Tilslutning til forpligtende kommunale indkøbsaftaler på AV-udstyr og Servere

Der skal tages stilling til, om Københavns Kommune skal tilslutte sig de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på AV-udstyr og Servere i regi af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service).

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at godkende, at Københavns Kommune tilslutter sig den forpligtende kommunale indkøbsaftale på AV-udstyr,
2. at godkende, at Københavns Kommune tilslutter sig den forpligtende kommunale indkøbsaftale på Servere.

SKI er som led i aftale om kommunernes økonomi 2012 (Økonomiaftalen) blevet pålagt af KL og regeringen at etablere 15-20 forpligtende kommunale indkøbsaftaler frem mod 2015.

Økonomiudvalget har den 8. november 2011 truffet principiel beslutning om, at Københavns Kommune støtter op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler (sag: 2011-139246). Indtil videre har Københavns Kommune tilsluttet sig alle de etablerede forpligtende indkøbsaftaler.

Med nærværende indstilling skal ØU træffe beslutning om, hvorvidt Københavns Kommune skal tilslutte sig de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på hhv. AV-udstyr og Servere.

De effektiviseringer, som de forpligtende indkøbsaftaler frigør i kommunen, skal ikke afleveres til Staten, men kan anvendes til velfærd i kommunen. Aftalerne indgås på standardiserbare indkøbsområder, der erfaringsmæssigt har resulteret i store effektiviseringer.

Københavns Kommune er repræsenteret i styregruppen for de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på direktionsniveau. Derudover deltager Københavns Kommune i projektgrupperne for begge indkøbsaftaler hos SKI, og bidrager til udformningen af de forpligtende rammeaftaler.

Københavns Kommune har i arbejdet inddraget ønsker og tekniske krav fra forvaltningerne, herunder Koncernservice og Børne- og Ungdomsforvaltningens Pædagogisk IT, til udbuddene.

Hovedprincipperne for indkøbsaftalerne er følgende:

Vedr. tilslutning til aftale på AV-udstyr:

• Indkøbsaftalen på AV-udstyr dækker 5 produktområder, fordelt på 15 produktløsninger: Interaktive tavler, infoskærme, Projektorer, Interaktive projektorer og Monitorer (Smart TV).
• For hver af de 15 produktløsninger er der 3 leverandører, én primær og to øvrige, der kan komme i spil ved miniudbud for konkrete indkøb over 200.000 kr.  

Vedr. tilslutning til Server-aftale:

• Indkøbsaftalen på Server-området dækker fem kategorier: 1. Avancerede servere, 2. Medium servere, 3. Basis servere, 4. Tilbehør og 5. Services.
• Aftalen tildeles via en e-auktion til én leverandør efter kriteriet ”laveste pris”.

Økonomiforvaltningen vurderer, at Københavns Kommune bør tilslutte sig begge aftaler. Dels forventes aftalerne at give mulighed for at opnå gode priser, dels kan kommunen ved at bakke op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler arbejde for en udvikling, hvor de administrative omkostninger ved at foretage udbud og lave indkøbsaftaler på sigt reduceres, da opgaverne i stedet løftes af SKI. Kommunen er forpligtet til at anvende indkøbsaftalerne i relation til de udbudte varer og ydelser, når indkøbsbehovet kan opfyldes af Rammeaftalernes sortiment.

De forpligtende kommunale indkøbsaftaler forventes begge at træde i kraft primo marts 2014 efter afholdt udbud af SKI. Københavns Kommune har ikke p.t. aftaler på området. ØKF foreslår derfor, at aftalerne tiltrædes med virkning fra ikrafttrædelse af aftalerne.

Økonomiforvaltningen har gennem Indkøbskredsen kontaktet de selvejende institutioner med henblik på deltagelse på aftalen på AV-udstyr. Økonomiforvlatningen har ikke modtaget nogen tilbagemeldinger på selvejende institutioner, om at de ønsker at deltage.

Det er forvaltningerne, der hver især har ansvaret for, at der ikke købes ind udenfor aftalerne i deres respektive forvaltning. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne præsentere den tværgående Økonomikreds for en statusoversigt over kommunens egen aftaleoverholdelse.

Såfremt kommunen alligevel køber ind uden for indkøbsaftalen, vil der efter omstændighederne indledes en dialog-procedure, hvorefter kommunen skal rette op på sine indkøb uden for aftale. Kommunen vil blive forpligtet til at udarbejde en strategi for at sikre overholdelse af aftaleforpligtelsen og udbredelse af kendskabet til aftalen hos centrale og decentrale enheder.

I Københavns Kommune er omsætningen på AV-udstyr anslået til at stige fra ca. 8,3 mio. kroner i 2013 til 12,1 mio. kr. i 2017, og derfor forventes et væsentligt effektiviseringspotentiale. Omsætningen på Server udstyr anslås til ca. 2 mio. kroner de næste tre år, og der forventes et effektiviseringspotentiale på dette indkøbsområde.

Når aftalen er indgået vil Økonomiforvaltningen beregne effektiviseringspotentiale mhp. at det kan indgå i kommunens effektiviseringsstrategi 2015. I den forbindelse skal det bemærkes at i effektiviseringsstrategi 2014 indgår effektiviseringsforslag "Prisreduktion og omstrukturering på serverområdet", og derved disponeres den tilvejebragte effektivisering i forbindelse med budgetforhandlingerne 2014. I tilfælde af at indkøbsaftalen på servere vil bidrage med yderligere effektivisering, vil det indgå i effektiviseringsstrategien 2015. Styregruppen har pålagt SKI, at dokumentere de opnåede effektiviseringer på de enkelte aftaler.

Nedenfor fremgår de tilvejebragte effektiviseringer på de foregående forpligtende kommunale indkøbsaftaler, som Økonomiudvalget tidligere har tilsluttet sig.

Tabel 1: Opnåede effektiviseringer på tidligere tilsluttede forpligtende kommunale indkøbsaftaler 

De forpligtende kommunale indkøbsaftaler udbydes og varetages af SKI, der i den forbindelse har en række administrative omkostninger. Disse omkostninger skal dækkes af de kommuner, der har tilsluttet sig de enkelte aftaler. Københavns Kommunes bidrag til finansieringen af SKIs omkostninger opgøres på baggrund af de køb på aftalerne, som Københavns Kommune forventes at stå for. Hvis der opstår et overskud på de enkelte aftaler, set i forhold til de udgifter, som SKI har afholdt, skal overskuddet tilbageføres til de deltagende kommuner.

Såfremt indstillingen tiltrædes, vil Økonomiforvaltningen på Københavns Kommunes vegne tiltræde SKIs rammeaftaler på hhv. AV-udstyr og Servere med tiltrædelse primo marts 2014.

Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med de øvrige forvaltninger i regi af Indkøbskredsen drøfte strategi for overholdelse af aftalerne (compliance) og kommunikation til de decentrale indkøbere. Den tværgående Økonomikreds vil løbende få forelagt kommunens compliance for aftalerne.

Økonomikredsen har drøftet processen for behandling af kommende forpligtigende SKI-aftaler, som ligger i regi af fagforvaltningerne. For at lette godkendelsesprocessen vil fagudvalg og Økonomiudvalget kun få forelagt indstilling i sagen, hvis fagforvaltningen vælger ikke at tilslutte sig. Orientering om tilslutning vil dog tilgå Økonomiudvalget. Aktuelt kan oplyses at Teknik- og Miljøforvaltningen tilsluttede sig den fælles forpligtigende SKI-aftale om vejsalt d. 21. maj 2013.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 12: Tilslutning til forpligtende kommunale indkøbsaftaler på AV-udstyr og Servere

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 24. september 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.