Optagelse af internt lån til omstillings- og kontaktcenter til Københavns Kommune

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Der skal tages stilling til, om der skal optages et internt lån i henholdsvis 2019 og 2020 til udbud og implementering af ny kontrakt for omstillings- og kontaktcenterløsning til Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,0 mio. kr. i 2019 og 9,0 mio. kr. i 2020 på service til finansiering af udbud og implementering af ny kontrakt for omstillings- og kontaktcenterløsning til Københavns Kommune i 2019.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Kontrakten for den eksisterende omstillings- og kontaktcenterløsning, CallGuide fra Telia, er udløbet i juni 2018. Kontrakten forlænges ved optioner frem til efteråret 2020. Der er ikke finansiering til de udgifter, der er forbundet med et nyt udbud og eventuel indgåelse af ny kontrakt med leverandør omkring kontaktcenterløsningen.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen drifter på vegne af Københavns Kommune en fælles omstillings- og kontaktcenterløsning, som bruges i 75 kontaktcentre fordelt i alle forvaltninger. Den fælles løsning er grundlag for sammenhængende borgerservice på tværs af kommunen, samt for lokal optimering af drift af kontaktcentre. Som led i driften gennemfører Kultur- og Fritidsforvaltningen, på vegne af Københavns Kommune, udbud af omstillings- og kontaktcenterløsning. Den nye kontrakt implementeres i perioden efteråret 2019 - efteråret 2020.

Hvis udbudsprocessen og den efterfølgende implementering af en ny kontrakt ikke gennemføres, kan kommunens kontaktcentre ikke fungere som hidtil, hvilket i høj grad vil påvirke borgernes adgang til Københavns Kommune.

Udgiften til udbudsproces og implementering samt paralleldrift og indledende leverance af nyt system forventes at ligge på 11 mio. kr. i 2019 og 2020.

Det foreslås, at der optages et internt lån på 2 mio. kr. på service i 2019, samt at der optages et internt lån på 9,0 mio. kr. på service i 2020.  

Udgifterne er forbundet med udbudsprocessen, især til juridisk og teknisk bistand samt med implementering af en ny kontrakt og ekstra driftsudgifter i implementeringsperioden, hvor både gammel og ny kontrakt vil være gældende (paralleldrift).

Desuden kan der være tale om betaling for en indledende leverance som en væsentlig del af den samlede kontraktsum.

Tabel 1. Oversigt over udgifter til ny kontaktcenterløsning

Der vil samlet set være udgifter til tilbagebetaling af de to lån på 11,329 mio. kr. i afdragsperioden.

Finansieringsbyrden fordeles mellem forvaltningerne med udgangspunkt i den aktuelle benyttelse af omstillings- og kontaktcenterløsningen.

Det første interne lån tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til 0,5 mio. kr. pr. år i perioden 2020-2023. Det andet interne lån tilbagebetales over en 4-årig periode, svarende til 2,3 mio. kr. pr. år i perioden 2021-2024. Den interne rentesats udgør 2,0 pct.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 2.

Tabel 2. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser

Det bemærkes, at der er tale om servicemidler, hvorfor der kræves henholdsvis 2,0 mio. kr. servicemåltal i 2019 og 8,5 mio. kr. i 2020. I de efterfølgende år frigives der servicemåltal i takt med afdrag på lånene.

Tabel 3. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Videre proces

Mette Touborg                        / Cecile Christensen                    

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,0 mio. kr. i 2019 og 9,0 mio. kr. i 2020 på service til finansiering af udbud og implementering af ny kontrakt for omstillings- og kontaktcenterløsning til Københavns Kommune i 2019.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. september 2019

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Dagsordenspunkt 13. Optagelse af internt lån til omstillings- og kontaktcenter til Københavns Kommune (2018-0077438)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. september 2019

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.