Indstilling om etablering af ejendomsenhed

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 25. november 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 378/2003

 

 

5.                   Indstilling om etablering af ejendomsenhed

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen:

at Borgerrepræsentationen tager rapporten "Etablering af en ejendomsenhed" udarbejdet af KPMG til efterretning.

at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed.

at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med anbefalingerne i denne indstilling.

at Ejendomsenheden (fase 1) etableres medio 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres. Overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker 1. januar 2006).

at der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed, eks. udgifter til ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere, IT, konsulentbistand mv. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Der indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

at den igangsatte implementering af CARETAKER-systemet til registrering af vedligeholdelsesstandard i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i CARETAKER med udgangen af 1. halvår 2004.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. september 2003

Sagen blev udsat (ØU 313/2003)

 

 

RESUME

Det anbefales, at der etableres en central kommunal ejendomsenhed, hvorunder følgende ejendomme indgår: Administrationsejendomme (herunder den skattefinansierede del af Miljø- og Forsyningsforvaltningen), institutioner, skoler, klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger, tekniske bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen, samt alle arealer undtaget veje, parker, kirkegårde under Bygge- og Teknikforvaltningen.

Selvejende institutioner, Københavns Idræt, Københavns Energi og brugernes ejendomme på det takstfinansierede område af Miljø- og Forsyningsforvaltningen, samt arealet for veje, parker og kirkegårde og kirkegårdsbygninger, offentlige toiletter og parkbygninger overgår ikke til ejendomsenheden; men ejerskabet kan ligeledes overgå til ejendomsenheden ved selvstændig beslutning herom.

Det anbefales, at ejendomsrelaterede opgaver vedr. drift og anlæg samt udvendig vedligeholdelse varetages af ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning. Undtaget herfra er de driftsopgaver, der i dag er henlagt til selvforvaltende enheder (skoler, daginstitutioner, plejehjem m.v.). For disse enheder kan håndteringen af driftsopgaver ligeledes overgå til ejendomsenheden ved selvstændig beslutning herom.

Det anbefales, at anlægsmidler placeres som selvstændige bevillinger i fagudvalgenes budgetter, og dermed først overføres til ejendomsenheden når Borgerrepræsentationen har godkendt de enkelte anlægsprojekter. Ejendomsenheden skal efterfølgende gennemføre det aftalte anlægsprojekt til kontraktsatte pris og kvalitet. Ejendomsenheden har således det budgetmæssige ansvar for eventuelle budgetoverskridelser.

Det anbefales ligeledes, at driftsmidler placeres i fagudvalgenes budgetter, og fagforvaltningen/fagudvalget bestiller driftsydelsen i ejendomsenheden, der efterfølgende skal levere de aftalte ydelser i henhold til den aftalte pris og kvalitet.

Det anbefales, at den udvendige vedligeholdelse håndteres af ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning af ejerskabet. Med overdragelse af ejerskabet flyttes bevillinger til udvendig vedligeholdelse til ejendomsenheden. Den indvendige vedligeholdelse varetages fortsat af forvaltningerne, og fastlægges ved kontraktindgåelse med ejendomsenheden i forbindelse med fastlæggelse af husleje.

Driften af ejendomme tilknyttet RIA og KTK overgår til ejendomsenheden i henhold til afgrænsningen af ejendomme og arealer på Bygge- og Teknikforvaltningens område.

Det anbefales, at den interne betalingsordning med fastlagt husleje for administrationslokaler udvides til at gælde alle arealer og bygninger, jf. ovenstående afgrænsning. Det anbefales ligeledes, at huslejen baseres på den offentlige vurdering indtil en markedsfastsættelse er foretaget. Herefter fastlægges huslejen til markedslejeniveau. Udvalgenes rammer vil kompenseres fuldt ud for øgede udgifter til husleje.

Det anbefales, at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med anbefalingerne i denne indstilling.

Det anbefales, at ejendomsenheden (fase 1) etableres medio 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres. Tidspunktet for overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker 1. januar 2006 på baggrund af konkret politisk beslutning, hvorunder personalemæssige problemstillinger samt hensyn i forhold til implementering af børneplan m.v. ligeledes vil indgå.

Det anbefales, at Økonomiudvalget i indstillingen til Borgerrepræsentationen tager stilling til den organisatoriske placering af ejendomsenheden.

Det anbefales, at der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed, eks. udgifter til ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere, IT, konsulentbistand mv. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Der indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

Det anbefales, at den igangsatte implementering af CARETAKER-systemet til registrering af vedligeholdelsesstandard i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i CARETAKER med udgangen af 1. halvår 2004. En generel registrering i CARETAKER er en væsentlig forudsætning for opgørelse af og fremtidige prioriteringer i forhold til kommunens samlede vedligeholdelsesefterslæb.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

På Økonomiudvalgets møde den 16. maj 2000 blev rapporten "Bedre styring af ejendomsområdet" forelagt. I denne blev det anbefalet, at Økonomiforvaltningen udarbejder forslag til etablering af en ejendomsenhed. Økonomiudvalget tiltrådte indstillingen med en tilføjelse om, at "… Økonomiudvalget anmoder Økonomiforvaltningen om at udarbejde forslag til Økonomiudvalget om etablering af en ejendomsenhed gennem belysning af flere modeller". Økonomiudvalget pegede endvidere på vigtigheden af, at forvaltningernes synspunkter blev inddraget i det videre arbejde.

På baggrund af de af Økonomiudvalget opstillede retningslinier blev rapporten "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed " udarbejdet i oktober 2000. I rapporten anbefales det bl.a., at der oprettes en ejendomsenhed, som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder man organisatorisk vil vælge at placere ejendomsenheden. Rapporten blev efter høring i fagforvaltningerne forelagt Økonomiudvalget i foråret 2001, hvor det blev besluttet, at sætte sagen i bero indtil videre.

Som en del af budgetaftalen for 2003 tiltrådte Borgerrepræsentationen den 10. oktober 2002 en hensigtserklæring om, at samle administrationen af kommunens ejendomme med henblik på at få en større effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler på tværs i kommunes forvaltninger samt give et bedre prioriteringsgrundlag for pleje og vedligehold af kommunens lokaler. Økonomiforvaltningen blev anmodet om på baggrund af et udbud at finde en konsulent til at bistå med videre analyser.

Økonomiforvaltningen har m.h.p. forelæggelse for Borgerrepræsentationen arbejdet efter et kommissorium tiltrådt af aftaleparterne bag budget 2003 med 3 hovedopgaver:

1. Afgrænsning af ejendomsenhedens rammer, dvs. en afgrænsning af hvilke opgaver og ejendomstyper, der skal indgå i ejendomsenheden.

2. Ressourcemæssig afklaring, dvs. en afklaring af hvilke ressourcer, der i dag anvendes til løsning af ejendomsrelaterede opgaver, samt hvilke ressourcer påkræves ved løsning af disse opgaver i en ejendomsenhed, herunder personaleressourcer. Afklaringen skal indeholde en bestemmelse af det effektiviseringsmæssige potentiale ved etablering af en ejendomsenhed.

3. Udarbejdelse af forslag til organisationsstruktur/bemanding, principper for styring og økonomi, rollefordeling i en fremtidig bestiller/udfører-model, samt principper for relationer til politikere, brugere og borgere

 

Hvorfor skal Københavns Kommune have en ejendomsenhed?

Ejendomsrelaterede ydelser varetages i dag af mange aktører, der ikke har ejendomsområdet som deres kerneområde. En samling vil skabe større effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler på tværs af kommunens forvaltninger samt give et bedre prioriteringsgrundlag for at pleje og vedligeholde kommunens bygninger.

En fælles ejendomsenhed vil kunne udnytte stordriftsfordele, mulighed for en tværgående prioritering og dermed en mere effektiv og gennemsigtig økonomistyring samt en ensartet administration med en række faste procedurer, der vil være velkendte for forvaltningerne.

Ligeledes vil den fagekspertise på ejendomsområdet, der i dag er forankret i de enkelte forvaltninger i højere grad kunne udnyttes på tværs af kommunens forvaltninger og tilsikre løsninger, der tager udgangspunkt i flere fag-hensyn og en bredere brugerorientering.

Endelig vil muligheden for at samle og ensarte IT-anvendelsen på ejendomsområdet lette arbejds- og beslutningsprocesser.

Kommunernes snarlige overgang til omkostningsbaseret regnskab betyder ligeledes, at der fremover stilles krav om, at kommunen skal kunne opgøre det samlede omfang af kommunens aktiver, herunder ejendomme, samt værdien heraf. Dette understøtter behovet for større gennemsigtighed på ejendomsområdet i forhold til de reelle omkostninger

 

Nuværende ejendomsadministration i Københavns Kommune

I nærværende afsnit gøres kort status over KPMG's afdækning af den nuværende ejendomsadministration i Københavns Kommune, jf. rapportens kap. 3.

Indsamlingen af de præsenterede data er foregået i samarbejde med forvaltningerne, der ligeledes har valideret det anvendte datagrundlag.

Københavns Kommune har en samlet ejendomsportefølje på 1,8 mill.kvm, ekskl. arealer tilhørende selvejende insti tutioner, takstfinansierede områder og interessent- og aktieselskaber, samt veje, parker og kirkegårde.

Med denne afgrænsning kan værdien af kommunens ejendomsportefølje opgøres til mellem 15 og 20 mia.kr.

Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at foretage en dokumenteret opgørelse af Københavns Kommunes samlede vedligeholdelsesefterslæb.

De samlede nettoudgifter til ejendomsadministration (inkl. anlæg) er på baggrund af regnskab 2002 opgjort til 1.968 mill.kr, hvoraf 567 mill.kr. er intern løn, og 1.681 mill.kr. er eksterne udgifter til varer og tjenesteydelser. De eksterne indtægter – først og fremmest lejeindtægter og kantinedrift – udgør 280 mill.kr.

Der er i Københavns Kommune beskæftiget omkring 2.000 årsværk indenfor ejendomsområdet i dag.

Fordelingen af nettoudgifter og personale på ejendomsdrift samt services er opgjort i tabel 1.

Tabel 1: Nettoudgifter (mill.kr. i 2002 p/l) og årsværk på ejendomsområdet, regnskab 2002

	Løn	Eksterne udgifter	Eksterne indtægter	I alt	Årsværk
Generel administration	28	1	0	29	82
Anlæg	9	609	0	618	39
Ejendomsdrift, i alt	420	946	-182	1.184	1.460
v     Vedligehold	47	336	-10	373
v     Forsyning	8	235	-27	216
v     Rengøring	253	64	-9	308
v     Fælles drift	112	13	-1	125
v     Faste ejendomsudgifter	1	298	-135	164
Services i alt	110	125	-98	136	402
v     Vagt og sikkerhed	27	9	0	36
v     Reception og omstilling	14	16	0	30
v     Postservices	8	5	0	13
v     Kantine	52	79	-94	37
v     Bud/transport	3	4	0	7
v     Trykkeri	5	11	-4	13
I alt	567	1.681	-280	1.968	1.982

Kilde: KPMG rapport "Etablering af ejendomsenhed i Københavns Kommune", maj 2003.

 

Generel administration omfatter generelt administrative opgaver i forbindelse med ejendomsområdet, dvs. ledelse, personale, økonomi, IT, strategisk planlægning, udarbejdelse af investerings- og vedligeholdelsesplaner, arealdisponering- og forvaltning, personalestyring, køb/salg af bygninger og grunde, tilbagekøbsrettigheder, deponeringer, intern huslejefastsættelse og lokaleoptimering.

Anlæg omfatter alle investeringer afledt af anlægsbevillinger, herunder større om-, ny- og tilbygninger samt nedrivninger.

Ejendomsdrift omfatter samtlige ydelser, der er en forudsætning for at en ejendom kan fungere tilfredsstillende, dvs. vedligehold, forsyning, rengøring, fælles drift samt faste ejendomsudgifter. Vedligehold omfatter terrænvedligehold, udvendig/indvendig bygningsvedligeh old samt bygningsinstillationer og inventarvedligehold. Forsyning omfatter de i forbindelse med ejendommens drift nødvendige tilførsler af energi samt bortskaffelse af affald. Rengøring omfatter både indvendig og udvendig rengøring, herunder terrænrenhold, vinduespolering samt måtte- og linnedservice. Fælles drift omfatter de dele, som ikke naturligt indgår under de øvrige kategorier af ejendomsdrift. De faste ejendomsudgifter omfatter skatter, afgifter og forsikringer samt huslejeudgifter.

Ejendomsservices omfatter omkostninger relateret til servicefunktioner for brugerne. Disse omkostninger er således ikke relateret til drift af ejendommen som sådan; men understøtter brugerne i deres daglige virke. Der er indsamlet oplysninger for vagt og sikkerhed, reception og omstilling, postservice. kantine, bud/transport og trykkeri.

 

Organisering

Ejendomsområdet er i dag organiseret efter 2 principper.

På serviceområderne varetager fagforvaltningerne anlægsvirksomheden og administrationen af ejendomsområdet. På administrationsområdet er ejendomme og lejemål som hovedregel overført til Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift som lejer lokalerne ud til fagforvaltningerne efter en intern huslejemodel.

Borgerrepræsentationens årlige vedtagelse af budgettet i oktober danner den overordnede ramme for kommunens dispositioner på ejendomsområdet i det efterfølgende år. De overordnede mål for udvikling af ejendomskapaciteten udarbejdes blandt andet i forhold til den demografiske udvikling og behandles i såvel fagudvalgene som i Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen vedtager:

·        de økonomiske rammer for anlægsvirksomhed

·        planer for udbygning eller afvikling af kapacitet, såvel 1-årige som flerårige

·        engangsbevilling til særlige formål, f.eks. til ekstraordinær vedligeholdelse.

I flere af fagforvaltningerne indgår udvalgenes målsætninger på ejendomsområdet i de detaljerede planer, perspektiver, sektorplaner eller lignende, der udarbejdes for området og som er med til at fastlægge prioriteringerne indenfor den udstukne økonomiske ramme.

Fagudvalgene tager derudover stilling til konkrete enkeltsager.

Politisk vedtagne målsætninger, som f.eks. pasningsgarantien, har implikationer for kapacitetsstyring på ejendomsområdet, ligesom den demografiske stigning i børnetallet vil betyde udbygning af skolekapaciteten.

Prioritering af vedligeholdelsesmidlerne foretages ofte på baggrund af "nødvendighed" f.eks. på grund af myndighedskrav eller forventning om fremtidige myndighedskrav, og prioriteringen sker overvejende indenfor forvaltningen og ikke mellem forvaltningerne.

 

CARETAKER

Borgerrepræsentationen har truffet beslutning om (BR 595/02), at CARETAKER etableres som et fælles styringsredskab til anvendelse for kommunens forvaltninger (undtaget Miljø- og Forsyningsforvaltningen) ved prioritering og planlægning af ejendomsvedligeholdelse. Det er ligeledes forudsat, at CARETAKER pr. 1. januar 2003 er installeret og fungerer i alle forvaltninger (undtaget Miljø- og Forsyningsforvaltningen), at et antal medarbejdere i hver forvaltning er uddannet i anvendelsen af styringsredskabet, at forvaltningerne har systemet i brug, og at dataindsamlingen er i gang.

Enkelte forvaltninger har implementeret CARETAKER eller store dele heraf mens andre forvaltninger fortsat ikke har afsluttet indsamlingen af data. Det er således ikke i dag muligt, at foretage en generel opgørelse af vedligeholdelsesefterslæbet på baggrund af CARETAKER.

 

Opgaverne

Opgaverne på ejendomsområdet er af vidt forskellig karakter, stiller en række krav til såvel administrativ, økonomisk, juridisk og teknisk kompetence.

Overordnet relaterer administrationen af ejendomsområdet sig til følgende typer af opgaver:

·        Anlæg

·        Køb og salg, og økonomiske skødeservitutter (herunder tilbagekøbsrettigheder)

·        Administration og indgåelse af lejemål

·        Vedligeholdelse

·        Drift og service

 

Anlæg

Der er ikke en entydig definition af anlæg, og fagforvaltningernes sondring mellem drift og anlæg er forskellig.

I budgettet afsættes rådighedsbeløbsbevillinger på de enkelte udvalgsområder. Rådighedsbevillingsbeløbene på 2 mill.kr. og derover kan først anvendes, efter at Borgerrepræsentationen via en anlægsbevilling har godkendt, at et anlægsarbejde kan påbegyndes. Anlægs-bevillinger kan være flerårige.

Placeringen af anlægsmidlerne og kapacitetsstyringen under fagudvalgene virker hensigtsmæssig så længe det tilstræbes at finde optimale løsninger på ejendomsområdet inden for hvert enkelt fagområde.

Ekspertisen vedrørende styring af byggesager, udarbejdelse af licitationer m.v. vedrørende institutionsbyggeri er i øjeblikket fordelt på flere forvaltninger.

 

Køb og salg af ejendomme

Økonomiforvaltningen varetager køb og salg af ejendomme.

På baggrund af de årlige vedtagne budgetmål udarbejder Økonomiforvaltningen et program for det fremtidige salg af ejendomme.

Herudover indberetter fagforvaltningerne ejendomme til Økonomiforvaltningen, som fagforvaltningerne ikke længere har brug for. Hvis det vurderes, at kommunens andre forvaltninger ikke har brug for ejendommene udbydes de til salg, eller udlejes via Ejendomsdrift, hvis det ikke vurderes at være optimalt at sælge ejendommen på det pågældende tidspunkt.

Vedtages ejendomskøb af en administrationsejendom overgår administrationen til Kultur- og Fritidsforvaltningen, som herefter udlejer til fagforvaltningen. Andre bygninger overdrages til de relevante fagforvaltninger.

 

Administration og indgåelse af lejemål

Ansvarsfordelingen er forskellig i forbindelse med indgåelse af lejemål, alt efter om der er tale om administrationslokaler, lokaler på serviceområdet eller lejemål til tredjepart. Lejemål om administrationslokaler og lejemål til tredjepart forestås primært af Ejendomsdrift, mens lokaler på serviceområdet primært forestås af fagforvaltningerne.

Af lejeforhold til tredjepart kan eksempelvis nævnes erhvervslejemål i Den Hvide Kødby, lejemål til koloni- og nyttehaveformål, idrætsformål og andre fritidsformål, samt udlejning af grundarealer.

Udformning af lejekontrakter i forbindelse med den interne huslejeordning har vist, at den interne huslejeordning ikke er præciseret i tilstrækkelig grad mht. de ydelser, som huslejen dækker.

Fagforvaltningerne efterspørger et større overblik over, hvilke ledige lokaler kommunen er i besiddelse af, ikke mindst når der er behov for ekstra lokalekapacitet. Endvidere er der en opfattelse af, at der ikke er tilstrækkeligt klare økonomiske incitamenter til at "framelde" eventuelle ledige og ubenyttede lokaler på serviceområdet, idet den interne huslejeordning udelukkende gælder for administrationslokaler.

 

Vedligeholdelse

Fordelingen af midler til udvendig vedligeholdelse og til større ekstraordinære indvendige vedligeholdelsesarbejder foretages i de enkelte udvalg eller den relevante fagforvaltning, dog således at vedligeholdelsesarbejder, der har karakter af ombygning eller nybygning eller medfører kapacitetsændringer altid forelægges udvalgene og Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen har herudover ekstraordinært i de senere år afsat betydelige midler til udvendig vedligeholdelse, som er fordelt på udvalgene efter en vurdering af konkrete vedligeholdelsesbehov på udvalgte ejendomme.

 

Drift og service

De enkelte institutioner ansætter som hovedregel selv det nødvendige personale til drift og serviceopgaver. Dog har flere fagforvaltninger en konsulentfunktion i relation hertil, eksempelvis i forbindelse med personaleadministration, efteruddannelse etc. De selvejende institutioner bestemmer selv, om de vil ansætte personale eller anvende private leverandører.

I forbindelse med etableringen af den interne huslejeordning blev en stor del af udgiftsbudgettet overført fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til brugerne. På en række områder, som f.eks. kantinedrift, rengøring og betjentservice har brugerne frihed til at vælge leverandører.

 

Grundmodel for en ejendomsenhed

I rapporten beskriver KPMG 3 scenarier for etablering af en ejendomsenhed. De tre scenarier er:

 

1.      Scenario 1 - Fuld service ejendomsenhed. Dette scenario indebærer, at der etableres en central ejendomsenhed til varetagelse af alle ejendomsrelaterede opgaver fra generel administration, anlæg, drift (udvendig vedligeholdelse, forsyning, rengøring m.v.) til ejendomsrelaterede ydelser (vagt, kantine m.v.). De kommunale institutioner med selvforvaltning (skoler, daginstitutioner, plejehjem) vil ikke automatisk være forpligtiget til at anvende ejendomsenheden til rengøring og ejendomsrelaterede ydelser.

2.      Scenario 2 - Ejendomsforvaltning. Tilsvarende Scenario 1 bortset fra, at rengøring og ejendomsrelaterede ydelser fortsat håndteres af forvaltningerne.

3.      Scenario 3 – Ejendomsforvaltning kombineret med rengørings og vagtenhed. Dette scenario indebærer, at der etableres en central ejendomsenhed til varetagelse af generel administration, anlæg og drift. Samtidig etableres der to enheder – KK Vagt og KK rengøring – ud fra en bestiller-udfører-model med Ejendomsenheden som bestiller. Disse enheder får til opgave at implementere effektiviseringsforbedringer og forberede de to serviceområder til helt eller delvis udbud.

Alle tre scenarier vil kunne opfylde Borgerrepræsentationens hensigtserklæring; men da det samlede effektiviseringspotentiale er størst i scenario 1 og 3, er det KPMG's anbefaling, at et af disse scenarier vælges som grundlag for etablering af en ejendomsenhed.

På baggrund heraf indstiller Økonomiforvaltningen, at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at udarbejde retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med scenario 1 i KPMG's rapport.

I det følgende afsnit opsamles rapportens anbefalinger i forbindelse med indførelse af en fuld service ejendomsenhed. I de tilfælde, hvor Økonomiforvaltningens anbefalinger afviger fra rapportens fremgår dette af indstillingen. For beskrivelse af scenario 2 og 3 henvises til rapportens kapitel 5.

 

Scenario 1 – Fuld Service Ejendomsenhed

Det anbefales, at der etableres en central ejendomsenhed til varetagelse af alle ejendomsrelaterede opgaver fra nyanlæg til drift (renhold og vedligehold) til supplerende lejerservices (omstilling, vagt, kantine) og til porteføljepleje (udvendig vedligehold).

Den overordnede vision er, at ejendomsenheden er en serviceenhed, hvis primære opgave er at servicere sine kunder - dvs. forvaltningerne - med professionel rådgivning indenfor ejendomsdrift og indkøb af serviceydelser.

Det formelle ejerskab til de relevante ejendomme flyttes til ejendomsenheden, og afgrænses som følgende:

Her flyttes ejerskabet:

·        Administrationsejendomme (herunder den skattefinansierede del af Miljø- og Forsyningsforvaltningen), institutioner, skoler, klubber, gymnasier, plejehjem, kulturbygninger (biblioteker, kulturhuse m.v.), tekniske bygninger under Bygge- og Teknikforvaltningen (krematorier, brandstationer, toiletter, kiosker m.v.) samt alle arealer undtaget veje, parker, kirkegårde under Bygge- og Teknikforvaltningen.

·        Her flyttes ejerskabet ikke: Selvejende institutioner, Københavns Idræt, Københavns Energi og brugernes ejendomme på det takstfinansierede område af Miljø- og Forsyningsforvaltningen, samt arealet for veje, parker og kirkegårde og kirkegårdsbygninger, offentlige toiletter og parkbygninger.

Med hensyn til selvejende institutioner og Københavns Idræt m.fl., kan ejerskabet og/eller varetagelsen af ejendomsrelaterede opgaver her ligeledes overgå til ejendomsenheden efter selvstændig beslutning herom.

Vedligeholdelsen af Brandvæsenets bygninger varetages i dag i et vist omfang af Brandvæsenets egne medarbejdere. Overflytningen af Brandvæsenets bygninger vil på denne baggrund blive nærmere vurderet i det videre arbejde, bl.a. i lyset af hvorledes denne opgave også fremover kan blive løst mest hensigtsmæssigt.

Det forventes, at ejendommene overgår til ejendomsenheden pr. 1. januar 2006 i det den konkrete plan for de enkelte ejendommes overgang afklares i forbindelse med den nedsatte styregruppes arbejde.

 

Anlægsopgaven

Det anbefales, at anlægsmidlerne placeres som selvstændige bevillinger i fagudvalgenes budget, og det er fagforvaltningerne/fagudvalgene som beslutter og prioriterer igangsætning af byggeprojekter med input og rådgivning fra ejendomsenheden og eventuelle eksterne/andre byggeherrerådgivere. Ejendomsenheden sikres en høringsret således, at det politiske niveau ved stillingtagen til et konkret projekt har et fuldstændigt grundlag herfor (f.eks. er der andre alternativer ? Har kommunen relevante ledige lokaler? Kan udbygningen kombineres med behov i andre forvaltninger).

I bevillingsansøgningen skal indbygges følgende nye komponenter:

·        Ansøgt anlægsbevilling suppleres med angivelse af årlig husleje som samtidigt bevilges som permanent rammeløft til forvaltningen. Husleje fastlåses ved vedlæggelse af en betinget huslejekontrakt. Herefter overtager ejendomsenheden ansvaret for at færdiggøre projektet indenfor aftalt tid, kvalitet og ramme.

·        Totaløkonomiberegninger af det ansøgte projekt suppleret med beregninger fra minimum et alternativ.

·        Angivelse af om der findes ledige lokaler eller kunne være mulighed for udflytning/omrokering i andre kommunale ejendomme.

Med projektets tiltrædelse på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning i form af en anlægsbevilling overflyttes bevillingen til ejendomsenheden, og ejendomsenheden har således det budgetmæssige ansvar for eventuelle budgetoverskridelser.

Figur 1 illustrerer procesforløbet ved anlægsopgaver ved en fuld service ejendomsenhed.

 

 

 

 

Figur 1: Procesforløb ved anlægsopgave

	BR/udvalg	Forvaltning	Ejendomsenhed	Bygherrerådgiver
Vision	B	U
Analyse (planlægning)	B	U		S
Budgetoverslag (prognoser)		B,U		S
Investeringsplan (lang helhedsplan)	B	U	S	S
Investeringsplan (kort, programlægning)	H	B	U	S
Forprojekt (handleplan)	H	B	S	U
Bevilling	B	U	H	S
Tilbudsindhentning		H	B,U
Detailprojekt (projektering)		H	B,U	S
Byggestyring		H	B,U	S
Kommissionering (indretning)		B	U	S
Overlevering (driftssætning)	H	B	U	S

Anm.: B=beslutter, U=udfører, H=høres, S=supplerer.

Kilde: KPMG rapport "Etablering af ejendomsenhed i Københavns Kommune", maj 2003.

 

Fagforvaltningene "bestiller anlægsprojektet" hos ejendomsenheden. Det er således fagforvaltningernes ansvar at specificere hvilke krav der stilles til udformning, placering og indretning af anlægsprojektet m.v.. Det er med andre ord fagforvaltningen, der skal definere, hvilket anlægsprojekt, fagforvaltningen ønsker, at ejendomsenheden skal levere.

Kravspecifikationen kan gennemføres af forvaltningen selv eller ved forslag fra bygherrerådgiver (eks. RIA), ligesom ejendomsenheden kan anvendes som rådgiver i denne del af processen. Fagforvaltningen vil fortsat have ansvaret for den generelle udarbejdelse af prognoser og visioner for det pågældende anlægsområde.

Derudover vil forvaltningerne fortsat have kontakten til institutioner, personale, organisationer, brugere/borgere, samt forestå den politiske betjening af fagudvalgets politikere i fht. ejendomsområdet.

Ejendomsenheden vil have ansvaret for at gennemføre det specificerede projekt til den kontraktsatte pris og kvalitet. Ejendomsenheden vil blandt andet være ansvarlig for udbud af rådgivning, udarbejdelse af udbudsmateriale, entrepriseudbud, indgåelse af kontrakter, programlægning, styring af kvalitet, økonomi og tid i projekterne, forsikringer, indhente godkendelse fra sikkerhedstjenesten, miljøvurderinger, forhåndsgodkendelser fra Byggeri & Bolig, byggetilladelser, øvrige godkendelser, registrering af nye institutioner og ændringer i stamdata.

Det politiske niveau vil fortsat træffe beslutning om igangsættelse og prioritering af anlægsprojekter, samt fastlægge målsætninger (eks. pasningsgaranti) der påvirker rammerne for anlægsopgaver. Generelt vil den politiske stillingtagen fremover i langt højere grad baseres på tværgående hensyn og (langsigtede) prioriteringer.

 

Driftsopgaven

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at håndteringen af en række løbende driftsopgaver på ejendomsområdet overgår til ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning af ejerskabet. Det drejer sig om vedligehold, rengøring, forsyning, energiledelse, tekniske anlæg samt gartner- og viceværtfunktion.

Undtaget herfra er de driftsopgaver, der i dag er henlagt til selvforvaltende enheder (skoler, dagpasning, plejehjem) – eks. rengøringsopgaver varetaget af selvforvaltende enheder. Den nuværende varetagelse af rengøringsopgaven er belyst i den gennemførte budgetanalyse af rengøring. I disse tilfælde overføres håndteringen af driftsopgaverne ikke til ejendomsenheden med mindre der træffes selvstændig beslutning herom. Håndteringen af disse opgaver vil således fortsat varetages af de selvforvaltende enheder. Dette gælder eks. rengøringsopgaver henlagt til selvforvaltende enheder

Det er ligeledes Økonomiforv altningens anbefaling, at håndteringen af ejendomsrelaterede ydelser (kantinedrift, vagt, trykkeri, bud/transport) ikke overgår til ejendomsenheden, hvilket afviger fra scenario 1 i KPMG's rapport.

Driften af ejendomme tilknyttet RIA og KTK overgår til ejendomsenheden i henhold til afgrænsningen af ejendomme og arealer på Bygge- og Teknikforvaltningens område.

Driftsbevillingen er fortsat placeret i det enkelte fagudvalgs budget, og det er forvaltningen/fagudvalget, der bestiller driftsydelsen i ejendomsenheden. Det er ligeledes forvaltningerne/fagudvalget som definerer kvaliteten af de relevante ydelser, og det er ejendomsenhedens opgave at levere de aftalte ydelser i henhold til den aftalte pris og kvalitet.

Figur 2 illustrerer procesforløb ved driftsopgaver ved en fuld service ejendomsenhed.

 

Figur 2: Procesforløb ved driftsopgave

	BR/udvalg	Forvaltning	Ejendomsenhed	Bygherrerådgiver
Vision og analyse	B	U	H	S
Driftsaftale	H	B	U	S
Driftsplan pr. bygning		H	B,U
Mandskabsplaner		S	B,U
Indkøb		S	B,U	S
Outsourcing	B	H	U
Lejeopkrævning		H	U
Akut afhjælpende (help-desk)		B	H,U
Driftsopfølgning (årlig)		B	U	S

Anm.: B=beslutter, U=udfører, H=høres, S=supplerer.

Kilde: KPMG rapport "Etablering af ejendomsenhed i Københavns Kommune", maj 2003.

 

Porteføljeopgaven (udvendig vedligeholdelse)

Det anbefales, at ejendomsenheden håndterer den udvendige vedligeholdelse af ejendomme, der overgår til ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning af ejerskabet.

Overdragelsen af ejerskabet medfører, at bevillinger til udvendig vedligeholdelse af tage, facader, bygningers tekniske anlæg (ventilations- og varmeanlæg) og terræn skal overføres til ejendomsenheden.

Forvaltningerne gives høringsret ved igangsætning af større vedligeholdelsesarbejder, defineret som arbejder over 2 mill.kr. Forvaltningernes rammer til huslejestigninger som følge af vedligeholdelsesarbejder – både over og under 2 mill.kr. - vil blive løftet i henhold hertil.

Figur 3 illustrerer procesforløb ved udvendig vedligeholdelse ved en fuld service ejendomsenhed.

Figur 3: Procesforløb ved porteføljeopgave (udvendig vedligeholdelse).

	BR/udvalg	Forvaltning	Ejendomsenhed	Bygherrerådgiver
Vision og analyse	B	H	U	S
Prioriteret vedligeholdelsesplan	B	H	U	S
Vedligeholdelsesplan pr. bygning	(B)	(H)	B,U	S
Lejeændring	B	H	U
Indkøb		S	B,U	S
Udbud	B		U
Akut afhjælpende vedligeholdelse	(B)	(H)	U
Driftsopfølgning (årlig)	H		B,U	S

Anm.: B=beslutter, U=udfører, H=høres, S=supplerer. (sager > 2 mill.kr.)

Kilde: KPMG rapport "Etablering af ejendomsenhed i Københavns Kommune", maj 2003.

 

Den politiske beslutningsproces vedr. udvendig vedligeholdelse vil ændres på den måde, at politikerne årligt vil få forelagt en samlet prioriteret vedligeholdelsesplan til beslutning. Politikerne kan ligeledes fastlægge målsætninger for den udvendige vedligeholdelse. Den daglige løsning og prioritering af udvendig vedligeholdelsesopgaver varetages af ejendomsenheden i henhold hertil.

Den indvendige vedligeholdelse varetages fortsat af forvaltningerne og aftales ved kontraktindgåelse med ejendomsenheden i forbindelse med fastlæggelse af husleje.

Det er vigtigt, at den nuværende vedligeholdelsesindsats i forvaltningerne fastholdes og prioriteres indtil opgaven – i henhold til ovenstående afgrænsning – overgår til ejendomsenheden. Midler til udvendig vedligeholdelse afsættes fra udvalgenes budgetter med udgangspunkt i udvalgenes udgifter i regnskabsårene 2001-2003 med korrektion for særlige bevillinger til afholdelse af vedligeholdelsesudgifter afsat i forbindelse med budgetaftaler..

 

Organisationsstruktur og - placering

KPMG har anbefalet, at ejendomsenheden organiseres som en resultatstyret kontraktenhed under Økonomiforvaltningen.

 

Økonomiforvaltningen anbefaler, at ejendomsenheden oprettes som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres.

 

Økonomiforvaltningen anbefaler, at ejendomsenhedens placering afgøres på baggrund af en ny indstilling fra Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Indstillingens indhold vil blive drøftet i den nedsatte styregruppe.

 

Såfremt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen beslutter ikke at placere ejendomsenheden under Økonomiforvaltningen, vil de opgaver, der vedrører køb og salg af fast ejendom, tilbagekøbsrettigheder og formueforvaltning i overensstemmelse med Økonomiudvalgets koordinerende funktion på det finansielle område mv. - samt i henhold til forskrifterne i styrelsesloven - fortsat forblive under Økonomiudvalget i Økonomiforvaltningen.

Etablering af ejendomsenhed vil forudsætte en ændring af Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Borgerrepræsentationen vil - i givet fald - senere få forelagt en indstilling herom.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at opbygning af ejendomsenhedens organisation skal ske med udgangspunkt i rapportens anbefalinger og med fokus på betjeningen af de respektive kunder(forvaltnings)-områder, men at konkret beslutning om ejendomsenhedens organisation og indretning afventer ansættelse af ejendomsenhedens ledelse. Ejendomsenhedens ledelse vil herefter vurdere det forretningsmæssige grundlag for den konkrete indretning, herunder en vurdering af f.eks. etablering af en håndværksafdeling i ejendomsenheden eller om sådanne ydelser alternativt købes andetsteds på baggrund af indgåede indkøbsaftaler.

Planlægningsopgaven skal fortsat løses af forvaltningerne, men forvaltningernes bestillerfunktion indebærer derudover, at man som bygherre skal analysere og initiere anlægsopgaver efter rådgivning fra Ejendomsenheden og eventuelle eksterne rådgivere (arkitekter og ingeniører).

De enkelte forvaltninger har således fortsat behov for begrænsede analyse- og bestillerfunktioner til håndtering af det indledende arbejde og til efterfølgende at følge projektet ved bygherremøder. Disse funktioner har ligeledes betydning for forvaltningernes betjening af det politiske niveau i forhold til udbygningsplaner og spørgsmål af ejendomsteknisk karakter.

Det anbefales, at der i de forvaltninger som har væsentlige forestående anlægs- og renoveringsopgaver, f.eks. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen eller andre områder med særlige behov afsættes ressourcer til at bemande en bestillerfunktion til udarbejdelse af kravspecifikationer til større anlægs- og vedligeholdelsesopgaver. Behovet for ressourcer skal vurderes nærmere. Økonomiforvaltningen har foreløbigt vurderet, at der bør afsættes 2-3 årsværk i de relevante forvaltninger til dette. Den nedsatte styregruppe vil drøfte bemanding af bestillerfunktionen i lyset af det konkrete behov i forvaltningerne.

Konstruktion og styringsprincipper

Det anbefales, at eksisterende interne lejekontrakter opsiges forud for etablering af en ejendomsenhed. Ejendomsenheden vil herefter forestå udarbejdelsen af en standardkontrakt med henblik på at indlede forhandlinger med de enkelte decentrale budgetenheder i et samarbejde med fagforvaltningerne. De eksterne lejekontrakter overtages af ejendomsenheden.

Fagforvaltningerne vil fortsat have mulighed for at kunne leje lokaler hos tredjepart, idet ejendomsenheden dog forestår administrationen omkring indgåelse af kontrakter, tilsyn m.v. Ejendomsenheden vil således have monopol, for så vidt angår kontraktindgåelse, både internt og eksternt.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at de videre rammer for den konkrete indgåelse og overtagelse af lejekontrakter samt indgåede aftaler i fht. løsning af anlægs- og driftsopgaver fastlægges af den nedsatte styregruppe.

Det er ligeledes Økonomiforvaltningens anbefaling, at ejendomsenhedens dispositioner på linje med anden kommunal virksomhed underlægges Indenrigsministeriets deponeringsregel. Herudover vil ejendomsenheden i etableringsfasen skulle deponere på linje med den nuværende interne deponeringsordning, dvs. at ejendomsenheden vil skulle anvise kassemæssig dækning for det lejedes værdi ved indgåelse af lejemål.

I driftsfasen, hvor en åbningsbalance og regnskab efter årsregnskabsloven forudsættes udarbejdet, vil ejendomsenhedens deponeringer i forhold til den interne deponeringsregel ophøre, idet det flerårige perspektiv for enhedens økonomiske balance automatisk sidestiller køb og leje af ejendomme, og enhedens økonomiske dispositioner dermed kan bedømmes i resultatkravet.

Det anbefales, at Ejendomsenheden overtager fagforvaltningernes nuværende depo-neringer i henhold til ovenstående afgrænsning af ejendomsenhedens ejerskab. Den videre afklaring af betingelser for deponering vil fastlægges i den til implementeringen nedsatte styregruppe.

Det anbefales ligeledes, at ejendomsenheden kan optage interne lån i kommunen i forbindelse med finansiering af anlægsudgifter svarende til værdiforøgelsen af aktiverne.

Kommunens overgang til udgifts- og omkostningsbaseret regnskab indebærer bl.a., at der skal gennemføres en optælling og værdisætning af kommunens ejendomme. Forankret i Økonomiforvaltningens 3. kontor er der igangsat en række pilotprojekter, der skal fastlægge principper for den generelle overgang til omkostningsbaseret regnskab, herunder principper for aktivernes registrering i KØR.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at det skal ske en koordinering mellem de igangværende tiltag i forbindelse med overgang til omkostningsbaseret regnskab, og etableringen af en ejendomsenhed, herunder vurdering af ejendomsenhedens ejendomsportefølje og etablering af åbningsbalance.

 

Huslejemodel

Det anbefales, at den interne betalingsordning, som har fastlagt en huslejebetaling til Ejendomsdrift for hovedparten af kommunens administrationslokaler, udvides til at gælde alle arealer og bygninger, jf. tidligere afgrænsning.

Ved etablering af ejendomsenheden fastsættes nettohuslejen på basis af den offentlige ejendomsvurdering, og huslejen reguleres årligt i henhold til den nye vurdering indtil der er gennemført den første markedsansættelse af lejen. Herefter reguleres lejen hvert femte år til markedslejeniveau, dog gives lejer ret til efter tre år at anmode om fornyet markedsansættelse.

Udvalgenes rammer vil kompenseres fuldt ud for øgede udgifter til husleje.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at den videre bestemmelse af kriterier for huslejebetaling skal ske med udgangspunkt i de skitserede principper i KPMG's rapport, bilag 2.

 

Effektiviseringspotentiale

KPMG har estimeret det samlede effektiviseringspotentiale for scenario 1 til 43 mill.kr. fra 2003 til 2004, 188 mill.kr. fra 2004 til 2005, 124 mill.kr. 2005 til 2006 og 74 mill.kr. fra 2006 til 2007.

Effektiviseringspotentialet er alene opgjort på perioden 2004-07, og er baseret på en række forudsætninger. KPMG tager således udgangspunkt i en række rationaler for effektivisering, dvs. effektivisering som følge af IT-optimering, indkøbsoptimering, lokaleoptimering, professionalisering og porteføljeoptimering.

Hvert af disse rationaler er vurderet i forhold til udgifterne til løn, varekøb og tjenesteydelser for de omtalte 4 generelle ejendomsrelaterede opgaver, dvs. generel administration, anlæg, ejendomsdrift og services. Udgifterne er sammenholdt med nøgletalsopgørelser fra Dansk Facilities Management[1], der har opgjort de samme udgifter pr. kvm. for andre aktører på ejendomsmarkedet.

Realiseringen af det angivne effektiviseringspotentiale vil afhænge af en række faktorer og konkrete initiative r. KPMG nævner således den generelle ledelsesopbakning, eksisterende indkøbsaftaler, personalepolitiske redskaber til organisatoriske ændringer, omfanget af ændringsparathed, kompetenceniveau blandt medarbejdere mv.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det anførte effektiviseringspotentiale er i overkanten af det realiserbare. Dette skyldes bl.a., at det beregnede effektiviseringspotentiale for udgifter til vedligeholdelse beror på en sammenligning med ejendomme, der sandsynligvis er i bedre vedligeholdelsesmæssig stand end kommunens ejendomme. Endvidere vil effektiviseringspotentialet reduceres, når – som anbefalet af Økonomiforvaltningen - ejendomsrelaterede ydelser (kantinedrift, vagt, omstilling m.v.) samt driftsopgaver varetaget af de selvforvaltende enheder ikke skal varetages af ejendomsenheden. KPMG vurderer således, at hvis skoler, daginstitutioner og plejehjem ikke anvender den fælles ejendomsenhed til driftsopgaver og ejendomsrelaterede ydelser reduceres effektiviseringspotentialet med samlet 25 pct.

Endvidere vil en del af effektiviseringen bestå i, at kommunen får flere anlægs- og vedligeholdelsesydelser for de samme penge, dvs. gevinster som ikke direkte vil indgå i ejendomsenhedens regnskabsresultat. Det er samtidig forventeligt, at perioden for realisering af effektiviseringspotentialet vil overskride de forudsatte 4 år.

På trods af disse forbehold vurderes der, at være betydelige effektiviseringsgevinster ved at etablere en ejendomsenhed i Københavns Kommune.

Bestemmelsen af effektiviseringspotentialet er ikke baseret på estimater for effektiviseringsgevinster ved indkøbsaftaler vedr. ejendomsrelaterede varer og tjenesteydelser, der gennemføres af Københavns Kommunes indkøbsfunktion under Økonomiforvaltningen.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at indkøbsaftaler der er indgået mellem indkøbsfunktionen og leverandører på ejendomsområdet overtages af ejendomsenheden efter nærmere aftale med indkøbsfunktionen.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at der i en resultatkontrakt for ejendomsenheden opstilles krav til effektivisering af ejendomsområdet i form af et årligt "driftsoverskud" med udgangspunkt i nærmere beskrevet forudsætninger herfor.

Det er et udgangspunkt for etableringen af en ejendomsenhed, at effektiviseringsgevinster anvendes til indhentning af vedligeholdelsesefterslæbet på kommunens ejendomme.

 

Eksterne erfaringer

KPMG har udvalgt en række eksempelprojekter og virksomheder, som på forskellig vis er relateret til etableringen af en ejendomsenhed.

Fra staten er indhentet erfaringer fra Slots- og Ejendomsstyrelsen, DSB-ejendomme. Kommunale erfaringer er nationalt repræsenteret ved Odense Kommune – og internationalt ved Stockholm og Oslo Kommuner m.v. Derudover er der indhentet erfaringer fra den private sektor.

På baggrund af de udvalgte eksterne erfaringer konkluderer KPMG, at:

·        Anvendelse af markedslignende vilkår har en stimulerende effekt på omkostningsfokus og er et væsentligt instrument i at opnå effektiviseringsbesparelser på ejendomsområdet.

·        Decentral organisering af ejendomsforvaltningen medfører manglende gennemsigtighed i ejendomsrelaterede omkostninger.

·        En adskillelse af lejerrollen og ejerrollen øger fokus på porteføljestyring og planlagt prioriteret vedligeholdelse.

·        Optimering af processer (anlæg, drift og udvendig vedligeholdelse) er i klart fokus og synes at være det primære værktøj til effektiviseringsforbedringer.

·        Organisationsform, implementeringshastighed og styringsprincipper varierer i de udvalgte eksempler.

·        IT-understøttelse af de ejendomsrelaterede processer er støt stigende og kan medføre yderligere effektivisering. De gennemførte fuldskala-projekter har dog været meget bekostelige og indikerer et behov for grundig for- og behovsanalyse før implementering af strategi.

Beskrivelsen af de eksterne erfaringer fremgår af rapportens bilag

 

Implementering

I projektbeskrivelse og kommissorium for etablering af en ejendomsenhed forudsættes, at ejendomsenheden etableres medio juli 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere.

Hvis denne forudsætning skal realiseres bør en beslutning om etablering af ejendomsenhed snarligt efterfølges af

·        Opgave- og kompetencefordeling, dvs. beskrivelse af opgaver, sammenhænge og placering af ansvar i ejendom senheden samt i snitflade til fagforvaltningerne, politikere og brugere.

·        Personale – ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere i ejendomsenheden, samt design af organisation og fastlæggelse af personalenormering lokalt i organisationen.

·        Styrelsesvedtægtændring.

·        Økonomi – udarbejdelse af generelle huslejekontrakter, resultatkontrakt og åbningsbalance, afklaring af deponeringsregler, gennemførelse af bodeling mellem ejendomsenhed og fagforvaltningerne.

·        Lokalisering – afklaring af, hvor ejendomsenheden skal have til huse.

·        IT-afklaring – afklaring af indretning af IT-anvendelse i Ejendomsenheden.

Med udgangspunkt heri indstiller Økonomiforvaltningen, at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger og Revisionsdirektoratet m.h.p. udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med indstillingens anbefalinger.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at ejendomsenheden (fase 1) etableres medio 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere. Beslutning om besættelse af stilling som leder af ejendomsenheden træffes i Borgerrepræsentationen senest maj 2004 på baggrund af indstilling fra et nedsat ansættelsesudvalg udpeget af Økonomiudvalget. Kultur- og Fritidsforvaltningen er midlertidigt ansættelsessted indtil ejendomsenhedens organisatoriske placering er afklaret.

Tidspunktet for overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker 1. januar 2006 - på baggrund af konkret politisk beslutning, hvorunder personalemæssige problemstillinger samt hensyn i forhold til implementering af børneplan m.v. ligeledes vil indgå.

Styregruppens afklaring vedr. opgave- og kompetencefordeling, direktøransættelse, økonomi, lokalisering, IT samt retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed forelægges Økonomiudvalget til beslutning. Forslag om ændringen af Styrelsesvedtægten vil forelægges Borgerrepræsentationen til beslutning

Det er ligeledes Økonomiforvaltningens anbefaling, at den igangsatte implementering af CARETAKER-systemet til registrering af vedligeholdelsesstandard i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i CARETAKER med udgangen af 1. halvår 2004. En generel registrering i CARETAKER er en væsentlig forudsætning for opgørelse af og fremtidige prioriteringer i forhold til kommunens samlede vedligeholdelsesefterslæb.

 

Etableringsomkostninger

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Det anbefales ligeledes, at Borgerrepræsentationen afsætter 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

De afsatte beløb i 2003 og 2004 skal bl.a. anvendes til:

·        Diverse udgifter til konsulentbistand i forbindelse med tilvejebringelse af komplet ejendomsfortegnelse, vurdering af kommunens ejendomme, samt udarbejdelse af åbningsbalance

·        Ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere i ejendomsenhed samt løn hertil.

·        Udgifter til husleje v. lokale til administration, kontorartikler m.v.

·        Kravspecifikation og indkøb af IT-systemer og licenser

 

Personaleforhold

Som udgangspunkt vil det personale, der – i henhold til ovenstående afgrænsning - pt. er beskæftiget med ejendomsområdet, overgå til en kommende ejendomsenhed i k ommunalt regi.

For at der kan ske en smidig overførsel af personalet skal der, før processen iværksættes, skal der ske en grundig information af personalet i de forvaltningsområder, der bliver berørt.

Efter de gældende regler skal samarbejdsudvalgene i de berørte områder inddrages. Dette skal ligeledes ske så tidligt som muligt. Det vil endvidere være hensigtsmæssigt, at de faglige organisationer indkaldes til orienteringsmøder og i øvrigt søges inddraget i processen.

Ansættelsesområdet for medarbejderne i Kommunen omfatter hele Københavns Kommune. Ansættelsesmyndigheden for medarbejdere på løntrin 1-51 eller tilsvarende niveau er den enkelte forvaltnings borgmester.

Dette indebærer, at medarbejderne er pligtige til at lade sig overflytte til andre forvaltninger. Medarbejdere i en kommende ejendomsenhed vil således kunne overføres fra de ansættelsesmyndigheder, hvor de i dag er beskæftiget med ejendomme under de forskellige forvaltninger, til en ny samlet ejendomsenhed under en ressortborgmester.

Men der er i såvel tjenestemandsvedtægten som funktionærloven grænser for, hvilke stillingsændringer, en medarbejder skal tåle.

Såfremt en tjenestemands stilling ændres så meget i omfang og beskaffenhed, at man kan konstatere, at stillingen ikke længere kan anses for passende for pågældende, vil det kunne betragtes som en forflytning eller stillingsnedlæggelse (jf. tjenestemandsvedtægtens § 13). Pågældende tjenestemand vil da være berettiget til enten aktuel pension eller rådighedsløn (jf. tjenestemandsvedtægtens § 32).

For overenskomstansatte gælder, at pågældende vil kunne betragte sig selv som opsagt med krav på gældende overenskomstmæssigt opsigelsesvarsel (- og evt. fratrædelsesgodtgørelse), såfremt en stillingsændring vil give et indhold, der er væsentligt forringet.

Stillingsændringer skal således for såvel tjenestemænd som overenskomstansatte vurderes på et konkret grundlag.

Ansættelsesgrundlaget vil som udgangspunkt være det samme som hidtil. Det betyder, at hidtidige løn- og pensionsvilkår som hovedregel bevares, ligesom anciennitetsbestemte rettigheder optjenes ubrudt, og tilgodehavende ferie og afspadsering overføres.

Der kan dog blive tale om lønnedgang, f.eks. hvis specifikke funktioner, for hvilke der er ydet tillæg af Ny Løn, ikke længere skal varetages. Lønnedgangen skal varsles over for medarbejderen med medarbejderens opsigelsesvarsel. Modsat kan der være behov for at aftale en højere løn ved nye, mere kvalificerede opgaver.

En tjenestemand, der pålægges at overtage en anden passende stilling, jf. tjenestemandsvedtægtens § 13, vil – hvis lønnen i den nye stilling er lavere - være berettiget til et personligt tillæg til udligning af lønforskellen (jf. tjenestemandsvedtægtens § 44).

Ved overførsel til ejendomsenheden vil den nye ansættelsesmyndighed skulle udfærdige nye ansættelsesbreve til overenskomstansatte og tillæg til ansættelsesbreve til tjenestemandsansatte i overensstemmelse med gældende regler til den enkelte.

For så vidt der ikke bliver behov for alle medarbejdere i forbindelse med sammensætningen af en ejendomsenhed, vil Kommunen skulle søge disse medarbejdere overført til evt. ledige stillinger andre steder i Kommunen.

De juridiske/aftalemæssige præmisser for selve overførselsprocessen ligger således fast.

I KPMG's rapport om etablering af en ejendomsenhed indgår oplysninger fra forvaltningerne om antallet af medarbejdere, der kan/vil blive berørt ved en sådan enheds opbygning, uanset om disse skal overgå til enheden eller forblive i forvaltninger, f.eks. i bestillerfunktioner.

Personalet, der skal overføres fra forvaltningerne, vil være medarbejdere fra de områder, der i hverdagen er beskæftiget eller hovedsageligt beskæftiget på ejendomsområdet.

Det foreslås derfor, at følgende procedure benyttes:

·        I de tilfælde, hvor hele kontorområder/forvaltningsafsnits arbejdsområder overflyttes til en ny ejendomsenhed, overføres personalet "en bloc".

·        I øvrigt tages udgangspunkt i princippet om, at den enkelte medarbejder følger opgaven.

 

·        For visse personalegruppers vedkommende løser personalet både ejendomsrelaterede og skole- eller institutionsrettede opgaver. Dette skal der tages højde for i opgørelsen af personalebehovet, og det må fastlægges, hvor mange medarbejdere, der skal flyttes til ejendomsenheden og hvor mange, der skal blive i enheden som bestillere.

 

Endelig skal ejendomsenheden, i det omfang der inden for de budgetmæssige rammer er mulighed herfor, kunne rekruttere ekstern arbejdskraft til nøglefunktioner.

Medarbejderne i en kommende ejendomsenhed vil som øvrige medarbejdere under Københavns Kommune stadig være undergivet Kommunens overordnede personale- og lønpolitik, ligesom de vil være omfattet af Kommunens overenskomster. Der vil dog hen ad vejen kunne aftales særlige lokale regler gældende for ejendomsenheden.

Normering af personale til ejendomsenheden og beslutning om antallet af medarbejdere i bestillerfunktionerne vil først kunne ske, når der er truffet beslutni ng om ejendomsenhedens ansvarsområde og struktur.

 

ØKONOMI

Der afsættes et rammebeløb på 5 mill.kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering af en ejendomsenhed. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter. Der indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill.kr. til etableringsomkostninger i 2004. Beløbet anvises fra konto 6.51.3, puljen til uforudsete udgifter.

 

MILJØVURDERING

Ingen

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Indstillingen har inden behandlingen i Økonomiudvalget været til høring i samtlige udvalg og Revisionsdirektoratet, og vil i det følgende kort blive gengivet. Samtlige afgivne høringssvar er tillige vedlagt som bilag.

 

Høringssvar afgivet af Kultur- og Fritidsudvalget.

Udvalget tilslutter sig principperne for etablering af en ejendomsenhed, og er enig i, at ejendomsenheden oprettes som en fuld-service-ejendomsenhed til varetagelse af alle ejendomsrelaterede opgaver.

Kultur- og Fritidsudvalget har samtidig tilkendegivet, at det er naturligt, at Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager ledelsen af en samlet kommunal ejendomsenhed.

Kultur- og Fritidsudvalget er ikke enig i, at ejendomsrelaterede ydelser (vagt, kantine, trykkeri, bud/transport) ikke skal indgå i ejendomsenheden, og vil – såfremt ejendomsenheden placeres under en anden forvaltning – anbefale at alle ejendomsrelaterede opgaver (herunder ejendomsrelaterede ydelser) overgår til ejendomsenheden.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at ejendomsrelaterede ydelser ikke skal overgå til ejendomsenheden. Ved ejendomsenhedens etablering bør fokuseres på at flytte de kerneopgaver, der er forbundet med ejendomme, dvs. anlæg, køb, salg, vedligehold, rengøring. Det kan overvejes på et senere tidspunkt at overflytte ejendomsrelaterede ydelser til ejendomsenheden.

Kultur- og Fritidsforvaltningen forudsætter, at interne lån optaget med henblik på ombygning og vedligeholdelse af ejendomme overtages af ejendomsenheden.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at interne lån til ombygning og vedligeholdelse af ejendomme overtages af ejendomsenheden for de ejendomme som overgår til ejendomsenheden. Dette betyder samtidig, at udvalgenes budgetafsatte betaling af disse lån overgår til ejendomsenheden.

Endelig har Kultur- og Fritidsudvalget anmodet om en beregning af effektiviseringspotentialet for den af Økonomiforvaltningen foreslåede model, inden der træffes beslutning om etablering af en ejendomsenhed.

Økonomiforvaltningen har i indstillingen tilkendegivet, at det – af KPMG – estimerede effektiviseringspotentiale er i overkanten af det realiserbare og ikke vil kunne effektueres indenfor den forudsatte tidshorisont, samt reduceres med 25 pct. ved den foreslåede udeladelse af de selvforvaltende enheder.

Uafhængigt heraf er der fortsat betydelige effektiviseringsgevinster ved etablering af en ejendomsenhed, og Økonomiforvaltningen anbefaler derfor, at styregruppen konkretiserer de forventede effektiviseringsgevinster med henblik på indgåelse af resultatkontrakt mellem ejendomsenheden og den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden placeres.

 

Høringssvar afgivet af Uddannelses- og Ungdomsudvalget

Uddannelses- og Ungdomsudvalget støtter indstilling om etablering af ejendomsenhed og tilslutter sig de overordnede principper bag forslaget om en ejendomsenhed, og finder det meget positivt, at den eksisterende selvforvaltning på dette område kan bibeholdes. Udvalget anbefaler i lighed med KPMG´s rapport, at ejendomsenheden placeres under Økonomiforvaltningen

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har samtidig anbefalet, at en række bemærkninger tages til efterretning og indgår som dele af det arbejde, som den tværkommunale styregruppe skal udføre. Økonomiforvaltningen er enig heri.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget bemærker, at det anbefales, at der afsættes midler til implementering af CARETAKER.

Med beslutningen om, at indføre styringsredskabet CARETAKER til prioritering og planlægning af ejendomsvedligeholdelse er det forudsat, at udgifterne til implementering heraf dækkes af de enkelte fagudvalg. Det er derfor Økonomiforvaltningens anbefaling, at implementeringen af CARETAKER afholdes indenfor udvalgenes rammer.

 

Høringssvar afgivet af Sundheds- og Omsorgsudvalget

Sundheds- og Omsorgsudvalget har tiltrådt, at forslag til rammer og principper for etablering af en ejendomsenhed kan etableres. Det er ligeledes udvalgets opfattelse, at en samling af ejendomsområdet vil skabet større effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler og give et bedre prioriteringsgrundlag for kommunens bygninger. Forslaget vurderes således, at leve om til Borgerrepræsentationens hensigtserklæring om at samle administrationen af kommunens ejendomme.

Udvalget bemærker, at det - som følge af forvaltningens vedligeholdelsesforpligtigelse i forhold til selvejende institutioner – vil være hensigtsmæssigt, at der i forhold til prioriteringen af den udvendige vedligeholdelse søges etableret samarbejdsaftaler med institutionerne og Ejendomsenheden, herunder om brugen af CARETAKER. Økonomiforvaltningen er enig heri og anbefaler, at problemstillingen indgår i styregruppens arbejde.

 

Høringssvar fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tilslutter sig Økonomiforvaltningens indstilling om, at der etableres en central kommunal ejendomsenhed, og. bemærker ligeledes, at ejendomsenhedens varetagelse af køb, salg og leje af arealer taler for en organisatorisk tilknytning til Øko nomiforvaltningen

Udvalget lægger stor vægt på, at der ved etablering af ejendomsenhed sikres en entydig opgavedeling af hensyn til implementeringen af Børneplanen, og tilkendegiver samtidig, at en bestillerfunktion med 2-3 medarbejdere er utilstrækkeligt set i lyset af implementeringen af Børneplanen.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at der ved overførelsen af ejendomme, samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) – ved en senere politiske stillingtagen – tages hensyn til implementering af Børneplanen. I forbindelse hermed forelægges spørgsmålet om bemandingen af bestillerfunktionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tilkendegiver, at registreringen af forvaltningens ejendomme i CARETAKER er tilendebragt inden udgangen af 1. halvår 2004.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager forbehold for en overflytning af forvaltningens Rengøringsfunktion, som følge af tilknytningen til institutionsområdet og forvaltningens selvforvaltningsprincipper.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens Rengøringsfunktion er en samlet organisatorisk enhed, og midlerne til Rengøringsfunktionen er placeret centralt i forvaltningen. Rengøringsfunktionens opgaver og midler er således ikke tilknyttet den enkelte – selvforvaltende institution. Det er derfor Økonomiforvaltningens anbefaling, at Rengøringsfunktionen overgår til ejendomsenheden.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget nævner flere specifikke problemstillinger vedr. delingen af opgaver og midler til vedligeholdelse. Det er er Økonomiforvaltningens anbefaling, at den konkrete stillingtagen til disse og lignende problemstillinger håndteres via de retningslinjer og principper for deling af midler og personale som fastlægges af styregruppen.

 

Høringssvar fra Bygge- og Teknikudvalget.

Bygge- og Teknikudvalget finder overordnet set etableringen af en selvstændig ejendomsenhed hensigtsmæssig. Udvalget tager imidlertid forbehold for ejendomsenhedens afgrænsning mht. kirkegårdsbygninger, brandstationer, offentlige toiletter samt parkbygninger. Disse bygninger anbefales således ikke at blive overdraget til den nye ejendomsenhed, da deres vedligeholdelse vurderes som en integreret del af driften.

Om kirkegårdsbygninger (krematorier og kapeller) anføres således, at driften af disse bygninger er forbundet med særlige etiske, æstetiske og følelsesmæssige elementer. Bygge- og Teknikforvaltningen har herom yderligere oplyst, at dette først og fremmest drejer sig om et generelt behov for at kunne benytte håndværkere med kort varsel, således at bygningerne inventarmæssigt altid fremstår præsentable.

Om brandstationerne anføres, at der på en brandstation er særlige konstruktioner (f.eks. øvelses- og slangetårne), som bl.a. af hensyn til sikkerhedsmæssige forhold kræver vedligeholdelse af specialuddannet personale. Det anføres ligeledes, at vedligeholdelsen af brandstationerne i dag sker i et samspil mellem eksterne håndværkere og brandvæsenets egne ansatte. Københavns Brandvæsen har samtidig forskellige ordninger, der tilsikrer at pludseligt opståede skader på bygninger og installationer, der kan have sikkerhedsmæssig eller udrykningsmæssig betydning for personalet, kan udbedres på alle tider af døgnet og året.

Det vurderes, at vedligeholdelsen af kirkegårdsbygninger, toiletter og parkbygninger indgår som en integreret del af driften i Bygge- og Teknikforvaltningen, og det er derfor Økonomiforvaltningens anbefaling, at disse bygninger forbliver i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Vedligeholdelsen af Brandvæsenets bygninger varetages i dag i et vist omfang af Brandvæsenets egne medarbejdere. Overflytningen af Brandvæsenets bygninger vil på denne baggrund blive nærmere vurderet i det videre arbejde, bl.a. i lyset af hvorledes denne opgave også fremover kan blive løst mest hensigtsmæssigt.

Bygge- og Teknikudvalget vurderer endvidere, at etableringen af en selvstændig ejendomsenhed vil medføre ændrede vilkår for de kommunale virksomheder RIA og KTK. Da ejendomsenheden og de to virksomheder kan tilbyde enslydende ydelser kan dette medføre et behov for at overføre medarbejdere fra KTK og RIA til den nye ejendomsenhed.

Både RIA og KTK er indtægtsdækkede kommunale enheder, hvis levebetingelser er snævert knyttet til enhedernes evne til at skabe indtægter og levere forskellige ydelser til aftalt pris og kvalitet. Indtægtsgrundlaget i de to enheder er i dag i høj grad baseret på efterspørgslen fra kommunens forvaltninger.

Det er forventeligt, at kommunens forvaltninger fortsat vil benytte RIA eller KTK til teknisk rådgivning, projektering henholdsvis diverse bygge- og anlægsopgaver; men såfremt forvaltningerne vælger en anden ydelsesleverandør – herunder ejendomsenheden – vil dette akkurat som i dag have konsekvenser for enhedernes indtægtsgrundlag. Etablering af en ejendomsenhed ændrer dog ikke ved de levebetingelser, der i dag er gældende for RIA og KTK.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at driften af ejendomme tilknyttet RIA og KTK overgår til ejendomsenheden i henhold til afgrænsningen af ejendomme og arealer på Bygge- og Teknikudvalgets område. Økonomiforvaltningen anbefaler endvidere, at de videre rammer for samspillet mellem RIA, KTK og ejendomsenheden fastlægges af den nedsatte styregruppe.

Endelig har Bygge- og Teknikudvalget tilkendegivet, at ejendomsenheden ikke bør placeres under Økonomiudvalget.

 

Høringssvar fra Miljø- og Forsyningsudvalget

Miljø- og Forsyningsudvalget er positivt indstillet over for etableringen af en fælles kommunal ejendomsenhed af de grunde som er anført i indstillingen.

 

Høringssvar fra Revisionsdirektoratet

Revisionsdirektoratet har bemærket, at indstillingen hviler på et klart og fyldestgørende beslutningsgrundlag, hvis oplysninger er dokumenteret ved research såvel nationalt som internationalt.

Revisionsdirektoratet finder umiddelbart, at de angive anbefalinger er hensigtsmæssige; og har ligeledes en række kommentarer til implementeringen heraf. Økonomiforvaltningen anbefaler, at de anførte kommentarer medgår i styregruppens videre arbejde.

Revisionsdirektoratet tilbyder samtidig sin assistance til arbejdet i den påtænkte styregruppe især for så vidt angår de regnskabsmæssige forhold. Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at en repræsentant fra Revisionsdirektoratet ligeledes medgår i den nedsatte styregruppe.

 

BILAG

KPMG-Rapport: "Etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune", maj 2003 med tilhørende bilag (ligger på sagen)

Høringssvar fra fagudvalgene og Revisionsdirektoratet.

 

 

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge