Redegørelse for implementering af Københavns Kommunes IT-strategi 2000-2004

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 25. juni 2002

J.nr. ØU 173/2002

4. Redegørelse for implementering af Københavns Kommunes IT-strategi 2000-2004

INDSTILLING[sk1]

Økonomiforvaltningen indstiller at:

· Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen anbefaler at tage nedenstående redegørelse til efterretning

RESUME[sk2]

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 11. maj 2000 Københavns Kommunes fælles IT-strategi 2000 - 2004. IT-strategien har som vision at etablere åben elektronisk kommunikation med omverdenen og en digital forvaltning.

Som en del af IT-strategien skal Økonomiforvaltningen årligt give ØU og BR en redegørelse om arbejdet med at implementere IT-strategien. Dette arbejde har nu stået på i 2 år. Nedenfor følger en oversigt over de resultater, der er opnået indtil videre. (Projektnumrene refererer til handlingsplanens nummerering)

Status for implementering af IT-strategien

Afsluttede projekter:	Lokale IT-strategier (1)
	Elektronisk borgerservice mv. fase 1 (2)
	Dokumentationsstandarder (7)
	Udbudsforretninger (9)
	Rådgivningsassistance på Københavnernettet og ny organisering af området (10)
	Data Warehouse (12)
	KØR fase2 (13)
	IT-nøgletalsmodel (14)
	Vurdering af behovet for efteruddannelse på IT-området (19)
	Uddannelelses-pc ordning (20) - projektet opgivet
	Ny datalov (22) - afventer tilslutning i BR
	Retslige og etiske regler ved IT-anvendelse (23)
Igangværende projekter:	Elektronisk borgerservice mv. fase 2 (2)
	Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings-system (ESDH) (3)
	Retningslinier for IT-udvikling og arkitektur (4 & 5)
	Positivliste for IT-standarder (6)
	Leverandørpolitik (11)
	KKnet (fælles intranet) vidensbaser (18)
	Hjemmearbejdspladser/Fjernarbejdspladser (21)
Ikke påbegyndte projekter:	Fælles opgradering og nyudvikling af IT-systemer (8)
	Projektstyringsværktøj (15)
	IT-investeringsvejledning (16)
	Erfa-grupper på IT-området (17)

Hertil kommer projekter om modernisering af Københavnernettet og modernisering og videreudvikling af Afstemnings- og Dagsordenssystemet, som har tæt relation til ovenstående projekter.

SAGSBESKRIVELSE[sk3]

1. IT-strategiens indsatsområder

1. Nye IT-serviceydelser til borgere og erhvervsliv

2. Effektivisering af sagsbehandling og serviceproduktion ved hjælp af IT

3. Fælles IT-standarder på tværs af forvaltninger og bydele

4. Omlægning af IT-arkitektur og udvikling af fælles IT-systemer og programmer

5. Øget konkurrence og mindre leverandør-afhængighed

6. Videreudvikling af økonomi- og ressourcestyringssystemet

7. Bedre styring af IT-omkostninger og IT-investeringer

8. Større fleksibilitet i finansiering af IT-investeringer

9. Styrkelse af det tværgående samarbejde mellem kommunens IT-funktioner

10. Kompetenceudvikling og uddannelse på IT-området

11. Forbedring af IT-sikkerheden

Indsatsområderne er grundlaget for IT-strategiens handlingsplan. Handlingsplanen består af 24 projekter der - ved deres gennemførelse - sikrer at IT-strategien realiseres.

2. IT-strategiens handlingsplan

I det følgende beskrives kort de 24 projekter der indgår i handlingsplanen.

Lokale IT-strategier i forvaltningerne

1. Udarbejdelse af lokale IT-strategier der sikrer lokal udmøntning af den fælles IT-strategi

Elektronisk service til borgere og erhvervsliv

2. Udbudsforretning for elektronisk borgerservice og etablering af Internet serviceydelser for borgere og erhvervsliv

Digital forvaltning

3. Fælles udbudsforretning for elektronisk sags- og DokumentHåndterings-system (ESDH) og implementering heraf samt evt. udbredelse af systemet i resten af kommunen

IT-systemer, -arkitektur og standarder

4. Udarbejdelse af retningslinier for videreudvikling af fælles IT-systemer og IT- programmer

5. Udarbejdelse af handlingsplan og retningslinier for fremtidig IT-arkitektur

6. Udarbejdelse af "positivliste" for IT-standarder i kommunen, herunder fastlæggelse af fælles standarder for dataudveksling. Udarbejdelse af fordele/ulempe notat ("business case") om indførelse af fælles elektronisk postsystem

7. Udarbejdelse af dokumentationsstandarder for nuværende og fremtidige systemer

8. Etablering og vedligeholdelse af fælles udrulningsliste for planlagte opgraderinger og nyudviklinger

Outsourcing

9. Forberedelse og gennemførelse af udbudsforretninger, herunder udbud af drift og udvikling under outsourcingkontrakten med Kommunedata A/S

10. Etablering af rådgivningsassistance på Københavnernettet samt ændret organisering af området

11. Udarbejdelse af en leverandørpolitik og erfaringsudveksling herom på KKnet

Økonomi- og ressourcestyring

12. Etablering af et Data Warehouse og tilhørende ledelsesinformationsværktøj

13. Igangsætning af KØR fase2, herunder ibrugtagning af projekt- og lagerstyrings- samt indkøbsmodul

14. Udarbejdelse af IT-nøgletals-model

IT-projektstyring og investeringer

15. Etablering at et fælles projektstyrings-værktøj og "visdomsbog" i projektgennemførelse

16. Evaluering og evt. ajourføring af IT-investeringsvejledningen

Samarbejde på tværs i kommunen

17. Etablering af tværkommunale og elektroniske erfa-grupper på udvalgte IT-områder

18. Omlægning af vidensdatabaser til KKnet

Medarbejdere og kompetenceudvikling

19. Udarbejdelse af overblik over behovet for efteruddannelse på IT-området

20. Etablering af privat pc-ordning/uddannelses pc-ordning

21. Etablering af hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser på udvalgte områder

IT-sikkerhed

22. Udmøntning af ny lov om beskyttelse af data

23. Opstilling af vejledning for medarbejdernes anvendelse af elektroniske postsystemer og Internettet (retslige og etiske regler ved IT-anvendelse)

Redegørelse for IT-strategiens gennemførelse

24. Årlig redegørelse til ØU og BR om IT-strategien og midtvejs evaluering i 2002.

3. Redegørelse for implementering af IT-strategien

IT-strategi 2000 – 2004 blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen i maj 2000. Arbejdet med at implementere IT-strategien har således stået på i 2 år. Denne anden redegørelse indeholder en oversigt over de resultater, der er opnået indtil videre.

Denne redegørelse er opdelt i følgende hovedemner:

Handlingsplan for IT-strategi 2000 - 2004

1. Afsluttede projekter

2. Igangværende projekter

3. Ikke påbegyndte projekter

Andre IT-projekter i relation til strategien

1. Modernisering af kommunens kommunikationsnetværk (Københavnernettet)

2. Elektronisk Borgerservice fase 2

3. Modernisering og videreudvikling af Afstemningssystemet og Dagsordenssystemet

4. Handlingsplan for IT-strategi 2000 – 2004

4. 1. Afsluttede projekter

Projekt 1. Lokale IT-strategier

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet omhandler udarbejdelse af lokale IT-strategier, der sikrer implementeringen af den overordnede fælles IT-strategi.

Formålet med projektet er at sikre gennemførelsen af den overordnede IT-strategi og lokale IT-initiativer. Succeskriteriet er, at alle forvaltninger har fået vedtaget en lokal IT-strategier inden for projektets tidsramme.

Status på projektet

Alle forvaltninger har udarbejdet en lokal IT-strategi.

Det skal bemærkes, at FAF's IT-strategi er udarbejdet inden den fælles IT-strategi, og at FAF i øjeblikket planlægger en revision og tilretning af denne i henhold til den fælles strategi. FAF's igangværende og planlagte aktiviteter på IT-området ligger indenfor rammerne af den fælles IT-strategi.

Projektet er således gennemført.

Projekt 2. Elektronisk Borgerservice fase 1

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en udbudsforretning for elektronisk borgerservice og etablering af selvbetjeningsydelser på Internettet for borgere og erhvervsliv.

Projektets formål er at give borgere (og senere erhvervslivet) adgang til selvbetjening på Internettet og samtidig effektivisere kommunens servicering af disse. Succeskriteriet er, at der inden for tidsrammen etableres det med leverandøren aftalte antal serviceydelser.

Status på projektet

I efteråret 1999 etableredes et fælles projekt med Videnskabsministeriet om Elektronisk Selvbetjening. Videnskabsministeriet og Finansministeriet er tilknyttet projektets styregruppe. Indledningsvis gennemførtes en afdækning af ønsker og behov i forvaltninger og bydele, hvilket resulterede i beskrivelse af 198 egnede service ydelser.

Ud fra kriterierne service- og effektivitetsforbedring, gennemførbarhed, tekniske muligheder og risici, samt økonomi blev i alt 48 ydelser udvalgt til at indgå i den første (fase 1) udbudsforretning, der blev gennemført i begyndelsen af 2000.

Sideløbende med udbudet blev der gennemført en analyse af omkostningerne ved produktion af de 48 ydelser. Endvidere blev der gennemført en Gallup-undersøgelse blandt københavnerne, der generelt viste stor tilfredshed med kommunens indsats på ydelsesområderne, ligesom undersøgelsen indikerede stor vilje til at betjene sig selv via Internettet. Omkostningsanalysen og Gallup-undersøgelsen gentages efter at systemet har været i drift i ca. 6 mdr.

Til brug for den interne implementering af Elektronisk Selvbetjening er der blevet udarbejdet en håndbog i procesanalyse. Håndbogens formål er at kortlægge de nuværende processer med henblik på at identificere effektiviseringspotentiale. Hensigten er, at procesanalysen bliver en integreret del af videreudviklingen af Elektronisk Selvbetjening, så alle forretningsgange bliver beskrevet og effektiviseret, samtidig med at de implementeres i organisationen.

Udbudsforretningen blev i maj 2000 vundet af Cap Gemini, hvis løsning omfattede 43 af de 48 udbudte ydelser og med planlagt idriftsættelse i maj 2001.

Som følge af store problemer med at købe systembeskrivelser og data fra kommunens driftsleverandør Kommunedata A/S har projektets tidsplan måttet revideres.

Endvidere har det undervejs vist sig uhensigtsmæssigt at gennemføre 6 af ydelserne, ligesom visse ydelser er blevet slået sammen. Projektet omfatter derfor nu 34 ydelser. Efter en længere test og fejlretningsperiode er systemet nu sat i drift.

Antallet af implementerede ydelser er 34. Herefter er projektets fase 1 afsluttet.

Projekt 7. Dokumentationsstandarder

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer udarbejdelse af dokumentationsstandarder for nuværende og fremtidige IT-systemer.

Projektets formål er at sikre mulighed for videreudvikling og driftsafvikling af IT-systemerne hos alternative leverandører. Succeskriteriet er at tilvejebringe nye fælles standarder for den dokumentation, der skal følge med leveringen af et IT-system til kommunen.

Status på projektet

I forbindelse med outsourcing af IT-driften mv. til Kommunedata A/S (KMD) i 1998 forpligtedes KMD til ved kontraktens udløb at forberede programmellet til driftsafvikling hos trediepart. Dette har bl.a. omfattet KMD's udarbejdelse af udførlig programdokumentation, samt eksternt review af denne.

De erfaringer, som indhøstedes i denne proces, er udmøntet i konkrete krav til dokumentation i de nyligt indgåede kontrakter om IT-drift, -vedligehold, -rådgivning og –udvikling. Disse krav sikrer Københavns Kommune friheden til fremtidigt at vælge alternative leverandører.

Projekt 9. Udbudsforretninger

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder forberedelse og gennemførelse af udbudsforretninger, herunder udbud af områder under outsourcingkontrakten med Kommunedata A/S.

Projektets formål er at sikre bedste og billigste driftsafvikling mv. af kommunens IT-systemer. Succeskriteriet er at opnå billigere driftsafvikling mv. med samme eller højere serviceniveau.

Status på projektet

Aftalen med KMD om drift og vedligehold af kommunens centrale IT-systemer udløber pr. 15. september 2002. Økonomiforvaltningen har derfor i samarbejde med de øvrige forvaltninger, konsulentvirksomheden KPMG og advokatfirmaet Bech-Bruun Dragsted gennemført en EU-udbudsforretning vedrørende Københavns Kommunes IT-ydelser. Udbudsforretningen omfattede 3 aftaler: En driftsaftale, herunder drift af KøbenhavnerNet, en vedligeholdelsesaftale og en rammeaftale om rådgivnings-, udviklings- og vedligeholdelsesopgaver.

BR tiltrådte d. 16. maj 2002, at der indgås kontrakt om drift med DMdata A/S, samt at der indgås kontrakt om vedligehold med Kommunedata A/S. Endvidere er der indgået rammeaftaler om udvikling, vedligehold og rådgivning på IT-området, med Accenture, Cap Gemini Danmark A/S og CSC Danmark A/S.

De fremtidige kontrakter for drift og vedligehold giver mulighed for at opsige, udskille og udbyde dele af ydelserne. Økonomiforvaltningens 11. kontor vurderer løbende og i samarbejde med IT-Koordinationsgruppen behovet for gennemførelse af udbudsforretninger af fællessystemer, såvel indenfor som udenfor outsourcingkontrakten.

Projekt 10. Rådgivningsassistance på Københavnernettet og ny organisering

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebar etablering af rådgivningsassistance på Københavnernettet samt ændret organisering af området.

Projektets formål var at sikre tilførsel af kompetence og etablering af en bestiller/udfører model (kunde-leverandør-forhold). Succeskriterierne var at etablere (med tilknyttet rådgiver) en ny organisation med klare snitflader og veldefinerede opgaver og succeskriterier for arbejdet.

Status på projektet

Allerede i efteråret 1999 blev der gennemført en udbudsforretning om rådgivningsassistance mv. på Københavnernettet. Denne resulterede i, at Kommunedata A/S pr. 1. marts 2000 blev valgt som rådgiver. Leverancen indeholder ud over rådgivning også løbende overvågning af driften og fejlretning i nettet.

Samtidig blev der under kommunens IT-koordinationsgruppe nedsat en Københavnernet brugergruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger. Brugergruppens formål er, at koordinere behov og ønsker til Københavnernettet, herunder teknisk sikkerhed og de kommende års modernisering af netværket.

Projekt 12. Data Warehouse

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebar etablering af et Data Warehouse og tilhørende ledelsesinformationsværktøj.

Projektets formål var i første omgang at styrke udtræksmulighederne i KØR. På sigt skal det også indeholde faglige (ikke-økonomiske) data. Succeskriteriet var at etablere et velfungerende Data Warehouse, med stor udbredelse i kommunen.

Status på projektet

Primo 2000 blev der gennemført en udbudsforretning om etablering af et Data Warehouse for økonomidata i kommunen. Resultatet af udbudsforretningen blev, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen blev valgt som leverandør og driftsafvikler af Data Warehouse-løsningen.

Det økonomiske og fælles Data Warehouse blev idriftsat den 1. marts 2000 og i overensstemmelse med principperne i kommunens nye interne betalingsmodel for IT-ydelser efterfølgende "solgt på licens" til de forvaltninger, der ønskede at anvende Data Warehouse.

Processen mundede ud i, at alle forvaltninger har implementeret det økonomiske og fælles Data Warehouse som grundlag for arbejdet med den videre integration til fagsystemerne og ledelsesinformations værktøjer.

Projekt 13. KØR fase 2

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer igangsætning af KØR fase2, herunder ibrugtagning af et projekt- og lagerstyrings- samt indkøbsmodul.

Projektets formål er at opnå udvidet funktionalitet og støttesystemer til ressourcestyring mv. Succeskriterierne er at sikre velfungerende systemer og ressourcemæssige gevinster.

Status på projektet

KØR fase 2 er implementeret i forvaltningerne og blev som planlagt taget i anvendelse fra 1. januar 2002. KØR fase 2 har fra starten været velfungerende og driftsstabilt.

Kommunens implementering af indkøbsmodulet er blevet koordineret og integreret med statens (Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling) offentlige indkøbsportal, således at denne portals faciliteter kan udnyttes. Integrationen er under videreudvikling til også at kunne udveksle forretningsdokumenter, eksempelvis indkøbsordre og elektronisk faktura.

Projekt 14. IT-nøgletalsmodel

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en IT-nøgletalsmodel.

Projektets formål er at tilvejebringe et økonomisk og kvantitativt overblik over IT-anvendelsen på tværs af kommunen. Succeskriteriet er, at der etableredes relevante nøgletal (kroner og mængder samt tidsanvendelse) der løbende kan styres efter og følges op på.

Status på projektet

Der er udarbejdet en IT-nøgletalsmodel. Modellen er opbygget efter 4 forskellige perspektiver. Hvert perspektiv belyser en side af kommunens IT-forvaltning, så de tilsammen giver et afbalanceret helhedsbillede af IT-forvaltningen. De udpegede nøgleområder og målepunkter findes indenfor følgende 4 perspektiver,. økonomi, medarbejdere, interne processer og teknologianvendelse.

Der er som udgangspunkt ikke indlagt historik i systemet, idet det vil indebære en stor mængde arbejde, uden at det vurderes at ville tilføre tilsvarende værdi. På sigt vil en sådan historik blive etableret.

Vedlagt i bilag 3 en opgørelse baseret på forvaltningernes indberetninger af IT-nøgletal for 2001.

Projekt 19. Vurdering af behovet for efteruddannelse på IT-området

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Med projektet skulle der udarbejdes et overblik over behovet for efteruddannelse på IT-området.

Formålet er at sikre, at IT-medarbejderne har de fornødne forudsætninger for at løse de stillede opgaver og at følge IT-udviklingen. Succeskriteriet var at tilvejebringe et overblik over behovet og opstille anbefalinger til en styrkelse af området.

Status på projektet

Projektet blev færdiggjort i 1. kvartal 2001. Der har været gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt IT-cheferne om behovene for efteruddannelse af IT-medarbejderne. Konklusionen på undersøgelsen var, at behov for og kravene til efteruddannelse er meget forskellige i de enkelte forvaltninger. Hertil kommer, at behovene løbende ændres som følge af ny teknologi, nye medarbejdere m.v.

Det er derfor besluttet, at efteruddannelse på IT-området fortsat skal håndteres decentralt inden for den enkelte forvaltnings egne rammer og at der ikke for nærværende er behov for fælles tiltag på området.

Projekt 20. Uddannelses-pc ordning

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer etablering af uddannelses-pc ordning. Projektets formål er at tilbyde en attraktiv ordning der kan fremme fortroligheden med pc blandt kommunens ansatte. Succeskriteriet er at mere end 10 pct. tager imod tilbudet.

Status på projektet

I foråret 2001 gennemførte Økonomiforvaltningens 11. kontor en EU-udbudsforretning vedr. etablering af en Uddannelses-pc ordning for op til 10.000 af alle Københavns Kommunes ca. 62.000 fastansatte medarbejdere. Økonomiforvaltningen ønskede at give et tilskud på ca. 1100 kr. pr. indkøbt PC.

Indenrigsministeriets holdning til ordningen var, at ordningen kun kan tilbydes medarbejdere, der har direkte behov for IT-kvalifikationer i forbindelse med udførelsen af deres arbejde.

Regeringen har foreslået en ny ordning. Denne indebærer, at mindst en fjerdedel af computerens værdi skal afholdes af arbejdsgiveren. Den nye ordning ændrer ikke på Indenrigsministeriets opfattelse, jf. ovenfor. Økonomiforvaltningen vurderer, at det ikke var ønskværdigt at yde kommunal støtte til nogle medarbejdere frem for andre, og det blev derfor besluttet at lukke projektet.

Projekt 22. Ny datalov

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en udmøntning af ny lov om beskyttelse af data.

Projektets formål er at sikre at lovgivningen overholdes. Succeskriteriet er, at loven udmøntes på alle relevante områder i forvaltningerne og hos kommunens driftsleverandører, bl.a. Kommunedata A/S.

Status på projektet

Persondataloven trådte i kraft den 1. juli 2000. I forlængelse heraf vedtog Borgerrepræsentationen som data-ansvarlig myndighed den 20. september 2000 et nyt Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og forsøgsbydelene.

Sikkerhedsregulativet indeholder regler om behandlingen af persondata i medfør af den nye lovgivning samt i forhold til det tidligere sikkerhedsregulativ blandt andet følgende præciseringer:

· IT-sikkerhedsmæssige opgaver og ansvar ligger i den enkelte forvaltning

· En uddybning af minimumsbestemmelserne for sikkerhedsforanstaltninger for IT-installationer og –anlæg

· Sikkerhedsforanstaltningernes gyldighed hos eksterne databehandlere

· En præcisering af krav til interne kontroller, samt

· En uddybning af minimumsbestemmelser for orientering af medarbejdere m.fl. om sikkerhedsbestemmelserne

I forbindelse med forelæggelsen for Borgerrepræsentationen blev det stillet i udsigt, at en yderligere revision af Sikkerhedsregulativet ville blive forelagt for Borgerrepræsentationen, når Datatilsynets vejledning om de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og resultatet af sikkerhedsanalysen af KKnet forelå.

Et udkast til nyt sikkerhedsregulativ er udarbejdet tillige med en redegørelse om kommunens IT-sikkerhedspolitik, der er en opfølgning på revisionsbetænkningen 2000, således at IT-sikkerheden ikke alene omfatter persondata, men al dataanvendelse i kommunen.

Udkast til Redegørelse om Københavns kommunens IT-sikkerhedspolitik samt Regulativ for IT-sikkerheden i Københavns Kommune er forelagt ØU den 28. maj 2002 og BR den 12/13. juni 2002

Projekt 23. Retslige og etiske regler ved IT-anvendelse

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en fælles vejledning med minimumsregler for medarbejdernes anvendelse af elektroniske postsystemer og Internettet.

Projektets formål er at sikre overholdelse af retslige og etiske regler bl.a. udformet i vejledningen. Succeskriteriet er, at brugen af elektroniske postsystemer og Internettet ikke sker i strid med retslige eller etiske regler og normer.

Status på projektet

Projektet blev færdiggjort i 1. kvartal 2001. Vejledningen tager afsæt i kommunens værdigrundlag, samt en tillid til, at medarbejderne handler ansvarligt, også når det gælder brug af e-post og Internet.

Med udgangspunkt heri, er der opstillet nogle få fælles retningslinier, samt en række retningslinier for, hvad de enkelte forvaltninger skal overveje ved udmøntning af de fælles retningslinier.

Vejledningen er udsendt til de enkelte forvaltninger og bydele, som herefter skal sikre den lokale udmøntning, herunder at udmøntningen drøftes i de lokale samarbejdsudvalg m.v.

4.2. Igangværende projekter

Projekt 3. Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings-system (ESDH)

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer gennemførelse af en fælles udbudsforretning for elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) og implementering heraf, samt evt. udbredelse i resten af kommunen.

Projektets formål er at anskaffe et fælles ESDH-system. Succeskriteriet er at anskaffe et fælles system, der også kan anvendes i resten af kommunen. Projektet er i første omgang et samarbejdsprojekt mellem Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen samt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Status på projektet

Implementeringen af ESDH-projektet som skulle munde ud i en driftsstart i september 2001, blev bragt til ophør i august 2001. Årsagen hertil var, at systemet trods gentagne udsættelser, omfattende aftestninger og en forsinkelse på 7 mdr., ikke blev fundet tilstrækkeligt funktionelt tilfredsstillende og driftsmæssigt stabilt til at den planlagte driftsstart kunne fastholdes.

Som følge af standsningen af projektet blev der igangsat forhandlinger med WM-data med det sigte at opnå en mindelig aftale om kontraktens ophør. Forhandlinger mellem parterne er p.t. ikke endeligt afsluttet.

Omkring årsskiftet 2001/2002 blev fælles projektet genetableret med det formål at udarbejde en ny kravspecifikation til brug for gennemførelse af et nyt EU-udbud. I 1. kvartal 2002 blev der således udarbejdet kravspecifikation og udbudsmateriale. BR tiltrådte igangsætning af udbudsforretningen d. 13. maj 2002.

Udbudsforretningen gennemføres henover sommeren 2002 og endelig kontrakt med valgt leverandør forventes indgået i december 2002.

Implementering af en ny ESDH-løsning, som ønskes baseret på et standardsystem, forventes gennemført 1. kvartal 2003 med en planlagt driftsstart omkring 1. maj 2003.

Det har fra starten været et af formålene med projektet at opnå udbredelse til resten af kommunen i løbet af 2003. Der er derfor etableret en følgegruppe med repræsentanter fra de øvrige forvaltninger med henblik på erfaringsudveksling m.v. Udbredelsen til de øvrige forvaltninger, som ønsker at gøre brug af standardløsningen, forventes påbegyndt i foråret 2003.

Projekt 4 og 5. Retningslinier for IT-udvikling og IT–arkitektur

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projekterne er i praksis blevet håndteret som ét projekt, der indebærer udarbejdelse af retningslinier for videreudvikling af centrale IT-systemer og applikationer, samt udarbejdelse af en handlingsplan og retningslinier for fremtidig IT-arkitektur og implementering heraf.

Formålet med projekterne er at sikre en tidssvarende og fleksibel IT-systemanvendelse og -arkitektur. Succeskriteriet er, at der etableres fælles retningslinier, handlingsplan og principper udarbejdet inden for projektets tidsramme.

Status på projektet

Projektet er gennemført i 1. halvår 2001. IT-koordinationsgruppen har i samarbejde med IT-rådgivningsfiramet Siticom Group A/S udarbejdet retningslinier for den arkitekturmæssige opbygning af Københavns Kommunes IT-systemer. Disse retningslinier er bindende i forbindelse med større systemanskaffelser, og eksisterende systemer skal konverteres til denne arkitektur løbende.

Den endelige udmøntning af retningslinierne afventer færdiggørelsen af projekt 6 Positivliste for IT-standarder (se nedenfor).

Projekt 6. Positivliste for IT-standarder

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af en "positivliste" for IT-standarder i kommunen, herunder fastlæggelse af fælles standarder for dataudveksling, samt udarbejdelse af et notat om fordele og ulemper ved indførelse af fælles elektronisk postsystem for hele kommunen.

Projektets formål er at sikre et optimalt samspil mellem IT-systemer på tværs af forvaltningerne. Succeskriteriet er at tilvejebringe en fælles positivliste for IT-standarder og et notat om fordele og ulemper ved at anvende samme elektronisk postsystem i kommunen.

Status på projektet

Projektet er påbegyndt i 4. kvartal 2001.

Positivlisten forventes færdiggjort medio 2002 med blandt andet angivelse af fælles sikkerhedsløsning. Notat vedrørende fælles postsystem er under udarbejdelse på baggrund af input fra forvaltningerne.

Projekt 11. Leverandørpolitik

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelsen af en leverandørpolitik og erfaringsudveksling herom på KKnet (kommunens fælles intranet).

Projektets formål er at købe bedre ind og opnå bedre ydelser på IT-området. Succeskriteriet er at der opbygges en database der vedligeholdes og anvendes bredt i kommunen.

Status på projektet

Projektet skulle have været gennemført i 2. kvartal 2000. Men er blevet udskudt.

Projektgruppen vil arbejde videre med udvikling af almindelige forretningsbetingelser og fagspecifikke standardvilkår. Gennemførelsen af projektet afventer implementeringen af KKnet2.

Økonomiforvaltningens 11. kontor vil sikre koordinering mellem dette arbejde og de tilsvarende aktiviteter, der er iværksat som konsekvens af kommunens indkøbspolitik.

Projektet gennemføres i 2. halvår 2002.

Projekt 18. KKnet vidensbaser

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder bl.a. omlægning af vidensdatabaser til Kknet2 og anskaffelse af et såkaldt Content Management System, der er rygraden i et moderniseret KKnet.

Projektets formål er bl.a. at øge vidensdelingen i kommunen. Succeskriterierne er at alle relevante vidensbaser er tilgængelig på KKnet og at KKnet understøtter videns deling på tværs i kommunen.

Status på projektet

Projektgruppen har gennemført en EU-udbudsforretning om anskaffelse af et Content Management System (CMS), som vil kunne sikre den fornødne integration til de bagvedliggende databaser og systemer. EU-udbudsforretningen er gennemført og der forventes indgået aftale 2. kvartal 2002. Implementeringen af KKnet2 påbegyndes medio 2002.

Projektet forventes færdig og CMS-løsningen implementeret i løbet af 1. halvår 2003. Omlægning af vidensbaser mv. vil ske i løbet af 2003 i forlængelse af implementeringen af KKnet2.

Projekt 21. Hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer en etablering af hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser på udvalgte områder.

Projektets formål er at give kommunens medarbejdere større fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdet. Succeskriteriet er, at de etablerede arbejdspladser virker efter hensigten.

Status på projektet

Projektet skal gennemføres løbende i strategiperioden. En række forvaltninger har påbegyndt anvendelse af hjemmearbejdspladser/ fjernarbejdspladser.

Der gennemføres i øjeblikket forsøg med hjemmearbejdspladser/fjernarbejdspladser i enkelte forvaltninger. Erfaringerne herfra vil blive delt i bl.a. IT-koordinationsgruppen.

4.3. Ikke påbegyndte projekter

Projekt 8. Fælles opgradering og nyudvikling af IT-systemer

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder etablering og vedligeholdelse af fælles udrulningsliste for planlagte opgraderinger af software og nyudvikling af IT-systemer, der anvendes på tværs i kommunen.

Projektets formål er at etablere et overblik der muliggør en stor grad synkronisering af forvaltningernes opgraderinger og nyudviklinger. Succeskriterierne er, at der tilvejebringes et centralt overblik over opgraderingsplaner og initiativer til synkronisering.

Status på projektet

Projektet forventes gennemført i 1. halvår 2003.

Projekt 15. Projektstyringsværktøj

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder udarbejdelse af et fælles projektstyrings-værktøj og "visdomsbog" i projektgennemførelse.

Projektets formål er at forbedre kommunens projektgennemførelse. Succeskriterierne er bedre kvalitet, færre overskridelser af tidsforbrug og budgetter.

Status på projektet

Projektet forventes gennemført i 2. halvår 2002.

Projekt 16. IT-investeringsvejledning

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en evaluering og evt. ajourføring af IT-investeringsvejledningen.

Projektets formål er at forbedre investeringsvejledningen til brug for investeringsbeslutninger. Succeskriterierne er en forbedret IT-investeringsvejledning på baggrund af praktisk erfaring med dens anvendelse.

Status på projektet

Projektet gennemføres i 2. halvår 2002.

Projekt 17. Erfa-grupper på IT-området

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder etablering af tværkommunale og elektroniske erfa-grupper på udvalgte IT-områder.

Projektets formål er at øge erfaringsudvekslingen på IT-området. Succeskriteriet var at der i løbet af 2000 etableres de relevante fora og at der oprettes elektronisk faciliteter til understøttelse heraf.

Status på projektet

Det er blevet nødvendigt at revidere tidsplanen og som led heri blev projektet udskudt. Projektet forventes nu gennemført i forbindelse med implementeringen af KKnet2 1. halvår 2003.

5. Andre IT-aktiviteter i relation til indsatsområderne

5.1 Modernisering af kommunens kommunikationsnetværk

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indeholder en opgradering af kapaciteten på kommunens kommunikationsnetværk Københavnernettet, samt af backbone-nettet.

Projektets formål er at sikre, at Københavnernet kan leve op til de øgede krav bl.a. som følger af implementering af ESDH-systemet og den webbaserede KØR-løsning. Succeskriterierne er, at kapaciteten til enhver tid er tilstrækkelig til at imødekomme behovene.

Status på projektet

Efter EU-udbud har Økonomiforvaltningen indgået aftale med Telia om levering af ADSL til mindre institutioner og hjemmearbejdspladser. Herefter er der påbegyndt en opgradering af utidssvarende forbindelser til ADSL.

Den centrale del af netværket er nu moderniseret af KE Tele A/S. Der er etableret en højhastighedsløsning, som danner kernen i Københavns Kommunes IT-infrastruktur i de kommende år. Denne kerne forventes udvidet løbende.

Projektet er således afsluttet.

5.2 Elektronisk Borgerservice fase 2

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer etablering af serviceydelser for borgere og erhvervsliv.

Projektets formål er med udgangspunkt i erfaringerne fra fase 1 at give forbedret borger- og erhvervsservice og effektivisering på en række andre ydelsesområder. Succeskriteriet er, at der inden for den aftalte tidsramme etableres de med leverandøren aftalte serviceydelser.

Status på projektet

Som nævnt i forbindelse med Projekt 2 resulterede afdækningen af ønsker og behov i forvaltninger og bydele i identifikation af 198 ydelser.

Tanken med projektet er med udgangspunkt i erfaringerne fra fase 1-projektet, samt beskrivelsen af de ca. 150 ikke-implementerede ydelser at gennemføre en fase 2 med henblik på at udvide antallet af elektroniske serviceydelser på Internettet.

Projektet igangsættes 2. halvår 2002.

5.3 Modernisering og videreudvikling af Afstemningssystemet og Dagsordenssystemet

Beskrivelse, formål og succeskriterier

Projektet indebærer modernisering af Afstemningssystemet i Borgerrepræsentationens mødesal og videreudvikling af Dagsordensystemet, som anvendes til møderne i BR, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Projektets formål er at give medlemmerne af Borgerrepræsentationen optimale vilkår for det politiske arbejde samtidig med at systemerne giver mulighed for yderligere forenkling af sagsgangene i forvaltningerne.

Status på projektet

Moderniseringen af Afstemningssystemet blev afsluttet i foråret 2001. Det indebærer, at medlemmerne af Borgerrepræsentationen i forbindelse med afstemninger får bedre overblik over de enkelte afstemningspunkter, talerkø og talertid samt afstemningsresultat. Hertil kommer, at sagsgangen forenkles ved automatisk overførsel af informationer til og fra Dagsordenssystemet.

En mere hensigtsmæssig teknisk installation i Borgerrepræsentationens mødesal, der vil stabilisere systemdriften, forventes at kunne etableres i sommerferien 2002, hvor salen står overfor istandsættelse.

Videreudviklingen af Dagsordenssystemet omfatter blandt andet ibrugtagning af scanningsfaciliteten, så både dagsordner, indstillinger med sagsbeskrivelse og bilagsmateriale kan udsendes elektronisk. Scanningsprogrammel og scannere til udvalgssekretariaterne er anskaffet omkring årsskiftet 2001/2002.

Da alt materiale således fremover foreligger elektronisk, vil der blive en betydelig forbedring af søgemulighederne. Herudover omfatter videreudviklingen en udbredelse af systemet til forvaltningerne, som hermed vil kunne opnå en yderligere forenkling af sagsgangene i forbindelse med møder i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

I den nye samling efter kommunalvalget i november 2001 er borgerrepræsentanternes PC-hjemmearbejdsplads blevet fornyet. Samtidig fik medlemmerne installeret en forbedret kommunikationsforbindelse med højere hastighed og større kapacitet. Den samlede modernisering vil betyde reduktion i såvel sagsbehandlings- og forsendelsestid, hvorved der bliver bedre tid for medlemmerne til den politiske vurdering af sagerne og til mødeforberedelse.

Der vil blive sikret de enkelte BR-medlemmer en kvalificeret og effektiv IT-support.

Projektet er således afsluttet.

Høring

Økonomi

Bilag

Bilag 1 Notat om IT-nøgletal

Bilag 2 Notat om IT-nøgletal 2001

Bilag 3 IT-nøgletal 2001

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

[sk1]00093734DOC

[sk2]00093735DOC

[sk3]00093743DOC

Til top