Indstilling om etablering af ejendomsenhed

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 25. november 2003

 

 

J.nr. ØU 378/2003

 

5. Indstilling om etablering af ejendomsenhed

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen:

at Borgerrepræsentationen tager rapporten "Etablering af en ejendomsenhed" udarbejdet af KPMG til efterretning.

at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed.

at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med anbefalingerne i denne indstilling.

at Ejendomsenheden (fase 1) etableres medio 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres. Overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker 1. januar 2006).

at der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed, eks. udgifter til ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere, IT, konsulentbistand mv. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Der indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

at den igangsatte implementering af CARETAKER-systemet til registrering af vedligeholdelsesstandard i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i CARETAKER med udgangen af 1. halvår 2004.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. september 2003

Sagen blev udsat (ØU 313/2003)

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. november 2003

Anbefalet idet dog ordet "krematorier" udgår af opremsningen under overskriften "Her flyttes ejerskabet" i sagsbeskrivelsen. Endvidere udgår sætningen "Økonomiforvaltningen har foreløbig vurderet, at der bør afsættes 2-3 årsværk i de relevante forvaltninger til dette" under overskriften "Organisationsstruktur og -placering" i sagsbeskrivelsen.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen..

 

 

RESUME

Det anbefales, at der etableres en central kommunal ejendomsenhed, hvorunder følgende ejendomme indgår: Administrationsejendomme (herunder den skattefinansierede del af Miljø- og Forsyningsforvaltningen), institutioner, skoler, klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger, tekniske bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen, samt alle arealer undtaget veje, parker, kirkegårde under Bygge- og Teknikforvaltningen.

Selvejende institutioner, Københavns Idræt, Københavns Energi og brugernes ejendomme på det takstfinansierede område af Miljø- og Forsyningsforvaltningen, samt arealet for veje, parker og kirkegårde og kirkegårdsbygninger, offentlige toiletter og parkbygninger overgår ikke til ejendomsenheden; men ejerskabet kan ligeledes overgå til ejendomsenheden ved selvstændig beslutning herom.

Det anbefales, at ejendomsrelaterede opgaver vedr. drift og anlæg samt udvendig vedligeholdelse varetages af ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning. Undtaget herfra er de driftsopgaver, der i dag er henlagt til selvforvaltende enheder (skoler, daginstitutioner, plejehjem m.v.). For disse enheder kan håndteringen af driftsopgaver ligeledes overgå til ejendomsenheden ved selvstændig beslutning herom.

Det anbefales, at anlægsmidler placeres som selvstændige bevillinger i fagudvalgenes budgetter, og dermed først overføres til ejendomsenheden når Borgerrepræsentationen har godkendt de enkelte anlægsprojekter. Ejendomsenheden skal efterfølgende gennemføre det aftalte anlægsprojekt til kontraktsatte pris og kvalitet. Ejendomsenheden har således det budgetmæssige ansvar for eventuelle budgetoverskridelser.

Det anbefales ligeledes, at driftsmidler placeres i fagudvalgenes budgetter, og fagforvaltningen/fagudvalget bestiller driftsydelsen i ejendomsenheden, der efterfølgende skal levere de aftalte ydelser i henhold til den aftalte pris og kvalitet.

Det anbefales, at den udvendige vedligeholdelse håndteres af ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning af ejerskabet. Med overdragelse af ejerskabet flyttes bevillinger til udvendig vedligeholdelse til ejendomsenheden. Den indvendige vedligeholdelse varetages fortsat af forvaltni ngerne, og fastlægges ved kontraktindgåelse med ejendomsenheden i forbindelse med fastlæggelse af husleje.

Driften af ejendomme tilknyttet RIA og KTK overgår til ejendomsenheden i henhold til afgrænsningen af ejendomme og arealer på Bygge- og Teknikforvaltningens område.

Det anbefales, at den interne betalingsordning med fastlagt husleje for administrationslokaler udvides til at gælde alle arealer og bygninger, jf. ovenstående afgrænsning. Det anbefales ligeledes, at huslejen baseres på den offentlige vurdering indtil en markedsfastsættelse er foretaget. Herefter fastlægges huslejen til markedslejeniveau. Udvalgenes rammer vil kompenseres fuldt ud for øgede udgifter til husleje.

Det anbefales, at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med anbefalingerne i denne indstilling.

Det anbefales, at ejendomsenheden (fase 1) etableres medio 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres. Tidspunktet for overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker 1. januar 2006 på baggrund af konkret politisk beslutning, hvorunder personalemæssige problemstillinger samt hensyn i forhold til implementering af børneplan m.v. ligeledes vil indgå.

Det anbefales, at Økonomiudvalget i indstillingen til Borgerrepræsentationen tager stilling til den organisatoriske placering af ejendomsenheden.

Det anbefales, at der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed, eks. udgifter til ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere, IT, konsulentbistand mv. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Der indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

Det anbefales, at den igangsatte implementering af CARETAKER-systemet til registrering af vedligeholdelsesstandard i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i CARETAKER med udgangen af 1. halvår 2004. En generel registrering i CARETAKER er en væsentlig forudsætning for opgørelse af og fremtidige prioriteringer i forhold til kommunens samlede vedligeholdelsesefterslæb.