Halvårsrapport om sygefravær - 2012/1

Halvårsrapporten om sygefravær giver et midtvejsbillede af, om kommunen og forvaltningerne ser ud til at ville nå årets måltal for sygefravær. Rapporten indeholder en prognose for forventet niveau ved årets udgang. Desuden vises udviklingen for de seneste tre halvår pr. forvaltning, faggrupper og udvalgte institutionsområder.

Ved fremlæggelsen af årsrapporten for 2011 anmodedes fagforvaltningerne om at skærpe indsatsen for nedbringelse af sygefraværet for at nå måltallene for 2012.

Desuden anmodedes Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, der pr. 1. januar 2012 havde overtaget den samlede administration af eleverne i Københavns Kommune, om at arbejde systematisk med at nedbringe fraværet for de ca. 1.900 elever.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at "Halvårsrapport 2012/1 om sygefraværet i Københavns Kommune" tages til efterretning,

2.      at indskærpe overfor de forvaltninger, der jf. prognosen for sygefraværet ikke ser ud til at nå måltallene for 2012 med mindre, der gøres en ekstraordinær indsats resten af året. Det drejer sig især om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen, som estimeres til at ende året mere end 1 dag fra måltallet. Men også Børne- og Ungeforvaltningen og Økonomiforvaltningen skal vise større nedbringelse i resten af året ift. første halvår for at nå deres måltal.

Hovedresultater

Københavns Kommune (KK) forventes samlet at nå sit måltal for sygefravær i 2012, da det aktuelle sygefravær pr. seneste 12 måneder – inkl. juli - allerede nu ligger 0,1 dag under årets måltal. KK skal således ”blot” fastholde det nuværende niveau for at nå måltallet på 15,6 dag.

Ifølge prognoseberegningen forventes KK også lige akkurat at nå sit måltal for 2012, idet sygefraværet forventes reduceret til 15,3 dag ved årets udgang. Dette er 0,3 dag mere end reduktionskravet på minimum 3 dage på 3 år. Forudsætningen for dette niveau er, at det årlige sygefravær samlet for KK falder 0,2 dag de sidste 5 måneder af 2012. Dette vurderes realistisk, da prognoseberegningen bygger på en forventning om, at de store forvaltninger Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Socialforvaltningen (SOF) ”kun” skal nedbringe det årlige (12 måneders) sygefravær med op til 0,2 dag i forhold til det aktuelle niveau pr. juli.

3 forvaltninger vil med stor sandsynlighed nå deres måltal: Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) er den forvaltning, der suverænt har nedbragt sygefraværet mest de seneste 3 år, idet det aktuelle 12 måneders niveau er 4,7 lavere end i 2009. SOF og SUF har også nedbragt sygefraværet betragteligt med hhv. 3,9 og 3,8 dag, og hvis niveauet fastholdes, vil de også nå deres måltal.

Derimod vil Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) næppe nå forvaltningens måltal, selvom forvaltningens sygefravær har været faldende siden 2011. På nuværende tidspunkt er BIF 1,7 dag fra måltallet for 2012. Selvom prognosen estimerer et yderligere fald på 0,6 dag i resten af 2012, vil forvaltningen stadigvæk være mere end én dag fra måltallet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) er p.t. 0,8 dag fra måltallet på 11,2 dag. Det vil kræve en markant ændring i tendensen, hvis KFF skal nå sit måltal; dels har der ikke været vist fald i de første 7 måneder af året, prognosen estimerer heller ikke et fald i resten af året, og i øvrigt er niveauet allerede relativt lavt.

Det bør nævnes, at både BIF og KFF lå på et relativt lavt niveau i 2009, bl.a. fordi de i årene forinden havde nedbragt sygefraværet betragteligt. Da forvaltningernes måltal er baseret på samme numeriske reduktionskrav, nemlig mindst én dag årligt, rammes de forvaltninger hårdest, som i udgangspunktet lå på et relativt lavt niveau, hvilket er BIF, KFF og Økonomiforvaltningen (ØKF).

BUF og ØKF er tæt på opfyldelsen af deres måltal. Det aktuelle 12 måneders niveau i BUF er på 16,8 dag, og hvis dette nedbringes med 0,6 dag i resten af 2012, vil forvaltningen nå sit måltal. Prognosen forudser imidlertid kun et beskedent fald på 0,2 dag.

Det aktuelle 12 måneders niveau i ØKF er på 15,5 dag, og hvis dette nedbringes med 0,3 dag vil forvaltningen nå sit måltal. Prognosen for ØKF estimerer imidlertid, at niveauet vil være uændret i resten af 2012, hvorfor forvaltningen estimeres at ville være 0,3 dag fra måltallet.

Selvom der altså fortsat tegner sig et positivt billede af udviklingen i sygefraværet, viser opgørelser over sygefraværet for det seneste halvår, at sygefraværet samlet i KK steg med 0,1 dag på halvårsbasis i 1. halvår 2012 ift. 2. halvår 2011, og det ligger nu på 7,8 kalenderdage i gns. pr. medarbejder pr. halvår. Hermed er den faldende tendens pr. halvårsopgørelser, som vi har set siden 2. halvår 2007, brudt, omend det er marginalt, og med til historien hører også, at sygefraværet faldt relativt meget i 2. halvår 2011 (0,9 dag pr. halvår).

Stigningen skyldes primært, at sygefraværet i BUF steg med 0,3 dag pr. halvår i 1. halvår 2012 ift. 2. halvår 2011, og hvis denne tendens fastholdes i resten af 2012, vil der være risiko for, at BUF og dermed også KK ikke når måltalene.

De 3 institutions- og serviceområder, der har markant højest sygefravær er dagpasning og hjemmeplejen i både SUF og SOF. Alle tre områder havde sygefravær på lige under 10 dage pr. halvår i 1. halvår 2011.

Der ses imidlertid enkelte positive udviklingstendenser for så vidt institutionerne. Sygefraværet for hjemmeplejen i både SOF og SUF er faldet de seneste to halvår. Især er sygefraværet for hjemmeplejen i SOF faldet markant, idet det i 1. halvår 2012 lå hele 3,5 dag lavere pr. halvår end 1. halvår i 2011.

For alle institutions- og serviceområder gælder, at der er meget stor forskel i sygefraværsniveauet for enheder med hhv. højest og lavest sygefravær.

Gruppen af elever tilknyttet kommunens arbejdspladser fastholdt en markant faldende tendens i sygefraværet, idet det faldt yderligere 0,8 dag i 1. halvår 2012. Men med 9,0 dag pr. halvår ligger det fortsat noget over gennemsnittet for kommunens arbejdspladser.

Selvejende institutioner

Københavns Kommune har ikke adgang til sygefraværsdata for de selvejende institutioner i BUF og kun for enkelte institutioner i SOF. De selvejende institutioner i SUF bruger kommunens lønsystem, KMD-Løn, og vagtplan, og derfor har kommunen adgang til sygefraværsdata for de selvejende på lige fod med de kommunale institutioner i SUF.

Styr på fraværsdata har de seneste år vist sig at danne et godt og sagligt udgangspunkt for diskussioner om fraværsindsatsen. Derfor vurderer Økonomiforvaltningen, at det vil være hensigtsmæssigt, at også de selvejende institutioner i BUF og SOF kan levere data, så disse er tilgængelige i kommunens HR-systemer.

Opfølgning på sygefravær

Alle forvaltninger – på nær BUF reviderede i løbet af 2008-10 deres sygefraværspolitikker på baggrund af sygefraværsreformen - herunder ændringerne i sygedagpengeloven. De seneste år har forvaltningerne således haft meget præcise retningslinjer for, hvornår der skal følges op på medarbejderes sygefravær i form af kontakt og fraværssamtaler. Systemet i BUF har været knap så omfattende og bygger på en vejledning fra 2008.

BUF har som led i en forstærket sygefraværsindsats netop revideret sin sygefraværsvejledning fra 2008, så den er opdateret i forhold til aktuel sygefraværslovgivning. Vejledningen vil blive genformidlet til alle forvaltningens ledere i efteråret 2012.

Selvejende institutioner
Økonomiforvaltningen går i dialog med BUF og SOF med henblik på at undersøge mulighederne for at få sygefraværsdata fra de selvejende institutioner.

Nye måltal pr. 2013
De nuværende måltal udløber pr. 31.12.2012. Der er igangsat et arbejde på tværs i kommunen om formulering af forslag til nye måltal. Forslaget forelægges Økonomiudvalget i december. Som det fremgår af halvårsrapporten har de tre forvaltninger, der lå på et relativt lavt niveau i 2009, som var udgangspunktet for måltallene, svært ved at nå deres måltal, da reduktionskravet er samme numeriske værdi, som for de øvrige forvaltninger. Der vil blive taget højde for dette i forslaget. Det er desuden vigtigt, at måltallene er realistiske, attraktive og let kommunikerbare.

De nye måltal vil jf. tidligere beslutning i Økonomiudvalget være i dagsværk, hvor de nuværende er i kalenderdage.

Elevers sygefravær
GRUK, Grunduddannelse København i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, har siden 2011 arbejdet intenst på at nedbringe fraværet blandt SOSU-eleverne på kommunens arbejdspladser. Pr. 1. januar 2012 overtog GRUK den samlede elevadministration af elever i KK, og de breder nu indsatsen ud til alle elevområder. Bl.a. er GRUK i tæt dialog med uddannelsesinstitutionerne og praktikstederne, og der er igangsat undersøgelser, der skal afdække årsager til fraværet. Der arbejdes også på at identificere ikke- motiverede elever så tidligt i uddannelsen som muligt, og få dem opsagt, og på at støtte motiverede, men syge elever. Der henvises iøvrigt til bilag 2.

Task Force
Den generelle sygefraværsindsats rettet mod alle arbejdspladser vil de næste 2 år blive suppleret med en særlig indsats overfor de arbejdspladser, der har et meget højt sygefravær, idet der etableres en Task Force enhed under Tidlig Indsats version 2.0 i Arbejdsmiljø København. Forvaltningerne bestiller Task Force enheden til at gennemføre organisatoriske turn a'rounds på udvalgte arbejdspladser, så disse kommer ind i en positiv spiral med trivsel, nærvær og plads til kerneopgaverne.

Tidlig Indsats 2.0, og herunder Task Force enheden, indgår i Budget 2013. Tidlig Indsats medvirker til, at der bliver handlet hurtigt, når en medarbejder mistrives eller har et problematisk sygefravær. Medarbejderen eller dennes leder henvender sig via en telefonisk hotline, og der kobles straks en personlig rådgiver på, som udreder situtationen og inddrager forskellige sundhedsfaglige rådgivere og behandlere.

Ny vejledning om sygefravær i BUF
Den netop vedtagne vejledning til sygefravær bliver genformidlet til alle forvaltningens ledere i efteråret 2012.

• Forslag til måltal for sygefravær for 2013-15 forelægges Økonomiudvalget i december.
• Årsrapport om sygefravær 2011 forelægges Økonomiudvalget i marts 2013
• Økonomiforvaltningen går i dialog med BUF og SOF om at undersøge mulighederne for at få sygefraværsdata fra de selvejende institutioner 

 

Claus Juhl                                        /                Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 25. september 2012

1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. at-punkt blev godkendt.