

En anlægsbyggesag afsluttes først, når de daglige brugere har købt det nødvendige inventar. Indkøb af inventar sker typisk efter, at et byggeri er færdiggjort og ibrugtaget, da institutioner og skoler indkøber i takt med den besluttede indfasningsplan, hvor fx nye skoler først fyldes op i indskolingen. Det vil sige, at behovet for inventar mv. først opstår i takt med, at klassetrinnene løbende fyldes op. Derfor afsluttes anlægsregnskabet først flere år efter ibrugtagningen.

Når flere anlægsregnskaber er afsluttet, samles de og sendes til godkendelse i Børne- og Ungdomsudvalget (BUU). I Københavns Kommune aflægges særskilte anlægsregnskaber for anlægsprojekter med bruttoudgifter eller bruttoindtægter på eller over 2,0 mio. kr. For projekter under 2,0 mio. kr. vedlægges de årsregnskabet.

Nedenstående tabel indeholder et overblik over de 18 anlægsregnskaber, herunder rådighedsbeløb, forbrug og afvigelser. Merforbrug i afvigelseskolonnen angives med et minusbeløb og mindreforbrug med et plusbeløb. Anlægsregnskaberne udviser et brutto mindreforbrug på 18,2 mio. kr. og et brutto merforbrug på 12,0 mio. kr. Samlet set udviser anlægsregnskaberne et nettomindreforbrug på 5,9 mio. kr. jf. bilag 1, hvilket svarer til en samlet afvigelse på 4 pct. 

Tabel 1. Oversigt over rådighedsbeløb, forbrug og afvigelser

Økonomi

De 18 anlægsagers netto-mindreforbrug på 5,9 mio. kr. leveres tilbage til kassen ifm. anlægsregnskabet. 

Videre proces

Efter BUU's behandling af sagen forelægges anlægsregnskaberne ØU og BR til godkendelse og sendes efterfølgende til Intern Revision samt Center for Økonomi i ØKF.

Hvis BUU godkender, at BUF går i dialog med ØKF med henblik på at ændre bevillingsreglerne, så der kan oprettes en permanent overskuds-/underskudsmodel i BUF, vil ØKF forelægge en særskilt sag til ØU og BR mhp. at ændre bevillingsreglerne omkring marts 2022.

Tobias Børner Stax                         / Sti Andreas Garde

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget (BUU), at BUU over for Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen (BR) anbefaler,

1. at anlægsregnskaberne vedr. anlægsprojekter godkendes, jf. bilag 1.

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget,

2. at Børne- og Ungdomsforvaltningen går i dialog med Økonomiforvaltningen med henblik på  at ændre bevillingsreglerne, så der kan oprettes en permanent overskuds-/underskudsmodel i Børne- og Ungdomsforvaltningen på bygningsrelateret anlæg.

Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning i mødet den 15. december 2021

Indstillingens 1. at-punkt blev godkendt.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.

Dagsordenspunkt 33: Aflæggelse af anlægsregnskaber og oprettelse af over- / underskudsmodel (2020-0213484)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 26. januar 2022

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.