Optagelse af internt lån til Næste generation Digital Post

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Der skal tages stilling til et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget til finansiering af implementering af Næste generation Digital Post.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende bemærkning:

Økonomiforvaltningen bemærker, at servicebufferpuljen efter første regnskabsprognose og indregning af de nødvendige servicemidler til det interne lån på 4,8 mio. kr. i 2021, efterfølgende vil udgøre 20,2 mio. kr. i 2021.

Det forudsættes, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

It-løsningen bag Digital Post har været i udbud, og Digitaliseringsstyrelsen og den nye leverandør, Netcompany, er i gang med at udvikle en ny Digital Post-løsning, Næste generation Digital Post. Løsningen vil gradvist blive taget i brug fra november 2021 til november 2023.

Københavns Kommune skal benytte den nye fællesoffentlige Digital Post-løsning for at leve op til Lov om Offentlig Digital Post. Derfor er der igangsat et projekt, der skal sikre implementeringen af Næste generation Digital Post. Projektet løber i perioden 2018-2023. Projektaktiviteter i første fase (2018-2021) er finansieret af forvaltningerne samt en need-to sag ved Overførselssagen 2019-2020. Det forventes, at projektets anden og sidste fase (2021-2023) vil kræve finansiering på i alt 13,725 mio. kr.

Projektet skal:

Projektet er forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen og Koncern IT med deltagelse af alle forvaltninger. Den delte forankring skyldes, at projektet har både et teknisk og et forretningsmæssigt spor, og at implementeringen af de tidligere Digitale Post-løsninger (Digital Post 1 og 2) var forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen. 

Frem mod november 2021 fokuserer projektet på, at Københavns Kommune bliver klar til at modtage Digital Post. Herefter vil projektet have fokus på afsendelse af Digital Post.

Det foreslås, at der optages et internt lån på 4,781 mio. kr. på service i 2021, at der optages et internt lån på 5,851 mio. kr. på service i 2022, samt at der optages et internt lån på 3,092 mio. kr. på service i 2023, svarende til i alt 13,725 mio. kr.

Lånet skal dække omkostninger til teknisk og organisatorisk implementering i Københavns Kommune.

De interne lån tilbagebetales over en 6-årig periode. Den interne rentesats udgør 0,7 pct.

Det årlige afdrag i tilbagebetalingsperioden udgør henholdsvis 811, 992 og 524 t. kr. for de tre lån. Der vil samlet set være udgifter til tilbagebetaling af lånene på 13.965 t. kr. i afdragsperioden. Finansieringsbyrden fordeles lige mellem forvaltningerne med 1/7 til hver forvaltning.

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 1.

Tabel 1. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser (1.000 kr., 2021 P/L)

Udvalg	Bevilling	Indtægt/ Udgift	2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027	2028	2029	I alt
KFU	1060  Service	U	4.781	-811	-811	-811	-811	-811	-811			-85
ØU	Finansposter (Kassen)	U	-4.781	811	811	811	811	811	811			85
KFU	1060  Service	U		5.851	-992	-992	-992	-992	-992	-992		-101
ØU	Finansposter (Kassen)	U		-5.851	992	992	992	992	992	992		101
KFU	1060  Service	U			3.092	-524	-524	-524	-524	-524	-524	-52
ØU	Finansposter (Kassen)	U			-3.092	524	524	524	524	524	524	52
I alt			0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

ØU = Økonomiudvalget, KFU = Kultur- og Fritidsudvalget

Det bemærkes, at der er tale om servicemidler, hvorfor der kræves henholdsvis 4,8 mio. kr. servicemåltal i 2021, 5,9 mio. kr. i 2022 og i 2023 3,1 mio. kr. I de efterfølgende år frigives der servicemåltal i takt med afdrag på lånene.

Tabel 2. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Hvis indstillingen godkendes, fortsætter implementeringsarbejdet med Næste generation Digital Post til og med 2023.

 

Mette Touborg  /Sara Marie Korzen           

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2021

 

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Dagsordenspunkt 13: Optagelse af internt lån til Næste generation Digital Post (2018-0233430)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. maj 2021

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.