Udbudsmateriale vedr. lovpligtig revision af Københavns Kommunes regnskaber mv. (2022-0310082)

Der skal tages stilling til et udbud af den samlede lovpligtige revision af Københavns Kommunes regnskaber samt en række revisionsydelser, der kan tilkøbes, med henblik på indgåelse af ny revisionsaftale for perioden 2023-2026.

Indstilling

Revisionsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget,

1. at godkende vedlagte udbudsmateriale omfattende dels udbud af revisionsopgaver for Københavns Kommune, Metroselskabet I/S samt Udviklingsselskabet By og Havn I/S og dels en række revisionsydelser, der kan tilkøbes, med henblik på ny revisionsaftale for perioden 2023 til 2026,
2. at der i revisionskontrakten indføres et særligt krav om leverandørens overholdelse af CAP-regler i hele kontraktperioden,
3. at Intern Revision i samarbejde med Økonomiforvaltningen bemyndiges til at foretage eventuelle nødvendige tekniske ændringer i udbudsmaterialet inden offentliggørelse.

Problemstilling

På baggrund af brev af 29. august 2022 ønsker Deloitte snarest muligt at ophøre som kommunens revisor i henhold til den indgåede kontrakt om ”Revision af Københavns Kommunes regnskab” og herunder diverse tilkøbsydelser. Den nuværende kontrakt er gældende frem til og med 2024.

Københavns Kommune har tilkendegivet, at det kan accepteres, at aftalen ophører, under forudsætning af, at kommunen kan indgå en ny revisionsaftale med samme kvalitet og økonomi. Københavns Kommunen har endvidere forbeholdt sig retten til at kræve økonomisk kompensation fra Deloitte, såfremt den nye aftale er fordyrende for kommunen.

På det grundlag skal der gennemføres et udbud af revisionsopgaverne. I den forbindelse har Revisionsudvalget, jf. gældende Revisionsregulativ, til opgave ”at foretage indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om valg af leverandør til varetagelse af den lovpligtige revisionsopgave i Københavns Kommune”.

Intern Revision varetager som sekretariat for Revisionsudvalget forvaltningens opgave vedrørende valg af leverandør til varetagelse af den lovpligtige revisionsopgave i Københavns Kommune, og medvirker derfor ved gennemførelse af udbuddet og udarbejdelse af udbudsmateriale.

Særligt vedrørende kommende revisors uafhængighed

Reglerne i revisorforordningen og i bekendtgørelsen om kommunal og regional revision fastlægger faste beløbsgrænser for revisors levering af ikke-revisionsydelser sideløbende med revisionskontrakten (CAP-reglen).

CAP-reglens beløbsgrænse, der for nærværende er 6,4 mio. kr., vil dog først vil være gældende fra år 4 i forbindelse med en ny revisionskontrakt. Det vil sige, at kommunens kommende revisor uden beløbsgrænser sideløbende kan levere ikke-revisionsydelser til kommunen i de første tre år af aftalen.

Det vurderes, at der kan være en særlig problemstilling, når tilbudsgiver har mulighed for ubegrænsede leverancer af ikke-revisionsydelser til kommunen. Dette kunne potentielt reducere tilbudsgivernes fokus på aftalens revisionsmæssige formål, og kunne medføre nogle lave tilbud på de faste revisionshonorarer og en forringet revisionskvalitet.

Løsning

Udbudsbetingelser og kontrakt

Københavns Kommune i 2022 gennemføre et nyt udbud af den samlede lovpligtige revision af Københavns Kommunes regnskaber for en kommende periode. I tilknytning hertil udbydes tillige en række revisionsydelser, der af den vindende leverandør skal leveres til kommunen.

Revisionsaftalen vil være gældende for perioden 2023 til 2026.

De udbudte ydelser består af:

1. Den samlede lovpligtige revision af kommunens regnskaber, herunder finansiel revision og forvaltningsrevision samt særlige lovpligtige beretninger blandt andet på det sociale område

    

2. Øvrige revisionsydelser, hvor den valgte revisor skal udføre følgende revisionsopgaver på anfordring fra Københavns Kommune:

1. Revision og påtegning af tilskudsregnskaber m.v.

    

2. Revisionsopgaver omfattende revisionsmæssig og uafhængig efterprøvning og gennemgang af forhold/materialer bestilt af de enkelte forvaltninger, af Intern Revision eller af Borgerrådgiveren.

    

3. Den del af revisionsopgaven for Metroselskabet I/S, som skal udføres af den af Københavns Kommune udpegede revisor. Opgaverne bestilles og betales direkte af Metroselskabet I/S.

    

4. Den del af revisionsopgaven for Udviklingsselskabet By & Havn I/S, som skal udføres af den af Københavns Kommune udpegede revisor. Opgaverne bestilles og betales direkte af Udviklingsselskabet By & Havn I/S.

Den eksterne revision har det fulde ansvar for revisionen af samtlige kommunens regnskabsområder. Intern Revision bistår den eksterne revision med revisionsopgavens udførelse efter nærmere aftale mellem ekstern og Intern Revision.

Det skal fremhæves, at kommunen som ordregiver vil tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket identificeres på grundlag af ”Det bedste forhold mellem pris og kvalitet”, på grundlag af følgende underkriterier:

• Pris
• Projektorganisation
• Revisionsplan
• Rapportering

På basis af ovennævnte og vedlagte udbudsmateriale indstilles, at Revisionsudvalget og Økonomiudvalget godkender det samlede udbudsmateriale.

Sikring af kommende revisors uafhængighed

Af hensyn til et ønske om et længerevarende samarbejde med leverandøren og for at medvirke til at sikre leverandørens stadige uafhængighed indstilles det, at kommunen indfører en kontraktuel bestemmelse om, at leverandøren i hele aftaleperioden overholder de gældende maksimale årlige beløb for levering af ikke-revisionsydelser.

Det skal dog også bemærkes, at Københavns Kommune efter de gældende regler ikke er forpligtet til at fastsætte vilkår som giver en begrænsning (CAP) for revisors levering af ikke-revisionsydelser, de første tre år, hvor virksomheden er revisor.

Det skal endvidere bemærkes, at indføres et sådant vilkår i kontrakten, kan det være mindre interessant for tilbudsgivere, som kan have en forventning om en højere omsætning af ikke-revisionsydelser. Det kan endvidere ikke afvises, at vilkåret vil have betydning for den pris, der skal betales for revision.

Tekniske ændringer

Af hensyn til fremdriften af udbudsprocessen indstilles det, at Intern Revision i samarbejde med Økonomiforvaltningen bemyndiges til at foretage eventuelle nødvendige tekniske ændringer i udbudsmaterialet inden offentliggørelse.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.

Intern Revision indstiller til Revisionsudvalget, at Revisionsudvalget anbefaler Økonomiudvalget

- at godkende vedlagte udbudsmateriale omfattende dels udbud af revisionsopgaver for Københavns Kommune, Metroselskabet I/S samt Udviklingsselskabet By og Havn I/S og dels en række revisionsydelser, der kan tilkøbes, med henblik på ny revisionsaftale for perioden 2023 til 2026,

-  at der i revisionskontrakten indføres et særligt krav om leverandørens overholdelse af CAP-regler i hele kontraktperioden,

-  at Intern Revision i samarbejde med Økonomiforvaltningen bemyndiges til at foretage eventuelle nødvendige tekniske ændringer i udbudsmaterialet inden offentliggørelse.

Revisionsudvalgets beslutning i mødet den 30. september 2022

Indstillingen blev godkendt.

Protokolbemærkninger:
Ingen

Dagsordenspunkt 4: Udbudsmateriale vedr. lovpligtig revision af Københavns Kommunes regnskaber mv. (2022-0310082)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. oktober 2022

Chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.