Måltal for aftalecompliance 2023 og tiltag for at øge brugervenligheden

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at benytte resultaterne fra Intern Revisions særlige undersøgelser om aftalecompliance i forvaltningerne som måltal i 2023,
2. at igangsætte et program med det formål at øge brugervenligheden i indkøbssystemet i to spor på henholdsvis kort og lang sigt.

Problemstilling

Københavns Kommune bruger ca. 13 mia. kr. om året på indkøb. Heraf bruges ca. 6 mia. kr. til indkøb af varer og tjenesteydelser, der købes hos eksterne leverandører. Ved anvendelse af kommunens centralt indgåede indkøbsaftaler sikres, at kommunens politikker for f.eks. klima og miljø eller krav til arbejdsforhold overholdes. Derudover bidrager indkøbsaftalerne til, at kommunen som samlet organisation har den bedst mulige udnyttelse af udgifter til indkøb gennem en effektiv konkurrenceudsættelse.

Offentlige indkøb er underlagt Udbudsloven, som kræver, at kommunen følger et sæt procedurer og retningslinjer i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. Kommunen skal f.eks. altid overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Hvis kommunen samlet indkøber på kontrakter inden for det samme område for mere end ca. 1,6 mio. kr. beregnet over en fireårig periode, vil kontrakten ofte være underlagt EU-udbud. Indkøb under denne grænse vil typisk være omfattet af enten en annoncering eller de forvaltningsretlige principper, herunder bl.a. ligebehandling samt et krav om at udøve forsvarlig økonomisk forvaltning.

Når kommunens medarbejdere køber et aftalebelagt produkt gennem Kvantum Indkøb har kommunens indkøbsorganisation enten centralt i Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) eller lokalt i forvaltningerne gennemført ovenstående vurderinger og processer. Systemet er sat op, så det efterfølgende administrative arbejde med betaling og bogføring minimeres. Der håndteres godt 200.000 ordrer/indkøb i systemet årligt.

I Indkøbspolitikken for 2019-2022 var der fastsat mål for Københavns Kommunes arbejde med indkøbsordrecompliance. Indkøbsordrecompliance måler, i hvor høj grad indkøberne i kommunen køber ind via indkøbssystemet, idet der måles på antallet af ordrer. Målet var gradvist stigende mod 95 pct af alle ordrer for alle forvaltninger i 2022.

I 2021 blev aftalecompliance-begrebet implementeret i Københavns Kommune. Aftalecompliance måler på beløb, og dermed hvor stor en andel af kommunens udgifter til indkøb, der benytter en aftale gennem anvendelse af indkøbssystemet med ovenstående fordele.

Det indgår i Indkøbspolitikken for 2023-2026, som er godkendt af Økonomiudvalget (ØU) og Borgerrepræsentationen, at ØU forelægges en sag med mål for aftalecompliance primo 2023.

Skiftet fra indkøbsordrecompliance til aftalecompliance indebærer, at hvor man før har set på antallet af ordrer, der går gennem indkøbssystemet, er fokus nu på, hvor stor en beløbsmæssig andel, der købes ind via indgåede aftaler i Kvantum Indkøb.  

Intern Revision (IR) har i december 2022 lavet en rapport til hver forvaltning om potentialet for at øge aftalecompliance. Disse er vedlagt som bilag 1-7.

Konklusionerne fra IR tager hensyn til forvaltningernes forskellige indkøbsmønstre. Det forventes, at forvaltninger med relativt få leverandører, som f.eks. Teknik-og Miljøforvaltningen (TMF) og Økonomiforvaltningen (ØKF), har lettere ved at opnå aftaledækning og dermed grundlaget for en høj aftalecompliance, end forvaltninger med mindre indkøb spredt ud over mange leverandører som f.eks. Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF).

Dette skyldes, at en forvaltning med en relativt lille omsætning hos hver leverandør har brug for relativt mange aftaler for at opnå høj aftaledækning og dermed aftalecompliance. Logikken i IR’s rapporter er således, at store indkøb hos et lille antal leverandører alt andet lige gør det nemmere at opnå en højere aftalecompliance end små indkøb hos mange leverandører.

Løsning

Det indstilles at ØU fastsætter samme mål som IR’s forventninger til forvaltningernes aftalecompliance ved udgangen af 2023. De samme måltal er godkendt af Effektiviseringskredsen og Økonomikredsen. IR forventer i 2024 at følge op på forvaltningernes indsats i 2023, og IR vil derefter sætte fokus på de resterende leverandører, som hver forvaltning benytter. Der må derfor forventes nye måltal for 2024.

Forvaltningerne opfylder deres måltal, såfremt de sikrer, at en tilstrækkelig stor del af deres indkøb sker gennem Kvantum Indkøb på kommunens indkøbsaftaler.

Opgaven består således i at implementere gode indkøbsprocesser hos medarbejdere, der anvender Kvantum Indkøb hos de leverandører, hvor der allerede er indgået aftaler, samt at etablere aftaler med de relevante leverandører, hvor der ikke allerede er en aftale. Det er vigtigt, at forvaltningerne efter indgåelse af en aftale melder den ind i Kvantum Indkøb, således at data registreres.

Figur 1 nedenfor viser en oversigt over potentiale for aftalecompliance og involverede leverandører fra IRs rapporter for hver forvaltning.

Figur 1: Potentiale for aftalecompliance og involverede leverandører

Forklaring:

• Antal store leverandører: Antallet af leverandører, hvor indkøb beløbsmæssigt er interessante for aftalecompliance på nuværende tidspunkt.
• Antal relevante leverandører: Der er en række leverandører af vand og energi mm., der i samråd med Intern Revision pga. deres monopollignende tilstand allerede automatisk giver fuld aftalecompliance. Dette forbrug er frasorteret i opgørelserne.
• Klar til indkøbsfokus: Leverandører, hvor der allerede foreligger en aftale i Kvantum, hvorfor fokus skal være på at placere selve indkøbet af varer/tjenesteydelser korrekt. Målet er 95% aftalecompliance på hver leverandør.
• Kræver tiltag først: Der kan ikke umiddelbart opnås aftalecompliance på disse leverandører. Det kan have forskellige årsager: Der skal indgås aftale på området, en allerede eksisterende aftale skal findes og indlæses i Kvantum, leverandøren skal fritages for aftalecompliance eller noget helt fjerde. Den konkrete handling fremgår af IR’s rapport til den enkelte forvaltning.
• Compliance i januar 2023: Referencepunkt.
• Delmål ultimo 2. kvartal 2023: Delmål for at følge fremdrift.
• Måltal for ultimo 2023: Den forventede andel af aftalecompliance der bør kunne opnås, når de to foregående punkter er implementeret, og der er opnået 95% aftalecompliance på de udvalgte leverandører.

Brugervenlighed i indkøbsprocessen

Økonomiudvalget er den 21. februar 2023 blevet orienteret om igangsættelsen af et afbureaukratiseringsprojekt i Københavns Kommune, hvor der sættes fokus på at identificere muligheden for forenklinger i de administrative processer på tværs i kommunen. Brugervenlighed i indkøbsprocesser kan blive et tema i den forbindelse. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) har også gennemført et regelforenklingsprojekt, hvor et af temaerne var et ønske om nemmere indkøbsprocesser.

Flere forvaltninger oplever, at brugervenligheden i forbindelse med indkøbsprocessen er mangelfuld, hvilket kan påvirke deres mulighed for at opnå de fremlagte måltal. På den baggrund anbefaler Økonomiforvaltningen, at der igangsættes et arbejde med at forbedre brugervenligheden i indkøbsprocessen.

Arbejdet med at forbedre brugervenligheden i indkøbsprocessen håndteres i to spor. Sporene vil blive organiseret som et program, så man sikrer synergi mellem de to indsatser.

På kort sigt (spor 1) adresseres de elementer, der kan forbedres her og nu. Det vil bl.a. ske via følgende aktiviteter:

• Flere aftaler i indkøbssystemet, hvilket gør det nemmere at finde den vare, man ønsker. Et væsentligt kritikpunkt, der går igen i flere tilbagemeldinger, er, at det er svært at finde aftalerne i systemet. Med flere aftaler i systemet bliver det nemmere at finde den relevante vare, og jo nemmere bliver det at opnå aftalecompliance. Dette adresseres derudover primært via Fremtidens Indkøb.
• Afsøgning af muligheder for optimering med robotteknologi: Det skal afdækkes, om Økonomiforvaltningen kan udvikle en robot, som kan hjælpe medarbejdere, der foretager indkøb, med at oprette ordrer i systemet. Robotten kan aktivt støtte op om en række af de komplicerede valg, brugerne skal tage, og det vil forhåbentligt kunne skabe en langt mere understøttende brugergrænseflade. Det vil blive undersøgt, om en eventuel finansiering kan ske via investerings- og innovationspuljerne, jf. økonomiafsnittet.
• Optimering af supporten til medarbejdere, der foretager indkøb.
• Udbredelse af information til forvaltningerne om de uddannelsestilbud, som er udviklet til medarbejdere, der køber ind. Der er i dag mulighed for at optimere udnyttelsen af uddannelsestilbuddene.
• Etablering af nulpunktsmåling samt løbende målinger af brugertilfredsheden.
• Etablering af et brugerpanel blandt udvalgte af kommunens medarbejdere, der køber ind, så der løbende kan opnås dialog om forbedringerne i systemet.
• Bedre søgemuligheder i aftaler og kataloger fx gennem Power BI, som er et værktøj til at give overblik over komplekse data
• Nemmere fremsøgning af ”grønne”, klimavenlige varer
• Bedre hjælpetekster i systemet, der leder brugeren nemt til at anvende en aftale
• Bedre/flere produktbilleder

Succes med de fire sidstnævnte indsatser forudsætter et bedre samarbejde med SKI/leverandører, hvilket der er særskilt fokus på.

På længere sigt (spor 2) rettes fokus i programmet mod den forestående udskiftning af økonomisystemet Kvantums indkøbsmodul, der udfases i 2026. I spor 2 vil der blive lagt vægt på, at et nyt system-setup skal tage udgangspunkt i at understøtte medarbejdere, der foretager indkøb, således at der frigøres mest muligt tid til den faglige kerneopgave.

Der vil blive foretaget en grundig foranalyse af det reelle forretningsbehov. Anskaffelsen af et nyt system følger KKs proces for it-anskaffelser, hvor en behovsafdækning er første skridt. Det er hensigten, at foranalysen bliver udført ved hjælp af eksterne konsulenter, der via kvalitative og kvantitative metoder identificerer forretningsbehovet. Viden fra tidligere undersøgelser vil også indgå i projektet.

På baggrund af analysen vil den efterfølgende anskaffelsesproces kunne designes, så formuleringen af kravene til et nyt system forud for et udbud får den nødvendige kvalitet. Målet er at sikre, at brugernes indkøb kan foretages nemt, effektivt og bæredygtigt.

Samtidig er der også fokus på at anskaffe et system, som kan kommunikere med kommunens økonomi-løsning, så de effektive arbejdsgange, som systemerne i dag understøtter, kan fortsætte.

Figur 2. Overblik over tidsforløb for programmets to hovedspor

ØKF vil inddrage forvaltningerne i arbejdet med at forbedre brugervenligheden, herunder medtage input fra SUF’s regelforenklingsprojekt og eventuelle input fra ØKF’s afbureaukratiseringsprojekt.

Økonomi

Behovsafdækningen mht. den nye indkøbsløsning samt implementeringen af tiltagene på kort sigt finansieres inden for Økonomiforvaltningens eksisterende rammer. Efter analysen af de fremtidige behov for systemunderstøttelse af indkøb vil ØKF vende tilbage til ØU med forslag til løsning samt finansieringsbehov.

Afdækning af mulighederne for at udvikle robotteknologi, der kan hjælpe medarbejdere, der foretager indkøb, med at oprette ordrer i systemet, vurderes at koste 1 mio. kr. Der findes pt. ikke finansiering til dette inden for Økonomiudvalgets ramme i 2023. Det vil blive undersøgt, om finansiering til forslaget kan indgå i investerings- og innovationspuljerne.

Videre proces

Forvaltningerne har allerede igangsat tiltag for at hæve aftalecompliance. IR’s særlige undersøgelser giver en retning for, hvad der skal fokuseres på i 2023. Center For Indkøb og Forsikring har jævnligt møder med flere af forvaltningerne, hvor tiltagene drøftes.

Økonomiforvaltningen vil på baggrund af ovenstående iværksætte tiltag for at øge brugervenligheden på kort og lang sigt.