Revisionsberetning for regnskab 2011
Oversendelse af revisionsberetningen vedr. årsregnskabet for 2011 samt Økonomiforvaltningens og udvalgenes besvarelser heraf til Revisionsudvalget.
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
2. at det godkendes, at Revisionsberetningen samt Økonomiforvaltningens og udvalgenes besvarelser heraf, jf. bilag 1-3 og 5, oversendes til Revisionsudvalget.
Problemstilling
Økonomiudvalget og fagudvalgene har tidligere behandlet revisionsbemærkningerne i revisionsberetningen i forbindelse med behandlingen af Deloittes direktionsnotater vedr. revision af regnskab 2011. Dette skete som led i fast-track løsningen for behandling af revisionsnotater, der siger, at udvalgene senest 3 uger efter modtagelsen af direktionsnotatet, skal forelægges dette inkl. forvaltningens handleplaner som følge heraf.
Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at
- Revisionsudvalget skal afgive et udkast til betænkning over beretningen om revisionen af årsregnskabet til Økonomiudvalget.
- Revisionsbetænkningen skal indeholde de bemærkninger, som behandlingen af beretningen og Økonomiudvalgets og fagudvalgenes bemærkninger måtte give anledning til.
Økonomiudvalget skal derfor tage stilling til de kommentarer, som vedrører forvaltningen under Økonomiudvalget samt foranledige, at alle udvalgenes besvarelser af revisionsberetningen oversendes til Revisionsudvalget.
Løsning
Revisionsberetningen for regnskab 2011 indeholder følgende konklusion på revisionspåtegningen:
”Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2011 samt at resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar – 31. december 2011 er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser i Budget- og regnskabssystem for kommuner.
Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.”
Økonomiforvaltningen tager revisionens konklusion på regnskab 2011 til efterretning. Det bemærkes derudover, at antallet af nye revisionsbemærkninger er faldet fra 39 og 27 i hhv. revisionsberetningen for regnskab 2009 og 2010 til 20 i revisionsberetningen for regnskab 2011.
Revisionsberetningen indeholder desuden et afsnit, som har til formål at give Deloittes samlede vurdering af status for kommunens økonomistyring og regnskabsaflæggelse ved udgangen af 2011 på de væsentligste områder. I den forbindelse bemærkes det, at det er revisionens generelle opfattelse, at der som følge af en betydelig indsats er sket en positiv udvikling i forvaltningernes regnskabsarbejde og sagsbehandling. Der er dog fortsat områder, hvor der fremover er behov for at forbedre kommunens kontrolniveau og dermed øge kvaliteten af økonomistyringen og regnskabsaflæggelsen. Det gælder bl.a. følgende tværgående områder, som er nærmere omtalt i revisionsberetningen:
|
Område |
Økonomiforvaltningens bemærkninger |
|
Løn Der mangler dokumentation af udførte kontroller. En analyse vedr. medarbejdere med flere ansættelsesforhold har vist, at reglerne for arbejdstid/hviletid ikke overholdes eller at medarbejderen ikke udfører en arbejdsindsats, der modsvarer aflønningen. Endvidere har der været afstemningsdifferencer mellem indberetning til SKATs E-indkomstregister og de underliggende kildesystemer. |
Koncernservice har udsendt obligatoriske retningslinjer for personaleadministration til alle kommunens forvaltninger. Forretningsgangene er fuldt implementeret i alle forvaltninger på nær TMF, der har fået dispensation til at afvente fuld implementering, til alle TMF-medarbejdere er i Vagtplan. Dette arbejde pågår netop nu og forventes afsluttet ultimo oktober 2012. |
|
Statusafstemninger af forvaltningernes balancekonti Kvalitetsniveauet af forvaltningernes afstemninger er faldet i 2011 ift. niveauet i 2009 og 2010, som var på et nogenlunde rimeligt niveau. Det skyldes, at de udarbejdede afstemninger og kvalitetssikringen heraf har været mangelfuld. Det er desuden revisionens vurdering, at der er behov for øget ledelsesmæssig fokus på området. |
Økonomiforvaltningen er enig i, at det er vigtigt med ledelsesmæssig fokus på kvalitetssikringen af afstemningsmaterialet. I den forbindelse vil Økonomiforvaltningen bl.a. præcisere kravene til forvaltningernes udarbejdelse af konklusionsnotater på afstemningsarbejdet, ligesom det overvejes, om der også skal foretages opfølgning, herunder udarbejdelse af konklusionsnotater, i forbindelse med halvårsregnskabet for at sikre større opmærksomhed på området. |
|
Bevillingssystemet Som i 2010 er der konstateret nogle få bevillinger med væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb, herunder med merforbrug. Revisionen gør i den forbindelse opmærksom på, at udvalgene på baggrund af bevillingsreglerne og for at forbedre økonomistyringen bør tilpasse deres budgetter, herunder også mindreforbrug, så der er overensstemmelse mellem budget og forbrug. |
Økonomiforvaltningen er enig i, at der skal indhentes fornøden bevilling, inden der kan afholdes udgifter og/eller oppebæres indtægter. Økonomiforvaltningen noterer desuden, at Deloitte deler forvaltningens vurdering af, at udvalgene for at forbedre økonomistyringen bør tilpasse deres budgetter, således at der er overensstemmelse mellem budget og forbrug. |
Udover ovenstående områder indeholder afsnittet områder, som primært vedrører andre udvalg. Det drejer sig om vedligeholdelsesefterslæb i KEjd, indtægtsadministration i Teknik- og Miljøforvaltningen, samt fejl i sager om sociale overførsler omfattet af statsrefusion i Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Vedrørende besvarelse af disse områder henvises der til besvarelserne fra Kultur- og Fritidsudvalget, Teknik- og Miljøudvalget, Socialudvalget og Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, jf. bilag 5.
Bemærkninger vedrørende Økonomiudvalget
Revisionsberetningen indeholder 6 bemærkninger, som omhandler forvaltningen under Økonomiudvalget, de tværgående områder omtalt ovenfor udgør en delmængde af disse. Økonomiforvaltningens kommentarer/handleplaner som følge af revisionsbemærkningerne fremgår af bilag 4.
Udvalgenes besvarelser
Udvalgenes besvarelser af revisionsberetningen behandles af udvalgene i perioden den 23. august – 24. september 2012. Det skal nævnes, at udvalgene som følge af fast track tidligere har taget stilling til revisionsbemærkningerne og forvaltningernes tiltag som følge heraf i forbindelse med behandlingen af Deloittes direktionsnotater vedr. revision af regnskabet for 2011.
Oversendelse af udvalgenes besvarelser til Revisionsudvalget
Økonomiudvalget oversender Revisionsberetningen samt Økonomiforvaltningens og udvalgenes besvarelser af Revisionsberetningen til Revisionsudvalget, jf. bilag 1-3 og 5.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Revisionsudvalget afgiver på baggrund af Revisionsberetningen og udvalgenes besvarelser heraf, udkast til betænkning om revision af årsregnskabet, som afsluttes med indstilling om decision af regnskabet. Revisionsbetænkningen behandles i Økonomiudvalget d. 30. oktober, og i Borgerrepræsentationen d. 15. november 2012.
Den endelige godkendelse af regnskabet for 2011 inkl. revisionens bemærkninger sker, som nævnt ovenfor på Borgerrepræsentationens møde d. 15. november 2012, altså næsten 11 måneder efter regnskabsårets afslutning, hvilket dog er én måned tidligere end godkendelsen af regnskab 2010. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at en så sen godkendelse ikke er hensigtsmæssig. I Regnskabscirkulæret for 2012 (ØU d. 6. november) foreslås derfor en tilrettet proces, som medfører, at kommunen modtager revisionsberetningen før sommerferien, og at udvalgene godkender bemærkninger til revisionsberetningen på første udvalgsmøde efter sommerferien. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at den tilrettede proces medfører, at regnskab 2012 kan godkendes endeligt i Borgerrepræsentationen medio oktober 2012.
Claus Juhl /Bjarne Winge
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning den 25. september 2012
1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. at-punkt blev godkendt.