Revisionsrapporter - Risikobaseret ledelsestilsyn 2020

Se alle bilag

Økonomiudvalget forelægges den årlige opfølgning på forvaltningernes ledelsestilsyn til orientering. Kommunens interne revision vurderer, at forvaltningerne generelt har en positiv tilgang til arbejdet med ledelsestilsynet, men også at der forsat vil være behov for fokus på området. Intern Revision påpeger i den sammenhæng en række områder, hvor det anbefales, at forvaltningerne retter fokus i det kommende år, herunder at etablere en fastere struktur for ledelsestilsyn samt implementering af nye fælles forretningscirkulærer for hhv. takster og anlægsregnskaber. Der gives én gul (prioritet 2) bemærkning til Teknik- og Miljøforvaltningen, da flere væsentlige risikoområder er udskudt fra sidste år.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at Intern Revisions rapport om revision af ledelsestilsynet i Københavns Kommune for 2020, samt forvaltningernes tiltag, tages til efterretning.

Problemstilling

På baggrund af Intern Revisions kritik af kommunens ledelsestilsyn besluttede Økonomiudvalget i 2016, at Intern Revision i forbindelse med årsregnskabet skulle rapportere til udvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

Intern Revision har derfor udarbejdet en samlet rapport for hele kommunen, der sammenfatter revisionen af ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger (bilag 1), samt en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 2-8). Der gives én gul (prioritet 2) bemærkning til Teknik- og Miljøforvaltningen, siden 2019 er der lukket gule bemærkninger i Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. De enkelte bemærkninger og handleplanerne hertil fremgår af bilag 1.

Målet med undersøgelserne er dels at foretage en overordnet vurdering af kommunens design af styringsregler, som varetages af Økonomiforvaltningen, og dels at vurdere forvaltningernes implementering af ledelsestilsynets regler og retningslinjer.

Løsning

Intern Revision vurderer, at forvaltningerne generelt har en positiv tilgang til arbejdet med implementering af et risikobaseret ledelsestilsyn. Revisionen bemærker, at der kan være en risiko for, at de områder som forvaltningerne jf. handleplanen endnu ikke har gennemført, ikke administreres hensigtsmæssigt og betryggende. Samtidig peges der i rapporten på tværgående forhold, som skal understøtte ledelsestilsynet på tværs af forvaltningerne, disse gennemgås herunder. Intern Revision har drøftet rapporternes konklusioner med ledelsen i de enkelte forvaltninger, der er enige i indholdet heraf. På dette grundlag har forvaltningerne formuleret en række tiltag i handleplaner for 2021, disse fremgår af de enkelte forvaltningsrapporter.

Fastere struktur omkring ledelsestilsynet i forvaltningerne
Intern Revision har i 2020 foretaget en vurdering af kommunens samlede kontrolmiljø på det finansielle område og konkluderet, at kontrolmiljøet overordnet er godt. For yderligere at styrke rammerne omkring de nuværende ledelseskontroller, anbefales det, at der etableres en fastere struktur omkring ledelsestilsynet i forvaltningerne. På baggrund af anbefalingerne fra Intern Revision har kredsen af økonomidirektører besluttet at igangsætte en proces, hvor kredsen drøfter, hvordan der kan etableres en fastere struktur omkring ledelsestilsyn i de enkelte forvaltninger under hensyntagen til, at opgaven med ledelsestilsyn varierer på tværs af forvaltningerne. I forbindelse med revisionsberetningen for regnskab 2020 forelægges Økonomiudvalget i august en afrapportering om mulige forslag til etablering af fastere struktur om ledelsestilsyn.

Forventninger og styringsinformation på finansområdet
Økonomiforvaltningen har udarbejdet et bilag til forretningscirkulære om Ledelsestilsyn, bilaget tager afsæt i de fælles administrative forretningsgange og oplister de risici, som det påhviler forvaltningerne at vurdere og håndtere. Der udestår dog fortsat beskrivelse af debitorprocessen samt dele af finansprocessen. Beskrivelse af de væsentlige områder under de tre hovedprocesser Kreditor, Debitor og Finans samt udarbejdelse af oplæg til organisatorisk forankring af bilaget i Økonomiforvaltningen er stort set gennemført. Hovedprocesserne forventes endelig godkendt medio maj måned i kredsen af økonomidirektører, hvilket er i overensstemmelse med handleplanen for revisionsbemærkningen.

Arbejdet i kredsen af økonomidirektører med en fastere struktur for ledelsestilsynet samt Økonomiforvaltningens arbejde med at udbygge og tilrette bilaget om forventninger og styringsinformation på de tværgående administrative områder vil, efter revisionens opfattelse, kunne medvirke til at styrke kontrolmiljøet i Københavns Kommune. Revisionen vil påse fremdriften herunder implementeringen af ovenstående tiltag i forvaltningerne og rapportere herom senest i marts 2022.

Anbefalinger til forvaltningerne
Revisionen har på en række områder anført enslydende anbefalinger til flere forvaltninger. Disse udgøres af følgende:

Etablering af fastere struktur for ledelsestilsyn (alle forvaltninger):
Jf. den tværgående anbefaling, anbefaler Intern Revision at alle forvaltninger arbejder videre med at etablere en fastere struktur for ledelsestilsynet.

Implementering af procesportal (Changedriver) (alle forvaltninger):
Intern Revision anbefaler, at alle forvaltninger arbejder videre med at udarbejde procestegninger og risikovurderinger for alle relevante processer i forvaltningen i systemet Changedriver.

Implementering af nye fælles retningslinjer for takstberegning, herunder interne takster (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen):
Kredsen af Økonomidirektører har i 2020 godkendt en fællesobligatorisk forretningsgang for takster, herunder vedrørende overhead og takster for intern handel, som Intern Revision anbefaler, at seks forvaltninger arbejder videre med at implementere. Intern Revision vil i efteråret 2021 påse, at de nye regler og retningslinjer efterleves.

Snitfladeaftaler vedrørende debitorer med Koncernservice (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen):
Af forretningscirkulære indtægter fremgår, at der for hver forvaltning skal udarbejdes en aftale med Opkrævningsenheden i Koncernservice, som beskriver snitflader, roller og ansvar. Intern Revision anbefaler, at forvaltningerne i dialog med Koncernservicesikrer, at forvaltningerne og de tilhørende enheder løbende modtager aktuel information om hvem der ikke løbende betaler for de leverede ydelser. Formålet er at medvirke til, at personer ikke oparbejder en gæld til kommunen.

Implementering af Kommunernes Ydelsessystem (KY) (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen):
Intern Revision vil i 2021 påse, at de forvaltninger der skal implementere KY med virkning fra november 2021, efterlever bestemmelserne omkring de 3 gates ved større administrative forandringsprojekter, som er anført i Cirkulære for ledelsestilsyn. De tre gates omfatter at nye administrative processer end-to-end er beskrevet og accepteret med inddragelse af brugerne og revisionen, at processer og kontroller i videst muligt omfang er standardiserede og digitalt understøttet, samt at medarbejderne er kompetenceudviklet og testet i anvendelsen af det nye system og arbejdsprocesser.

Implementering af Fællesadministrativ forretningsgang for anlæg, herunder anlægsregnskaber (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen): Kredsen af Økonomidirektører har godkendt en ny fællesadministrativ forretningsgang for anlæg, som skal sikre, at anlægsprojekter afsluttes og regnskabsaflægges hurtigt efter ibrugtagning. Intern Revision vil i forbindelse med revision af regnskab 2021 påse, at anlægsregnskaberne er aflagt i overensstemmelse med de nye retningslinjer.

Gul bemærkning – Teknik- og Miljøforvaltningen
Der gives med rapporten en enkelt gul bemærkning, den gives til Teknik- og Miljøforvaltningen da arbejdet med flere risikoområder er udskudt til 2021. Revisionen anbefaler, at Teknik- og Miljøforvaltningen:

i regi af Økonomidirektørkredsen fortsætter arbejdet med etablering af en strammere struktur omkring ledelsestilsynet i forvaltningen
får implementeret de nye Fælles retningslinjer for takstberegning, herunder interne takster
implementerer Fællesadministrativ forretningsgang for anlæg, herunder anlægsregnskaber
beskriver Snitfladeaftaler vedrørende debitorer med Koncernservice
fortsætter implementeringen af procesportalen (ChangeDriver)

Endvidere henstiller revisionen til, at Teknik- og Miljøforvaltningen i 2021 får håndteret gamle og nye revisionsbemærkninger rettet mod forvaltningen jævnfør Revisionsberetningen for 2019 og 2020.

Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i revisionens konklusioner og anbefalinger og vil på baggrund heraf arbejde med følgende fokusområder i handleplanen for 2021: