Revisionsrapport regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2021

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport - Revision af Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2021”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 3, godkendes,
3. at alle øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 3, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2021 har kommunens revisor fremsendt revisionsrapport med en vurdering af design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i Deloittes grundlag for påtegningen af årsregnskabet. På baggrund af gennemgangen vurderer revisionen, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø i Københavns Kommune.

Der gives med rapporten ikke nye røde (prioritet 1) revisionsbemærkninger. En rød bemærkning omhandlende bilagskontrol (givet til alle forvaltninger) videreføres fra 2020, mens der lukkes tre røde bemærkninger. Derudover indeholder rapporten ni gule (prioritet 2) bemærkninger.

Der lukkes med rapporten en rød bemærkning vedrørende administration af autorisationer til kommunens økonomisystem Kvantum (givet til Økonomiforvaltningen), da risikoen er håndteret pr. 1. august 2021. Endvidere lukkes en rød bemærkning vedrørende stikprøvekontrol og substansrevision, mens en rød bemærkning vedrørende kreditor (betaling til tiden) har ændret status til gul.

En observeret risiko markeres med rød, hvis revisionen vurderer, at der er høj risiko for, at forholdet indtræffer og/eller forholdet har en betydelig effekt og/eller forholdet har en betydelig udbredelse. Røde observationer i den løbende revision kan føre til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen.

Revisionen har endvidere observeret i alt ni forhold, der giver anledning til gule markeringer, heraf tre nye forhold, mens seks forhold er videreført fra tidligere år. En observation tildeles en gul markering, hvis revisionen vurderer, at forholdet indebærer en middel risiko, men at risikoen ikke har en karakter, der kan føre til en revisionsbemærkning.

Revisionens bemærkninger samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.

Løsning

Revisionsbemærkninger og handleplaner hertil fremgår af bilag 3.

RØD - Bilagskontrol (Alle forvaltninger)

Revisionen har på baggrund erfaringer fra tidligere år i 2021 gennemført en større stikprøveanalyse af i alt 738 bilag for at klarlægge omfanget af korrekt bilagsdokumentation, en detaljeret gennemgang fremgår af bilag 2. Revisionen henstiller i lighed med tidligere år, at de forvaltninger, som ikke efterlever reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

Det anbefales desuden, at Økonomiforvaltningen vurderer kravene til dokumentation i forhold til de enkelte bilagstyper, særligt vedrørende finansbilag (omposteringer direkte i økonomisystemet). Revisionens gennemgang viser varierende udfordringer i de enkelte forvaltninger, men samlet set er niveauet utilstrækkeligt og på enkelte områder kritisk. Revisionen peger særligt på manglende oplysninger om formål og deltagere, samt at der ikke vedlægges tilstrækkelig og relevant dokumentation ved finansbilag (omposteringer).

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner med særlig fokus på de områder, hvor forvaltningerne i mindre end 95 pct. af tilfældene ikke lever op til kravene, og vil blandt andet have fokus på korrekt dokumentation på finansbilag.

Økonomiforvaltningen vil gennemgå og præcisere kommunens tværgående regler og forretningsgange på området, således at kravene til dokumentation er mere tydelige for alle medarbejdere og budgetansvarlige ledere.

Gule bemærkninger

Der er endvidere afgivet ni gule bemærkninger, hvoraf tre er nye, mens seks er videreført fra sidste års løbende revision:

Observationer der er rettet mod Økonomiforvaltningen

• Administration af autorisationer til Kvantum (videreført), hvor der er fundet funktionsadskillelseskonflikter, samt udfordringer i brugen af robotter. Økonomiforvaltningen implementerer fra juli 2022 et ny rollekatalog med smallere roller i Kvantum. Sideløbende hermed gennemgås brugen af robotter i Kvantum, samt implementeres nye regler og rettigheder. Arbejdet forventes færdiggjort 31. august 2022.
• Forbrugsovervågning - Bilag 1 til Cirkulæret om ledelsestilsyn, (videreført) hvor revisionen henstiller, at der udarbejdes en fællesadministrativ forretningsgang på debitor området, samt relevante kontroller. Forretningsgangen forventes godkendt i januar 2022, mens der i andet kvartal 2022, vil blive lavet en gennemgribende opdatering og forenkling af reglerne. Arbejdet forventes afsluttet 31. maj 2023.
• Den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision (videreført), hvor revisionen anbefaler, at der anvendes algoritmeteknologi til at identificere blandt andet anormaliteter i betalingsmønstre. Økonomiforvaltningen vil i første omgang implementere en løsning, der adresserer revisionens bemærkninger i relation til de eksisterende stikprøvekontroller. Arbejdet forventes afsluttet 30. september 2022
• Regnskabsføring, økonomistyring og interne kontroller (videreført), hvor revisionen henstiller, at der snarest muligt foretages en oprydning i gamle indkøbsordrer, og laves en proces, der sikrer løbende oprydning. Forholdet er løst.
• PBS-aftaler (ny), hvor revisionen henstiller, at der udarbejdes og implementeres en fælles administrativ forretningsgang for anvendelse af PBS-aftaler. Økonomiforvaltningen er i gang med gennemgå eksisterende aftaler vedr. dankort. I forlængelse heraf udarbejdes en tværgående forretningsgang. Arbejdet forventes afsluttet 31. maj 2022.

• KMD-udbetaling (ny), hvor revisionen henstiller, at der udarbejdes og implementeres en fælles administrativ forretningsgang for anvendelse af KMD-udbetaling og at der i forbindelse hermed udarbejdes en risikoanalyse af det system-, rolle- og autorisationsparadigme, der er gældende i forhold til KMD-Udbetaling. Økonomiforvaltningen vil i forlængelse af årsregnskabet udarbejde en tværgående forretningsgang. Arbejdet forventes afsluttet 30. september 2022.

• Betalingsfiler (ny), hvor revisionen henstiller, at det sikres, at det ikke er muligt at tilgå og ændre i betalingsfiler (udbetalingsoplysninger), uden at der efterfølgende kan foretages en kontrol af ændringerne.  Der implementeres i marts 2022 en løsning, hvor der ikke er manuel adgang til betalingsfilerne.

Observationer der er rettet mod forvaltningerne

• Positivliste moms (videreført), hvor revisionen henstiller, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen korrigerer de identificerede fejl og at øvrige forvaltninger sikrer bogføring på korrekt momsbærende art (alle forvaltninger). Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i dialog med Koncernservice om at få rettet opsætningen i Kvantum og samtidig få berigtiget momstilgodehavendet for 2021. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal imødekomme risikoen for momsfejl.
• Kreditor (videreført), hvor revisionen henstiller, at alle forvaltninger har fokus på korrekt og rettidig fakturahåndtering (alle forvaltninger). Bemærkningen var i rapporten for 2020 rød, men kommunen har i løbet af 2021 forbedret evnen til at betale fakturaer til tiden, dog ses stadig en udfordring med betaling til tiden i forbindelse med ferieperioder. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal imødekomme udfordringerne, herunder med fokus på øget anvendelse af stedfortrædere.

Alle handleplaner herfor fremgår af bilag 3.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.

Revisionsberetningen for regnskab 2021 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2022 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenspunktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 14. juni 2022. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2021 i august 2022.