Ophør af bydelsforsøget pr. 31. december 2001.

DAGSORDEN

for ekstraordinært møde tirsdag den 24. oktober 2000

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse

Den 28. september 2000 blev der afholdt en vejledende folkeafstemning om spørgsmålet "Skal der med virkning fra 1. januar 2002 skal indføres bydelsstyre i alle bydele i Københavns Kommune". Resultatet blev, at 33,6 pct. stemte ja og 66,4 pct. stemte nej. Stemmeprocenten blev 70,5 %.

På baggrund af resultatet tilkendegav overborgmesteren, at han agtede at indstille til Borgerrepræsentationen, at forsøget med bydelsråd indstilles med udgangen af 2001.

For at undgå unødig bekymring udsendte overborgmesteren den 29. september 2000 et brev til samtlige ansatte i de fire forsøgsbydele, hvor han mindede om den tidligere udstedte ansættelsesgaranti og samtidig udvidede garantien til også at omfatte øvrige medarbejdere, dvs. medarbejdere ansat efter oprettelsen af bydelsrådene.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med de fire bydelsforvaltninger udarbejdet nærværende gennemførelsesplan for afviklingen af bydelsforsøget pr. 31. december 2001 eller tidligere, såfremt det er nødvendigt af hensyn til varetagelse af kommunens opgaver, servicen til borgerne eller såfremt et bydelsråd ønsker det.

Gennemførelsesplanen fastlægger en række overordnede principper og en "bodelingsplan", der skal gælde for afviklingen af de fire forsøgsbydele.

Bodelingsplanen, der vil blive forelagt for Økonomiudvalget inden udgangen af februar 2001, vil indeholde en detaljeret oversigt over hvilke forvaltninger, der skal overtage ansvaret for bydelenes opgaver og en fordeling af bydelenes økonomiske og personalemæssige ressourcer m.v.

Når bydelenes opgaver med bodelingsplanen er fordelt på de syv forvaltninger, skal der efterfølgende bilateralt mellem bydelene og de relevante udvalg/forvaltninger findes konkrete løsninger på hvorledes bydelenes opgaver i praksis skal løses fremover.

De ansatte i bydelene vil senest den 31. marts 2001 blive orienteret om deres fremtidige forvaltningstilknytning. Det vil blive tilstræbt, at den enkeltes fremtidige arbejdsplads på det tidspunkt er afklaret.

For at sikre den overordnede styring og tværgående koordinering vil der blive nedsat en styregruppe med repræsentanter fra de berørte forvaltninger på direktionsniveau og de fire bydelschefer.

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. juni 1995 at iværksætte et forsøg med bydelsstyre i fire københavnske bydele i perioden fra 1. januar 1997 til 31. december 2001. I 1996 blev det besluttet af Borgerrepræsentationen, at der, før bydelsstyre i kommunen gøres permanent, drages omsorg for, at emnet underkastes en vejledende folkeafstemning i hele kommunen.

Den 13. juni 2000 besluttede Borgerrepræsentationen at afholde en vejledende folkeafstemning om spørgsmålet "Skal der med virkning fra 1. januar 2002 indføres bydelsstyre i alle bydele i Københavns Kommune".

Resultatet af folkeafstemningen blev, at 33,6 pct. stemte ja og 66,4 pct. stemte nej. Stemmeprocenten var på 70,5 pct.

På baggrund af resultatet tilkendegav overborgmesteren, at han agtede at indstille til Borgerrepræsentationen, at forsøget med bydelsråd indstilles med udgangen af 2001.

For at undgå unødig bekymring udsendte overborgmesteren den 29. september 2000 et brev til samtlige ansatte i de fire forsøgsbydele, hvor han mindede om den tidligere udstedte ansættelsesgaranti og samtidig udvidede garantien til også at omfatte øvrige medarbejdere, dvs. medarbejdere ansat efter oprettelsen af bydelsrådene.

Økonomiforvaltningen har på den baggrund i samarbejde med de fire bydelsforvaltninger udarbejdet nærværende gennemførelsesplan for afviklingen af de fire forsøgsbydele pr. 31. december 2001 eller tidligere, såfremt det er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af kommunens opgaver, servicen til borgerne eller såfremt et bydelsråd ønsker det.

Der er fra såvel bydelene som kommunens fagforvaltninger udtrykt ønske om en hurtig afklaring om, hvorledes afviklingen af bydelene skal foregå. Dels er der behov for, at medarbejdere hurtigst muligt får vished om deres fremtidige arbejdsforhold og dels har fagforvaltningerne behov for en hurtig afklaring på hvorledes opgaver, medarbejdere og økonomiske ressourcer vil blive fordelt på de syv udvalgsområder.

Nærværende indstilling beskriver en gennemførelsesplan for afvikling af forsøgsbydelene. Gennemførelsesplanen fastlægger en række overordnede principper og retningslinier, der skal gælde i forbindelse med udarbejdelsen af en overordnet "bodelingsplan" og herefter skal gælde i forbindelse med den konkrete afvikling af de fire forsøgsbydele.

Gennemførelsesplanen beskriver herudover de tidsmæssige rammer for afviklingsprocessen og for, hvorledes arbejdet skal organiseres.

For hver af de fire bydele udarbejdes der en bodelingsplan, som inden udgangen af februar 2001 skal forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Bodelingsplanen skal omfatte en kortlægning af nedenstående forhold samt en fordeling på de syv udvalg i Københavns Kommune:

• Økonomi

• Personale

• Institutioner

• Øvrige bygninger og lokaler

• Aftaler og andre juridiske forhold

Bodelingsplanen skal endvidere indeholde en oversigt over de opgaver, der i bydelene er organiseret således, at de ikke umiddelbart svarer til opgavefordelingen mellem de stående udvalg i BR-kommunen.

For Kgs. Enghave skal planen foreligge så betids, at den kan indgå i grundlaget for udskillelsen af ældreområdet.

I budgettet for 2001 udgør de samlede udgifter til driften af forsøgsbydelene ca. 3,5 mia. kr. Udgifterne er opdelt på tre bevillingsområder: Området til selvstændig varetagelse, området udlagt ved delegation og det lovbundne område.

De samlede driftsudgifter fordeler sig på følgende måde:

I forsøgsbydelenes budget indgår ikke anlægsudgifter.

Tilbageførslen af forsøgsbydelenes budgetter fra de tre bevillingsområder vil tage udgangspunkt i bydelenes budgetter for 2001.

Området til selvstændig varetagelse og det rammebelagte område udlagt ved delegation vil samlet blive tilbageført til det rammebelagte område i fagudvalgenes budgetter, mens det lovbundne område vil blive tilbageført til det lovbundne område i fagudvalgenes budgetter.

Tilbageførslen af bydelenes budgetter skal ske efter følgende retningslinier:

• Som første fase i arbejdet opgør forsøgsbydelene til brug for udarbejdelsen af bodelingsplanen alle aktiviteter og de budgetterede udgifter fordelt på Borgerrepræsentationens syv udvalg. Herunder skal bydelene særskilt opgøre hvilke bydelsaktiviteter, som går på tværs af udvalgsopdelingen i BR-kommunen.
  
  Overheadudgifter til centraladministrationen i bydelene vil blive fordelt på fagudvalgene efter en fordelingsnøgle med udgangspunkt i opgavefordelingen.

• Med udgangspunkt i bodelingsplanen vil der som anden fase i arbejdet være bilaterale drøftelser mellem BR-kommunens fagudvalg og bydelene om implementeringsplaner for, hvordan bydelenes opgaver i praksis fremover skal løses.

Fagudvalgenes budget vil i 2002 blive opgjort efter de sædvanlige retningslinier for budgetlægningen i Københavns Kommune på baggrund af budgettet for 2001 tillagt den del af bydelenes budget, som er tilbageført fra bydelene til de respektive forvaltninger.

Bydelsrådene har på flere områder valgt nye løsninger, som det vil være hensigtsmæssigt at inddrage i fagudvalgenes og forvaltningernes overvejelser, om hvorledes bydelenes opgaver overføres mest hensigtsmæssigt til de nuværende fagforvaltninger.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med Jan Erling Klausen, Norsk institutt for by- og regionforskning (NIBR), igangsat en analyse af de erfaringer, der er gjort i bydelene. Analysen er en del af et større forskningsprojekt om bydelsforsøg i Norden.

Forsøgsbydelene har frem til den 1. oktober 2000 opbygget en samlet gæld på 70 mill. kr. I overensstemmelse med kommunens politik vedrørende overførsel af over- eller underskud er bydelenes gæld fastsat til at blive afdraget ud over forsøgsperioden. Tilbagebetaling af gælden vil indgå i overvejelserne vedrørende tilbageførsel af bydelenes opgaver.

Der kan være behov for at revidere fagudvalgenes sektorplaner således, at de omfatter de fire forsøgsbydele.

Ved bydelsrådenes oprettelse blev der over for de medarbejdere, der blev overført fra de daværende magistratsafdelinger til bydelene, givet tilsagn om, at de var sikret tilbagevenden til en stilling i Københavns Kommune, hvis bydelsforsøget ophørte.

For at sikre at det nødvendige personale er til rådighed for at opretholde serviceniveauet over for borgerne, udvides denne garanti til også at omfatte øvrige medarbejdere, dvs. medarbejdere ansat efter oprettelsen af bydelsrådene.

Garantien indebærer, at samtlige medarbejdere, der er ansat i en bydel på tidspunktet for forsøgets ophør tilbageføres/overføres til en stilling i Københavns Kommune, hvor de vil indgå på lige fod med personalet i øvrigt. Den enkelte kan ikke forvente at få samme stilling eller samme opgaver som hidtil. Københavns Kommune er ét ansættelsesområde. Alle medarbejdere har derfor pligt til at gøre tjeneste i hele kommunen, for tjenestemændenes vedkommende i en passende stilling og for de øvrige ansattes vedkommende i en stilling, der ikke indebærer væsentlige ændringer i vilkårene.

Ansættelsesgrundlaget vil være det samme som hidtil. Det betyder blandt andet, at

• løn- og pensionsvilkår fra beskæftigelsen under forsøgsbydelene fortsætter uændret. Den enkelte medarbejder bevarer således normalt sin løn inkl. tillæg. Kun hvor tillægget er ydet for specifikke funktioner kan det ikke medtages, medmindre pågældende fortsat skal udføre funktionerne
• anciennitetsbestemte rettigheder optjenes ubrudt og
• tilgodehavende ferie og afspadsering overføres.

For de ledere og medarbejdere, der er ansat på åremålsvilkår eller i tidsbegrænsede stillinger, løber aftalen videre med de gældende vilkår og bortfalder efter sit indhold, dvs. med fratræden på det aftalte tidspunkt.

Det er som nævnt vigtigt, at det nødvendige personale er til rådighed for varetagelsen af opgaverne i bydelene. Ved besættelse af en ledig lederstilling vil der ofte være tale om ansættelse af en person, der skal varetage funktioner, der udføres tilsvarende i en forvaltning.

Bydelene må derfor nøje vurdere, om der er behov for besættelse af stillingen. Hvis dette er tilfældet, benyttes - med henblik på at sikre kvalificeret og motiveret personale på ledelsesniveau - en af følgende procedurer:

• konstituering af en allerede ansat i samarbejde med den forvaltning, der efterfølgende skal varetage opgaven eller
• opslag af stillingen og gennemførelse af ansættelsesprocedure i samarbejde med den forvaltning, der efterfølgende skal varetage opgaven.

Der er p.t. ansat ca. 5.600 medarbejdere (omregnet til fuldtidsansatte) i bydelene. Som anført ovenfor er alle medarbejderne omfattet af en ansættelsesgaranti og tilbageføres/overføres til kommunens forvaltninger. Det foreslås, at der iværksættes en proces, hvorefter fordelingen af personalet sker efter følgende principper:

• Institutionspersonale overføres en bloc.
• Øvrige stillinger (primært administrative funktioner) fordeles på den enkelte forvaltning med udgangspunkt i ovenfor nævnte bodelingsplan og efter følgende kriterier, idet det forudgående må vurderes i hvilket omfang, personalet kan indgå i bemandingen af de nye servicecentre:

• Som udgangspunkt følger den enkelte medarbejder opgaven.
• Såfremt en opgave – og dermed en medarbejder – ikke kan henføres til en bestemt fagforvaltning, eller hvor opgaven "deles" mellem 2 forvaltninger, tages der ved placeringen af den pågældende i videst muligt omfang hensyn til den enkeltes ønske.
• Den enkelte fagforvaltning forestår fordelingen af sine medarbejdere, og der vil i videst muligt omfang blive taget hensyn til den enkeltes ønske.

Processen forestås af Økonomiforvaltningen, men forudsættes gennemført i et samarbejde mellem bydelene og forvaltningerne. Økonomiforvaltningen vil være behjælpelig med bistand, herunder som samtalepartner til løsning af eventuelle problemer.

Af hensyn til den enkelte medarbejders tryghed og kommunens fastholdelse af nøglemedarbejdere er det vigtigt, at den enkelte medarbejder så hurtigt som muligt får klarhed over sin fremtidige placering i kommunens forvaltninger. Det forudsættes derfor, at medarbejderne i forsøgsbydelene senest 31. marts 2001 er orienteret om deres fremtidige forvaltningstilknytning. Det vil blive tilstræbt, at den enkeltes fremtidige arbejdsplads på dette tidspunkt er afklaret.

Som tidligere anført er det vigtigt, at bydelenes opgaver fortsat varetages. Med henblik herpå er det nødvendigt, at der – ved gennemførelsen af den foreslåede proces – sker en hurtig afklaring af personalets fremtidige placering.

Samtidig er det vigtigt, at en række nøglepersoner fastholdes. Økonomiforvaltningen har derfor i samarbejde med bydelene og forvaltningerne iværksat en proces, der skal afklare behovet for at iværksætte særlige tiltag og hvilke tiltag, der kan være hensigtsmæssige. Der kan i den forbindelse allerede nu peges på muligheden for, at en medarbejder overgår til ansættelse i en forvaltning og udlånes til sit hidtidige job i en bydel.

I henhold til bydelsregulativet § 32, Stk. 2, vedr. bydelsrådenes indgåelse af aftaler gælder det at "indgåelse af aftaler med tredjemand, der har virkning ud over forsøgsperioden, kræver Borgerrepræsentationens forudgående godkendelse, bortset fra aftaler, der kan opsiges med et kortere varsel end 6 måneder".

For at sikre bydelene en smidig adgang til at indgå nødvendige længereløbende aftaler foreslår Økonomiforvaltningen, at sådanne aftaler indgås sammen med de relevante fagforvaltninger.

Der udarbejdes retningslinier vedrørende IT-forhold, journal og arkivalier inden udgangen af juli måned 2001.

Der vil i en afviklingsproces være et behov for hyppig og grundig information af såvel borgere som medarbejdere. I forhold til medarbejderne gælder dette både de medarbejdere, der skal føres tilbage til BR-kommunen og de af BR-kommunens medarbejdere, som skal modtage de nye kolleger.

Økonomiforvaltningen vil sammen med bydele og forvaltninger senest medio november udarbejde en informationsplan og koordinere dens implementering.

Borgerrepræsentationen traf den 14. juni 2000 principbeslutning om at oprette servicecentre i alle bydele inden udgangen af 2001.

Ønsket om etablering af servicecentre udspringer af målsætningerne om at bringe den kommunale service tættere på borgerne og styrke dialogen med borgerne om bl.a. den kommunale service.

Erfaringerne fra bydelsforsøget med borgerbetjening og med at styrke dialogen med borgerne vil indgå i arbejdet med udvikling af servicecentre.

Der vil under Økonomiforvaltningens ledelse blive nedsat en styregruppe med repræsentanter fra de øvrige fagforvaltninger på direktionsniveau og de fire bydelschefer. Styregruppen skal sikre projektets gennemførelse og nedsætter projektgrupper efter behov.

Efter den 1. april 2001 bliver styregruppens væsentligste opgave at overvåge den konkrete gennemførelse af afviklingsprocessen og om nødvendigt at tage initiativer, der kan sikre at afviklingen af forsøgsbydelene foregår på den mest hensigtsmæssige måde for borgere og ansatte i Københavns Kommune.

Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF) orienteres løbende om arbejdet.

Ved afviklingen af bydelene vil man umiddelbart opnå en besparelse til politikervederlag på ca. 6 - 7 mill.kr i 2002.

I forbindelse med afviklingen vil der opstå en række udgifter til bl.a. flytninger og lokaleleje.

En nærmere vurdering af de samlede økonomiske konsekvenser, herunder gældsforhold og særtilskud, vil indgå i fremlæggelsen af sagerne vedrørende den generelle afvikling af bydelsforsøget og tilbageførslen af ældreområdet i Kgs. Enghave.

De økonomiske konsekvenser i relation til Kongens Enghaves overdragelse af ældreområdet pr. 1. januar 2001 til Borgerrepræsentationen vil fremgå af en indstilling, som Økonomiforvaltningen vil forelægge Økonomiudvalget og - af hensyn til den nødvendige ændring af regulativet for Kgs. Enghave - Borgerrepræsentationen to gange i løbet af november og december 2000.

Økonomiudvalget i Kgs. Enghave har den 29. september 2000 enstemmigt besluttet at anmode Borgerrepræsentationen om at overtage ældreområdet pr. 1. januar 2001. Bydelsrådet behandler sagen den 25. oktober 2000.

For at Borgerrepræsentationen kan overtage ældreområdet fra 1. januar 2001 kræves en ændring i bydelsregulativet, som skal behandles to gange af Borgerrepræsentationen og siden stadfæstes af Indenrigsministeriet inden udgangen af december 2000.

For tilbageføringen af ældreområdet fra Kongens Enghave gælder, at det skal ske efter samme principper som for tilbageføringen af bydelenes budget, det vil sige med udgangspunkt i bydelsrådets budget for 2001.

Overheadudgiften på ældreområdet beregnes efter en særlig fordelingsnøgle på baggrund af de samlede udgifter.

Pr. 1. oktober 2000 udgjorde Kongens Enghaves samlede gæld 23,3 mill. kr. I 2001 vil Kongens Enghave fortsætte med at afdrage på bydelens gæld. Den konkrete håndtering af bydelens gæld vil indgå i de senere overvejelser.

I forbindelse med Kongens Enghaves økonomiske problemer er bydelen blevet tildelt et særtilskud på 5 mill. kr. i 2001. Dette særtilskud vil indgå i overvejelserne omkring udskillelsen af ældreområdet.

Endvidere bør tilførsler til ældreområdet i forbindelse med vedtagelsen af budget 2001 indgå i de videre overvejelser.

Nærværende indstilling er sendt til høring i de fire bydelsråd og ældrerådene i Københavns Kommune. Høringssvarene vil blive forelagt Borgerrepræsentationen i forbindelse med behandlingen af nærværende indstilling den 2. november 2000.

Overborgmesterens skrivelse af 29. september 2000 til medlemmer af bydelsråd og medarbejdere i bydelene.

Bjarne Winge

/ Paul Sax Møller