Kommunens overførselsregler

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 25. januar 2005

J.nr. ØU 43/2005

1. Kommunens overførselsregler

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget:

· at de i indstillingen beskrevne regler for overførsel af midler mellem årene tiltrædes

RESUME

Adgangen til at overføre midler er én af grundstenene i kommunens økonomistyring. Den sikrer udvalgene fleksibilitet over årsskiftet, og giver incitamenter til hensigtsmæssige økonomiske beslutninger i forvaltninger og enkeltinstitutioner.

Overførselsadgangen fremgår af Københavns Kommunes bevillingsregler, der giver udvalgene adgang til at overføre midler mellem budgetårene på de rammebelagte udgiftsområder.

Udvalgene kan således anmode om overførsel af mindreforbrug på de rammebelagte områder, forudsat at udvalgets samlede budgetramme overholdes. Omvendt skal et merforbrug på de rammebelagte områder tilbagebetales det følgende år af udvalget.

Overførsel af midler sker ved tillægsbevilling, og forudsætter, at det bevillingsmæssige grundlag for overførslen er til stede, herunder at de formelle krav til dækkende beskrivelser af aktivitet, formål og beløb mv. er på plads.

Ved overførslen af midler fra 2003 til 2004 besluttede Økonomiudvalget den 8. juni 2004 følgende (ØU 212/04, BR 319/04):

"Økonomiudvalget anmoder Økonomiforvaltningen om, i god tid inden næste overførselssag, at fremlægge en sag for Økonomiudvalget med forslag til de regler, der skal gælde for overførslerne."

Baggrunden her for var blandt andet et ønske om, gennem en præcisering af kravene til udvalgenes overførselsanmodninger, at opnå det bedst mulige beslutningsgrundlag for en politisk stillingtagen til de konkrete overførsler.

Overførselsreglerne i denne indstilling er derfor møntet på at sikre et højt oplysningsniveau og forbedret beslutningsgrundlag, herunder synliggøre hvad der overføres og på hvilken baggrund.

Økonomiforvaltningen har samtidigt lagt afgørende vægt på, at overførselsreglerne udformes, så der ikke rejses tvivl om den grundlæggende adgang til at overføre midler mellem årene, og så incitamentet til opsparing i kommunens serviceinstitutioner og administrative enheder kan bibeholdes.

Der er desuden lagt vægt på, at overførselsreglerne understøtter sammenhængen mellem aktivitetsangivelser og bevillinger. Derved er regelsættet i overensstemmelse med tankegangen i den ny budgetmodel, og med tankerne bag den forventede fremtidige overgang til omkostningsbaserede budgetter og regnskaber.

I denne indstilling er de foreslåede regler beskrevet uddybende, herunder hvilke specifikationskrav, der gælder for udvalgenes overførsel af midler.

For at sikre Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen et forbedret beslutningsgrundlag, foreslås overførslerne inddelt i følgende to hovedkategorier:

a) Overførsler til aktiviteter, der særskilt er besluttet af Borgerrepræsentationen.

b) Overførsel til aktiviteter, der ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen.

Herudover foreslås, at udvalgenes anmodninger om overførsler specificeres på en række underkategorier, der skal medvirke til at sikre høj gennemsigtighed i det politiske beslutningsgrundlag for overførslerne, som forelægges Borgerrepræsentationen.

Endelig foreslås det, at overførsler mellem årene sker i henholdsvis en overførselssag for særligt hastende overførsler i november måned og en ordinær overførselssag for de resterende overførsler senere i foråret, når kommunens regnskab foreligger.

I overførselssagerne skal anmodningerne om overførsler udformes sådan, at overførte midler placeres i det budgetår, hvor midlerne forventes anvendt. En overførsel fx til en flerårig anlægsaktivitet vil således berøre flere budgetår.

SAGSBESKRIVELSE

Københavns Kommunes bevillingsregler, der er optrykt i kommunens budgetforslag, giver udvalgene adgang til at overføre midler mellem budgetårene på de rammebelagte udgiftsområder.

I denne indstilling redegøres der for formål med kommunens overførselsadgang og de foreslåede regler for overførsel af midler. Endvidere er de foreslåede regler for overførsler beskrevet uddybende i forhold til tidligere, herunder hvilke specifikationskrav, der gælder for udvalgenes overførsler.

Overførselsadgangen har som primære formål at sikre udvalgene fleksibilitet i forhold til at planlægge disponeringer over årsskiftet og dermed incitamenter til hensigtsmæssige økonomiske beslutninger i forvaltninger og enkeltinstitutioner.

Økonomiudvalget besluttede den 8. juni 2004 under behandlingen af sag om overførsel af uforbrugte midler fra 2003 til 2004 (ØU 212/04, BR 319/04) følgende:

"Økonomiudvalget anmoder Økonomiforvaltningen om, i god tid inden næste overførselssag, at fremlægge en sag for Økonomiudvalget med forslag til de regler, der skal gælde for overførslerne."

Baggrunden herfor var blandt andet et ønske om gennem en præcisering af kravene til udvalgenes overførselsanmodninger at opnå det bedst mulige beslutningsgrundlag for en politisk stillingtagen til de enkelte overførsler.

Af beskrivelsen af de foreslåede regler fremgår det, hvad Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen kan ventes at lægge til grund for den politiske stillingtagen til de af udvalgene foreslåede overførsler.

Formålet med overførselsadgang

Kommunens overførselsadgang har primært til formål at sikre udvalgene fleksibilitet i den økonomiske styring. Det gælder både i forhold til at planlægge flerårige investeringer og i forhold til den løbende drift, fx ved at skabe mulighed for at etablere interne opsparingsordninger for decentrale institutioner.

Adgangen til at overføre midler er således en af grundstenene i kommunens økonomistyring.

Inden kommunens overførselsadgang blev gjort generel, var der en tendens til, at uforbrugte midler blev anvendt sidst på året og en del investeringer iværksat i slutningen af året, uanset om det ud fra en planlægningsmæssig og økonomisk betragtning var optimalt.

Økonomiforvaltningen finder det derfor er afgørende, at kommunens overførselsregler fortsat giver incitamenter til hensigtsmæssige økonomiske dispositioner i forvaltninger og enkeltinstitutioner under de enkelte udvalg.

Samtidigt er det vigtigt, at Borgerrepræsentationen gennem reglerne for overførsel af midler sikres muligheder for en konkret politisk stillingtagen til de enkelte overførsler.

Endelig er der lagt vægt på, at det beskrevne regelsæt understøtter at aktivitetsangivelser skal følge bevillinger, og at budgettet kan efterreguleres. Derved er regelsættet i overensstemmelse med tankegangen i den ny budgetmodel, og med tankerne bag den forventede fremtidige overgang til omkostningsbaserede budgetter og regnskaber.

Forslag til overførselsregler

Formålet med de foreslåede overførselsregler er gennem et højt oplysningsniveau at sikre et fuldstændigt beslutningsgrundlag forud for Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens vurdering af udvalgenes overførselsanmodninger.

I forhold til udvalgene skal reglerne angive, hvilke forventninger der fra Økonomiudvalget er til udvalgenes overførselsanmodninger og hvad udvalgene kan forvente, der ligger til grund for Borgerrepræsentationens vurdering af adgangen til at overføre midler til forskellige (særskilt besluttede og ikke særskilt besluttede) aktiviteter.

Overførslerne foreslås i forlængelse heraf inddelt i to hovedkategorier og nogle underkategorier.

Forslaget til overførselsregler er uddybet i det følgende. Reglerne er opdelt i følgende 4 kapitler:

Kapitel 1: Principper for udvalgenes overførselsadgang

Kapitel 2: Udvalgenes specifikation af de konkrete anmodninger om overførsel

Kapitel 3: Synliggørelse af aktivitet og ikke-disponerede midler

Kapitel 4: Overførselssagerne

1. Principper for udvalgenes overførselsadgang

Overførselsadgang vurderes i Københavns Kommune efter følgende hovedprincip:

1. Et mindreforbrug i et regnskabsår på de rammebelagte udgiftsområder kan søges overført til det følgende budgetår, forudsat at den samlede budgetramme for udvalget overholdes i regnskabsåret.

2. Et merforbrug i regnskabsåret på de rammebelagte udgiftsområder skal tilbagebetales i efterfølgende år af udvalget.

Overførselsadgangen omfatter dermed både en låneordning, hvor en bevilling øges i et år, såfremt den reduceres tilsvarende i det følgende år, samt en opsparingsordning, hvor en bevilling reduceres i budgetåret og øges i det efterfølgende år.

Et udvalg kan anmode Borgerrepræsentationen om et internt lån, der kun kan gives og omlægges ved tillægsbevilling. Borgerrepræsentationen vil vurdere muligheden for at optage et flerårigt internt lån og låneperiodens længde i forhold til lånebeløbets størrelse.

1.1. Overførsel ved tillægsbevilling

Overførsel af midler sker ved tillægsbevilling til budgettet efter konkret stillingtagen af Borgerrepræsentationen og forudsætter, at det bevillingsmæssige grundlag for overførslen er til stede, herunder at de formelle krav til dækkende beskrivelser af aktivitet, formål og beløb mv. er på plads.

Overførsler kan gives som tillægsbevillinger til det indeværende budgetår eller indarbejdes i rammerne i følgende budgetår efter udgiftsprofil. Dermed kan fx større anlægsbevillinger, som gives i et budgetår men forbruges over flere år, blive indlagt i budgetrammerne efter den forventede udgiftsprofil.

Overførsel af midler gælder for udvalgets rammebelagte områder under ét og ikke de enkelte (bevillings)områder under et udvalg.

1.2. Områder der ikke er omfattet af overførselsadgang

Lovbundne udgiftsområder og finansposter er ikke omfattet af overførselsadgang.

Overførselsadgangen gælder de rammebelagte bevillingsområder, dvs. både skattefinansierede områder og udlægskontoområder. Dog er følgende områder under de rammebelagte bevillinger ikke omfattet:

· Indtægter fra ejendomssalg

· Særlige p uljer til bestemte, enkeltstående formål i et enkelt budgetår, fx valg, særlige festligheder som kongeligt bryllup mv.

· Forsikringsbevillinger.

· Barselsfonden

· Frit valg puljen

· Økonomiudvalgets pulje til uforudsete udgifter

Overførsler på udlægskontoområderne under Miljøkontrollen søges og vurderes særskilt i forhold til øvrige rammebelagte udgiftsområder.

For byfornyelsesområdet har Borgerrepræsentationen besluttet, at uforbrugte midler til byfornyelse vil blive forbeholdt byfornyelsesaktiviteter i det efterfølgende år. Såfremt de uforbrugte midler til byfornyelsesaktiviteter, der i kommunens budget er finansieret ved låneoptagelse, ikke overføres til byfornyelsesaktiviteter, anvendes midlerne til tilbagebetaling af de optagne lån i det følgende år (BR 375/03).

1.3. Vurderingen af udvalgets overførselsadgang

I Borgerrepræsentationens vurdering af udvalgenes overførselsadgang indgår:

· Hensynet til kommunens overordnede økonomiske situation, herunder kommunens forpligtelse til at opfylde de statsligt fastsatte likviditetskrav og vækstrammer.

· Udvalgets gæld fra interne lån optaget i foregående år.

· Behovet for overførsler vedrørende flerårige konkrete anlægsprojekter, der allerede er igangsat.

· Om der er sket, eller om der med overførsel af midler sikres, en opfyldelse af budgettets forudsætninger vedrørende demografi, aktivitet, mål mv.

2. Udvalgenes specifikation af de konkrete anmodninger om overførsel

For at sikre Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen et forbedret beslutningsgrundlag, foreslås overførslerne inddelt i følgende to hovedkategorier:

a) Overførsler til aktiviteter, der særskilt er besluttet af Borgerrepræsentationen.

b) Overførsel til aktiviteter, der ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen.

Underkategorier for særskilt besluttede aktiviteter:

1. Overførsler til igangværende aktiviteter, der er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen

2. Overførsler til ikke-igangsatte aktiviteter, der er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen

3. Overførsler på demografiområder, hvor Borgerrepræsentationen i budgettet har reguleret kapacitet og aktivitetsniveau væsentligt på grund af den demografiske udvikling

Underkategorier for ikke særskilt besluttede aktiviteter:

4. Overførsel af midler til puljer

5. Overførsel af øvrigt mindreforbrug, herunder overførsel af midler til aktiviteter, der ikke er særskilt besluttet Borgerrepræsentationen

Det skal understreges, at overførsel af mindreforbrug i alle tilfælde forudsætter, at det bevillingsmæssige grundlag for overførslen er på plads, dvs. at der er et mindreforbrug i regnskabet og at sagsbeskrivelsen til overførselssagen opfylder de formelle krav til en dækkende beskrivelse af aktivitet, formål og beløb mv., jf. bilag 1.

Det skal anføres, hvordan mindreforbruget er opstået, herunder i hvilket omfang de i budgettet forudsatte aktiviteter er gennemført eller f.eks. et mindreforbrug skyldes en aktivitetsændring, ændringer i enhedspriser eller effektiviseringer. Det anføres, om mindreforbruget ønskes overført til konkrete aktiviteter eller til udvalgsgodkendte og udmeldte opsparingsordninger i decentrale institutioner.

Anmodningerne om overførsler skal udformes sådan, at overførte midler placeres i det eller de budgetår, hvor midlerne forventes anvendt.

Herunder beskrives særlige forhold for de forskellige underkategorier:

2.1. Igangværende aktiviteter, særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen

Overførselsanmodningen skal følges af en præcis angivelse af sagsnummer eller af en sidehenvisning, når der er tale om et større sagskompleks, hvor aktiviteten særskilt er beskrevet i, fx budgettet.

I denne kategori kan der umiddelbart ventes overført midler, da der er tale om midler til igangsatte aktiviteter forskudt over årsskiftet, som Borgerrepræsentationen i enkelte sager eller i budgettet tidligere særskilt har tiltrådt.

2.2. Ikke igangsatte aktiviteter, særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen

For overførsler i denne kategori skal anmodningen om overførsel ud over sagsnummer følges af en vurdering af, om der i det nye budgetår er afsat midler, der kan finansiere aktiviteten eller på anden måde kompensere for, at aktiviteten ikke blev igangsat i det afsluttede budgetår. Det gælder også aktiviteter i form af forventet udmøntning fra puljer, som særskilt er afsat af Borgerrepræsentationen.

For besluttede aktiviteter, herunder puljer, der ikke kan gennemføres eller kompenseres inden for det nye års budgetramme, kan der umiddelbart ventes overført midler.

2.3. Overførsler på budgetregulerede demografiområder

Overførsler på de budgetregulerede demografiområder omfatter overførsel af midler vedrørende fx pladsudbygning på daginstitutioner og skoler.

Anmodning om overførsel skal følges af oplysninger om tildelte midler i budgettet som følge af ændringer i den demografiske udvikling, herunder skal den budgetterede befolkningsudvikling og den faktiske befolkningsudvikling på området sammenholdes. Endvidere skal anmodningen følges af oplysning om budgetteret og faktisk aktivitet samt oplysninger om årets budgetomplaceringer på demografiområderne.

Endeligt skal det oplyses, om mindreforbruget ønskes overført til udvalgsgodkendte og udmeldte opsparingsordninger i decentrale institutioner.

Mindreforbrug som følge af tildeling af demografimidler ud over det faktiske udgiftsbehov kan ikke umiddelbart ventes overført.

2.4. Puljer

Anmodning om overførsel til puljer, som ikke særskilt er afsat af Borgerrepræsentationen til et konkret formål, skal følges af en beskrivelse af puljen, herunder formål, puljens størrelse i det nye budgetår samt forventet udmøntning fra puljen i det nye budgetår.

Mindreforbrug i puljer, hvor kravene til beskrivelse er opfyldt, og hvor formålet med puljen ikke kan realiseres inden for det nye budgetårs ramme, kan som hovedregel ventes overført.

2.5 Øvrigt mindreforbrug

Øvrigt mindreforbrug kan søges overført til en pulje under det enkelte udvalg, hvorfra udvalgene i løbet af året kan søge om finansiering af aktiviteter ved forelæggelse af sag for Borgerrepræsentationen. Dette gælder ligeledes, hvis de ønskede overførsler har karakter af en hensættelse til en udgift, der senere - ud fra det af udvalgene beskrevne - kan tænkes anvendt til andre formål end besluttet af Borgerrepræsentationen.

I forbindelse med overførslen kan der søges midler frigjort fra puljen til konkrete aktiviteter, som ikke er særskilt besluttet af Borgerrepræsentationen, men hvor kravene til en dækkende beskrivelse er opfyldt, jf. bilag 1.

Der kan desuden søges om frigørelse af midler til overførsler i udvalgsgodkendte og udmeldte opsparingsordninger i decentrale institutioner.

2.6 Synliggørelse af aktivitet og ikke-disponerede midler

Reglerne har særligt fokus på at synliggøre følgende aktiviteter til politisk stillingtagen i en overførselssag:

· Besluttede aktiviteter, der ikke er igangsat.

· Nye aktiviteter, der ikke særskilt er besluttet af Borgerrepræsentationen, men hvor de formelle krav til en dækkende beskrivelse af aktivitet, formål og beløb mv. er opfyldt.

Dernæst tilsigtes det, at ikke-disponerede midler i følgende tilfælde overføres til puljer under udvalgene til senere prioritering på baggrund af beslutning i Borgerrepræsentationen:

· Mindreforbrug, hvor den besluttede aktivitet ikke er gennemført og hvor aktiviteten kan gennemføres eller kompenseres indenfor det nye budgetårs ramme

· Puljemidler der ikke er blevet udmøntet, og hvor puljens formål kan realiseres eller kompenseres inden for det nye budgetårs ramme

· Mindreforbrug til overførsel, hvortil der ikke er knyttet en aktivitet, eller hvor de formelle krav til en dækkende beskrivelse af aktivitet, formål og beløb mv. ikke er opfyldt

Formelle krav til beskrivelse af aktiviteter fremgår af bilag 1.

3. Overførselssagerne

Der er to overførselssager: en sag for hastende overførsler i november måned på baggrund af tredje kvartals prognose og en ordinær overførselssag for de resterende overførsler senere i foråret, når kommunens regnskab foreligger.

3.1. Hastende overførsler

På baggrund af en foreløbig vurdering af kommunens regnskab ud fra tredje kvartals prognose, kan udvalgene i denne overførselssag søge Borgerrepræsentationen om overførsel af midler til:

· Igangværende anlægsprojekter besluttet af Borgerrepræsentationen, hvor bindende aftale om projektets gennemførelse er indgået senest den 1. november i regnskabsåret

· Øvrige aktiviteter, hvor der er indgået bindende aftaler med eksterne leverandører senest den 1. november, og hvor en hurtig overførsel vurderes nødvendig for aktiviteternes gennemførelse

Overførsler der berører flere budgetår, fx overførsel til flerårige anlægsprojekter, skal udformes så de overførte midler fordeles på de budgetår, hvor midlerne forventes anvendt. Derved kan de budgetrammer, der udmeldes i indkaldelsescirkulæret, korrigeres korrekt for overførslen.

For 2004 bliver denne overførselssag gennemført i januar måned 2005 for aktiviteter, hvor der er indgået bindende kontrakt med leverandører senest den 31. december 2004. Budgetrammerne for 2006 og frem korrigeres herefter i forbindelse med maj-indstillingen.

3.2. Den ordinære overførselssag

Når det endelige regnskab forelægges Borgerrepræsentationen i april måned, kan udvalgene i sammenhæng hermed søge om overførsel af øvrige midler samt interne lån.

3.3. Andre overførselsmuligheder

Borgerrepræsentationen kan herudover både før og efter det endelige regnskab foreligger træffe beslutning om, at der kan ske overførsel af midler til konkrete aktiviteter, hvor særlige forhold taler for det.

ØKONOMI

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Bilag 1: Krav til en dækkende beskrivelse ved anmodning om overførsel

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

Til top