Revisionsrapport regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 4, godkendes,
3. at de øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 4, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2022 har kommunens revision fremsendt revisionsrapport med en vurdering af design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i Deloittes grundlag for påtegningen af årsregnskabet. På baggrund af gennemgangen vurderer revisionen, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø.

Der gives med rapporten ikke nye røde revisionsbemærkninger. En rød bemærkning omhandlende bilagskontrol (givet til alle forvaltninger) videreføres fra 2021. Derudover indeholder rapporten fem gule bemærkninger, heraf et nyt forhold, mens fire forhold er videreført fra tidligere år. Der er lukket 5 gule bemærkninger

Revisionens bemærkninger samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.

Løsning

Revisionsbemærkninger og handleplaner hertil fremgår af bilag 4.

RØD – Bilagskontrol (Alle forvaltninger)

Revisionen har på baggrund af erfaringer fra tidligere år i 2022 gennemført en stikprøveanalyse af i alt 749 bilag for at klarlægge omfanget af korrekt bilagsdokumentation, en detaljeret gennemgang fremgår af bilag 2. Revisionen bemærker i den sammenhæng, at effekten af forvaltningernes handleplaner i forhold til revisionsbemærkningen sidste år, først vil være fuldt ud implementeret i slutningen af 2022, og effekten af heraf reelt først vil kunne vurderes i 2023.

Revisionen henstiller, at der i forvaltningerne fortsat er ledelsesmæssigt fokus på effekten af handleplanerne, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

Det bemærkes, at revisionens gennemgang viser, at der for alle bilagstyper, på nær dankortbetalinger, er sket en positiv udvikling i andelen af bilag, der har tilstrækkelig dokumentation, jf. tabel 1. Af bilag 3 fremgår udviklingen fra 2021 til 2022 fordelt på forvaltninger.

Tabel 1 – Udvikling i tilstrækkelig dokumentation fra 2021 til 2022 opdelt på bilagstyper

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. Økonomiforvaltningen har desuden i 2022 i samarbejde med forvaltningerne udarbejdet en vejledning for bilagsdokumentation, som i starten af 2023 desuden ledsages af e-læring med fokus på at sikre tilstrækkelig dokumentation fremadrettet.

Revisionen har i bilagsgennemgangen stødt på bilag, som vurderes atypiske i forhold til at have et kommunalt formål, der kan henføres til kommunens ”Cirkulære om gaver, ekstern repræsentation og interne arrangementer”, ”Alkohol og rusmiddelpolitik” samt ”God adfærd i det offentlige”. Revisionen anbefaler, at Økonomiforvaltningen vurderer, hvorvidt der er behov for en særlig indsats i forhold til bøder for manglende syn af køretøjer, bøder og atypiske udgifter. De konkrete bilag fremgår af bilag 5. Af bilag 6 fremgår forvaltningernes bemærkninger til de enkelte bilag.

I forhold til revisionens observationer omkring bøder og syn af køretøj, vil Økonomiforvaltningen gennemgå og vurdere, hvorvidt der er behov for at præcisere de centrale regler og retningslinjer for bøder og syn af køretøjer. Vedrørende de øvrige atypiske udgifter vil Økonomiforvaltningen facilitere drøftelser med alle forvaltninger for at klarlægge, hvorvidt der er behov for tilpasninger af de forvaltningsspecifikke regler og retningslinjer.

Gule bemærkninger

Der er afgivet fire gule bemærkninger, hvoraf en er ny, og de resterende fire er videreført fra sidste års løbende revision.

Observationer, der er rettet mod Økonomiforvaltningen

• Den af KS udførte stikprøvekontrol af bilag (ny), der omhandler Koncernservices kontrol af medarbejderudlæg, hvor KS’ gennemgang har vist fejl i 67 pct. af bilagene, mens revisionens efterprøvning kun viste fejl i 47 pct. Revisionen har på baggrund af gennemgangen været i dialog med KS og aftalt enkelte præciseringer og tilretninger i udførelsen af kontrollen. Koncernservice har tilpasset stikprøvekontrollen i henhold til observationen.
• Administration af autorisationer til Kvantum (videreført), hvor revisionen har konstateret, at igangsatte tiltag vedrørende funktionsadskillelseskonflikter i kommunens økonomisystem ikke er implementeret fuldt ud samt, at der udestår at afslutte et arbejde med rettigheder til robotter, som anvendes i økonomisystemet. Økonomiforvaltningen har løst de sidste funktionsadskillelseskonflikter i 2022, og nye robotroller vil blive implementeret primo 2023. Endvidere vil Økonomiforvaltningen udarbejde et tillæg til forretningsgangen vedrørende brugeradministration i Kvantum specifikt om robotter. Arbejdet forventes afsluttet i april 2023.
• Den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision (videreført), hvor revisionen tidligere har anbefalet, at der anvendes algoritmeteknologi til at identificere anormaliteter i indkøbs- og godkendelsesmønstre i forbindelse med stikprøvekontrollen af bilag. Algoritmeteknologi, som tester alle bilag, kan medvirke til en mere effektiv tilgang til et præventivt kontrolmiljø, frem for at der foregår en manuel stikprøvekontrol. Økonomiforvaltningen har igangsat implementeringen af et nyt system, der skal håndtere revisionens anbefaling. Arbejdet forventes afsluttet i november 2023.
• KMD Udbetaling (videreført), hvor revisionen har konstateret, at de nye forretningsgange, der beskriver risici og kontroller i forbindelse med anvendelse af KMD-Udbetaling er udarbejdet, men arbejdet med roller og autorisationer endnu ikke er afsluttet. Økonomiforvaltningen vil tømme alle blandede brugerprofiler for KMD Udbetaling, hvor de kritiske allerede er fjernet, samt gennemføre et ledelsestilsyn på de nye roller til KMD Udbetaling, efter at de blandede brugerprofiler er tømt. Arbejdet forventes afsluttet i marts 2023.

Observationer, er er rettet mod forvaltningerne

• Kreditor (videreført), hvor revisionen henstiller, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperioder. Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner, der skal imødekomme udfordringerne, herunder med fokus på anvendelse af stedfortræder i forbindelse med ferieperioder.

Alle handleplaner herfor fremgår af bilag 4.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces