Optagelse af internt lån til ny webplatform

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Der skal tages stilling til, om der skal optages et internt lån i henholdsvis 2020 og 2021 til implementering af ny webplatform i Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 8,2 mio. kr. i 2020 og 12,3 mio. kr. i 2021 på service til finansiering af implementering af ny webplatform i Københavns Kommune i 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.    

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen drifter på vegne af Københavns Kommune en fælles webplatform som grundlag for sammenhængende borgerservice på tværs af kommunen.

Den nuværende fælles web- og intranetplatform skal udskiftes inden 2021, hvorefter den ikke længere supporteres af leverandøren.

Hvis implementeringen af den nye løsning ikke gennemføres, er der risiko for, at kommunens borger- og virksomhedsrettede hjemmesider og datasikkerhed kompromitteres, og at brugernes online adgange til Københavns Kommune vil blive lukket ned.

Løsning

Udskiftningen af den nye webplatform foreslås finansieret gennem et internt lån på 8,2 mio. kr. på service i 2020 samt et internt lån på 12,3 mio. kr. på service i 2021. I alt 20,5 mio. kr. Lånet dækker:

• Den fulde implementering af en ny fælles platform for kommunens virksomheds- og borgerrettede hjemmesider, herunder kk.dk og ca. 250 andre sites. Beløbet dækker den tværgående tekniske løsning, design, konfiguration, projektledelse, test og lancering.

• Lokalt implementeringsarbejde i Socialforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Det interne lån optages af Kultur- og Fritidsforvaltningen, som efterfølgende opkræver de resterende forvaltninger for deres andel af projektet.

Implementeringen af grundplatformen koster 18,2 mio. kr.

Udvalgte forvaltningsspecifikke sites vurderes at koste 2,4 mio. kr., som finansieres sideløbende af de respektive forvaltninger.

Det lokale implementeringsarbejde i forvaltningerne vurderes at koste 5,7 mio. kr., hvoraf 3,4 mio. kr. finansieres sideløbende af de øvrige forvaltninger og 2,3 mio. kr. indgår i det interne lån.

Totalt vil det således være tale om et samlet internt lån på 20,5 mio. kr.

Tabel 1. Oversigt over udgifter til implementering af ny webplatform (t.kr.)

Udover ovennævnte implementeringsudgifter, forventes det, at de fremadrettede driftsomkostninger til den nye webplatform vil ligge på samlet ca. 10 mio. kr. årligt. Heraf ca. 6 mio. kr. i eksisterende samt 4 mio. kr. i nye midler, der skal afholdes af forvaltningerne.

Driftsomkostningerne fordeles efter samme model som for implementeringsomkostningerne, dvs. 1:7 til den fælles platform og efter de enkelte forvaltningers forbrug for de øvrige driftsomkostninger.

Der vil samlet set være udgifter til tilbagebetaling af de to lån på 21,1 mio. kr. i afdragsperioden.

Det første interne lån (2020) tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til 2,1 mio. kr. pr. år i perioden 2021-2024. Det andet interne lån (2021) tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til 3,2 mio. kr. pr. år i perioden 2022-2025. Den interne rentesats udgør 2,0 pct.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 2.

Tabel 2. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser

Det bemærkes, at der er tale om servicemidler, hvorfor der kræves hhv. 8,2 mio. kr. servicemåltal i 2020 og 10,2 mio. kr. i 2021. I de efterfølgende år frigives der servicemåltal i takt med afdrag på lånene.

Tabel 3. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Videre proces

Mette Touborg                              / Cecile Christensen        

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 8,2 mio. kr. i 2020 og 12,3 mio. kr. i 2021 på service til finansiering af implementering af ny webplatform i Københavns Kommune i 2020.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. september 2019

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Dagsordenspunkt 14. Optagelse af internt lån til ny webplatform (2019-0224530)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. september 2019

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.