Rettidig betaling af kommunens fakturaer

Økonomiudvalget godkendte den 12. januar 2021 medlemsforslag om fast track for betaling af kommunens regninger. Økonomiforvaltningen har i efteråret 2020 udarbejdet og implementeret en arbejdsgang for struktureret opfølgning på modtagne fakturaer i forvaltningerne, samt milepæle for arbejdet. Fremadrettet igangsættes yderligere initiativer for at understøtte rettidig betaling i forvaltningerne. Økonomiudvalget vil månedligt modtage rapportering af antallet af forfaldne fakturaer.

Økonomiforvaltningen indstiller overfor Økonomiudvalget,

1. at kommunens initiativer for rettidig fakturahåndtering, herunder nye initiativer tages til efterretning,
2. at det det godkendes, at der frem til august 2021 gives en månedlig status på forfaldne fakturaer til Økonomiudvalget,
3. at det godkendes, at medlemsforslaget stillet af Venstre og Det Konservative Folkeparti på Økonomiudvalgets møde den 12. januar 2021, dagsordenspunkt 4, jf. bilag 1, hermed er håndteret.

Problemstilling

Økonomiudvalget godkendte 12. januar 2021 medlemsforslag om fast track for betaling af kommunens regninger. Medlemsforslaget indebærer, at der skal iværksættes initiativer til at sikre, at fakturaer kommer igennem kommunens samlede godkendelsesproces, at der ses på håndteringen af entreprenørfakturaer i regi af Byggeri København og Københavns Ejendomme og Indkøb, samt at der laves en løbende afrapportering på fakturahåndteringen til Økonomiudvalget.

I henhold til kommunens regler skal alle fakturaer håndteres (godkendes, afvises, returneres eller sættes på hold) inden for 30 dage fra afsendelsesdato fra leverandøren. Hvis fakturaen godkendes, betales den 30 dage efter leverandørens afsendelsesdato.

Københavns Kommune modtog i perioden oktober 2019 til september 2020 900.000 fakturaer, til en samlet sum på 19,1 mia. kr., heraf blev 96,5 procent af fakturaerne, svarende til 18,2 mia. kr., betalt rettidigt. 

Revisionen har gennemgået kommunens fakturahåndtering i revisionsrapporten Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020, som Økonomiudvalget behandlede den 8. december 2020. Ved revisionens gennemgang var der forfaldne fakturaer for 50 mio. kr., hvilket er en reduktion på godt 80 procent i forhold til, hvad det var for to år siden. Der var ved opgørelsen i 2018 forfaldne fakturaer for 287 mio. kr.

Løsning

Københavns Kommune modtager hvert år ca. 900.000 fakturaer. 90 procent af disse fakturaer modtages elektronisk og fordeles via EAN nummer og bruger-ident/indkøbsordre direkte i Kvantum til den relevante medarbejder. 10 procent (ca. 92.000 fakturaer) kan ikke fordeles direkte, men håndteres manuelt i Koncernservice, der fordeler dem til den relevante modtager.

For de 10 procent af fakturaerne, der fordeles manuelt, er årsagerne primært, at oplysninger på den fremsendte faktura er forkerte, eller at der er tale om leverandører, der er undtaget kravet om at påføre EAN nummer og indkøbsordre/bruger-ident. Alle disse fakturaer fordeles af Koncernservice inden for den fastsatte frist på to dage efter modtagelsen.

Ca. 1 procent af alle fakturaer, eller omkring 10.000 årligt, returneres til Koncernservice efter fordeling. De væsentligste årsager hertil er, at leverandøren bruger et forkert EAN-nummer (organisation), eller der ikke er angivet korrekt bruger-ident (medarbejder-id). De manglende oplysninger skyldes primært, at leverandøren ikke har modtaget de korrekte oplysninger fra kommunen ved bestillingen.

Såfremt fakturaen ikke fordeles til korrekt modtager i første omgang, returneres fakturaen til Koncernservice, som igen fordeler til forvaltningerne. Koncernservice har manuelle distributionslister, som bruges, når der er oplyst forkert EAN-nummer eller bruger-ident.

Ved revisionens gennemgang i september 2020, havde kommunen 1.790 fakturaer for samlet set 50 mio. kr., som var forfaldne, dvs. mere end 30 dage gamle. En opgørelse pr. 19. januar 2021 viser, at der er i alt 758 forfaldne fakturaer for et beløb på i alt 13,3 mio. kr.

Tabel 1 – Udvikling i antal og beløb for forfaldne fakturaer 2018 til 2021

Der følges løbende op på forfaldne fakturaer med både antal og beløb, status pr. 19. januar 2021 fordelt på forvaltninger fremgår af tabel 2.

 Tabel 2 – Fordeling af fakturaer pr. 19. januar 2021

*Fakturaer som ligger i Koncernservice, men vedrører forvaltningerne. Dækker blandt andet over fakturaer, der ligger til varemodtagelse i forvaltningerne, hertil kommer indkomne fakturaer, der ligger til fordeling til forvaltningerne.

Initiativer for hurtigere håndtering af fakturaer

For at understøtte, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører, gennemføres en række tværgående tiltag, der understøtter hurtigere håndtering af kommunens modtagne fakturaer. Disse indebærer:

1. Systemændringer i Kvantum samt forbedrede arbejdsgange i kreditorafdelingen, som skal sikre effektiv håndtering af fakturaer i Koncernservice.
2. Indsats over for leverandørerne med henblik på korrekt brug af indkøbsordrer, som skal sikre, at fakturaer fremsendes til rette modtager i første omgang.
3. Aktiv brug af kommunens controllernetværk med fokus på vidensudveksling, kommunikation af særlige opmærksomhedspunkter og kvalitetssikring af ændringer af økonomisystemet, for at øge proceseffektiviteten i forvaltningerne.
4. Ledelsesinformation til relevante ledere og medarbejdere, for at øge ledelsesfokus på bl.a. forfaldne fakturaer.
5. Udarbejdelse og implementering af arbejdsgang for struktureret opfølgning i forvaltningerne på modtagne fakturaer.
6. Implementering af milepæle pr. forvaltning for forfaldne fakturaer, samt fakturaer med liggetid på mellem 13 og 30 dage. Milepælene har siden september 2020 indgået i kommunens månedlige proces for periodeluk.
7. Ugentlig ledelsesinformation med anbefalinger til særlige controlling indsatser i forvaltningerne.
8. Løbende rapportering på indsatserne til kommunens økonomidirektører.

    

   Udover de tværgående tiltag har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner, der skal sikre rettidig fakturahåndtering i forlængelse af revisionsrapporten om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020, som Økonomiudvalget behandlede 8. december.

    

   Økonomiforvaltningen vil endvidere igangsætte følgende nye initiativer:

    

9. Implementere målrettet eskalering af fakturaer tæt på forfald: Økonomiforvaltningen vil undersøge mulige tiltag for at øge fokus på kortere procestid, fx videresendelse af fakturaer, som er tæt på forfald, til 2. godkender (chef) eller automatisk videresendelse af ubehandlede faktura til den næste i godkendelseshierarkiet efter et bestemt antal dages liggetid. Initiativet er rettet mod alle kommunens fakturaer.
10. Iværksætte kampagne målrettet relevante medarbejdere for at gøre opmærksom på deres ansvar i forbindelse med indgåelse af købsaftaler. Initiativet er rettet mod de ca. 10 procent af fakturaerne, der ikke tilgår forvaltningerne direkte.
11. Øge indsatsen over for de leverandører, som kommunen har en vis samhandel med (mere end 25 fakturaer årligt), hvor der observeres systematiske udfordringer med korrekte betalingsoplysninger. Her kontaktes leverandøren med henblik på sikre, at fakturaen indeholder korrekte oplysninger. Initiativet er rettet mode de ca. 10 procent af fakturaerne, der ikke tilgår forvaltningerne direkte.
12. Koncernservice vil igangsætte et projekt målrettet de fakturaer, som returneres fra forvaltningerne til Koncernservice (ca. 1 pct). Projektet vil indeholde en analyse af årsager til returnering og på den baggrund en intensiveret dialog med dels kommunens forvaltninger, og dels med leverandører, for at reducere omfanget af fakturaer, som returneres.

Initiativerne drøftes med forvaltningerne og iværksættes efterfølgende.

Økonomiforvaltningen har drøftet de konkrete indsatsområder med kommunens interne revision, der særligt peger på behovet for et øget ledelsesfokus i forvaltningerne.

Særligt vedrørende Byggeri København og Københavns Ejendomme og Indkøb

Kommunens tværgående bygge/vedligeholdelsesenheder Byggeri København (ByK) og Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har en række større, komplekse opgaver, som kræver et ekstra godkendelsesled, som indebærer dialog med leverandør eller entreprenør, førend fakturaen kan betales. Dette sker for at sikre, at det udførte arbejde lever op til det aftalte.

Denne kvalitetssikring medfører, at overholdelse af den internt fastsatte KPI på 12 dage i ByK og KEID i visse tilfælde kan blive udfordret. Godkendelsesprocessen medfører dog ikke, at BYK og KEID ikke kan overholde kravet om at godkende fakturaer inden for 30 dage. Pr. 19. januar 2021 lå der 3 forfaldne fakturaer i BYK og KEID.

Det er vurderingen, at de tværgående initiativer, som er skitseret ovenfor, vil være tilstrækkelige til at reducere antallet af forfaldne fakturaer også i ByK og KEID.

Fremadrettet opfølgning

Der udarbejdes fremadrettet en løbende opfølgning på forfaldne fakturaer til Økonomiudvalget med oplysningerne i tabel 2 ovenfor, opgjort ved udgangen af hver regnskabsperiode. Afrapporteringen fremlægges månedligt under ”Meddelelser fra Overborgmesteren”.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget vil på næste møde den 23. februar 2021 få forelagt status på betaling af fakturaer samt status på de iværksatte initiativer.

De iværksatte initiativer evalueres i forbindelse med udarbejdelse af handleplaner til revisionsberetningen 2020, som forelægges Økonomiudvalget i august 2021.

Dagsordenspunkt 19: Rettidig betaling af kommunens fakturaer (2021-0010869)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 26. januar 2021

Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. og 3.at-punkt blev godkendt uden afstemning.