Ny lønrefusionsmodel for Københavns Kommune
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at nedenstående model for regnskabsførelse af lønrefusioner i Københavns Kommune godkendes,
- at arbejdet med at imødekomme revisionens bemærkninger på refusionsområdet tages til efterretning.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen (ØKF) har på baggrund af Intern Revisions (IR) rapport om tab på lønrefusioner (punkt 2, Økonomiudvalget 12. januar 2016), revisionsbemærkningen til regnskab 2015 og drøftelser mellem ØKF og IR udarbejdet et oplæg til en lønrefusionsmodel til forbedring af den administrative praksis. Modellen er drøftet med forvaltningerne, som bakker op om modellen.
Københavns Kommunes (KK) hjemtagelse af lønrefusioner (syge- og barselsdagpengerefusion samt lønrefusion ved særlige jobordninger) har siden 2012 årligt givet anledning til revisionsbemærkninger fra kommunens revision. Revisionsbemærkningerne har peget på, at kommunen ikke i tilstrækkeligt omfang opnår den refusion, som kommunen er berettiget til, samt at der er en utilstrækkelig overordnet styring af lønrefusioner.
Bemærkningerne har baggrund i utilstrækkelig systemmæssig understøttelse af processer samt manglende rettidighed og korrekthed i dels registrering af sygefravær og dels i medarbejders medvirken i udbetalende myndigheds sagsbehandling, så KK for ofte mister retten til refusion, hvilket medfører et økonomisk tab.
I dag oplever institutionerne en budgetmæssig usikkerhed som følge af manglende sikkerhed for, om og hvornår refusionen modtages. Det kan medføre, at der ikke altid indkaldes den rette vikardækning. En ændret praksis giver desuden et styrket beslutningsgrundlag til den enkelte leder, da institutionen vil opleve en tættere tidsmæssig sammenhæng mellem sygemelding og modtagelse af refusion.
Løsning
Lønrefusionsmodellen giver den enkelte leder et bedre grundlag for at disponere i forhold til vikardækning, gennem en ændret regnskabspraksis med tidligere registrering af indtægter for forventede refusioner.
Målet med den nye model er, at der fra revisionsrapporten vedr. 2017 ikke længere vil være revisionsbemærkninger vedrørende refusionsområdet. I den nye model sondres der mellem fire typer lønrefusioner:
- Sygedagpenge
- Barselsdagpenge.
- Fleksjob.
- Øvrige refusioner.
Oversigt over typer af lønrefusion og udbetalingsprocent i den nye lønrefusionsmodel
Syge- og barselsdagpenge samt fleksjobrefusion andrager årligt i alt ca. 350-400 mio. kr. Øvrige lønrefusioner andrager årligt omkring 50-75 mio. kr.
Modellen for sygedagpenge
Modellen er en udligningsordning, der håndterer en forventet negativ difference mellem anmodet og modtaget refusion.
Princippet er, at 90 % af den forventede refusion for sygdom bogføres som en indtægt i institutionens regnskab. De resterende 10 % reserveres til dækning af refusioner, som kommunen efterfølgende og mod forventning viste sig ikke at være berettiget til. Procenten reguleres løbende, så det sikres, at alle modtagne lønrefusioner over tid tilgår forvaltningen og dermed institutionerne.
Modellen for barselsdagpenge
Der udbetales 100 % af den forventede refusion til institutionerne, da kommunens enheder ikke skal tabe penge på at have medarbejdere på barsel som besluttet af Borgerrepræsentationen (BR) i forbindelse med oprettelsen af Barselsfonden af 1998. Erfaringsmæssigt er risikoen for tab ved barselsfravær mindre end ved sygefravær.
Der indføres samtidig en skærpet kvalitetskontrol i Koncernservice, der har til hensigt at forhindre at der sendes refusion ud, som institutionen ikke har ret til grundet fx for sen indberetning, som kan danne grundlag for ledelsesinformation samt mulighed for opfølgning hos forvaltningen.
Modellen for fleksjobrefusion
Modellen er en udkonteringsmodel, hvor institutionen løbende kun betaler for den del af lønudgiften, som ikke forventes dækket af refusion på baggrund af tidligere års beregninger og ansættelsens bevilling. Med den nye model vil institutionen således ikke skulle forholde sig til refusionen.
De øvrige refusionstyper håndteres som i dag og er ikke omfattet af modellen enten grundet lav volumen eller meget høj kompleksitet.
Generelt om modellerne
Bogføringen sker løbende hver måned med udgangspunkt i de forventede optjente refusioner i måneden før. Den ændrede praksis betyder, at udbetaling af refusion til institutionen er uafhængig af sagsbehandlingstiden hos både udbetalende myndighed og i KK. For afsluttet langtidsfravær og refusionsberettiget korttidsfravær vil institutionen få refusionen udbetalt måneden efter afslutning, og ved langtidsfravær modtages refusionen løbende for fire uger af gangen med 1-1,5 måneds forsinkelse. Institutionen vil derfor typisk opleve, at refusionen modtages 1-6 måneder tidligere end i den nuværende model.
Ved tab grundet medarbejders manglende deltagelse vedr. syge- og barselsdagpenge i udbetalende myndigheds sagsbehandling vil Koncernservice desuden undersøge og underrette pågældende leder om mulighed for et efterfølgende løntræk med henblik på at dække tabet.
Ambitionen er, at procenten, som udbetales direkte til institutionen for henholdsvis sygedagpenge og fleksjob øges, og årsagerne til manglende refusion afdækkes og videregives til forvaltningerne. For alle refusionstyper er ambitionen endvidere, at udbetalingsprocenten med tiden kan blive 100 %.
En gang årligt opgøres resultatet af ordningen pr. forvaltning. Det påhviler den enkelte forvaltning selv at dække et eventuelt underskud af ordningen, ligesom et overskud tilfalder forvaltningen. Den tilbageholdte refusion er baseret på en konservativ vurdering, hvorfor det skønnes mest sandsynligt, at forvaltningen efterfølgende vil få tilbageført midler. Tilbageførte midler bliver indtægtsført i det regnskabsår, midlerne tilbageføres og kan således anvendes indenfor servicerammen uden behov for servicemåltal. I forbindelse med opgørelsen vil procenten fremadrettet blive tilpasset i forhold til det realiserede over-/underskud.
Forventede gevinster
Modellen giver grundlag for en bedre økonomistyring for den decentrale leder gennem tidligere regnskabsmæssig registrering af refusioner. Det skaber større budgetsikkerhed og et bedre beslutningsgrundlag på den enkelte institution, samt forbedret mulighed for at anvende refusionsindtægten til ansættelse af vikarer.
Det er samtidig forventningen, at en mere sikker økonomistyring og et øget fokus på håndtering af for sene indberetninger gennem en øget kvalitetskontrol skaber incitament til bedre og rettidige registreringer. Fokus flyttes dermed fra at holde øje med, om refusionen modtages, til at sikre rettidige registreringer af fravær. Det forventes derfor også, at modellen vil medvirke til et reduceret tab på refusioner i KK.
Øvrige forbedringer af processen for hjemtagelse af refusioner
KK har i løbet af de sidste år arbejdet med en række tiltag for at styrke den administrative praksis og øge refusionshjemtagelsen med henblik på at adressere revisionsbemærkningerne og skabe bedre styring på den enkelte institution. Disse omfatter:
- Implementeringen af nyt lønsystem i foråret 2016, som har medført en automatiseret dagpengerefusionsløsning med integration til NemRefusion.
- Strømlining og automatisering via robotteknologi af bogførings- og afstemningsprocessen i forbindelse med modtagelse og lønkørsel af lønrefusioner.
- En række initiativer som fx bedre ledelsesinformation, forbedring af proces- og arbejdsgangsbeskrivelser samt netværksaktiviteter med videndeling om god refusionspraksis i et brugerperspektiv.
- Ydermere vil der i 2017 være øget fokus på bedre digital fraværsindberetning, samt revidering af forretningsgange for lønrefusion og registrering af fravær med fokus på risikovurdering og kontrolforanstaltninger.
Opmærksomhedspunkt i forhold til implementering
Forud for at lønrefusionsmodellen tages i anvendelse, har ØKF sammen med den enkelte forvaltning ansvaret for, at kendskabet til principper og effekter i forbindelse med den ændrede praksis er implementeret i alle KK’s enheder. Implementeringen består primært i en solid kommunikativ indsats om, at refusionerne udbetales tidligere, med en fast kadence i forhold til før og målrettet den enkelte forvaltning.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
I 2017 vil institutionerne som følge af overgangen til den nye model modtage refusion vedr. 2016 efter de nuværende principper, samt refusion vedr. 2017 efter de nye principper, hvor udbetalingen sker tidligere. Der vil dermed være risiko for, at institutionerne oparbejder en øget, decentral opsparing i 2017, såfremt der ikke rettidigt ansættes vikarer til dækning af længerevarende fravær.
Videre proces
Økonomiforvaltningen er ansvarlig for implementeringen af modellen fra og med regnskabsår 2017. Den nye regnskabspraksis forventes anvendt første gang i forbindelse med afslutning af månedsregnskabet for april 2017 med tilbagevirkende kraft til 1. januar 2017.
Peter Stensgaard Mørch / Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 3: Ny lønrefusionsmodel for Københavns Kommune (2017-0005485)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 25. januar 2017
Indstillingens 1. at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Indstillingens 2. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.